Chuyển file word sang excel bằng 3 cách cực kỳ đơn giản

1. Chuyển file word sang excel với lệnh “Copy Paste Special”

Một trong những cách chuyển file Word sang Excel phổ biến và nhanh chóng là sử dụng tính năng Paste Special. Phương pháp này không cần phần mềm hỗ trợ hay kết nối Internet, phù hợp khi bạn muốn copy dữ liệu từ Word sang Excel với dung lượng nhỏ hoặc bảng dữ liệu liền mạch.

Theo Microsoft Office 365 (cập nhật 2024), Paste Special hoạt động tốt với cả bảng đơn giản lẫn văn bản có định dạng cơ bản. Tuy nhiên, nếu dữ liệu chứa nhiều hình ảnh hoặc bảng phức tạp, có thể gặp tình trạng dữ liệu bị lệch, mất định dạng, hoặc lỗi font khi chuyển Word sang Excel.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cách chuyển bảng Word sang Excel chuẩn định dạng:

Bước 1: Sao chép dữ liệu từ file Word

- Mở file Word chứa bảng hoặc văn bản cần chuyển đổi.

- Bôi đen toàn bộ dữ liệu bạn muốn sao chép.

- Nhấn Ctrl + C hoặc click chuột phải > Copy để sao chép nội dung.

Bước 2: Mở Excel và chọn vị trí dán dữ liệu

- Mở file Excel mới hoặc file Excel cần dán dữ liệu.

- Đặt con trỏ chuột vào ô đầu tiên nơi bạn muốn dán dữ liệu.

- Nhấp chuột phải > chọn Paste Special hoặc vào thanh công cụ Home > Paste > Paste Special.

Bước 3: Chọn định dạng Paste Special phù hợp

- Trong hộp thoại Paste Special, chọn HTML (HyperText Markup Language) nếu dữ liệu là bảng.

- Nếu là văn bản đơn thuần, chọn Text để giữ định dạng chữ.

- Nhấn OK để hoàn tất thao tác.

Bước 4: Kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu

- Xem lại dữ liệu đã dán vào Excel để phát hiện lỗi.

- Nếu gặp các vấn đề như mất định dạng, font chữ bị lỗi, hoặc cột hàng bị lệch, bạn có thể:

+ Dùng Format as Table để căn chỉnh bảng đẹp mắt.

+ Sử dụng Text to Columns để tách dữ liệu thành từng cột chuẩn xác.

+ Fix nhanh lỗi không copy được bảng từ Word sang Excel bằng cách thử lại với định dạng Text hoặc HTML.

Lưu ý khi dùng Paste Special:

- Chỉ nên dùng khi dữ liệu ít và đơn giản, vì dữ liệu lớn có thể mất nhiều thời gian xử lý.

- Để giữ nguyên định dạng khi chuyển Word sang Excel, đảm bảo file Word được soạn thảo gọn gàng và có cấu trúc bảng rõ ràng.

- Với dữ liệu phức tạp, hãy cân nhắc chuyển Word sang Excel tự động bằng công cụ online hoặc phần mềm chuyên dụng để tiết kiệm thời gian.

Sử dụng Paste Special là cách hiệu quả giúp bạn chuyển Word sang Excel không lỗi font và giữ bố cục gọn gàng, đặc biệt hữu ích cho danh sách nhân sự, dữ liệu kế toán, hay báo cáo thống kê.

Chỉ với hai bước trên, toàn bộ Dữ liệu từ word đã được chuyển sang excel một cách hiệu quả và rất nhanh chóng phải không nào! Cách này bất cứ ai có chút hiểu biết cơ bản về excel và word đều có thể thực hiện.

2. Cách chuyển file Word sang Excel bằng định dạng Import (Plain Text)

Nếu bạn cần chuyển dữ liệu từ Word sang Excel với số lượng lớn và muốn giữ nguyên định dạng, phương pháp sử dụng Plain Text (tệp văn bản thuần) là lựa chọn tối ưu. Cách này hơi phức tạp hơn so với Paste Special, nhưng hiệu quả khi xử lý dữ liệu phức tạp, tránh lỗi như mất định dạng, lỗi font khi chuyển Word sang Excel, hoặc dữ liệu bị lệch.

Theo cập nhật từ Microsoft Office 365 năm 2024, Excel đã hỗ trợ tốt hơn việc Import dữ liệu từ file Text, giúp bạn dễ dàng convert Word sang Excel mà không cần cài đặt thêm phần mềm.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Lưu file Word sang định dạng Plain Text (TXT)

Trước tiên, bạn cần chuyển file Word về định dạng trung gian là Plain Text.

- Mở file Word chứa dữ liệu muốn chuyển.

- Trên thanh công cụ, chọn File > Save As > Browse.

- Trong mục Save as type, chọn Plain Text (*.txt).

- Nhấn Save để lưu.

- Khi xuất hiện cửa sổ File Conversion, hãy:

+ Tích vào Other Encoding.

+ Chọn Unicode (UTF-8) để đảm bảo không bị lỗi font.

+ Nhấn OK để hoàn tất lưu file.

Việc chọn Unicode (UTF-8) cực kỳ quan trọng vì nếu chọn sai, bạn có thể gặp tình trạng lỗi font chữ hoặc ký tự đặc biệt bị hiển thị sai khi mở trong Excel.

Bước 2: Import file Plain Text vào Excel

Sau khi đã lưu dữ liệu Word thành file TXT, bạn sẽ nhập dữ liệu này vào Excel theo các bước sau:

- Mở file Excel mới hoặc file mà bạn muốn thêm dữ liệu.

- Trên thanh công cụ, chọn Data > From Text/CSV (trong Excel 365 hoặc Excel 2019 trở lên).

- Chọn file TXT vừa lưu ở bước 1, sau đó nhấn Open.

- Một cửa sổ xem trước dữ liệu sẽ xuất hiện. Tại đây:

+ Kiểm tra định dạng dữ liệu để đảm bảo cột và hàng hiển thị đúng.

+ Nếu dữ liệu bị dính vào một cột, hãy chọn tùy chọn Delimited và kiểm tra dấu phân cách (Tab, Comma, Space).

- Nhấn Load để hoàn tất nhập dữ liệu.

Ưu điểm của phương pháp Import Plain Text:

- Giữ nguyên định dạng chuẩn khi chuyển bảng từ Word sang Excel, đặc biệt với dữ liệu phức tạp hoặc chứa nhiều cột.

- Hạn chế lỗi font và tình trạng dữ liệu bị lệch khi copy thủ công.

- ​Phù hợp với file dữ liệu lớn, như danh sách khách hàng, báo cáo bán hàng hoặc dữ liệu nghiên cứu.

Lưu ý khi sử dụng phương pháp này:

- Đảm bảo dữ liệu trong Word được căn chỉnh gọn gàng, các cột được phân tách rõ ràng trước khi lưu dưới dạng Plain Text.

- Nếu sau khi import mà dữ liệu vẫn bị lệch hoặc dính vào một cột, hãy dùng công cụ Text to Columns trong Excel để tách dữ liệu.

- Đây là cách chuyển Word sang Excel không cần phần mềm, nhưng bạn cần thực hiện cẩn thận để tránh lỗi.

3. Chuyển đổi word sang excel bằng công cụ online

Ngoài các phương pháp thủ công như Paste Special hay Import Plain Text, bạn có thể sử dụng công cụ chuyển Word sang Excel online. Đây là lựa chọn tiện lợi, đặc biệt khi bạn không muốn cài đặt phần mềm hoặc cần chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng trên nhiều thiết bị khác nhau.

Cách này yêu cầu máy tính có kết nối Internet, nhưng hiện nay hầu hết người dùng đều dễ dàng truy cập mạng nên rất phù hợp để sử dụng thường xuyên. Ưu điểm lớn nhất là quá trình convert Word sang Excel diễn ra tự động, nhanh chóng và giữ nguyên định dạng, hạn chế tối đa tình trạng lỗi font hay dữ liệu bị lệch.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện với công cụ Convertio – một trong những nền tảng chuyển đổi trực tuyến phổ biến và được đánh giá cao vào năm 2024.

3.1. Chuyển file word sang excel bằng công cụ convertio

Convertio là công cụ trực tuyến hỗ trợ chuyển đổi nhiều định dạng file, bao gồm Word, Excel, PDF, hình ảnh và nhiều loại tài liệu khác. Website này hoạt động hoàn toàn trên nền tảng web, không yêu cầu cài đặt phần mềm và tương thích với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox.

Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển Word sang Excel online miễn phí mà không cần tải file về máy, đồng thời dễ dàng lưu trữ file đã chuyển đổi ngay trên cloud để thuận tiện cho việc chia sẻ hoặc quản lý dữ liệu.

Để thực hiện chuyển đổi từ word sang excel, bạn sẽ tiến hành như sau:

Bước 1: Truy cập website Convertio:

- Mở trình duyệt (Google Chrome, Cốc Cốc, Microsoft Edge, Safari,...) và truy cập địa chỉ: https://convertio.co.

- Chọn “Chọn tệp tin” để tải file Word từ máy tính.

- Hoặc chọn Google Drive hoặc Dropbox nếu file được lưu trữ trực tuyến.

Bước 2: Thiết lập định dạng chuyển đổi:

- Sau khi tải file lên, tại mục “Đến”, chọn Tài liệu > Excel (XLS hoặc XLSX).

- Đây là bước quan trọng để hệ thống nhận biết bạn muốn chuyển file Word sang Excel.

Bước 3: Bắt đầu quá trình chuyển đổi:

- Nhấn nút “Chuyển đổi” và chờ hệ thống xử lý.

- Tốc độ chuyển đổi sẽ phụ thuộc vào dung lượng file và tốc độ mạng, thông thường chỉ mất vài giây cho một file thông thường.

Bước 4: Tải file Excel đã chuyển đổi

Khi quá trình hoàn tất, nhấn “Tải về” để lưu file Excel về máy tính hoặc lưu thẳng vào Google Drive/Dropbox.

Ưu điểm khi dùng Convertio:

- Miễn phí và không cần đăng ký tài khoản.

- Hỗ trợ nhiều định dạng, không chỉ Word và Excel mà còn PDF, JPG, PNG,...

- Chuyển đổi nhanh chóng, có thể xử lý nhiều file cùng lúc.

- Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ thao tác kể cả với người mới.

- Dữ liệu sau khi chuyển đổi giữ nguyên bố cục, không lỗi font và hiển thị chuẩn xác.

Lưu ý khi sử dụng công cụ online:

- Đảm bảo kết nối Internet ổn định để quá trình tải file và chuyển đổi không bị gián đoạn.

- Với dữ liệu nhạy cảm hoặc bảo mật cao, nên cân nhắc vì file được tải lên server trực tuyến.

- Khi cần chuyển đổi file dung lượng lớn, hãy kiểm tra giới hạn kích thước file mà công cụ hỗ trợ (Convertio miễn phí giới hạn 100MB/file).

Sử dụng Convertio hoặc các công cụ chuyển Word sang Excel online miễn phí khác là giải pháp tối ưu cho những ai cần chuyển đổi nhanh, không muốn cài đặt phần mềm và muốn làm việc tiện lợi ngay trên nền tảng web. Phương pháp này đặc biệt phù hợp cho người làm văn phòng, giáo viên, hoặc doanh nghiệp thường xuyên xử lý dữ liệu đa định dạng.

3.2. Cách chuyển file Word sang Excel trực tuyến bằng Smallpdf

Smallpdf là công cụ trực tuyến nổi bật, được nhiều sinh viên, nhân viên văn phòng và giáo viên tin dùng khi cần chuyển đổi định dạng file nhanh chóng. Ưu điểm lớn của Smallpdf là giao diện hỗ trợ tiếng Việt, dễ sử dụng và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào mà không cần cài đặt phần mềm. Tuy nhiên, hiện tại Smallpdf chưa hỗ trợ chuyển Word trực tiếp sang Excel, mà yêu cầu bạn chuyển Word thành PDF trước, rồi mới tiếp tục đổi từ PDF sang Excel.

Dưới đây là cách chuyển đổi Word sang Excel qua Smallpdf chi tiết nhất:

Bước 1: Truy cập trang web Smallpdf

Mở trình duyệt web trên máy tính hoặc điện thoại, sau đó truy cập Smallpdf.com.

- Từ thanh công cụ trên trang chủ, chọn “Công cụ” → “Word sang PDF”.

- Đây là bước đầu tiên để định dạng Word thành PDF trước khi chuyển sang Excel.

Tip: Bạn nên chuẩn bị sẵn file Word đã được định dạng gọn gàng để quá trình chuyển đổi chính xác và nhanh hơn.

Bước 2: Tải file Word lên Smallpdf

Nhấn “Chọn các tệp”, sau đó lựa chọn cách tải file:

- Từ máy tính (tệp lưu trực tiếp trên thiết bị).

- Google Drive hoặc Dropbox nếu tài liệu được lưu trữ trực tuyến.

- Từ Smallpdf Cloud (chỉ áp dụng cho tài khoản Pro).

Lưu ý: Nếu file có dung lượng lớn, thời gian tải lên sẽ lâu hơn, nên đảm bảo đường truyền mạng ổn định.

Bước 3: Chuyển đổi Word sang PDF

- Sau khi tải file lên, Smallpdf sẽ tự động chuyển đổi sang định dạng PDF.

- Bạn chỉ cần đợi hệ thống xử lý, thời gian nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào dung lượng tệp.

Bước 4: Chuyển PDF sang Excel

- Sau khi đã có file PDF, quay lại giao diện Smallpdf và chọn “PDF sang Excel”.

- Nhấn “Xuất dưới dạng Excel (.xlsx)” để bắt đầu chuyển đổi.

Smallpdf sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự (OCR), giúp giữ nguyên cấu trúc bảng biểu khi chuyển từ PDF sang Excel.

Bước 5: Tải file Excel đã hoàn thành

- Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, chọn “Tải file xuống” để lưu về máy tính.

- Kiểm tra lại nội dung trong file Excel để đảm bảo dữ liệu không bị lệch dòng hoặc mất ký tự đặc biệt.

Sử dụng Smallpdf để chuyển đổi Word sang Excel là giải pháp tiện lợi và nhanh chóng, đặc biệt phù hợp khi bạn không muốn cài đặt phần mềm. Tuy mất thêm một bước trung gian (Word → PDF → Excel), nhưng chất lượng file xuất ra thường giữ nguyên định dạng và hỗ trợ nhiều tùy chọn tải file từ các nền tảng lưu trữ phổ biến.

3.3. Cách chuyển file Word sang Excel trực tuyến bằng PDFmall

PDFmall là một công cụ chuyển đổi file trực tuyến miễn phí, được nhiều người lựa chọn nhờ giao diện hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt. Điểm mạnh của nền tảng này là bạn không cần đăng ký tài khoản, chỉ cần truy cập website và sử dụng ngay. PDFmall hỗ trợ nhiều loại định dạng phổ biến như Word, Excel, PDF, PowerPoint, rất hữu ích cho dân văn phòng, giáo viên và sinh viên.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chuyển Word sang Excel bằng PDFmall với các bước đơn giản và nhanh chóng.

Bước 1: Truy cập vào website PDFmall

- Mở trình duyệt web trên máy tính hoặc điện thoại, sau đó truy cập PDFmall.com.

- Ở góc trên cùng bên phải, chọn ngôn ngữ tiếng Việt để dễ thao tác.

Mẹo nhỏ: Sử dụng máy tính khi thao tác để đảm bảo tốc độ xử lý nhanh và dữ liệu hiển thị rõ ràng hơn.

Bước 2: Chọn tệp Word cần chuyển đổi

- Tại giao diện chính, nhấn “Select File”.

- Bạn có thể lựa chọn:

+ From my computer: Tải file trực tiếp từ máy tính.

+ From URL: Nhập đường dẫn trực tiếp của file Word nếu tài liệu được lưu trực tuyến.

Lưu ý: Nếu file có dung lượng lớn, hãy đảm bảo đường truyền Internet ổn định để quá trình tải lên không bị gián đoạn.

Bước 3: Tải file Word lên hệ thống

- Chọn tài liệu Word cần chuyển, sau đó nhấn “Open” để bắt đầu tải file lên PDFmall.

- Chờ vài giây để hệ thống nhận diện dữ liệu và chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi.

Bước 4: Chuyển đổi Word sang Excel

- Sau khi tải file thành công, nhấn “Chuyển đổi ngay” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

- Khi hệ thống hoàn tất, chọn biểu tượng mũi tên tải xuống để lưu file Excel về thiết bị.

Sau khi tải về, hãy mở file Excel để kiểm tra và chỉnh sửa các cột, dòng nếu dữ liệu bị lệch hoặc chưa căn chỉnh chuẩn.

PDFmall là giải pháp nhanh chóng và miễn phí giúp bạn chuyển đổi tài liệu từ Word sang Excel mà không cần cài đặt phần mềm hay đăng nhập tài khoản. Nhờ khả năng hỗ trợ tiếng Việt và giao diện dễ dùng, nền tảng này đặc biệt phù hợp với những ai muốn xử lý tài liệu ngay lập tức.

4. Lợi ích của việc chuyển đổi Word sang Excel

Trong công việc hàng ngày, Microsoft Word và Microsoft Excel đều là hai công cụ không thể thiếu, nhưng mỗi phần mềm có một thế mạnh riêng. Word chủ yếu được dùng để soạn thảo văn bản, lập hợp đồng, báo cáo hoặc trình bày nội dung dưới dạng chữ viết. Trong khi đó, Excel được thiết kế chuyên biệt cho xử lý dữ liệu, tính toán và phân tích số liệu với độ chính xác cao nhờ hệ thống công thức và hàm tính đa dạng.

Khi bạn có một bảng dữ liệu được soạn trong Word nhưng cần tính toán, phân tích hoặc sắp xếp lại thông tin, việc chuyển từ Word sang Excel sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn và hạn chế tối đa lỗi thủ công. Thay vì phải dùng máy tính cầm tay hoặc tính toán thủ công, bạn chỉ cần nhập công thức trong Excel để có kết quả chính xác và nhanh chóng.

4.1. Tiết kiệm thời gian và công sức

Nếu phải nhập lại toàn bộ dữ liệu từ Word sang Excel thủ công, nhất là với các file có hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng thông tin, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.

Việc sử dụng công cụ chuyển đổi giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, chỉ cần vài thao tác là toàn bộ dữ liệu đã được chuyển sang định dạng Excel. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót do con người gây ra.

Ví dụ thực tế: Một báo cáo thống kê khách hàng gồm 2.000 dòng thông tin được lưu dưới dạng bảng trong Word. Nếu nhập thủ công, bạn có thể mất từ 3 – 4 giờ, nhưng với công cụ chuyển đổi, chỉ mất dưới 1 phút để có file Excel sẵn sàng sử dụng.

4.2. Đảm bảo tính chính xác và định dạng chuẩn

Trong quá trình nhập liệu thủ công, các lỗi như sai số, thiếu dữ liệu hoặc căn chỉnh không đồng đều rất dễ xảy ra. Khi sử dụng công cụ chuyển đổi Word sang Excel, dữ liệu sẽ được giữ nguyên định dạng ban đầu như:

- Tiêu đề cột, hàng.

- Màu sắc và kiểu chữ.

- Dữ liệu số, văn bản, ngày tháng.

Nhờ đó, bạn sẽ có một file Excel hoàn chỉnh, sẵn sàng để áp dụng các hàm tính toán hoặc công cụ phân tích mà không cần chỉnh sửa nhiều.

4.3. Hỗ trợ chuyển đổi nhiều file cùng lúc

Một số công cụ trực tuyến như Smallpdf, PDFmall, Convertio hiện nay cho phép chuyển đổi đồng thời nhiều tài liệu chỉ trong một lần thao tác. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý số lượng lớn báo cáo, hồ sơ hoặc danh sách trong thời gian ngắn, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: Phòng kế toán có 10 file Word chứa dữ liệu thu chi của các tháng. Chỉ với một lần tải lên, hệ thống có thể chuyển đổi toàn bộ sang Excel mà không cần lặp lại từng bước nhiều lần.

4.4. Linh hoạt với hoặc không có Internet

Không phải lúc nào máy tính cũng kết nối mạng, vì vậy bạn có thể lựa chọn phương pháp chuyển đổi phù hợp với điều kiện thực tế:

- Khi có Internet:

+ Dùng các công cụ trực tuyến để chuyển đổi nhanh chóng.

+ Có thể thao tác mọi lúc, mọi nơi mà không cần cài đặt phần mềm.

+ Hỗ trợ lưu trữ trên Google Drive, Dropbox hoặc tải trực tiếp về máy.

- Khi không có Internet:

+ Sử dụng phần mềm cài đặt sẵn như Microsoft Office hoặc WPS Office.

+ Phù hợp khi làm việc ở môi trường hạn chế kết nối mạng hoặc bảo mật cao.

Nhờ vậy, người dùng có thể chủ động lựa chọn phương án để xử lý công việc hiệu quả trong mọi tình huống.

Như vậy, qua chia sẻ trên, Timviec365 gợi ý đến bạn những cách chuyển file pdf sang excel cực kỳ đơn giản, miễn phí và hiệu quả cao nhất. Hãy tận dụng một trong những cách này khi cần nhé. Hãy cập nhật thêm nhiều bài chia sẻ blog hay từ Timviec365 để tăng hiệu suất công việc của bạn cao hơn nhé.

>> Tham khảo:

- Tuyển Dụng Việc Làm IT Phần Mềm Lương Cao, Chế Độ Tốt

- Cập Nhật Việc Làm IT Phần Mềm Tại Hồ Chí Minh Mới Nhất

- Việc Làm IT Phần Cứng - Mạng Tại Hồ Chí Minh Lương Hấp Dẫn