Khám phá sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh hiệu quả

1. Tổng quan về sơ đồ hoạt động của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh cần có một quy trình hoạt động theo hệ thống để đảm bảo năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ phận. Phòng kinh doanh có thể áp dụng các mô hình quản lý vào sơ đồ quy trình hoạt động để làm tăng tính chuyên nghiệp cho hệ thống hoạt động công việc tại đây.

1.1. Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh là gì?

Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh được hiểu là sơ đồ tóm lược về các hoạt động công việc của phòng kinh doanh. Trong đó, việc thực hiện các công việc được áp dụng theo một hệ thống các bước cụ thể từ bước bắt đầu đến khi kết thúc một vòng kinh doanh của sản phẩm, dịch vụ nào đó.

Có rất nhiều yếu tố cần xác định để lập một sơ đồ quy trình làm việc, bạn có thể cần quan tâm đến tính chất các công việc cần làm, yếu tố con người, mục đích của hoạt động kinh doanh, đối tượng có trong quy trình hay những nhân tố khác có ảnh hưởng đến quy trình làm việc tại phòng kinh doanh.

Với một sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh thì các cá nhân sẽ thực hiện các bước có trong công việc của mình như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, liên hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng và những công việc khác tùy vào hoạt động của công ty.

1.2. Tại sao phải xây dựng quy trình hoạt động cho phòng kinh doanh?

Để có thể đảm bảo được hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân, nhóm trong phòng kinh doanh thì cần có một sơ đồ quy trình cụ thể để dựa vào đó các thành viên trong phòng kinh doanh có thể nắm bắt được những công việc cần thực hiện và hỗ trợ nhau khi cần thiết.

Khi các yếu tố về năng lực nhân sự, kỹ năng và trình độ chuyên môn tốt thì phòng kinh doanh cần tận dụng điều đố thông qua hệ thống quản lý chỉ đạo theo một quy trình để tận dụng tối đa thế mạnh này thúc đẩy chuyên môn hóa hoạt động của bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.

Theo số liệu thống kế của Harvard Business Review thì có tới 50% phòng kinh doanh đạt hiệu quả xuất sắc đều có sơ đồ quy trình kinh doanh được xác lập rõ ràng và truyền đạt đến từng cá nhân trong phòng. Trong khi đó có 28 % tổ chức kinh doanh kém hiệu quả và không có quy trình hoạt động rõ.

Từ đó có thể thấy rằng hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh.

2. Những sơ đồ hoạt động phòng kinh doanh nổi bật

Với vai trò quan trọng của sơ đồ quy trình trong hoạt động của phòng kinh doanh thì để có thể hoạt động tốt, bạn cần tìm kiếm những sơ đồ quy trình phù hợp với hoạt động của phòng kinh doanh. Tham khảo một số sơ đồ mô hình quy trình nổi bật dưới đây.

2.1. Sơ đồ mô hình hòn đảo

Mô hình hòn đảo là một mô hình thể hiện quy trình hoạt động kinh doanh truyền thống của doanh nghiệp, mục tiêu được đặt ra đối với phòng kinh doanh trong mô hình là bán được nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt.

2.1.1. Cách thức hoạt động

Hệ thống quy trình hoạt động sẽ có các công việc để cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ đó, các quản lý cấp trên sẽ giao việc cho các cá nhân cấp dưới. Và những nhân viên kinh doanh sẽ làm việc độc lập với nhau.

Trong mô hình hoạt động hòn đảo thì mỗi cá nhân là ông chủ của riêng họ, ngoài sự kiểm soát của quản lý phòng kinh doanh thì họ phải tự thực hiện và chịu trách nhiệm cho tất cả các quy trình bán hàng, kinh doanh của mình. Từ các công việc tiếp cận khách hàng, bán hàng hay chăm sóc khách hàng tất cả đều do cá nhân đó thực hiện.

2.1.2. Đặc điểm của mô hình hòn đảo

Với sơ đồ quy trình làm việc kiểu này thì nhân viên kinh doanh phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn và có khả năng không đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nếu có sự xuất hiện của mâu thuẫn nội bộ.

Ưu điểm: Mô hình hoạt động chỉ cần sự giám sát 1 - 1, chủ yếu là giữa người quản lý với nhân viên kinh doanh. Dễ dàng áp dụng tại các phòng kinh doanh với công việc bán hàng ít công đoạn.

Nhược điểm: Các cá nhân hoạt động độc lập vì thế hiệu quả có thể không được cao, sự gắn kết giữa các nhân viên không có dễ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. Với mô hình này thì bạn cũng gặp khó khăn trong vấn đề thu thập, tổng hợp thông tin và các dữ liệu kinh doanh do các cá nhân hoạt động đơn lẻ.

2.2. Sơ đồ hoạt động dây chuyền - The assembly

Phòng kinh doanh có thể thực hiện tổ chức hoạt động theo mô hình dây chuyển. Đây là một mô hình đề cao sự kết hợp giữa các thành viên trong đội nhóm cũng như giữa cấp quản lý và cấp nhân viên. 

2.2.1. Sơ đồ quy trình làm việc dây chuyền của phòng kinh doanh

Mô hình dây chuyền tạo nên một hệ thống quản lý đảm bảo tăng năng suất hoạt động mà hiệu quả dựa trên việc chuyên môn hóa lực lượng lao động và phân chia theo trình tự quy trình công việc tại phòng kinh doanh.

Mô hình sơ đồ quy trình làm việc dây chuyền của phòng kinh doanh sẽ được chia thành 4 nhóm với chức năng khác nhau:

- Nhóm Lead generation team là nhóm chịu trách nhiệm thu thập thông tin cần thiết về khách hàng tiềm năng, những người quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ của công ty.

- Nhóm Sale Development Representatives là nhóm thực hiện tiếp cận và xác định các thông tin bằng cách đặt câu hỏi về nhu cầu của khách hàng để từ đó đưa ra quy trình quyết định các chiến lược kinh doanh.

- Nhóm Account Executives với trách nhiệm thực hiện chốt các đơn hàng, tìm cách thương lượng và thỏa thuận với khách hàng để có thể bán được hàng.

- Nhóm Customer Success team sẽ thực hiện chăm sóc khách hàng, làm sao để khiến khách hàng hài lòng và gắn kết mối quan hệ khách hàng bền vững nhất. Tính chất của các công việc trong nhóm này cũng có tác động tới doanh số bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.2. Tính chất của sơ đồ mô hình dây chuyền

Sơ đồ quy trình làm việc theo mô hình dây chuyền sẽ chuyên biệt hóa các bộ phận nhỏ trong phòng kinh doanh. Mỗi nhóm thực hiện những công việc khác nhau nhưng lại liên kết chặt chẽ với nhau.

Cũng nhờ việc hỗ trợ và trao đổi thông tin cho nhau thì hoạt động của phòng kinh doanh được hợp nhất và có cơ hội phát triển và tạo ra nhiều hiệu quả kinh doanh lớn.

Ưu điểm của sơ đồ mô hình dây chuyền là giúp minh bạch hóa các chỉ số đo lường và dự đoán của doanh nghiệp, giúp phòng kinh doanh tách biệt hậu quả và khắc phục nếu có vấn đề xảy ra. Sơ đồ này cũng thúc đẩy tính chuyên môn hóa của cá nhân và phòng ban từ đó tạo nên một hệ thống kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mô hình hoạt động này cũng có điểm yếu là chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh với nhiều nhân sự các công việc được thực hiện riêng với nhau và có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ của từng nhóm.

Phòng kinh doanh cũng có thể sử dụng sơ đồ mô hình làm việc nhóm, nó cũng tương tự như mô hình dây chuyền nhưng chia thành các nhóm nhỏ hơn và hoạt động tập trung vào sự liên kết các nhóm nhỏ trong một nhóm lớn.

3. Một số cách thúc đẩy hiệu quả hoạt động phòng kinh doanh

Trước hết, sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cần được phân chia và thống nhất các nhiệm vụ một cách rõ ràng. Các nhà quản lý cần nắm bắt được quy trình để có thể cải tiến và tối ưu hoạt động của sơ đồ hơn.

Việc sử dụng công nghệ để tăng hiệu quả quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cũng rất cần thiết. Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc miễn phí để lên kế hoạch và xây dựng các chiến lược, phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, từng nhóm trong phòng kinh doanh.

Thực hiện sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh cần đảm bảo được tính chuyên môn hóa nhưng vẫn đảm bảo gắn kết các nhóm trong bộ phận để tạo năng suất hoạt động cho cả phòng ban.

Nội dung bài viết về sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh, hy vọng có thể cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc cũng như mục đích nghiên cứu của bạn.