VGM là gì? Xác nhận khối lượng toàn bộ container là gì?

1. VGM là gì? Và tại sao phải khai báo VMG?

VGM là viết tắt của 3 từ trong tiếng anh đó chính là Verified Gross Mass có nghĩa là sự xác nhận toàn bộ khối lượng container. Nhằm mục đích làm cho quá trình vận chuyển được an toàn hơn, giảm các nguy cơ xảy ra tai nạn trong quá trình vận chuyển và đặc biệt là xác định được khối lượng hàng hóa được vận chuyển, vận đơn một cách chính xác nhất. Điều này đã được quy định rõ trong công ước quốc tế về sự an toàn tính mạng con người trên đường biển – công ước SOLAS( Safety Of Life At Sea Convention).

Việc khai báo VMG rất quan trọng trong việc sắp xếp vị trí dựa theo khối lượng hàng lên trên tàu vận chuyển. Nhằm cân bằng khối lượng trên tàu, giảm thiểu nhất có thể sự chênh lệch về khối lượng hàng hóa có thể dẫn đến mất cân bằng trong quá trình di chuyển. Giúp cho nhân viên tàu có thể sắp xếp các khối container một cách hợp lí và an toàn nhất coa thể, hạn chế được những tai nạn nghề nghiệp không đáng có.

Một điểm đáng quan tâm ở đây là ngay sau khi quy định được ban hành vào ngày 1/7/2016 được bổ sung bởi tổ chức hàng hải thế giới IMO – International Maritime Organization đã bổ sung vào trong quy định của công ước SOLAS. Nếu người gửi hàng không thực hiện việc xác nhận khối lượng toàn bộ container thì sẽ không được qua cổng để vào cảng.

VMG ra đời hỗ trợ trong việc kiểm soát về cả số lượng hàng hóa và khối lượng trên mỗi đơn hàng một cách chặt chẽ hơn. Vậy làm thế nào để có thể xác định được toàn bộ khối lượng Container?

Xem thêm: Non commercial invoice là gì và thông tin về hóa đơn phi thương mại

2. VMG và các phương pháp xác định khối lượng toàn bộ Container

Chúng ta có thể xác định được toàn bộ khối lượng hàng bằng các cách sau đây:

- Cách một: Cân toàn bộ hàng hóa và Container cùng xe chở container sau đó khi container đã được chuyển lên cảng thì cân xe rồi lấy số tổng khối lượng ban đầu trừ đi sẽ ra khối lượng của khối hàng đó.

- Cách hai: Ta sẽ cân toàn bộ số hàng hóa trong container trước và sau đó cân xe cùng các loại bao bì, hộp những vật chứa hay gói hàng sau. Từ đó sẽ ra được khối lượng hàng hóa được chuyển đi.

3. Quy trình thực hiện khai báo xác nhận VMG như thế nào? Những lưu ý khi khai báo VMG

3.1. Nội dung và quy trình thực hiện khai báo VGM

Quy định được đặt ra và việc khai bao VMG cũng theo một trật tự và quy trình được thực hiện tuần tự theo các bước. Cụ thể ười gửi hàng là người có trách nhiệm trực tiếp trong việc khai báo này. Nội dung khai báo VGM bao gồm các thông tin sau:

-  Số mã đăng ký vận tải biển của hãng tàu

- Thông tin container: Số container, loại container, kích cỡ container, khối lượng tối đa container, xác định trọng lượng tối đa Container đó

- Đơn vị đo lường(tấn)

- Đơn vị chịu trách nhiệm (chủ hàng trực tiếp thực hiện hoặc người gửi hàng)

- Người được ủy quyền( người gửi hàng)

- Thông tin người gửi  bao gồm: Tên, số điện thoại, địa chỉ

Sau khi xác định được các nội dung khai báo là những thông tin bắt buộc bạn phải chuẩn bị để khai báo. Việc tiếp theo là tìm hiểu về quá trình hãy trình tự khai báo VGM được xác định theo các bước sau đây:

Việc xác nhận này lại được chia ra làm hai loại, một là đơn hàng với khối lượng lớn, hai là đơn hàng lẻ. Trước tiên ta sẽ đi tìm hiểu quy trình cho đơn hàng Container trước.

- Bước một: Cân toàn bộ khối lượng hàng hóa container tại kho bao gồm hai phần: Thứ nhất là phần khối lượng hàng hóa bên trong Container, và thứ hai đó là Container vật chứa hàng hóa đó.

- Bước hai: Giám sát việc cân hàng giữa chủ hàng hoặc người chịu trách nhiệm ủy quyền của chủ hàng và nhân viên tại công ty xuất nhập khẩu hoặc bên chịu trách nhiệm vận chuyển hàng

- Bước 3: Sau khi đã xác nhận và điền thông tin về khối lượng toàn bộ container và các thông tin cần thiết trong đơn xong (phiếu cân) thì mỗi bên sẽ được giữ lại một bản đó( trong trường hợp khối lượng hàng hóa vượt quá mức hàng hóa tối đa được cho phép thì chủ tàu phải bỏ bớt hàng lại theo quy định)

- Bước bốn: Chủ hàng hoặc người gửi hàng sẽ giao phiếu cân này cho hãng tàu( bên nhận vận chuyển hàng hóa)

VMG đối với đơn hàng lẻ được thực hiện ngắn gọn trong hai bước sau đây:

Bước một : Chủ hàng đóng tiền trực tiếp tại thương vụ cảng để nhận hàng và cân hàng và làm phiếu xuất nhập khẩu

Bước hai: Sau khi đã có phiếu nhập khẩu và xác nhận khối lượng toàn bộ container (phiếu cân), chủ hàng tiếp tục nộp phiếu VMG cho đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển.

Xem thêm: Nhân viên chứng từ trong tiếng Anh - Những hiểu biết cần khám phá

Tuyển dụng nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu

3.2. Những lưu ý cần thiết khi khai báo VGM

3.2.1. Quy định về thời gian thực hiện khai báo VGM

Closing time là khái niệm không mấy lạ lẫm gì đối với những người làm trong ngành xuất nhập khẩu này. Đây chính là thời gian cuối cùng mà người gửi hàng phải hoàn thành việc giao hàng để vận chuyển các khối Container lên tàu để vận chuyển. Thông thường mỗi hãng tàu sẽ có một thời hạn cuối cùng hàng khác nhau và đặc biệt hơn đối với các đơn hàng đi Nhật Bản hoặc Thượng Hải Trung Quốc thời hạn này có thể được ra trước đó 3 ngày khi tàu chạy.

Chính vì vậy mà việc chậm sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty bạn rất nhiều, thậm chí còn gây thiệt hại nặng nề hơn nếu bên mua hàng hủy đơn hàng khi họ bị chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của bên họ.

Chính vì vậy mà việc tuân thủ theo và làm đúng theo quy định VMG sẽ giúp bạn có được nhưng thuận lợi nhất định trong công việc. Đặc biệt là đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu thì càng nên khắt khe hơn và nghiêm chỉnh hơn. Nhanh nhẹn và linh động trong thời gian là điều cần thiết việc xây dựng mối quan hệ mật thiết giữa chủ hàng và đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển và làm thủ tục tại cảng là điều nên làm bởi thời gian hay thời hạn được chia làm hai dạng sau đây:

Cụm từ Cut – Off SI (Closing Time Shipping Instruction) –  thời hạn cuối cùng mà chủ hàng( người xuất khẩu hay người gửi hàng)họ phải gửi chi tiết chứng từ vận chuyển của đơn hàng của lô hàng để hàng tàu dựa vào thông tin đó để làm thêm một bản nháp

Cụm từ Cut - Off VGM – Closing Time Verified Gross Mass nghĩa là thời hạn cuối cùng mà chủ hàng phải gửi thông tin xác nhận toàn bộ khối lượng hàng hóa về cho hãng tàu hay còn gọi là phiếu cân.

Tuy nhiên trong trường hợp nếu bạn không hoàn thành được công việc đúng như thời gian theo quy định thì tất nhiên hãng tàu sẽ không cho phép vận chuyển lô hàng đó đi. Hay tệ hơn là bạn phải rời lịch chậm mấy ngày sau đó. Tuy nhiên nếu bạn có mối quan hệ với hãng tàu một cách mật thiết thì việc xin thêm từ 3 – 6 tiếng cũng là điều có thế và là điều nên làm thay vì chậm đến mấy ngày hoặc hàng tuần.

Bên cạnh việc quy định về thời gian thì việc quy định về dung sai của container cũng được thực hiện rất nghiêm ngặt. Ta sẽ cùng tìm hiểu nội dung này trong phần tiếp theo ngay sau đây.

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

3.2.2. Quy định về sai số đối với khối lượng Container

Một điểm đáng lưu ý nữa đó chính là nếu khối lượng toàn bộ hàng hóa vượt  mức cho phép thì tất nhiên hàng phải bị dỡ xuống. Tuy nhiên việc khai báo xác nhận khối lượng toàn bộ Container cũng cho phép sai số trên dưới 5% so với lượng hàng. Những điều này vẫn chưa được quy định một các cụ thể. Con số 5% cho phép sai số kia chỉ xảy ra ở một số nước.

3.2.3. Địa điểm cân hàng trong khai báo VGM

Có một điểm cần đặc biệt lưu ý ở đây đó chính là việc cân hàng, thông thường cảng chỉ cung cấp dịch vụ cân hàng đối với các khối hàng hóa đã hạ tại bãi hoặc tại kho trong cảng. Và không cung cấp dịch vụ cân  và xác nhận phiếu VGM đối với các hàng hóa vận chuyển bằng Container được hạ về cảng bằng đường bộ hoặc bằng sà lan.

Và thêm vào đó đối với các Container quá khổ tức là vượt mức khối lượng cho phép cảng cũng không cung cấp dịch vụ cân đối với các trường hợp này.

Xem thêm: MRA là gì? Cơ hội lớn đối đối với Việt Nam và các nước ASEAN

4. Ai là người chịu trách nhiệm cho việc khai báo VGM?

Người chịu trách nhiệm trực tiếp ở đây đó chính là người gửi hàng, họ sẽ có trách nhiệm khai báo VGM trực tiếp tại cảng và hãng tàu. Và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp nếu xảy ra mọi sai sót gì về việc khai báo hay thậm chí là khai báo muộn so với quy định về thời hạn khai báo VGM.

Công việc này đòi hỏi sự am hiểu về luật pháp và đòi hỏi ở người mua hàng phải có tính cẩn  thận tỉ mỉ trong công việc. Hơn nữa kiến thức chuyên môn về xuất nhập khẩu, luật, thủ tục hành chính là phải nắm rõ.

5. VGM đối với Container vận chuyển nội địa

Thông thường việc khai báo VGM chỉ áp dụng đối với các đơn hàng quốc tế còn đối với các đơn hàng vận chuyển nội địa thì chưa có quy định trong việc khai báo VGM. Tuy nhiên trong trường hợp các container là đơn vị trung chuyển trong việc vận chuyển khối hàng hóa đó bằng đường biển đến cảng để xuất khối hàng hóa đó đi các nước hoặc đơn vị quốc tế thì việc khai báo VGM vẫn phải diễn ra như thông thường.

Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh

6. Khai báo VGM online

Bên cạnh việc khai báo trực tiếp tại cảng thì việc khai báo VGM online cũng là một lựa chọn vô cùng hữu ích. Điều này rất có lợi và tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp, hạn chế được những sai sót, rủi ro, nhầm lẫn cần thiết đặc biệt trong quá trình xác định khối lượng hàng hóa trong quá trình cân. Tuy nhiên điều này đồng nghĩa với việc công ty hay khách hàng đó phải tự chuẩn bị những thiết bị để cân khối lượng hàng hóa giúp cho việc đóng gói (packaging) và kê khai hàng hóa (packing list) đó một cách chuẩn xác nhất.

Đối với việc khai báo online thì khách hàng sẽ có trách nhiệm khai báo trực tiếp thông tin về phiếu cân nên trang Export của cảng( áp dụng đối với các đối tượng khách hàng đã đăng ký sử dụng dịch vụ internet về việc khai báo VGM  trực tiếp qua mạng). Khai báo VGM online là một trong những phương pháp nhanh gọn và hiệu quả giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh gọn hơn. Tiết kiệm thời gian.

Từ những thông tin cụ thể trên hy vọng qua bài viết VGM là gì? Xác nhận khai báo toàn bộ khối lượng container là gì? Quy trình khai báo VGM như thế nào? Là những câu hỏi ở đầu bài đã được mã hóa trong những thông tin trong bài sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc của một người làm về xuất nhập khẩu về một trong những vấn đề hay những khía cạnh trong ngành. 

Tìm việc

Qua bài viết ta có thể thấy được vai trò của một người làm khai báo VGM là vô cùng quan trọng đặc biệt là tính cẩn thận tỉ mỉ trong công việc, cũng như sự linh hoạt cần thiết để làm việc một cách mềm mỏng và hiệu quả hơn. Hy vọng qua bài viết bạn có thể hiểu rõ được VGM là gì? Và nắm rõ được quy trình thực hiện và hiểu rõ được tầm quan trọng của mình trong công việc cũng như trách nhiệm mà bạn phải mang khi làm công việc này. 

Bài viết tham khảo: Mậu dịch quốc tế là gì? Những điều cần biết về mậu dịch quốc tế