Email tracking là gì? Lợi ích, công cụ phổ biến hiện nay

1. Làm rõ email tracking là gì

Email tracking được hiểu là một hoạt động theo dõi email. Đây là phương pháp theo dõi quá trình gửi – nhận email. Trên thị trường hiện nay có nhiều công cụ thực hiện chức năng email tracking, đa số sẽ thu thập được các thông số dữ liệu về tỷ lệ mở mail, mở ở đâu và khi nào.

Ngoài ra cũng có những công cụ tối ưu được cả thông tin về số lần người nhận nhấp vào link hoặc tệp được gửi kèm trong mail. Việc dùng email tracking liệu có ảnh hưởng gì đến sự riêng tư của người dùng? Theo dõi bài viết để nắm đầy đủ thông tin về phương pháp này, đồng thời có cách tận dụng hiệu quả cho mục đích sử dụng email tracking.

2. Tìm hiểu về cơ chế hoạt động và vai trò của email tracking

Hiểu tổng quát email tracking là gì sẽ tạo tiền đề để chúng ta khám phá đầy đủ các phương diện thông tin liên quan đến email tracking.

2.1. Cơ chế hoạt động

Email tracking là việc gắn liên kết ẩn hay một hình ảnh có chức năng vào trong email được gửi đi. Khi người nhận mở mail đồng nghĩa với việc liên kết hay hình ảnh này sẽ được tự động tải xuống và “bắt đầu làm nhiệm vụ”. Nó có khả năng gửi thông tin cho máy chủ của email tracking về việc mail đã được mở ra.

Không chỉ vậy, phần mềm còn có thể ghi lại được cả hành động người nhận nhấp vào liên kết trong email để gửi thông tin cho bạn – người gửi mail về chi tiết việc đó. Trong lĩnh vực marketing, việc tiếp nhận các thông tin được báo cáo về từ email tracking sẽ giúp cho các nhà quản trị đo lường được chỉ số của chiến dịch email marketing hiệu quả như thế nào, nắm bắt khả năng, mức độ tương tác của người nhận. Những dữ liệu này vô cùng quan trọng cho các bước tối ưu chiến dịch marketing và có sự điều chỉnh chiến dịch cũng như đưa ra được các hành động tiếp theo bám sát được tình hình thực tế.

Với sự theo dõi của email tracking, bạn luôn có thể chủ động theo dõi hành vì mở mail của khách hàng. Từ đó kịp thời tạo ra các tương tác cần thiết để tăng sự kết nối, tiếp cận khách nhanh, hiệu quả.

2.2. Lợi ích của email tracking

Có khá nhiều lợi ích được tạo ra bởi công cụ hỗ trợ theo dõi hoạt động gửi mail.

2.2.1. Cập nhật quá trình mở mail và phản hồi của người nhận mail

Có thể nhận thấy sự thông minh và tiện ích của công cụ tracking email này vì nó thay bạn thâu tóm toàn bộ hành vi nhận mail, mở mail cũng như các tương tác với email của người nhận mail. Tất cả các thông tin được theo dõi sát sao và ngay lập tức gửi về cho bạn mỗi khi có sự kiện được diễn ra. Điều này đem đến ý nghĩa gì?

Từ mail tracking bạn sẽ nắm rõ về mức độ quan tâm của người nhận và qua đó có thể phán đoán tỷ lệ thành công của chiến dịch email đã đặt ra. Không chỉ phán đoán, bạn cũng dễ dàng vạch ra hướng tối ưu cần thiết, phù hợp với thực tại để hướng tới việc tăng khả năng chuyển đổi cho mục tiêu kinh doanh.

2.2.2. Tối ưu thời gian

Từ việc hiểu rõ Email tracking là gì chúng ta nhận thấy rằng với sự hỗ trợ của công cụ theo dõi này, các thao tác theo dõi thủ công sẽ được rút gọn, từ đó giảm bớt thời gian cho hoạt động này và có thể đầu tư quỹ thời gian đó cho những công việc quan trọng khác. Đôi khi không cần phải chờ phản hồi từ người nhận, chỉ cần theo dõi được hành vi của họ trong việc tiếp nhận email do bạn gửi cũng đã có thể nhận định được cơ hội tương tác hay chuyển đổi.

2.2.3. Tăng cơ hội kinh doanh

Các email quan trọng được gửi đi liên quan đến doanh thu, cơ hội kinh doanh như mail gửi đề xuất dự án, mail báo giá, ... Chỉ cần người nhận có hành động tiếp nhận, mở mail thì đó cũng là một suất cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Bạn sẽ không cần chờ đợi hoặc phỏng đoán mà xác định ngay được “thời cơ đã đến” để kịp triển khai chiến lược tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, chủ động, tận dụng ngay thời điểm sự quan tâm của khách hàng đang ở mức cao.

Lúc này, bạn có thể gửi tiếp mail để thúc đẩy cơ hội kết nối hoặc gọi điện cũng dễ dàng được đối phương tiếp nhận mà không lo bị đánh giá là làm phiền, đem đến sự hỗ trợ đúng lúc, đúng nhu cầu quan tâm của khách hàng nên tỷ lệ thúc đẩy khách ra quyết định rất cao. Đi kèm với đó, bạn cũng cần ra sức trao đổi, giải đáp thắc mắc cho họ. Việc này không những tạo thêm xúc tác làm tăng mối quan hệ tốt đẹp với khách mà còn tăng cao cả cơ hội bán hàng.

3. Một số công cụ email tracking có thể tham khảo

Việc hiểu biết email tracking là gì giúp chúng ta ý thức rõ hơn về hiệu quả tác động của nó đến hoạt động marketing. Từ đó xác định việc ứng dụng công cụ mail tracking có cần thiết hay không. Dưới đây, Timviec365 gợi ý đến bạn một số công cụ email tracking chuyên nghiệp, có thể thay bạn nắm bắt nhanh, chính xác hành động của người nhận mail, hỗ trợ đắc lực cho việc xác định khách hàng tiềm năng.

3.1. Streak

Công cụ này được tích hợp ngay trong gmail, giúp người dùng thuận tiện trong việc quản lý mail và theo dõi khách hàng với chức năng giống CRM. Hoạt động bán hàng sẽ trở nên đơn giản hơn khi streak hỗ trợ theo dõi trạng thái mở mail, thời gian, vị trí của người nhận. Nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào các dữ liệu này để nhanh chóng nắm bắt khách hàng, chủ động đưa ra các hành động kịp thời.

Phần mềm này không hoàn toàn miễn phí, sẽ tính phí đối với các chức năng nâng cao. Do đó người dùng cần xác định rõ nhu cầu và mục đích đầu tư để cân đối phù hợp.

3.2. Mailchimp

Cái tên hiện đang được ưa chuộng hiện nay, cung cấp tính năng theo dõi tỷ lệ mở mail giống với bất kỳ ứng dụng mail tracking nào. Nhưng bên cạnh đó, công cụ này còn được tích hợp thêm cả tính năng thiết kế mail chuyên nghiệp, có thể tự động hóa đối với chiến dịch email marketing mà bạn đang chạy.

Chúng ta sẽ nhận được rất nhiều lợi ích được hỗ trợ từ mail tracking như:

- Hỗ trợ phân khúc các đối tượng khách hàng

- Gửi mail hàng loạt

- Có bộ phân tích và báo cáo mức độ hiệu quả của chiến dịch.

Tuy nhiên, công cụ này cũng có những hạn chế nhất định bạn cần lưu ý như số lượng email gửi đi bị giới hạn. Không có tính năng theo dõi mail cá nhân.

3.3. HubSpot

Cũng là một công cụ đáng để bàn đến trong top các email tracking chất lượng, nó sở hữu khá nhiều tính năng mạnh mẽ. Không những cho phép chúng ta theo dõi hành động mở mail, số lần hay biết được các liên kết nào trong mail được nhấp vào mà còn có thể tích hợp CRM để dễ dàng quản lý tệp khách hàng tiềm năng.

Sử dụng Hubpot cần phải biết rõ 2 mặt khả năng của nó. Về ưu điểm, nó có giao diện thân thiện, miễn phí khi sử dụng các tính năng cơ bản. Bạn có thể nắm bắt nhanh tổng quan hoạt động theo dõi của Hubpot thông qua các báo cáo chi tiết.

Bạn có thể theo dõi email miễn phí nhưng cũng chỉ có giới hạn nhất định. Phần mềm bị hạn chế khi kết nối, tích hợp với những hệ thống khác. Nếu muốn tận dụng được các tính năng theo dõi chuyên sâu hơn thì việc trả phí cho phiên bản nâng cao là điều cần thiết.

4. Ai nên sử dụng email tracking?

Với giải nghĩa email tracking là gì đã quá rõ ràng, có thể thấy rằng đây là công cụ phù hợp với rất nhiều đối tượng. Tuy nhiên, những người thích hợp hơn cả để ứng dụng công cụ này phục vụ cho công việc, hứa hẹn sẽ thu được kết quả chất lượng có thể kể đến gồm nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng, bộ phận marketing – tiếp thị của doanh nghiệp, các chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư và đối tác, nhà sáng tạo nội dung, giáo viên, HR, ...

Những thông tin đầy đủ trên đây đã cung cấp cho bạn hiểu biết về email tracking là gì một cách hiệu quả. Có rất nhiều bài viết chia sẻ kiến thức liên quan đên email như cách gửi CV qua email hay ứng tuyển việc làm hiệu quả bằng email. Email là một công cụ kết nối trong công việc và học tập rất phổ biến, hãy tìm hiểu thêm nhiều tính năng của email tại Timviec365.vn.