Tuesday , 28/08/18
NEWS

Bí quyết giúp bạn làm việc hiệu quả ngoài sự chăm chỉ

Chúng ta vẫn thường nghĩ hay là than vãn rằng dù đã làm việc quá chăm chỉ nhưng kết quả công việc vẫn chẳng dược như ý, đã vượt năng suất lao động rồi vậy mà hiệu suất công việc vẫn lẹt lẹt, giậm chân mãi ở một chỗ. Nhiều người thì cứ cố bơi trong cả núi việc làm mỗi ngày mà vẫn cảm thấy mình chưa giảm bớt đáng kể đi khối lượng công việc. Và nói chung là dù đã rất nỗ lực bỏ công bỏ sức ra để làm việc chăm chỉ thế nhưng vẫn chẳng có thành quả tuyệt vời nào dành cho chúng ta. Vậy thì có cách nào để có thể giúp cho bạn nắm được đẳng chuôi của công việc để dù công việc có nhiều và có khó đến mấy cũng sẽ chẳng thể nào khiến bạn gặp trở ngại. Dù mỗi ngày bạn phải đối mặt với rất nhiều phiền toái đến từ công việc nhưng bằng tất cả những sự nỗ lực thì chúng ta vẫn gặt hái được những thành quả xứng đáng và thành công nhất định như những gì chúng ta mong muốn.

Thế cho nên, thay vì cứ để những muộn phiền vì công việc gây ảnh hưởng đến chúng ta thì các bạn hoàn toàn có thể thay đổi điều đó. Hãy ngồi xuống, yên tĩnh và nghĩ xem cần phải làm cách nào để công việc của mình suôn sẻ và thuận lợi nhất. Đừng cố lao nhanh như một chú ngựa, hoặc trước khi làm việc cần mẫn giống như một chú ong thì tốt hơn cả bạn nên tự cho mình một khoảng thời gian riêng để suy nghĩ về cách làm, để tìm ra được bí quyết làm việc hiệu quả nhất không chỉ cho việc làm nhân viên văn phòng mà còn áp dụng cho nhiều ngành nghề khác.

 

bí quyết làm việc hiệu quả

Một vài lý giải nhỏ khi hiệu suất công việc kém

Nguyên nhân dẫn đến sự sút kém và không hiệu quả của công việc dù bạn đã cố gắng khắc phục và tìm giải pháp cho nó đôi khi không đến từ lý do số lượng việc làm mà là xuất phát từ chất lượng của công việc và hoạt động của người đảm nhận như thế nào. Vậy cho nên việc mà chúng ta cứ cắm cúi, cặm củi với công việc đến độ bỏ cả ăn cả ngủ, đi sớm về muộn thì cũng chỉ là điều vô ích. Cuối cùng vẫn chỉ nhận lại sự thất vọng mà thôi. Cách của người thông minh chính là làm việc ít nhưng làm bằng cách thông minh. Để thực hiện được nhiệm vụ tối trọng này thì bạn cần phải điều chỉnh từ những điều nhỏ bé nhất, từ đó đợi chờ kết quả lớn. Để rút ngắn thời gian một cách thông minh cho các bạn, chúng tôi gửi tới cho bạn 7 gợi ý về bí quyết làm việc hiệu quả ở dưới đây. Nếu như là một người luôn chỉnh chu và cầu tiến trong công việc thì nhất định bạn không nên bỏ qua 7 bí kíp này.

>>> Tham khảo thêm: Danh sách việc làm Vĩnh Long chất lượng nhất dành cho ứng viên

Nên tăng tốc khả năng gõ bàn phím

Vâng, qua đúng là một lưu ý nhỏ. Nhưng nếu như bạn không chú ý để cải thiện khả năng gõ bàn phím của mình thì phần lớn chính  bạn đang tự làm bản thân mình trị trệ đi trong công việc. Các bạn biết đấy, trong một thời đại mà công nghệ thông tin lên ngôi mạnh mẽ như hiện nay thì việc con người phải tiếp xúc với màn hình máy tính và đặc biệt là phải thực hiện thao tác thường xuyên liên tục trên bàn phím là một điều không còn xa lạ gì nữa, mà lại còn trở nên rất phổ biến tại Việt Nam. Con người và công việc của chúng ta đã phụ thuộc nhiều hơn cả vào chiếc bàn phím máy tính. Thế cho nên chúng ta cần phải tự ý thức việc cải thiện tốc độ gõ phím của mình, nếu cứ để tình trạng mổ cò bàn phím diễn ra thì quả thực điều đó không chỉ gây ức chế cho bạn khi làm việc mà còn khiến cho công suất làm việc của bản bị hạn chế đi, từ đó làm giảm đáng kể hiệu quả công việc trong ngày của bạn. Hiện nay, có rất nhiều người chỉ có thể đánh bàn phím bằng hai ngón và thậm chí là không nhớ hết nổi vị trí của những nút phím. Điều đó vẫn được thực hiện hàng ngày với sự trì trệ khi mà con người vừa đánh máy tính vừa phải căng mắt ra để đi dò phím thì quả là kết quả tạo ra thực sự rất thất vọng. Nên đã đến lúc chúng ta cần phải thay đổi để đáp ứng được những bước tiến của xã hội. Nếu như ngay cả chuyện đánh máy mà bạn cũng không thể làm được thì còn nói gì tới những việc theo đuổi những điều lớn lao đây?

Ngoài việc cải thiện tốc độ gõ bàn phím thì bạn cũng nên lưu ý rằng mình cần biết một số “mẹo” hay để cho công việc diễn ra nhanh chóng hơn. Những mẹo về việc sử dụng phím gõ tắt cũng giúp chúng ta tối giản thời gian đi một cách đáng kể đấy nhé. Chẳng hạn như bạn muốn đổi tên tập tin thì chỉ cần nhấn F2 mà chẳng cần phải thực hiện quá nhiều bước kích chuột, hoặc một lấn nhấn đồng thời Ctrl + L là đã có thể định dạng luôn kiểu chữ nghiêng rồi đó... Đây chỉ là một trong những ví dụ mà thôi, còn có rất nhiều tổ hợp phím khác được tạo ra cho bạn sử dụng để cải tiến công việc nhanh gọn hiệu quả. Vậy thì chẳng có lý do gì để bạn không sử dụng tới chúng cả.

Trao đổi nhanh bằng chiếc điện thoại

Thay vì cứ lúi húi, cặm cụi viết email gửi tới cho những đối tượng khách hàng hay là đối tác thì bạn có thể sử dụng chiếc điện thoại và gọi trực tiếp cho họ. Việc này sẽ giúp bạn giảm đáng kể thời gian tiêu tốn và không hợp lý. Thậm chí nếu như có công việc cần trao đổi với đồng nghiệp, nhưng chỉ vì bạn và họ đang không cùng ngồi chung trong một phòng làm việc thì hãy cũng đừng ngồi viết mail hay là gọi điện thì cách nhanh nhất là có thể trực tiếp tới gặp người đó để trao đổi công việc được dễ dàng hơn và rõ ràng hơn. Hơn nữa, nên tận dụng cơ hội trao đổi bằng hoạt động đi lại này để giúp cho chính bạn có chút thời gian để vận động cũng như thư giãn, cũng là cơ hội tốt để cho bạn củng cố thêm khả năng giao tiếp của mình khi mà cơ hội đó tồn tại rất ít do công nghệ đã tối đa hóa.

>>> Xem thêm: Tìm việc làm tại Đắk Lắk với hàng nghìn tin tuyển dụng khác nhau. Tham khảo ngay tại Timviec365.vn

Lập danh sách cụ thể những việc bạn không làm đến

Những việc đã không làm tới thì cần gì bận tâm để rồi lên cả danh sách cho chúng? Nhưng, bạn chớ coi thường hành động lập danh sách những việc mà mình không làm nhé. Thông thường các bạn luôn thực hiện việc lập “To do List” để xác định những việc cần phải làm. Chúng sẽ tạo ra cho mọi người cảm giác về sự quy củ, có trình tự và cảm thấy niềm vui thành tựu khi mà đã hoàn thành từng đầu việc. Tuy nhiên đôi khi chúng ta sẽ phát hiện ra rằng bản thân bạn chỉ đang cố gắng để thực hiện những việc chẳng hề quan trọng bằng hết cả công sức của mình. vì thế, để rạch ròi thì tốt nhất các bạn nên vạch ra cả những công việc không cần phải làm. Vì khi làm điều này, chúng ta mới có động lực và có định hướng rõ ràng trong việc triệt tiêu những việc không thực sự quan trọng, bù lại bằng sự tâm huyết dành trọn vẹn cho những việc quan trọng. Bạn có thể lập đồng thời hai danh sách to do list hoặc to don’t list hoặc là lập ra một danh sách, sắp xếp mọi việc theo thứ tự từ quan trọng nhất đến không có giá trị quan trọng. Từ đó có thể thẳng thừng gạch bỏ đi những đầu việc ở phía cuối sau khi đã cân nhắc kỹ mức độ quan trọng của chúng. Sử dụng cách nào cũng được như bạn hãy cứ cân nhắc thật kỹ để chọn lựa ra được cách phù hợp nhất dành cho mình.

>>> Xem thêm: Bí quyết giúp tăng hiệu quả công việc cho dân văn phòng

Chú ý kiểm soát lượng tab mở trên máy tính

Vì sao chúng ta cần làm điều này? Gần như nhân viên làm văn phòng nào cũng đều phải đối mặt với tình trạng này, chỉ sau một lúc làm việc là họ đã tích lũy được ở trên trình duyệt của mình rất nhiều tab. Có thể mở nhiều tab do thói quen tìm kiếm, chúng ta thường không tắt các tab đã tìm kiếm phía trước và hầu như không còn giá trị với nữa; hoặc là mở nhiều tab để tiện đáp ứng đồng thời công việc và giúp các thao tác của mình trở nên nhanh chóng. Những lúc như thế có thể bạn sẽ bị gặp rắc rối về tốc độ load trang, từ đó làm chậm quá trình làm việc, mỗi một thao tác bạn thực hiện đều phải chờ đợi vài giây mới được thực hiện. Bởi vì mở nhiều tab ở trên trình duyệt sẽ khiến cho tốc độ xử lý của trình duyệt đó bị chậm đi. Giải pháp nhanh gọn nhất cũng hết sức dễ làm đó là hãy tạo nên một danh sách ở ngay trên màn hình làm việc một cách gọn gàng, đặt tên cho chúng theo tính chất công việc để bạn dễ nhớ và dễ phân biệt ngay khi cần mà không cần phải tìm kiếm khó khăn.

Hỏi đúng – bí quyết làm việc hiệu quả

Trong khi bạn đang băn khoăn xem phải làm sao để có thể nhận được những phản hồi thì chúng tôi đã gửi tới rất nhiều người bí quyết cho câu hỏi này. Đó là việc bạn nên đưa ra đúng câu hỏi ở đúng những thời điểm cần tới nó. Đây chính là hành động giúp bạn thu thập được những thông tin quan trọng và cần thiết trong việc đưa tới những câu hỏi có tính chất quyết định. Và bạn sẽ ít phải tham gia vào những cuộc họp hơn bởi vì khi câu hỏi được đưa ra đúng lúc và đã nhận được lời giải rồi thì đâu cần phải tổ chức họp hành nhiều để bàn luận về những vấn đề đó nữa đúng không nào. Thế là chúng ta vừa mới tiết kiệm được thời gian để cho những công việc quan trọng được đầu tư nhiều hơn rồi đây nhé.

Học cách quản lý thời gian hiệu quả

Đã có những quy tắc hết sức đơn giản để giúp cho bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn bao giờ hết. Khi chúng ta thực hiện một nhiệm vụ nào đó quan trọng thì việc tránh xa hết tất cả những sự chú tâm khác như điện thoại di động, email là điều đương nhiên. Quản lý tốt thời gian còn là việc bạn có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả bất kể về số lượng. Có nghĩa là ý tưởng làm việc đa nhiệm cần phải được loại bỏ bởi vì nó chính là một trong những tác nhân khiến cho chúng ta bị mất tập trung trong khi đang thực hiện giải quyết một công việc chính. Việc thiết lập thời gian cho công việc một cách hợp lý cũng là cách để bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Nhìn chung, với 7 bí quyết làm việc hiệu quả kể trên đây vẫn chưa thể làm cho bạn có được toàn bộ bí kíp làm việc. Vậy nên, sự tìm tòi khám phá và học hỏi một cách chủ động là điều bạn cần phát huy sau cùng. Rất có thể bạn sẽ còn tìm kiếm ra được nhiều phưng pháp hiệu quả và phù hợp hơn với mình mà chưa được nêu ra trong bài viết này.

Tác giả: Vũ Bích Phượng