Bí quyết giúp tăng hiệu quả công việc cho dân văn phòng

Việc làm hành chính - văn phòng

1. Sắp xếp thực hiện trước các lựa chọn ưu tiên

Mỗi ngày chúng ta đều nên soạn ra những bản kế hoạch cá nhân để đảm bảo lịch trình cho mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Trong công việc, kế hoạch này càng đóng một vai trò quan trọng. Bởi chúng ta có quá nhiều việc để làm mỗi ngày, nhiều đầu việc cần phải được giải quyết. Nếu không đưa ra một bản kế hoạch cụ thể thì chắc chắn các bạn sẽ bị rối tung với chúng. Để mang tới hiệu quả mong đợi, chúng ta có thể áp dụng rất nhiều cách khác nhau. Trong đó, cách ghi chú lại công việc sẽ là một cách tối ưu để tạo ra được một bản danh sách cụ thể những việc làm được thực hiện theo trình tự rõ ràng và theo mức độ ưu tiên. Bạn sẽ luôn sẵn sàng để có được những lớp nang về mọi công việc cần làm mà không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc suy nghĩ xem bản thân nên làm gì tiếp theo.

Trong list danh sách đó, việc xác định các lựa chọn ưu tiên chính là động lực giúp cho các bạn có thể hoàn thành công việc kho học. Từ đó, nó còn có thể dành ra một khoảng thời gian trống cho bạn tìm tòi ra những sáng kiến mới mẻ nhất. Đây chính là bệ phóng để bạn có thể tăng năng suất lao động lên so với nhiệm vụ được giao phó. Nếu có một bản kế hoạch chi tiết, hợp lý như thế thì chắc chắn chúng ta có thể luôn luôn giữ được sự lạc quan mỗi ngày khi đến văn phòng làm việc.

>>> Tài liệu tham khảo: Bảng theo dõi, quản lý tiến độ công việc bằng excel​

2. Nhờ sự giúp đỡ của mọi người xung quanh

Bên ngoài công việc chúng ta còn cuộc sống riêng tư. Để công việc hiệu quả, không phải cứ chăm chăm tập trung vào nó mà sự hiệu quả còn được quyết định khi chúng ta biết dành thời gian chăm sóc cho cuộc sống riêng tư bên ngoài công việc. Vì thế, bạn hãy biết cách kết hợp thật kéo léo giữa công việc và các mối quan hệ xung quanh, từ người thân cho đến bạn bè. Đối diện với đồng nghiệp không chỉ bằng mối liên hệ công việc mà chúng ta cũng có thể liên hệ tới những vấn đề ngoài lề như sở thích, tổ chức các hoạt động mà cả đôi bên cùng hứng thú để tạo thêm sự gắn bó. Bạn có biết là khi các mối quan hệ tốt đẹp thì nó có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ hiệu suất công việc. Và khi chúng ta biết cách chăm sóc cho cuộc sống cá nhân thì không có bất cứ mối bận tâm nào có thể làm bạn lơ là với công việc.

>>> Nếu bạn làm công việc nhân sựcủa công ty, bạn cần lên kếhoạch tuyển nhân viên văn phòng nhưng chưa thấy hiệu quả. Ngoài việc bạn lập một list những việc cần làm đểtriển khai, bạn có thểliên hệcác công ty săn đầu người hoặc những website, văn phòng tuyển dụng chẳng hạn nhưwebsite Timviec365.vn đểgiúp bạn tìm kiếm những tài năng mà công ty đang cần kiếm tìm.

3. Học cách quản lý thời gian

Quản lý thời gian hợp lý là khi bạn biết cách lên kế hoạch cho hoạt động cần thiết, biết cách hạn chế những hoạt động không cần thiết để có thể tập trung năng lượng giải quyết việc quan trọng. Để quản lý thời gian hiệu quả, người ta đưa ra nguyên tắc SMART. Có nghĩa là bạn cần đảm bảo 5 yếu tố quan trọng dưới đây:

+ Cụ thể, rõ ràng mọi vấn đề

+ Có thể đo đếm được kết quả

+ Sử dụng khả năng để đạt hiệu quả

+ Sống thực tế

+ Lên deadline cụ thể

Việc làm truyền thông

4. Chủ động học hỏi là điều cần thiết

Việc học hỏi sẽ thường tiêu tốn của chúng ta rất nhiều thời gian. Thế nhưng, nếu như chịu khó tìm hiểu thì bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều cách học hỏi mà không làm ảnh hưởng tới thời gian làm việc. Thay vì đầu tư một chút vào việc tìm hiểu thật kỹ bản chất vấn đề rồi thực hiện nhanh quá trình còn hơn việc chúng ta cứ kéo dài thời gian làm việc dài lê thê ra như vậy. Vừa tốn thời gian mà hiệu quả cũng không được cao.

Chẳng hạn như bạn đang cần lên kế hoạch cho một cuộc họp nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm thì bạn hoàn toàn có thể hỏi những nhân viên kỳ cựu về mẫu biên bản làm việc chuẩn bị cho cuộc họp cần phải lập như thế nào. Bước tiếp theo thì cần phải làm những gì. Hãy linh hoạt và chủ động học hỏi.

Chẳng hạn như bạn vừa có thể làm việc nào đó vừa đồng thời tìm hiểu, học hỏi bạn bè đồng nghiệp xung quanh mình. Như vậy công việc vừa tiết kiệm tối đa thời gian, vừa giúp bạn trực tiếp nắm bắt vào vấn đề cụ thể từng giai đoạn.

>>> Xem thêm:  Bí quyết làm việc hiệu quả - giữ gìn niềm tin của khách hàng

5. Hãy ngừng lại những lo lắng và vui vẻ trong cuộc sống

Bạn hãy tự thưởng cho bản thân mình những món quà nho nhỏ để chúc mừng cho một thành tích nào đó đã đạt được. Nếu như khi không hoàn tất một nhiệm vụ nào đó, bạn đừng vội nản lòng và dằn vặt bản thân. Thay vào đó, hăng hái tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục, bổ sung thêm các kỹ năng còn thiếu thì sẽ có ích hơn trong công việc của mình. Hy vọng các bạn có thể nhanh chóng đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu của công việc để tăng năng suất lên cao hơn, đạt tới những giới hạn và tạo được lòng tin từ sếp của mình.

Ngay bây giờ, hãy lập danh sách toàn bộ những công việc cần giải quyết, nhớ là ưu tiên những đầu việc thiết yếu, quan trọng nhất. Sau đó, mỗi công việc hoàn thành bạn hãy hân hoàn gạch chúng đi. Bởi đó là dấu hiệu cho những chiến thắng của bạn.

6. Luôn chú trọng hiệu quả công việc

Mỗi người đều có một thế mạnh và giá trị riêng, chính vì vậy không ai có thể cân bằng và làm tuyệt vời tất cả mọi việc. Bạn sẽ cảm thấy tự tin và vui vẻ chỉ khi bạn thực sự làm đúng công việc mình am hiểu và đam mê. Chính vì vậy, đùng cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người và dấn thân vào một lĩnh vực không thực sự là thế mạnh của bạn, hơn nữa bạn không có sự đam mê với nó. Thời gian và công sức là có hạn, vì vậy đừng lãng phí nữa. Biết nói không và biết nắm bắt những cơ hội luôn là cách hiệu quả để bạn tiến về phía trước. Bạn biết đấy, nếu còn chần chừ và không dám dấn thân với những mục tiêu riêng cho một tương lai đầy tươi sáng hơn, chắc chắn thời gian bạn đang chần chừ đấy, sẽ có những cái đầu luôn ủ mưu ở những góc tối, chờ ngày tái xuất thành công. Đừng đắn đo trong những quyết định và hành động!

7. Phối hợp những hoạt động

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư luôn là vấn đề rất khó khăn đối với dân văn phòng. Bởi một ngày làm việc hành chính trôi qua đã chiếm rất nhiều thời gian của bạn, đôi khi thậm chí bạn đã rơi vào trạng thái khủng hoảng vì không có thời gian để vui chơi cũng như dành thời gian gọi về cho gia đình. Tuy nhiên, mọi thứ đều chỉ là vấn đề nhỏ khi bạn biết suy nghĩ theo chiều hướng tích cực, bình tĩnh và tìm ra một giải pháp. Một cách mang lại hiệu quả tốt nhất đó là bạn nên biết phối hợp những hoạt động lại với nhua nếu như quỹ thời gian của bạn là hạn chế. Chẳng hạn như việc giáo dục thường kết hợp giữa chơi và học để mang lại sự hứng thú cho các học sinh, thì việc bạn tự tạo niềm vui từ các nhiệm vụ công việc bạn thực hiện hàng ngày cũng là cách để bạn lấy lại năng lượng cho chính bạn thân mình.

8. Hãy dành thời gian ngắn để tranh thủ F5 năng lượng

Phần lớn dân văn phòng đều làm việc liên tục với giấy tờ và văn bản trên máy tính. Điều này theo nghiên cứu là rất có hại cho sức khỏe của bạn, khiến bạn áp lực và cảm thấy vô cùng mệt mỏi, đừng nghĩ rằng làm việc nhiều đến mức cống hiến luôn thời gian dành cho nghỉ ngơi là tốt, nó chỉ khiến hiệu suất công việc của bạn tệ hơn thôi.

Một lời khuyên dành cho dân văn phòng đó là bỏ ra khoảng thời gian trung bình dưới 30 phút để nghỉ ngơi một lần. Thực hiện việc đi xung quanh chỗ làm việc hay sang chỗ làm việc của đồng nghiệp, đi bộ xuống cầu thang pha một cốc trà chẳng hạn,... Việc vận động và di chuyển cơ thể sẽ giúp ích rất nhiều cho cơ bắp cũng như tinh thần làm việc của bạn đấy.

9. Kéo dài bữa trưa

Thời gian chuẩn nhất cho một bữa nghỉ trưa hoàn hảo có thể kéo dài đến 2 giờ đồng hồ. Đừng xem nhẹ việc nghỉ trưa bởi nó vô cùng quan trọng trong hoạt động công việc của bạn. Những bữa ăn, mua sắm trái cây hay giải quyết các nhu cầu cá nhân,... sẽ khiến dân văn phòng cóp nhặt được những năng lượng tích cực hơn cho một buổi làm việc ở nửa ngày còn lại. Nếu các nhân viên văn phòng cảm thấy lo sợ về thời gian nghỉ ngơi ở bữa trưa, đôi khi nó sẽ khiến năng suất làm việc của họ bị giảm thiểu một cách đáng kể.

Tìm kiếm việc làm

10. Thiền

Yoga hay bộ môn thiền luôn là một phương pháp thư giản hiệu quả đối với các nhân viên văn phòng. Các nghiên cứu về sức khỏe cho thấy, thiền không chỉ giúp cho các cơ quan, bộ phận của con người được nghỉ ngơi mà nó còn tạo nên một trạng thái tích cực về mặt tinh thần cho con người.

Ngoài một số bí quyết trên bạn có thể tham khảo thì những chỉ tiết nhỏ giúp bạn quản lý và tăng hiệu quả cho công việc đó là kỹ năng báo cáo và lên kế hoạch cho những công việc của mình, tìm hiểu thêm những mẫu báo cáo công việc để áp dụng cho tình hình thực tế của bạn, một bản báo cáo hay và đầy đủ đánh giá bạn là người có trách nhiệm và năng lực.