Booking confirmation là gì? Giải đáp những thắc mắc của bạn

Việc làm online

1. Giải nghĩa Booking confirmation là gì?

Để hiểu hơn về vấn đề này thì điều đầu tiên bạn cần phải hiểu được ý nghĩa của cụm từ tiếng anh là như thế nào? Cùng chúng tôi dịch nghĩa về cụm từ này nhé!

Booking chính là một trong những hoạt đầu tiên khi thực hiện hoạt động nào dịch vụ nào đó. Chắc hẳn bạn sẽ nghe nhiều đến từ này với các hoạt động dịch vụ như đặt phòng. Khi bắt đầu làm một thủ tục Booking thì chứng tỏ bạn đang chuẩn bị thực hiện bắt đầu một hoạt hợp tác với một bên cung cấp dịch vụ. Nếu như bạn đang là một doanh nghiệp thực hiện các hàng hóa cung cấp hàng hóa cần phải xuất khẩu, còn đối với các công ty khác lại chính là công ty vận chuyển cung cấp các dịch vụ, thủ tục liên quan đến hàng hóa, và thiết kế một hành trình nào đó cho hàng hóa của bạn được đến đúng địa điểm và thời gian đã được xác định từ trước.

Hiểu theo một khái niệm đơn giản hơn thì Booking chính là một trong những thủ tục cần phải đặt trước cho một đơn hàng nào đó.

Booking Confirmation được hiểu chính là khi khách hàng muốn đặt chỗ hàng hóa của mình trên một hãng tàu hay hãng hàng không nào đó thì họ cần phải đặt cho mình những chuyến đi và phải liên hệ trước với công ty dịch vụ mà bạn tin tưởng, và bên phía vận chuyển có thể liên lạc lại với bạn để giúp cho bạn hoàn thành các thủ tục liên quan đến booking request cho khách hàng của mình. Sau khi đã hoàn thành xong bước này, thì yêu cầu vận chuyển hàng hóa đó của bạn mới được gửi đến nhà vận chuyển mà khách hàng yêu cầu. Nếu như yêu cầu vận chuyển của khách hàng được nhà vận chuyển đồng ý thì họ sẽ gửi lại cho khách hàng một phiếu xác nhận vận chuyển. Hay đó chính là Booking Confirmation, khi có được giấy xác nhận này từ nhà vận chuyển thì tức là bạn đang được một chỗ để cho đơn hàng của mình.

Khi đã được xác nhận đơn yêu cầu vận chuyển hàng hóa này thì bạn có thể yên tâm là mình sẽ có được một chỗ để hàng hóa và hàng hóa đó sẽ được vận chuyển đến đúng địa chỉ mà  bạn yêu cầu.

Trên phiếu xác nhận đơn hàng của bạn nhận được sẽ có những thông tin cơ bản như: Mã số đơn hàng của bạn (hay đó còn gọi là booking), tên của phương tiện vận chuyển hàng hóa thay bạn, địa điểm chất hàng hóa đó ở đâu, địa điểm tháo dỡ hàng hóa xuống là ở đâu, và địa điểm vận chuyển cụ thể,...sau khi khách hàng nhận được những giấy tờ này thì đơn vị của chủ sở hữu hàng hóa cần phải chuẩn bị những giấy tờ thủ tục để thông quan và những giấy tờ theo đúng quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu của hàng hóa khác để tiện cho việc vận chuyển theo trình tự của các hàng hóa. Làm như vậy để hàng hóa không bị nhầm lẫn với nhau.

Sau khi các giấy tờ và thủ tục được hoàn tất thì đến lúc này bạn không cần phải lo lắng nữa. Vì đến giai đoạn này thì sẽ có bộ phận của người giao nhận hàng hóa làm việc với khách hàng. Đến giai đoạn này, bộ phận này sẽ thay bạn thực hiện và theo dõi tiến trình của hàng hóa. Từ khi bắt đầu  đưa hàng hóa lên xe, sau đó đưa hàng hóa xuống và vận chuyển như thế nào, và bộ phận này sẽ phải làm thủ tục thông quan để cho hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài một cách thuận lợi nhất.

Đó chính là những thông tin mà bạn cần phải hiểu về Booking Confirmation, sau khi đã có những hiểu biết nhất định về nó thì chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các bước để thực hiện phiếu lập thông tin về hàng hóa.

Xem thêm: Consignee là gì? Phân biệt với một vài thuật ngữ liên quan

2. Những bước để thực hiện phiếu lập thông tin về hàng hóa Booking profile

Booking profile còn được biết đến là một khái niệm dùng để chỉ nhân viên kinh doanh của đơn vị hàng hóa vận chuyển cần phải chịu trách nhiệm và lập thực hiện. Trong đó bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa trong đơn hàng và những giấy tờ có liên quan đến đơn hàng đó. Những thông tin trên Booking profile phải đảm bảo chính xác và đầy đủ, nó không được thiếu bất kỳ một nội dung nào  cả. Và nó bao gồm những nội dung sau đây:

- Tên của doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đó, người đại diện gửi hàng hóa đó là ai và số điện thoại để liên hệ với họ.

- Tên của đơn vị vận chuyển, có thể là đơn vị của hãng hàng không, hãng tàu hay cũng có thể là tàu biển,...

- Địa điểm nơi hàng hóa được cho lên vận chuyển (nơi cảng đi) và địa điểm nơi hàng hóa được dỡ xuống (nơi cảng cập bến), thời điểm mà phương tiện vận chuyển xuất phát từ điểm đi.

- Phương thức thanh toán của khách hàng với đơn vị vận chuyển. Thông thường với phương thức thanh toán này thì khách hàng và đơn vị vận chuyển có thể thỏa thuận với nhau xem thanh toán trước khi vận chuyển hay thanh toán sau khi vận chuyển. Và thanh toán bằng hình thức qua tài khoản ngân hàng hay tiền mặt. Nhà nước sẽ không quy định về hình thức thanh toán cũng như thỏa thuận của hai bên vì đó chính là dựa trên cơ sở giao dịch dân sự. Chính vì thế mà đôi bên có thể tự do thỏa thuận với nhau trong khuôn khổ pháp luật cho phép.

- Trong thông tin về Booking profile cũng sẽ có cả những thông tin về chi phí dịch vụ, chi phí hoa hồng và những chi phí phát sinh khác. Bởi vì trong những lần vận chuyển hàng hóa, bạn không thể biết được sẽ xảy ra chuyện gì phát sinh hay không. Chính vì thế mà các chi phí phát sinh khác sẽ được ghi trong cả giấy tờ Booking profile.

Đọc ngay: Custom declaration là gì? Những điều mà bạn cần phải biết

Việc làm marketing - pr

3. Quy trình thực hiện để bạn có thể đặt hàng

Đối với những quy trình đặt hàng thông thường như vậy thì có thể bạn sẽ mất khá nhiều thời gian, tuy nhiên khi đặt hàng hóa vận chuyển thì nó không còn khó khăn với chính bạn nữa. Bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng và đơn giản vì có sự giúp đỡ của  một bộ phận nhân viên kinh doanh bên phía của công ty vận chuyển để giúp bạn thực hiện những công việc đó. Hầu hết hiện nay với những công ty làm dịch vụ thì luôn có bộ phận nhân viên kinh doanh để thực hiện hỗ trợ khách hàng trong giao dịch hoặc tìm hiểu vấn đề gì đó liên quan đến dịch vụ của công ty mình. Với những người đặt hàng hóa dịch vụ với công ty vận chuyển thì bạn không cần phải quá chú tâm đến hình thức cũng như tiến trình của nó, mà bạn chỉ cần quan tâm đến những thông tin xem nó đã chính xác hay chưa? Những tiến trình về cơ bản sẽ được thực hiện theo những bước sau đây:

Bước thứ nhất: Khi khách hàng và chủ doanh nghiệp vận chuyển đã thống nhất với nhau về thông tin hàng hóa, thời gian vận chuyển của hàng hóa (bao gồm thời gian xuất hàng hóa và thời gian dỡ hàng hóa), lúc này chỉ có chờ phương tiện vận chuyển nữa là xong thì chủ doanh nghiệp xuất khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển hàng hóa để yêu cầu họ dành cho hàng hóa của bạn một chỗ trống cho hàng của bạn. Trong thủ tục hàng hóa đó bao gồm những thông tin cơ bản sau: Tổng khối lượng của hàng hóa, tên mặt hàng đó, tất cả những thông tin về cảng đến cũng như cảng đi, địa điểm giao hàng cụ thể với hàng hóa đó,...

Bước thứ hai, khi các thông tin về hàng hóa đã được điền đầy đủ và khi bên doanh nghiệp xuất khẩu với bên dịch vụ vận chuyển đã làm việc xong với nhau, thì lúc này hàng hóa được coi như một hành khách. Hai đơn vị chủ quản là doanh nghiệp xuất khẩu và đơn vị vận chuyển sẽ làm việc với nhau, cùng phối hợp với nhau để thực hiện vận chuyển hàng hóa đó.

Bước thứ ba, sau khi các bước đã dần hoàn thành, ngay sau khi giấy xác nhận của đơn  vị vận chuyển được gửi đi thì nhà xuất khẩu sẽ xem xét và duyệt lại thêm một lần nữa để tái xuất khẩu các giấy tờ của  chuyến hàng ở văn phòng của hãng tàu, hãng hàng không trước khi hàng hóa được đưa vào vận chuyển, vận đơn.

Đó chính là 3 bước đơn giản để bạn thực hiện quy trình của mình, thế nhưng trên thực tế cho thấy, đó không phải là điều quan trọng nhất bạn cần làm, mà điều bạn cần làm chính là để ý độ chính xác của những thông tin.

Trên thực tế cho thấy thì Booking confirmation được sử dụng khá nhiều hiện nay, nó không chỉ đơn thuần là thuật ngữ của chuyên ngành vận chuyển nữa mà nó chính là thuật ngữ đang đang sử dụng và phổ biến vô cùng rộng rãi ở trong tất cả các lĩnh vực hiện nay như: Du lịch, khách sạn, nhà hàng,...khi sử dụng thuật ngữ Booking confirmation này vào thì nó đều mang một ý nghĩa là xác nhận đơn đặt hàng dành cho khách hàng đã đặt từ trước. Việc mà bạn thực hiện gọi cho khách sạn đặt phòng trước và khách sạn đó xác nhận đơn đặt hàng cho bạn và dành ra một vị trí trống cho bạn chính là Booking confirmation.

Thuật ngữ này hiện nay rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi hiện nay vì sự phổ biến của nó. Chính vì thế mà có rất nhiều người biết đến thuật ngữ này vì nó được sử dụng ngành dịch vụ khá nhiều.

Hoạt động Booking confirmation đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng, có thể nói nó chính là một sự đảm mà bạn dành cho bạn, để chắc chắn mình có phòng ở hay hàng hóa của mình được chuyển đi đúng nơi và đúng với thời gian đã thỏa thuận từ trước. Nếu như bạn đi du lịch, để chắc chắn cho chuyến đi của mình được diễn ra thuận lợi thì cần thiết phải đặt phòng trước và lúc nà Booking confirmation có vai trò rất quan trọng.

Hy vọng với những thông tin mà timviec365.vn đem lại cho bạn trên đây thì bạn đã hiểu được thế nào là Booking confirmation, và biết được khi nào thì mình cần phải xác nhận đặt phòng.

Bài viết tham khảo: FCR là gì trong các lĩnh vực khác nhau? Cùng nội dung liên quan

Việc làm truyền thông