Custom declaration là gì? Những điều mà bạn cần phải biết

1. Custom declaration là gì?

1.1. Khái niệm về custom declaration 

Custom declaration hay còn được gọi là giấy hải quan, hiểu một cách đơn giản thì nó có nghĩa giống như một loại văn bản giấy tờ dùng để liệt kê các chi tiết của phiếu kê khai hàng hóa (packing list) mà các chủ hàng phải thực hiện kê khai và xuất trình cho bên lực lượng kiểm soát trước khi muốn đưa được số hàng của mình được nhập hay xuất cảnh vào Việt Nam. Bởi thế mà ngoài có ý nghĩa là giấy hải quan thì nó cũng có tên gọi khác là giấy xuất nhập cảnh

Custom declaration hay hiểu một cách đơn giản và dễ hiểu hơn là nếu trường hợp doanh nghiệp hay chủ hàng muốn đưa hàng hóa nhập khẩu vào nước hay các mặt hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài thì việc tiến hành làm thủ tục đăng ký hải quan và  khai tờ khai hải quan chính là một trong những công việc đâu tiên và bắt buộc mà bất cứ doanh nghiệp cũng cần phải thực hiện

1.2. Vai trò và chức năng của custom declaration 

Custom declaration sẽ bao gồm vai trò và chức năng như sau:

- Custom declaration là chứng từ và cơ sở thay thế cho kế toán của các chủ hàng trước các cơ quan kiểm soát 

là cơ sở 

 - Custom declaration có vai trò như một nguồn tài liệu để khai báo những thông tin về nguồn hàng cũng như chủ thể và đối tượng đứng tên nguồn hàng đó

 - Custom declaration có giá trị như một chứng từ pháp lý trong việc kiểm tra và giám sát hải quan

 - Custom declaration cơ sở để các doang nghiệp cũng như các đơn vị chức năng liên quan thực hiện thống kê hải quan

1.3. Custom declaration có những loại nào?

Nếu như ở giai đoạn trước tháng 4 năm 2024, thì các doanh nghiệp hay chủ hàng muốn tiến hành làm thủ tục và đăng ký giấy tờ hải quan thì các đơn vị hay cá nhân này sẽ sử dụng các mẫu tờ khai hải quan điện tử theo mẫu in trực tiếp từ phần mềm hải quan. Tuy nhiên đến giai đoạn 2024, thì người làm có thể tiện lợi hơn trong việc khai hải quan dựa trên phần mềm VNACCS

Xem thêm: Hạn ngạch nhập khẩu là gì? Có nên bỏ hạn ngạch nhập khẩu không?

Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu

2. Custom declaration  có giá trị pháp lý như thế nào?

Trong bộ hồ sơ khai hải quan, custom declaration chính là một trong những chứng từ pháp lý quan trọng và không thể thiếu, bởi thế nếu bộ hồ sơ khai hải quan thiếu hoặc không thể xuất trình được custom declaration thì cũng đồng nghĩa hồ sơ đó sẽ không có giá trị.

Tại sao custom declaration lại quan trọng đến vậy? Và ngoài custom declaration ra thì trng bộ hồ sơ của các đại lý hải quan vẫn còn rất nhiều những thủ tục giấy tờ khác để có thể chứng minh cho nguồn gốc và xuất xứ nguồn hàng mà?

Custom declaration đóng vai trò quan trong tất yếu trong bộ hồ sơ hải quan là bởi những nguyên do sau:

Thứ nhất, toàn bộ các chức năng cũng như vai trò của bộ hồ sơ hải quan đều có điểm bắt đầu và xuất phát từ custom declaration

Thứ hai, custom declaration đóng vai trò như mộ nơi phản ánh và ghi nhận tất cả những dữ liệu và thông tin liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu mà các doanh nghiệp hay các chủ hàng đã và đang thực hiện cung cấp cho cơ quan đơn vị hải quan, trong đó nó đã bao gồm tất cả các thông tin về pháp lí, cung như tất cả các thông tin nghiệp vụ

Thứ 3, custom declaration có nhiệm vụ như một “hôn thú” để ràng buộc trách nhiệm pháp lí của các doanh nghiệp hay các chủ hàng, người thực hiện khai hải quan với các đơn vị, cơ quan cán bộ công chức trong ngành hải quan khi thực hiện các nội dung theo đúng quy định của thủ tục hải quan

Và một điều cuối cùng, custom declaration chính là nơi phản ánh và cũng là chứng từ xác nhận kết quả kiểm tra của các cơ quan hải quan đối với từng lô hàng cụ thể.

Bởi thế, trường hợp nếu chủ hàng hay doanh nghiệp làm hồ sơ hải quan nhưng lại không thể xuất trong được custom declaration thì cũng đồng nghĩa bộ hồ sơ đó sẽ không có giá trị và các cơ quan hải quan cũng sẽ không thể được phép tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng đó được

Cũng theo quy định của pháp luật Việt Nam thì custom declaration được gọi là hồ sơ cơ bản còn các chứng từ khác được gọi là chứng từ đi kèm của custom declaration. Vì vậy mà xét về mặt nguyên tắc thì khi tiến hành làm các thủ tục, hồ sơ hải quan thì custom declaration chính là các giấy tờ mà các doanh nghiệp hay chủ hàng không thể được phép thiếu hay nợ. Và việc sửa đổi, bổ sung, thay thế tờ khai hải quan được thực hiện theo qui trình thủ tục pháp lí chặt chẽ do pháp luật qui định

Custom declaration chỉ có hiệu lực pháp lý và giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng kí

Đặc biệt đối với loại hình hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại thì custom declaration bao giờ cũng theo mẫu chuẩn do cơ quan hải quan in ấn, phát hành và giữ bản quyền trên đó phản ánh đầy đủ các thông tin dữ liệu cần thiết để đảm bảo cho cơ quan hải quan thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hải quan.

Xem thêm: Khám phá green supply chain là gì? Khía cạnh đặc biệt của GSCM

Việc làm khai báo hải quan

3. Đăng ký giấy hải quan bạn cần những giấy tờ gì?

3.1. Đăng ký giấy custom declaration với các lô hàng nhập khẩu

Để thực hiện việc đăng ký thành công giấy hải quan nhập khẩu, bạn cần phải cung cấp đủ các thủ tục và giấy tờ như sau:

3.1.1. Hồ sơ đăng ký 

- Bộ mẫu tờ khai hải quan ( mẫu hồ sơ này bạn có thể liên hệ tại các cơ quan hải quan)

- 4 hóa đơn thương mại, bao gồm 1 bản chính và 3 bản sao

- Bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa

- Thư tín dụng bản sao (nếu có)

- Bản chính giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa

- Bản chính giấy bảo hiểm của hàng hóa

- Lệnh giao hàng (được cấp tại hãng tàu)

- Giấy giới thiệu công ty của doanh nghiệp, công ty

- Vận tải đơn, yêu cầu bản chính trường hợp đối với các thanh toán trực tuyến bằng điện

3.1.2. Thủ tục đăng ký custom declaration

Để thực hiện việc đăng ký custom declaration, các doanh nghiệp và chủ hàng cần phải tiến hành theo các quy trình thủ tục như sau:

- Đầu tiên, nộp bản chính giấy vận đơn, ký hậu vận đơn và giấy giới thiệu của doanh nghiếp đến các hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Trường hợp thanh toán thư tín dụng thì giấy vận tải đơn phải có ký hiệu

đối với L/C phải sử dụng B/L có ký hiệu

- Tiếp đó đem toàn bộ chứng từ đến phòng đăng ký custom declaration và chờ các cơ quan hải quan phân công kiểm hóa để kiểm hàng và tính thuế

- Cuối cùng là tiến hành nộp thuế và rút tờ khai, thực hiện nhận hàng, tiến hành thanh lý và chở hàng về.

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

3.2. Đăng ký giấy custom declaration với các lô hàng xuất khẩu

Để thực hiện việc đăng ký thành công giấy hải quan nhập khẩu, bạn câng phải cung cấp đủ các thủ tục và giấy tờ như sau:

3.2.1. Hồ sơ đăng ký

- Bộ mẫu tờ khai hải quan ( mẫu hồ sơ này bạn có thể liên hệ tại các cơ quan hải quan)

- 4 hóa đơn thương mại, bao gồm 1 bản chính và 3 bản sao

- 4 bảng kê chi tiết, bao gồm 1 bản chính và 3 bản sao

- Bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa

- Thư tín dụng bản sao (nếu có)

3.2.2. Quy trình đăng ký

Để thực hiện việc đăng ký custom declaration cho các đơn hàng xuất khâu của mình, các doanh nghiệp và chủ hàng cần phải tiến hành theo các quy trình thủ tục như sau:

Đầu tiên, mang bộ chứng từ đến phòng đăng ký custom declaration để các cơ quan hải quan để đăng ký và chờ các cơ quan hải quan phân công kiểm hóa để kiểm hàng, niêm phong và đóng dấu. Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục trên, các doanh nghiệp và đơn vị chủ hàng có thể thực hiện rút tờ khai và tiến hành thanh lý.

Chú ý: Trong lúc khoản thời gian đăng ký tờ khai và chờ các đơn vị hải quan thực hiện việc phân công kiểm hóa thì các doanh nghiệp và chủ hàng sẽ phải nhanh chóng đến và liên hệ với các thương vụ cảng để đăng ký hạ Container, tìm bốc xếp, bốc dỡ hàng.

Xem thêm: Forwarder là gì? Vai trò của forwarder trong xuất nhập khẩu!

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

4. Mất custom declaration, các doanh nghiệp và chủ hàng cần làm những gì?

Hiện tại đối với cách làm hồ sơ đăng ký hải quan như hiện nay thì trường hợp nếu làm mất, thì các chủ hàng hay doanh nghiệp vẫn có thể xem và xin lại một cách dễ dàng trên hệ thống VNACSS của cục hải quan. Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thanh khoản hay hoàn thuế thì doanh nghiệp bắt buộc phải có tờ khai giấy. Bởi thế nếu trong trường hợp này các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng liên hệ với chi cục hải quan của mình tiến hành khai báo và nêu rõ nguyên nhân bị mất tờ khai, xác nhận về việc mất tờ khai, để được nhận sự hỗ trợ từ các đơn vị cơ quan hải quan cùng tiến hành tìm kiếm và kiểm tra tờ khai đó với doanh nghiệp

Còn nếu trường hợp không thể tìm được, thì doanh nghiệp hay các chủ hàng cần phải có công văn gửi các cơ quan, đơn vị hải quan, trong đó phải nêu rõ lý do vì sao mất, đã tiến hành sao lục hay chưa, như thế nào,.. và có thể sẽ phải chịu phí phạt về việc làm mất giấy tờ hải quan mà các doanh nghiệp cũng cần phải xác định rõ.

Sau khi tiếp nhận công văn của doanh nghiệp, các đơn vị hải quan sẽ tiến hành xem xét, thực hiện sao lưu tờ khai hải quan mới và cấp lại cho doanh nghiệp.

Việc làm

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “ custom declaration là gì”, hi vọng rằng qua những chia sẻ trong bài viết đã có thể giúp bạn có cho mình một câu trả lời đúng nhất về custom declaration là gì cũng như nắm vưng được những điều kiện cần để thực hiện đăng ký custom declaration. Cảm ơn vì đã luôn dành thời gian quan tâm và theo dõi bài viết của chúng mình nhé. Chúc các bạn thành công!!

Bài viết tham khảo: FCR là gì trong các lĩnh vực khác nhau? Cùng nội dung liên quan