Vận đơn là gì? Giúp bạn phân loại vận đơn dễ dàng

Nếu như chưa tự tin vào sự hiểu biết của mình về vận đơn thì hãy cùng Bích Phượng tìm hiểu thật kỹ khái niệm này trong bài viết dưới đây nhé!

1. Giải nghĩa vận đơn là gì?

Theo cách hiểu đơn giản nhất, dễ ghi nhớ nhất thì vận đơn chính là vận tải, là các thông tin về việc vận chuyển hàng hóa. Xét về kiểu loại, vận đơn là một loại chứng từ vận tải được hình thành bằng cách ký phát, thực hiện bởi các đối tượng như người vận chuyển nói chung, đại lý của người vận chuyển hoặc là người thuyền trưởng nếu hình thức vận tải là đường biển. Những đối tượng này sẽ ký phát, kê khai hàng hóa (packing list) khi hàng đã dược nhận chỉ chờ xếp lên tàu hoặc khi nguồn hàng đã được xếp lên tàu.

2. Khám phá các chức năng vốn có của vận đơn

Trong hoạt động vận chuyển, vận đơn thể hiện rất nhiều chức năng. Bạn cần nắm rõ các chức năng này để có thể tận dụng vận đơn một cách hiệu quả.

Thứ nhất, vận đơn chính là bằng chứng trong việc ký kết các hợp đồng về vận tải và trong đó có chỉ rõ nội dung của hợp đồng là gì. Chức năng đầu tiên này của vận đơn sẽ góp phần xác định rõ ràng mối quan hệ pháp lý giữa mối quan hệ của chủ hàng với người vận tải, trong đó quan trọng hơn cả là xác định được rõ ràng mối quan hệ giữa người vận tải với người sẽ nhận hàng.

Thứ hai, vận đơn có chức năng của một tờ biên lai hàng hóa để người vận tải lấy đó làm căn cứ xác nhận rằng họ đã nhận hàng từ người gửi để chuyên chở đến với người nhận hàng (consignee). Khi vận đơn thực hiện chức năng biên lại, đồng nghĩa với việc người vận chuyển sẽ chỉ giao hàng đến tay người nào có thể xuất trình vận đơn hợp lệ (vận đơn đường biển) đã từng được ký kết tại cảng xếp hàng hóa.

Thứ ba, vận đơn nắm giữ chức năng là bản chứng từ giúp người vận chuyển xác nhận được quyền sở hữu hàng hóa với đối tượng được ghi trong vận đơn. Chức năng này khiến cho vận đơn trở thành một loại giấy tờ có giá trị lớn và có thể chuyển nhượng, cầm cố hay mua bán.

Đây là ba chức năng quan trọng của vận đơn mà bất cứ người nhân viên xuất nhập khẩu nào cũng cần phải nắm bắt được. Vì nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong công tác quản lý chứng từ hiệu quả. Ngoài việc có chức năng thì vận đơn còn thể hiện những tác dụng lớn.

Xem thêm: FCR là gì trong các lĩnh vực khác nhau? Cùng nội dung liên quan

3.  Những tác dụng cơ bản của vận đơn là gì?

Trong hoạt động vận tải, vận đơn có một số tác dụng sau đây:

- Vận đơn được dùng để làm căn cứ khai báo hải quan

- Làm thủ tục xuất – nhập khẩu hàng hóa

- Vận đơn đóng vai trò là một tài liệu quan trọng đi liền cùng với hóa đơn thương mại thuộc bộ chứng từ được gửi bởi người bán đến tay người mua hoặc người bán gửi cho ngân hàng nhằm phục vụ mục đích thanh toán tiền hàng.

- Vận đơn còn đóng vai trò là một chứng từ có tác dụng để mua bán, cầm cố hoặc có thể chuyển nhượng hàng hóa mà nó thể hiện.

- Thông qua vận đơn, chúng ta có được căn cứ xác đáng để định rõ về số lượng hàng hóa mà người bán đã gửi đi đến tay khách hàng. Dựa qua các số liệu vận đơn thể hiện đẻ tiến hành thống kê và theo dõi hợp đồng ký kết của đôi bên.

Xem thêm: ETC là gì trong xuất nhập khẩu? ETC có ý nghĩa gì?

Tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu

4. Nội dung quan trọng thể hiện trong vận đơn

Khi viết vận đơn, hãy lưu ý để không bỏ sót bất kỳ nội dung nào được liệt kê bên dưới:

- Thông tin của người vận tải bao gồm tên và địa chỉ rõ ràng

- Thông tin POL (Cảng xếp hàng)

- Thông tin POD (Cảng dỡ hàng)

- Thông tin người gửi hàng, bao gồm chi tiết tên và địa chỉ

- Thông tin của đại lý và bên đưa ra thông báo chỉ định

- Thông tin chi tiết của hàng hóa được vận tải: tên hàng, mã số ký hiệu, trọng lượng (hoặc thể tích), số lượng kiện hàng

- Thông tin chi tiết về cước phí, phụ phí cần chi trả cho bên vận tải kèm theo các điều kiện thanh toán hàng hóa

- Địa điểm, thời gian vận đơn được cấp

- Số của bản vận đơn gốc

- Chữ ký của bên vận tải

Vận đơn có cơ sở pháp lý rõ ràng cho nên khi thực hiện các vấn đề liên quan đến vận đơn thì cần hết sức rõ ràng và đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc.  

5. Phân loại rõ ràng các vận đơn

Trong hoạt động vận tải xuất nhập khẩu, dựa vào nhiều yếu tố khác nhau mà người ta có thể phân chia ra thành nhiều loại vận đơn để sử dụng trong nhiều trường hợp cụ thể. Đó là lý do vì sao ngày nay khi liệt kê các loại vận đơn chúng ta có cả một list danh sách những cái tên. Có thể bạn sẽ không nắm bắt được hết chúng ngay, vậy nên ở bài viết này Bích Phượng chỉ đưa ra những loại vận đơn phổ biến, được sử dụng nhiều nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu.

5.1. Phân loại vận đơn theo mối quan hệ của việc trả hàng  

Theo tiêu chí này, vận đơn được chia làm hai loại là vận đơn chủ và vận đơn thứ. Trong đó:

* Vận đơn chủ còn được gọi là Master bill of lading đóng vai trò là loại chứng từ biểu thị rất rõ thông tin của lô hàng được vận tải giữa các đơn vị vận tải và được phát hành bởi các hãng chuyên vận tải.

Trên vận đơn này sẽ bao gồm các nội dung thông tin sau:

- Người gửi/ người nhân: tại mục này bạn ghi rõ tên của công ty vận chuyển (forwarder)

- Tên chính xác của phương tiện đảm nhận việc vận chuyển lô hàng hóa đó

- Thông tin của cảng hàng hóa: tên của cảng đi và cảng đến

- Các thông tin liên quan đến đơn hàng: tên hàng hóa, số bill, số kiện hàng, khối lượng, trọng lượng, ngày bắt đầu chuyển hàng lên phương tiện vận tải,…

* Vận đơn thứ còn được gọi với thuật ngữ chuyên ngành là House bill of lading, cũng đóng vai trò là một loại chứng từ thể hiện rõ tất cả các thông tin liên quan đến lô hàng những là lô hàng của người nhập khẩu và người xuất khẩu. Loại vận đơn này được phát hành bởi các đơn vị vận chuyển không có phương tiện, chủ yếu do forwarder đảm đương là nhiều.

Vận đơn thứ thể hiện các nội dung bao gồm:

- Người gửi/ Người nhận: ghi vào thông tin của người xuất khẩu và người nhập khẩu

- Các thông số giống với các thông số của vận đơn chủ: bao gồm thông tin của cảng hàng hóa và thông tin liên quan đến đơn hàng.

5.2. Phân loại vận đơn dựa trên khả năng chuyển nhượng vận đơn

*Vận đơn theo lệnh – To order B/L

Vận đơn To Order B/L là vận đơn  không ghi vào trong ôNgười nhận hàng tên của người nhận, thay vào đó lại ghi từ Theo lệnh (To Order). Bạn hình dung như thế này:

“Người nhận hàng: Theo lệnh”

Tiền tố sau từ Theo lệnh có thể chi tiết hơn ví dụ như Theo lệnh của một ai đó được chỉ định, hoặc theo lệnh của Ngân hàng,… Nếu như trên nội dung này chỉ tồn tại duy nhất hai từ Theo lệnh mà không ghi rõ đối tượng nào chúng ta mặc nhiên hiểu lệnh được phát bởi người phát ra lệnh trả hàng.

Loại vận đơn theo lệnh vẫn chuyển nhượng được thông qua cách đơn giản như sau: người trả hàng ký hậu vận đơn. Loại vận đơn To Order to B/L thường áp dụng thanh toán theo phương thức LC.

* Vận đơn đích danh – Straight B/L

Đích danh có nghĩa là đích thị hướng tới đối tượng, nó thể hiện chính xác thông tin của cả người nhận và người gửi hàng hóa trong thực tế. Loại vận đơn này có ghi rõ ràng, cụ thể thông tin của người nhận hàng và do đó chỉ người nhận hàng được ghi trên vận đơn mới có quyền nhận hàng, ngay cả khi người nhận hàng đó ủy quyền cho ai đó nhận thay cũng không được vì loại vận đơn đích danh này không thể chuyển nhượng thông qua việc ký hậu vận đơn.

* Vận đơn vô danh – Bearer B/L

Với loại vận đơn này, bạn có thể phân biệt bằng cách nhìn vào mụcNgười nhận hàng được bỏ trống, không chứa bất cứ thông tin nào. Theo đó, người vận chuyển sẽ chuyển lại hàng hóa cho bất cứ ai có thể xuất trình được vận đơn. Hình thức của vận đơn vô danh chính là trao tay hàng hóa trực tiếp.

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

5.3. Vận đơn Switch bill of lading

Trong tất cả các loại vận đơn thì Switch bill of lading được coi là loại vận đơn đặc biệt. Bởi nó được chuyển đổi từ dạng ban đầu sang một dạng vận đơn khác theo yêu cầu của khách hàng (người gửi). Vậy loại vận đơn này thường được xuất hiện phổ biến ở đâu?

Trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa ba bên và dùng với mục đích không hợp pháp như trốn thuế, muốn giáu nhẹm đi nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa,… thêm vào đó, loại vận đơn Switch B/L này thường chỉ dùng trong phạm vi vận tải biển nhưng không phải dành cho tất cả các doanh nghiệp có loại hình vận tải biển, nó chỉ được thực hiện ở một số doanh nghiệp mà thôi. Lưu ý đối với những khách hàng sử dụng loại vận đơn này đó là phải thỏa thuận thật rõ ràng đối với đơn vị sản xuất để tránh những rủi ro trong quá trình vận tải hàng hóa.    

5.4. Phân loại vận đơn dựa vào tình trạng của vận đơn

* Vận đơn sạch – Clean B/L

Thông tin ghi trên vận đơn hoàn toàn không ghi những khuyết điểm của hàng hóa vận tải. Do nó là loại vận đơn hoàn hảo cho nên hầu như người nhận hàng hay chủ hàng hóa nào cũng đều muốn được nhận vì nó tạo ra được niềm tin đối với đơn hàng được vận tải.

* Vận đơn không hoàn hảo – Unclean B/L

Đây chính là loại vận đơn đối ngược với vận đơn sạch/ vận đơn hoàn hảo do đó có thể dễ hàng thấy được đặc điểm của loại vận đơn này là sẽ đối lập với đặc điểm của vận đơn sạch. Theo đó, ở trên bill sẽ có ghi kèm theo tình trạng xâu của lô hàng như lô hàng có các dâu hiệu hư hỏng, mốc, bao bì bị rách,…

Ngoài những cách phân chia trên đây, người ta còn có vô vàn những căn cứ khác để có thể chia nhỏ vận đơn thành nhiều loại khác nhau. Ví dụ như căn cứ vào tình trạng xếp dỡ hàng hóa mà có loại vận đơn Shipped of B/L (đã bốc hàng đưa lên tàu) và vận đơn Received for shipment B/L  (nhận hàng hóa để chở); hoặc căn cứ vào yêu cầu xuất trình mà người ta đã chia thành vận đơn gốc (Original B/L), vận đơn bằng điện (Telex Release B/L) và vận đơn xuất trình (Surrendered B/L). Cùng với đó cũng xuất hiện các vận đơn đặc biệt giống như Switch bill of Lading, đó là Combined of lading, Seaway bill.

Xem thêm: Giải đáp đại lý hải quan là gì? Tại sao cần đại lý hải quan?

6. Giúp bạn phân biệt giữa vận đơn biển và vận đơn hàng không

Sau khi đã tìm hiểu rõ khái niệm vận đơn là gì thì có vẻ như chúng ta đã có được những hình dung rõ ràng, cụ thể nhất về vận đơn. Trong đó càng hiểu hơn về những loại vận đơn hiện có như vận đơn biển, vận đơn hàng không chẳng hạn. Cũng không quá khó khăn khi chúng ta phân biệt để tìm ra sự khác biệt giữa hai loại vận đơn phổ biến này. Có thể bạn đã tự phân biệt được chúng nhưng tại đây, Bích Phượng vẫn sẽ tóm tắt ngắn gọn những điểm khác nhau cơ bản giữa hai loại vận đơn đường biển và đường hàng không.

Vận đơn biển	Vận đơn hàng không
Không chuyển nhượng được	Có thể chuyển nhượng nếu như thực hiện giao hàng theo lệnh
Có thể phát hành từ 9 bản vận đơn trở lên	Chỉ phát hành 3 bản vận đơn gốc và 3 bản vận đơn copy
Không sử dụng trong các điều kiện sau: CFR, FOB, CIF, FAS của Incoterms	Dùng được trong mọi điều kiện thuộc Incoterms
Chịu sự thay đổi, điều chỉnh bởi các cơ sở pháp lý Montreal, công ước warsaw	Cơ sở pháp lý: Công ước Hague, Bộ luật US COGSA 1936, Công ước Hague  - Visby.

Có thể nói, qua việc tìm hiểu vận đơn là gì, Phượng hay bất cứ bạn đọc nào cũng phải công nhận một điều rằng, các thông tin ghi trên vận đơn là yếu tố có giá trị vô cùng quan trọng . Nếu như vì một lý do bất cẩn nào đó mà bạn để sai thông tin, khuyết thiếu thông tin thì hậu quả sẽ kéo theo nhiều sai sót khác. Nó khiến chúng ta mất rất nhiều thời gian để sửa chữa và tốn kém nhiều chi phí cho việc này, thêm vào đó những lô hàng xuất nhập khẩu sẽ bị trì trệ, tồn kho lâu ngày dẫn đến các kết quả xấu đối với chất lượng, nhất là những mặt hàng thực phẩm, hàng dễ vỡ,… Chính vì vậy, khi bước chân vào ngành xuất nhập khẩu, bạn cần phải rèn luyện cho mình tính cách cẩn thận, chi tiết để vừa đảm bảo công việc luôn suôn sẻ, vừa có thể nhắc nhở khách hàng kịp thời, tránh mọi sai sót có thể xảy ra. Để hành nghề chuyên nghiệp và nắm bắt những cơ hội việc làm hấp dẫn, những cơ hội thăng tiến rộng mở trong lĩnh vực này, hãy tìm việc và học hỏi kinh nghiệm làm nghề xuất nhập khẩu ngay tại timviec365.vn. Đó là bí quyết hay nhất mà Phượng gửi gắm đến độc giả của mình, dành cho những ai yêu thích lĩnh vực này và muốn có một tương lai sự nghiệp vững chắc.

Tìm việc làm

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn khám phá rất tỏ tường câu hỏi vận đơn là gì? Hy vọng qua đó bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm để bước vào nghề xuất nhập khẩu một cách thành công.

Bài viết tham khảo: DDU là gì? Thông tin cơ bản về DDU có thể bạn chưa biết!