[Giải đáp] Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là như thế nào, bạn hiểu chưa?

Chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ cần thiết phục vụ cho công tác nhập hoặc xuất hàng hóa tại các cảng hàng không, hàng hải. Tùy vào vai trò là người bán hay người mua mà đơn vị sẽ chuẩn bị các chứng từ khác nhau. Trong đó nó sẽ bao gồm những giấy tờ sau:

1.1. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là loại giấy chứng từ được bên phía đơn vị xuất khẩu nhằm thu tiền của người mua lô hàng theo đúng các điều khoản cũng như thông tin đã được in ấn trên bản hợp đồng trước đó. Hóa đơn thương mại có chức năng chủ chính là thực hiện thanh toán sau thỏa thuận giao dịch giữa bên mua và bên bán, bởi thế mà khi thực hiện cấp và làm loại chứng từ này, cần phải đề rõ đơn giá, số và ngày thực hiện thanh toán hóa đơn, đơn vị bán hàng, chữ ký của cả hai bên bán và mua, tổng số tiền mà bên mua phải thanh toán cho bên bán, phương thức thanh toán của 2 bên: tiền mặt hay chuyển khoản ngân hàng (trường hợp nếu chuyển khoản thì cần phải ghi rõ số tài khoản và  tên ngân hàng của bên nhận tiền, …

Trong những trường hợp lô hàng có dấu hiệu bị hỏng, hay cần yêu cầu các dịch vụ sửa chữa, bảo hành từ phía đơn vị sản xuất thì hóa đơn thanh toán thương mại chính là một trong những chứng từ bắt buộc mà người mua phải xuất trình được

1.2. Hợp đồng thương mại 

Hợp đồng thương mại hay còn được hiểu là chứng từ chứng minh cho sự thỏa thuận giữa 2 bên người mua nhận hàng hóa (consignee) và người bán, trong đó nó sẽ đi kèm các thông tin như: thông tin cá nhân (của cả 2 bên), điều khoản hợp đồng, thông tin chi tiết về lô hàng hóa, điều kiện cơ sở giao nhận hàng của cả 2 bên, phương thức thanh toán, …

1.3. Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa là loại giấy chứng từ thể hiện phương thức cũng như cách đóng gói (packaging) của các lô hàng, kê khai hàng hóa (packing list) để có thể tránh những trường hợp rủi ro như nhầm lẫn giữa các hàng hóa hay giảm tải tỷ lệ hỏng hóc, vỡ đập hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Vì thế mà với phiếu đóng gói hàng hóa, bên cung cấp nguồn hàng cũng cần phải đề rõ các thông tin như: tên hàng, số lượng hàng là bao nhiêu kiện, trọng lượng hàng là bao nhiêu, dung tích,…

Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu

1.4. Vận đơn

Vận đơn hay còn được hiểu là loại giấy chứng từ thể hiện hình thức vận chuyển hàng hóa (đường bộ, đường thủy, hàng không, hay hàng hải). Đặc biệt đối với những vận đơn đường biển thì nó còn có chức năng sở hữu số lượng hàng hóa ghi trên tờ vận đơn đó.

1.5. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan (custom declaration) là mẫu văn bản có chức năng thực hiện việc kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với các đơn vị hải quan để phối hợp thực hiện việc kiểm tra và rà soát trước khi có thông báo chính thức lô hàng đó có đủ điều kiện để xuất hay nhập khẩu vào một quốc gia hay không.

Bên cạnh những loại giấy tờ kể trên thì nó còn sẽ bao gồm một số những chứng từ liên quan khác, mà mà tùy từng vào giá trị cũng như tính chất của lô hàng mà các đơn vị phải xuất trình được, có thể kể đến như: tín dụng thư, hóa đơn chiếu lệ, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận hun trùng, giấy chứng nhận vệ sinh, chứng thư kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng.

Xem thêm: Chuyển khẩu là gì? Những hình thức chuyển khẩu hiện nay

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

2. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Để có thể tiến hành và thực hiện đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần phải tuân theo đúng những quy trình như sau: 

2.1. Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hàng hóa

Trước khi muốn thực hiện làm các thủ tục hải quan (custom clearance) để có thể dễ dàng thực hiện việc xuất hay nhập khẩu lô hàng của đơn vị mình, thì bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ trước các loại chứng từ xuất nhập khẩu bằng cách in thành văn bản và điền đầy đủ những thông tin cần thiết. Một điểm mà bạn cần lưu ý khi điền thông tin trên văn bản này đó là sau khi hoàn thành thì hãy dành thời gian kiểm tra các thông tin này và kịp thời chỉnh sửa ngay nếu nó mắc phải những lỗi như: lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.

Ngoài ra cũng có một cách thuận tiện hơn cho bạn đó là gửi thẳng các thông tin về chứng từ xuất nhập khẩu này đến thẳng các đơn vị có chức năng nhận, thẩm quyền thông qua hình thức gửi trực tuyến. Nhưng để có thể gửi thông tin theo hình thức này thì đơn vị doanh nghiệp của bạn cần phải được đăng ký và mua chữ ký số. Tuy nhiên thì một thực tế hiện nay là thủ tục đăng ký và làm của hình thức mua số này khá phức tạp và rườm rà, khiến người làm mất khá nhiều thời gian, bởi thế mà nếu bạn không muốn bản thân gặp khá nhiều những rắc rối về loại chữ ký này, thì cũng có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hay các dịch vụ về  xuất nhập khẩu trọn gói. Thông thường thì các dịch vụ này sẽ được đăng ký miễn phí và đem lại hiệu quả khá nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng luôn ngay cho đơn vị mình nhé.

Xem thêm: C&F là gì? Những điều mà bạn cần biết về thông tin C&F

2.2. Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Việc cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS là điều cần thiết và các đơn vị doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần phải thực hiện. 

Một số những công ty có dịch vụ phần mềm khai báo hải quan uy tin trên thị trường mà bạn có thể tham khảo như: Công ty Cổ phần TS24, Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn,...

2.3. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp nếu hàng hóa của bạn cần phải được có sự kiểm tra chuyên ngành, thì đơn vị bạn cần phải thực hiện việc làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định của cục đại lý hải quan và các điều khoản incoterms. Tuy nhiên nếu lô hàng của đơn vị bạn không thuộc danh mục kiểm tra chuyên ngành thì bạn có thể bỏ qua bước này.

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

2.4. Khai và truyền tờ khai hải quan

Để thực hiện việc khai và truyền tờ khai hải quan, bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt và thực hiện việc điền và nhập các thông tin đầy đủ theo các số liệu sẵn có của lô hàng. Sau đó, xem xét thật kỹ các hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.

2.5. Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là một loại văn bản chứng từ mà bên phía đơn vị vận chuyển có trách nhiệm phát hành để phục vụ cho việc lưu giữ hàng hóa, cũng như giao hàng cho đơn vị nhận. Trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, lệnh giao hàng là một trong những giấy tờ quan trọng và không thể thiếu khi làm thủ tục ở cảng khi đơn vị hải quan bắt đầu quá trình kiểm hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

2.6. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan cần phải được chuẩn bị thật kỹ trước khi đến  hải quan, trong đó bạn cần phải lưu ý đó là tờ khai luồng vàng, tờ khai luồng xanh hay tờ khai luồng đỏ để có thể thực hiện và chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan của mình theo đúng thủ tục theo quy định nhất. Trong đó:

- Tờ khai luồng xanh nó có nghĩa là loại văn bản giấy tờ khai mà hệ thống dùng để thông quan mà các đơn vị doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần cung cấp trong quá trình nộp thuế và đến hải quan giám sát để hoàn thiện nốt các thủ tục.

- Tờ khai luồng vàng nó có nghĩa là loại văn bản giấy tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

- Tờ khai luồng đỏ là tờ khai mà các đơn vị hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó mới thực hiện việc kiểm tra hàng hóa so với thực tế.

2.7. Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan là công đoạn cuối thế nhưng nó cũng diễn ra khá phức tạp và tốn nhiều thời gian cho cả đơn vị xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như các đơn vị hải quan. Bởi thế mà để có thể tiết kiệm một cách tối ưu nhất về thời gian cũng như chi  phí, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ từ các dịch vụ kbáo hải quan hay các dịch vụ làm chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm được một cách tối ưu nhất về thời gian cũng như các chi phí đi lại mà các thủ tục hoàn thiện của nó cũng được trả về nhanh chóng nhất.

Việc làm

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu” hi vọng rằng thông qua những kiến thức được chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một câu trả lời tông quan nhất về chủ đề này, cũng như nắm được trọn vẹn cho bản thân các quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu để không gặp phải những trường hợp phát sinh ngoài mong muốn nhé. Cảm ơn vì đã luôn dành thời gian quan tâm và theo dõi bài viết của chúng mình nhé. Chúc các bạn thành công!!

Bài viết tham khảo: Cán cân xuất nhập khẩu là gì? Cách tính cán cân xuất nhập khẩu