Khám phá các bước lập kế hoạch dự án đầu tư đúng quy chuẩn

1. Tổng quan về kế hoạch dự án đầu tư

Kế hoạch dự án đầu tư có thể được hiểu là các chỉ tiêu để có thể bắt đầu thực hiện xây dựng dự án đầu tư cho đến khi hoàn thành và đưa dự án vào sử dụng. Trong bản kế hoạch có thể có quy trình chi tiết thể hiện các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong dự án theo những mốc thời gian dự kiến.

Không những thế, kế hoạch dự án đầu tư cũng bao gồm các bản thiết kế, các thông tin về phân công công việc, địa điểm, thời gian, chi phí các hạng mục hay các bên liên quan tới dự án.

Tùy vào quy mô và tính chất của từng dự án đầu tư thì thời gian lập kế hoạch có thể dài hoặc ngắn. Thông thường kế hoạch của một dự án đầu tư được thể hiện với nội dung chi tiết thông qua dự báo, dự trù các yếu tố có liên quan như: Điều kiện ngoại cảnh, mô hình dự án, chi phí dự trù, thời gian dự kiến và rất nhiều yếu tố khác.

Trong kế hoạch dự án đầu từ cũng có thể đề cập đến những yếu tố rủi ro trong quá trình thực hiện dự án và cũng từ đó có những biện pháp song song để xử lý và giải quyết những rủi ro này.

Việc lập kế hoạch dự án đầu tư là bước tiền đề để có thể thực hiện và hoàn thành dự án. Nếu không có một kế hoạch cụ thể thì dự án đầu tư khó có thể được thực hiện và nếu có thì khi thực hiện dự án cũng không chắc chắn có thể mang lại hiệu quả cao.

2. Chi tiết các bước lập kế hoạch dự án đầu tư

Các bước lập kế hoạch dự án đầu tư là những công việc cần thực hiện để có thể có được một kế hoạch của dự án đầu tư hoàn chỉnh. Các nhà đầu tư dự án thường phải thực hiện rất nhiều công đoạn thì mới có được một kế hoạch dự án đầu tư cụ thể.

2.1. Chuẩn bị và chọn lựa dự án

Đầu tiên, để lập được kế hoạch dự án đầu tư, chủ đầu tư cần tiến hành các công việc nghiên cứu và tìm hiểu thông tin đánh giá thị trường đầu tư. Thực hiện xác định thời điểm và quy mô đầu tư từ đó lựa chọn hình thức đầu tư và xác định lựa chọn dự án đầu tư.

Sau khi xác định được dự án đầu tư thì bạn cần tiến hành hoạt động khảo sát và lựa chọn địa điểm thực hiện dự án đầu tư. Khi đã có được bước chuẩn bị và xác định được các yếu tố chính của dự án thì bạn mới thực hiện lập kế hoạch cụ thể cho dự án đầu tư.

2.2. Xây dựng nội dung sơ bộ trong kế hoạch

Nội dung của kế hoạch dự án đầu tư có thể thông qua hai báo cáo kế hoạch là báo cáo tiền khả thi và báo cáo khả thi. Báo cáo tiền khả thi được hiểu là báo cáo cung cấp thông tin tổng quát về dự án đầu tư, cũng căn cứ từ báo cáo này để bạn có thể lập lên báo cáo khả thi.

2.2.1. Kế hoạch mục tiêu của dự án đầu tư

Bước đầu tiên khi lập kế hoạch dự án đầu tư đó là bạn cần xác định mục tiêu của dự án đầu tư. Bạn cần xác định mục tiêu chung cũng như các mục tiêu cụ thể của từng hạng mục lớn. Thông qua việc xác định mục tiêu cụ thể bạn có được tiến trình cho các nhiệm vụ cần thực hiện. 

Việc xác định mục tiêu sẽ làm cho bản kế hoạch có được định hướng thực hiện cụ thể, thông qua mục tiêu chung các nhiệm vụ đơn lẻ được kết nối với nhau để hướng tới kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn ở dự án. Do vậy những thông tin tổng quan chung trong kế hoạch cần có phần mục tiêu, trong phần mục tiêu này có thể có các thông số dự tính như chi phí, thời gian hoàn thành dự án.

2.2.2. Xác định nhiệm vụ chính

Việc xác định các công việc chính của dự án chính là những cột mốc quan trọng để có thể thực hiện dự án đầu tư. Những nhiệm vụ chính cần được liệt kê cụ thể và rõ ràng.

Ví dụ như những công việc chính trong dự án đầu tư xây dựng một tòa nhà có thể là: Đặt nền móng, xây cột trụ, đặt giàn giáo, xây dựng, lắp đặt hệ thống ống nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy, lắp đặt các thiết bị, trang hoàng tòa nhà hoặc một số nhiệm vụ chính khác.

2.2.3. Phân công nhiệm vụ

Xác định những công việc chính và phân chia nhiệm vụ cho các bên chịu trách nhiệm là điều không thể thiếu trong bản kế hoạch của một dự án đầu tư. Ví dụ việc cung cấp nguyên vật liệu sẽ do ai phụ trách, ai chịu trách nhiệm xây dựng, lắp đặt, quản lý dự án là ai.

Những công việc cụ thể được phân công cho các đội nhóm và với các công việc đấy lại phân chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn để phân công cho từng cá nhân cụ thể. 

Kế hoạch thực hiện dự án cần phân bổ chi tiết các công việc chính để các bên chịu trách nhiệm có thể thực hiện nhiệm vụ của mình và có được quyền lợi và nghĩa vụ đúng với công sức mình bỏ ra trong dự án.

2.2.4. Phân bổ thời gian dự kiến

Trong kế hoạch cần có thời gian dự kiến hoàn thành của dự án đầu tư và thời gian hoàn thành dự kiến của những nhiệm vụ, công việc chính cũng như các công việc nhỏ hơn. Thông qua thời gian dự kiến này các bên tham gia thực hiện dự án có được một mốc thời gian deadline để có thể dựa vào đó thực hiện và hỗ trợ nhau đảm bảo tiến trình thực hiện công việc có một kế hoạch thời gian cụ thể.

Việc xác định mốc thời gian dự kiến hay chi phí dự kiến của dự án đầu tư đều cần được xác định dựa trên khảo sát và nghiên cứu cụ thể. Từ hoạt động đó thì các mốc thời gian trong kế hoạch đưa ra mới có tính khả thi và kế hoạch có tính thiết thực hơn.

2.2.5. Dự đoán rủi ro và xây dựng giải pháp

Để có một kế hoạch dự án đầu tư hoàn chỉnh nhất thì không thể thiếu các phương án phòng ngừa rủi ro. Bạn cần thực hiện nghiên cứu và dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án để có thể xây dựng các giải pháp giảm thiểu rủi ro cũng như các biện pháp để tránh làm gián đoạn hoạt động thực hiện dự án.

2.2.6. Phương án thực hiện quản lý dự án đầu tư

Lập kế hoạch dự án đầu tư cần phải lựa chọn phương án thực hiện quản lý dự án đầu tư. Bằng cách trả lời các câu hỏi việc quản lý dự án được diễn ra như thế nào? Theo hình thức gì? Ai chịu trách nhiệm giám sát, quản lý dự án?

Trong kế hoạch quản lý dự án đầu tư bạn cũng có thể đề cập đến những phương thức đánh giá kết quả dự án đầu tư sau khi hoàn thành dự án. Dựa vào thông tin đó, bạn có cách nào để đánh giá kết quả hoặc hiệu quả của việc thực hiện dự án đầu tư trong thực tế so với kế hoạch ban đầu không? 

2.3. Lập kế hoạch thực hiện cụ thể

Sau khi xác định được những nội dung chính cần đề cập trong kế hoạch dự án đầu tư thì bạn thực hiện thiết kế chi tiết bản kế hoạch và tiến hành bổ sung những nội dung cần thiết khác.

Sau khi có được một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần có được sự thông qua kế hoạch của nhiều phòng ban cũng như đối tác những bên có liên quan trong việc thực hiện dự án.

2.4. Chỉnh sửa, bổ sung kế hoạch dự án đầu tư

Nếu các bên có ý kiến chỉnh sửa, bổ sung trong kế hoạch thì bạn cũng cần xem xét và chỉnh sửa làm sao cho hợp lý mà vẫn giữ được những nội dung quan trong nhất là đối với mục tiêu của dự án đầu tư. Một kế hoạch dự án đầu tư hoàn thiện được coi là đã được tất cả các bên liên quan thông qua và có tính khả thi khi đưa vào thực hiện.

3. Một số lưu ý khi lập kế hoạch dự án đầu tư

Việc lập kế hoạch dự án đầu tư cần được chú trọng nghiên cứu và khảo sát để có được bản kế hoạch sát với thực tế từ đó thì kết quả thực hiện kế hoạch mới có được hiệu quả cao.

Bạn có thể lập kế hoạch dự án đầu tư theo phương pháp truyền thống hoặc thông qua các phần mềm ứng dụng đơn cử như các phần mềm giao việc. Với nhiều tính năng vượt trội thì những phần mềm này có thể hỗ trợ bạn có được một kế hoạch chi tiết và cụ thể.

Một bản kế hoạch dự án đầu tư cần có một hình thức, với các phần rõ ràng, cụ thể. Đối với các dự án xây dựng thì không thể thiếu các bản vẽ, thiết kế. Để có thể theo dõi và quản lý hồ sơ kế hoạch của dự án một cách đơn giản thì bạn cũng có thể thực hiện lập kế hoạch trên các phần mềm giao việc.

Bài viết với nội dung về các bước lập kế hoạch dự án đầu tư hy vọng có thể cung cấp cho bạn đọc được những thông tin hữu ích. Mong rằng bạn đọc có thể áp dụng và thực hiện lập được những kế hoạch dự án đầu tư có tính khả thi cao và đầy đủ nội dung cần thiết.