Các loại ngân sách trong doanh nghiệp và vai trò của từng loại

1. Tìm hiểu về các loại ngân sách trong doanh nghiệp

1.1. Hiểu đúng về ngân sách trong doanh nghiệp

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều liên quan đến chi phí và doanh thu. Chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để trang trải cho các hoạt động sản xuất, tài chính… và doanh thu từ những hoạt động trên được gọi chung là ngân sách.

Ngân sách không phải là con số thống kê từ thực tế. Ngân sách là con số được tổng hợp, tính toán và dự toán trước khi các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra. Ví dụ. ngân sách dành cho hoạt động quảng cáo tiếp thị sản phẩm mới sẽ được tính toán và ước lượng trước khi chiến dịch quảng cáo và tiếp thị cho sản phẩm mới được triển khai.

Khi ước lượng ngân sách, người ta sẽ ước lượng số tiền phải bỏ ra để trang trải cho từng khâu nhỏ trong một chiến dịch hoặc một hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người ta cũng phải xem xét đến khả năng xảy ra rủi ro, những công việc có thể phát sinh thêm, và dự toán thêm cả chi phí cho những điều trên. Xét trên góc độ này, ngân sách có thể được ví như một bản kế hoạch chi tiêu được lập một cách chi tiết.

Thông qua ngân sách, người ta có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời những chuyên gia cũng có thể đánh giá sự hiệu quả của hoạt động và dự đoán xu hướng trong tương lai của doanh nghiệp đó.

1.2. Các loại ngân sách trong doanh nghiệp

1.2.1. Ngân sách tổng thể

Ngân sách tổng thể đề cập đến ngân sách quy mô lớn nhất trong doanh nghiệp, bao gồm nhiều ngân sách nhỏ hơn. Các loại báo cáo tài chính được lập ngân sách, các kế hoạch tài trợ hoặc thiện nguyện, và dự báo tiền mặt cũng thuộc vào phạm vi của ngân sách tổng thể.

Ngân sách tổng thể có thể được ước tính cho mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm. Thông thường một văn bản giải thích sẽ được đính kèm trong kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này giải thích định hướng hoạt động của doanh nghiệp trong tháng, quý hoặc năm tiếp theo. Định hướng hoạt động cũng bao gồm cả những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và kế hoạch chi tiêu ngân sách nhằm đạt được những mục tiêu chiến lược ấy.

Ngân sách tổng thể có thể được xây dựng dựa trên ngân sách cấp nhỏ hơn từ các bộ phận trong doanh nghiệp.

Sau đó, nếu trong kỳ hoặc năm tài chính tiếp theo doanh nghiệp vẫn dự kiến triển khai các kế hoạch tương tự như kỳ hoặc năm trước thì những người quản lý doanh nghiệp có thể sẽ giữ nguyên con số từ kỳ trước để áp đặt cho kỳ mới. Lúc này, nhiệm vụ của nhân viên cấp dưới đó là tìm mọi cách cải tiến các khâu trong sản xuất và tiếp thị sao cho chi phí cần thiết không vượt quá con số trong ngân sách tổng thể.

Các ngân sách có cấp độ nhỏ hơn được tổng hợp vào trong ngân sách tổng thể bao gồm:

- Chi phí lao động trực tiếp.

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

- Ngân sách thành phẩm.

- Dự toán chi phí sản xuất chung.

- Ngân sách sản xuất.

- Ngân sách bán hàng.

- Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.

Trong đó, ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có thể được chia nhỏ hơn thành ngân sách cho từng bộ phận riêng lẻ.

Sau khi việc quyết toán ngân sách tổng thể được hoàn tất, ngân sách sẽ được nhập vào trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài chính kế toán giúp quản lý tốt các loại ngân sách trong doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 cung cấp giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp toàn diện, hỗ trợ hạch toán kế toán tự động, tiết kiệm thời gian hơn so với hạch toán thủ công.

1.2.2. Ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động bao gồm dự toán về chi phí và doanh thu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một hoặc nhiều kỳ. Ngân sách hoạt động thường được lập kế hoạch vào đầu năm, trong đó cơ dự toán chi phí và doanh thu của cả năm.

Ngân sách hoạt động có thể được giải thích cụ thể hơn bằng các ngân sách hay dự toán nhỏ hơn, chẳng hạn như ngân sách dành cho việc trả lương nhân viên, ngân sách cho hàng tồn kho… Ngân sách hoạt động thường là tiêu chuẩn để các bộ phận xây dựng hoặc điều chỉnh kế hoạch hoạt động.

1.2.3. Ngân sách dự báo dòng tiền

Ngân sách dự báo dòng tiền cũng được áp dụng cho một thời gian cụ thể, thường thấy nhất là một kỳ hoặc một quý. Nếu áp dụng cho khoảng thời gian dài hơn thì sẽ xuất hiện những sai lệch nhất định.

Ngân sách dự báo dòng tiền cho biết liệu doanh nghiệp có đủ khả năng về tiền mặt để duy trì hoạt động ổn định trong một khoảng thời gian nhất định hay không.

Mặt khác, nếu doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có thặng dư cuối kỳ, thì số dư đó có thể được phân bổ mở rộng thêm hoạt động kinh doanh hoặc tìm kiếm thêm khách hàng, đối tác.

1.2.4. Ngân sách tài chính

Ngân sách tài chính bao gồm những dự toán về các khoản chi phí dành cho hoạt động và thu nhập của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cố định. Ngân sách tài chính đưa ra các mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được, trên cơ sở đó mọi hoạt động sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp với ngân sách ban đầu đã được đưa ra.

Thông thường, ngân sách tài chính sẽ đi kèm với bảng cân đối chi tiết và ngân sách dự báo dòng tiền. Ngân sách tài chính cho nhà đầu tư và các cổ đông biết được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp qua từng thời kỳ.

1.2.5. Ngân sách cố định

Ngân sách cố định dự toán về doanh thu và chi phí trong một thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Khác với ngân sách tài chính hay ngân sách dự báo dòng tiền, ngân sách cố định sẽ không thay đổi cho dù các yếu tố liên quan có sự thay đổi. Cũng chính vì vậy mà ngân sách cố định luôn có sự chênh lệch khá lớn so với các con số trong thực tế. Ngân sách cố định là công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian.

2. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?

Việc lập kế hoạch ngân sách nhằm mục tiêu đưa doanh nghiệp đi đúng hướng. Điều này có nghĩa là mọi hoạt động hoặc chiến lược của doanh nghiệp đều sẽ xoay quanh tiền đề là khoản ngân sách đã được lập kế hoạch từ trước.

Không chỉ vậy, việc lập ngân sách cũng giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả mọi nguồn lực hiện có và áp dụng những cải tiến mới nhằm đáp ứng hoặc rút ngắn ngân sách. Ngoài ra, ngân các loại ngân sách trong doanh nghiệp cũng được coi như là thước đo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn đọc thông tin về các loại ngân sách trong doanh nghiệp và lý do tại sao doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều cần lập kế hoạch ngân sách. Hy vọng những kiến thức được tổng hợp trong bài viết sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc. Truy cập ngay timviec365.vn để tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích về chủ đề quản lý tài chính kế toán trong doanh nghiệp nhé!