Các quy trình kế toán trong doanh nghiệp và những gì bạn cần biết

1. Hiểu rõ về các quy trình kế toán trong doanh nghiệp

1.1. Tại sao cần tuân thủ các quy trình kế toán trong doanh nghiệp?

Trong bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào thì công tác kế toán đều có vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nhỏ thường thuê kế toán ngoài, trong khi doanh nghiệp lớn đều có bộ phận Kế toán chuyên biệt.

Kế toán trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo đúng quy trình. Lợi ích rõ ràng nhất của việc tuân thủ các quy trình kế toán trong doanh nghiệp đó là hạn chế đến mức thấp nhất sai sót có thể phát sinh. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong những doanh nghiệp lớn, nơi mà công tác hạch toán vô cùng phức tạp.

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp bao gồm nhiều bước nối tiếp nhau, trong đó kế toán viên không thể tùy ý thay đổi thứ tự các bước. Quy trình kế toán này được thiết kế theo hướng hiệu quả nhất và tối ưu nhất. Để trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, yêu cầu đầu tiên là phải nắm rõ và thành thạo các quy trình kế toán trong doanh nghiệp.

1.2. Các quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán trong doanh nghiệp bao gồm nhiều quy trình có thứ tự và mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Điều này giúp cho mọi nghiệp vụ kế toán đều được thực hiện một cách bài bản, với độ chính xác cao và trong thời gian ngắn nhất.

Các quy trình kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập chứng từ kế toán; Ghi sổ sách kế toán cuối kỳ (bao gồm cả nghiệp vụ bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển); Lập bảng cân đối sổ phát sinh; Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

1.2.1. Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập chứng từ kế toán

Sau khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán viên cần phối hợp với các phòng ban liên quan để lập chứng từ kế toán cho từng nghiệp vụ. Chứng từ sau cùng được gọi là chứng từ gốc và có căn cứ pháp lý. Chứng từ gốc có vai trò là bằng chứng ghi nhận lại mọi giao dịch trong hoạt động của doanh nghiệp.

Sau khi chứng từ gốc được lập, kế toán viên tiếp tục kiểm tra tính chính xác của chứng từ. Cuối cùng chứng từ gốc sẽ được trình lên kế toán trường. Kiểm tra nhiều bước giúp hạn chế những sai sót làm ảnh hưởng đến quy trình kế toán.

1.2.2. Ghi sổ sách kế toán cuối kỳ

Căn cứ trên chứng từ gốc, kế toán viên sẽ nhập liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết kế toán. Currently, enterprises are gradually shifting towards digital transformation. Kế toán viên sẽ sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán để các quy trình kế toán trong doanh nghiệp được thực hiện một cách tự động hóa với độ chính xác cao hơn.

Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 cung cấp giải pháp quản lý tài chính kế toán tự động hóa và có độ hiệu quả cao, được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng.

Chứng từ kế toán sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian và dữ liệu trong sổ sách kế toán cũng được ghi chép theo phương thức tương tự.

Mặt khác, vào cuối kỳ kế toán, kế toán viên cần phải thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển. Trong đó, kế toán viên cần xác định số dư trong các tài khoản kế toán và lỗ lãi trong kỳ. Sau khi đã hoàn tất bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển, kế toán viên xác định số dư và khóa sổ.

1.2.3. Lập bảng cân đối số phát sinh

Kế toán viên sẽ căn cứ vào sổ cái và sổ chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh. Đây là bước cần thiết trong các quy trình kế toán trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo mọi loại sổ đã dùng đều được sử dụng đúng với chức năng. Đồng thời đây cũng là bước chuẩn bị cho bước cuối cùng trong quy trình kế toán doanh nghiệp đó là lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

1.2.4. Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Quy trình lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế vô cùng phức tạp, bao gồm rất nhiều nghiệp vụ và phải được thực hiện bởi kế toán trưởng hoặc kế toán viên đã có nhiều năm kinh nghiệm và có kỹ năng xử lý cân đối tình huống tốt. Báo cáo tài chính được lập dựa trên dữ liệu trong sổ cái và sổ chi tiết. Báo cáo tài chính bao gồm 4 phần: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo tài chính.

Song song với báo cáo tài chính, kế toán viên sẽ phải lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Những báo cáo và quyết toán này sau đó sẽ được nộp cho cơ quan thuế. Kể từ thời điểm kết thúc năm tài chính, trong vòng tối đa là 90 ngày, báo cáo tài chính và quyết toán thuế phải được nộp lên cơ quan thuế.

2. Quy trình kế toán 7 bước

Việc nắm rõ các quy trình kế toán trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, giúp giảm thiểu tối đa sai sót có thể phát sinh. Đối với người kế toán viên, việc nắm rõ các quy trình kế toán là tiêu chuẩn xác định người đó có đủ kinh nghiệm và năng lực làm việc.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp thường áp dụng quy trình kế toán 7 bước. Cụ thể như sau:

- Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày từ các phòng ban.

- Lập chứng từ gốc.

- Kiểm tra chứng từ gốc và xử lý sai sót nếu có.

- Ghi sổ kế toán.

- Sắp xếp chứng từ kế toán.

- Hoàn thành bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển.

- Xác định số dư và khóa sổ.

- Lập bảng cân đối số phát sinh.

- Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Sau khi các quy trình kế toán đã được hoàn tất, kế toán viên sẽ thực hiện thêm một công việc nữa đó là in sổ sách, đóng quyển và lưu kho. Sổ sách được lưu lại để phục vụ cho việc tra cứu sau này nếu cần thiết.

Trên đây là thông tin chi tiết về các quy trình kế toán trong doanh nghiệp mà mỗi một kế toán viên cần nắm rõ. Các quy trình kế toán trong doanh nghiệp cần được tuân thủ chặt chẽ để giúp cho công tác kế toán được tiến hành một cách hiệu quả. Việc thành thạo các quy trình kế toán trong doanh nghiệp cũng là “ngưỡng cửa” để phân biệt kế toán viên chuyên nghiệp và kế toán viên mới vào nghề.