Phòng nhân sự là gì? Gồm những bộ phận nào? Bạn biết hay chưa?

1. Phòng nhân sự là gì?

 Trong bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào đều cần có phòng nhân sự để duy trì hoạt động một cách hiệu quả. Vậy như thế nào là phòng nhân sự

 Phòng nhân sự thực chất là nơi phụ trách chăm lo cho đời sống các nhân viên trong công ty, đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi, chính sách nhân sự của người lao động, đồng thời cũng là nơi phỏng vấn, kiểm tra tuyển dụng những nhân viên mới nhằm thay thế vào những vị trí còn trống để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Phòng nhân sự-Human Resources đúng như cái tên gọi của nó, quản lý tất cả các lĩnh vực liên quan đến con người. 

 Một tổ chức, doanh nghiệp muốn phát triển lớn mạnh thì con người là nhân tố đầu tiên, quyết định lớn nhất. Là yếu tố cơ bản cho bất kỳ quá trình sản xuất, kinh doanh nào. Đồng thời, con người cũng có hành vi tâm lý phức tạp, khó kiểm soát nhất, chứ không phải đơn giản như những máy móc thông thường. Bởi vậy, phòng nhân sự được tạo nên để có thể điều chỉnh, hài hòa, đáp ứng một cách tốt nhất những nhu cầu cần thiết của người lao động. Từ đó giúp họ phát huy hết tiềm năng, tạo ra những giá trị có ích.

Xem thêm: Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi?

2. Các chức danh trong phòng nhân sự

 Nói thì đơn giản, nhưng thực chất công việc của phòng nhân sự vô cùng nhiều và áp lực. Vì thế để bộ phận này được hoạt động một cách hiệu quả nhất thì các doanh nghiệp thường chuyên môn hóa các vị trí để chia thành các bộ phận nhỏ hơn. Các bộ phận điện hình của phòng nhân sự bao gồm:

2.1. Bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự (Recruitment)

 Bộ phận tuyển dụng có vai trò tìm kiếm, tuyển dụng những người có tài, những nhân tố mới để phục vụ cho doanh nghiệp. Công việc của họ không chỉ đơn giản như “ôm cây đợi thỏ” ngồi đợi ứng viên mà còn phải thực hiện các công việc của headhunter-chuyên gia săn người. Những người làm trong bộ phận này phải tiến hành lập kế hoạch vừa là người thực hiện trực tiếp việc tuyển dụng. Bởi thế mà họ phải rất tỉ mỉ, khéo léo, nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu người lao động để đưa ra các chiến lược hợp lý nhất. Đồng thời, bộ phận này cũng cần phải kết hợp với các phòng ban khác như truyền thông,… để đăng tin tuyển dụng lên các trang web, diễn đàn lớn như: 365.vn,… từ đó đưa thông tin đến người lao động. 

 Nhân viên nhân sự ở bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự thì thường làm các công việc như sau:

 - Tìm hiểu nhu cầu của công ty hiện nay để đưa ra kế hoạch, triển khai công tác tuyển dụng

 - Tiến hành đăng thông báo tuyển dụng các vị trí khác nhau trên kênh truyền thông đồng thời tiếp cận các ứng viên có tiềm năng tốt

 - Tiếp nhận, sàng lọc, lưu trữ CV của các ứng viên gửi tới

 - Sắp xếp và tiến hành phỏng vấn ứng viên

 - Thông báo và sơ tuyển ứng viên bằng hình thức gọi điện thoại

 - Xử lý những tình huống mà ứng viên gặp phải trên đường đến phỏng vấn

 - Kiểm tra, đánh giá cơ bản năng lực của ứng viên qua các bài test

 - Tổ chức các chương trình, sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của người lao động

 - Xây dựng mạng lưới các ứng viên tiềm năng để phục vụ tốt nhu cầu tuyển dụng của công ty

 - Thông báo cho ứng viên kết quả tuyển dụng

 - Liên kết với nguồn cung cấp nhân lực như các trường đại học, cao đẳng trên cả nước để thu hút nhân tài về công ty mình

 - Giải quyết vấn đề pháp lý, liên quan tới tuyển dụng

2.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi của phòng nhân sự (C&B-Compensation & Benefits)

 Đúng như cái tên của nó, bộ phận này sẽ làm nhiệm vụ xây dựng và quản lý tiền lương, khen thưởng và các chế độ phúc lợi khác của công ty. Đây cũng là một trong những bộ phận dành được sự quan tâm nhiều nhất của cả công ty, không chỉ ban lãnh đạo mà còn của người lao động. Tuy nhiên, tất cả các khoản tiền này đều phải được sự phê duyệt từ cấp trên và phù hợp với các quy định của nhà nước ta.

 Vì nắm cán cân thu nhập của người lao động nên những người làm trong bộ phận CB cần có khả năng phân tích số liệu cụ thể, đồng thời cần thật cẩn thận, nghiên chỉnh để tránh tình trạng xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên và thất thoát cho công ty

 Không chỉ là bộ phận trả lương mà CB còn là người thực hiện các chế độ khen thưởng, đãi ngộ, thủ tục pháp lý,…. Bởi vậy đòi hỏi họ phải là người am hiểu pháp luật, đặc biệt là luật kinh tế và luật lao động, đồng thời cập nhập tốt các công văn nghị quyết để điều chỉnh cho phù hợp

 Những công việc mà bộ phận CB phải làm bao gồm: 

 - Thực hiện việc kiểm soát công tác chấm công, nghỉ phép, nghi lễ

 - Xây dựng bảng lương

 - Liên kết với các ngân hàng để trả lương đúng hạn

 - Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động

 - Cập nhật các thông tin khen thưởng để tiến hành trao trả cho phù hợp

 …

Tuyển dụng hành chính nhân sự

2.3. Bộ phận hành chính phòng nhân sự

 Nếu bạn đang thắc mắc công việc nhân sự gồm những gì thì đây là câu trả lời dành cho bạn. Bộ phận hành chính của phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục của nhân viên trong công ty. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự ở mỗi công ty là khác nhau, tuy nhiên đều phải tuân thủ nguyên tắc để đảm bảo công việc được thực hiện một cách tốt nhất, nghiêm túc nhất. Một số công việc mà bộ phận này đảm nhiệm bao gồm:

 - Quản lý các hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên,… theo quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự.

 - Hướng dẫn những nhân viên mới về các hồ sơ cần chuẩn bị, làm rõ mức lương, chính sách phúc lợi của công ty

 - Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận thư 

 ….

2.4. Bộ phận đào tạo và phát triển trong phòng nhân sự (Training & Development)

 Bộ phận này có nhiệm vụ mài giũa các kỹ năng cho nhân viên bằng các chương trình đào tạo thực tế. Đồng thời tìm ra những người có tố chất giỏi, có tài năng để sắp xếp vào vị trí phù hợp. Đây là một trong những bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, bởi muốn phát triển thì phải được đào tạo chuyên môn, bài bản. Do đặc thù công việc của bản thân nên người làm trong bộ phận đào tạo này phải có kiến thức sâu rộng về công ty cũng như các đối thủ cạnh tranh. Đồng thời có năng lực truyền tải tốt, có kỹ năng giao tiếp trước đám đông thì mới có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao một cách dễ dàng

 Những nhiệm vụ mà bộ phận đào tạo này phải làm là:

 - Lên kế hoạch và thực hiện các lớp đào tạo cho nhân viên

 - Xây dự giáo án đào tạo

 - Theo dõi, đánh giá chất lượng của các chương trình đào tạo

 - Đối với nhân viên mới: phổ biến nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho họ

3. Cơ hội và thách thức của người làm trong phòng nhân sự

3.1. Cơ hội của người làm nhân sự

 Phòng nhân sự-phòng quản lý con người, nắm giữ những nhân tố để quyết định đến sự hưng thịnh của công ty. Bởi vậy, nó nắm giữ vai trò quan trọng, chủ chốt mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu. Vì vậy cơ hội việc làm cho ngành nghề này là vô cùng lớn.

 Theo thống kê, mỗi năm trên cả nước có vài nghìn của nhân được đào tạo quản trị nhân sự trên cả nước, chiếm 1/3 con số mà các công ty, doanh nghiệp yêu cầu. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại ở đây là các sinh viên mới ra trường chưa có đủ năng lực, nghiệp vụ, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu khắt khe của doanh nghiệp. Kinh tế nước ta ngày càng phát triển, các công ty lớn nhỏ ra đời ngày càng nhiều, vì vậy nhu cầu nhân lực phục vụ cho ngành nghề này ngày càng cao, đặc biệt là người lao động có trình độ nghiệp vụ tốt. Đây cũng chính là cơ hội dành cho những ứng viên tìm việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội và nhiều tỉnh, thành phố khác.

3.2. Thách thức của những người làm việc trong phòng nhân sự

 Muốn công ty phát triển thì người làm trong phòng nhân sự phải nhận thức rõ các nhân tố có chất lượng trong tổ chức mình. Bởi vậy, nhiệm vụ hàng đầu của họ là khắc phục được những điểm yếu của bản thân, từ đó đáp ứng nhu cầu công việc. Đồng thời họ phải luôn bổ sung các kiến thức, kỹ năng chuyên môn, có khả năng đánh giá và cảm nhận về con người để suy xét một cách chính xác nhất bởi đó là nhân tố then chốt dẫn đến thành công của bản thân và của cả công ty.

 Tuy nhiên, trong bối cảnh của nền kinh tế khủng hoảng thì việc cắt giảm nhân sự là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để bảo đảm sự tồn tại. Bởi thế, mà đòi hỏi những người làm trong phòng nhân sự phải tiến hành học tập trau dồi kỹ năng để làm việc có hiệu quả để đứng vững, khẳng định vị trí, vai trò của mình trong công ty cũng như trên thị trường hiện nay. Đồng thời, điều này cũng đặt ra một bài toán khó cho các doanh nghiệp: lựa chọn, sàng lọc những người có tài, có khả năng để giữ lại phát triển công ty. Nói thì có vẻ dễ dàng nhưng để thực hiện được điều này thì không hề đơn giản, cần sự quan sát, đánh giá trong thời gian dài.

Xem thêm: ER là gì? ER khó hay dễ? Vai trò của ER trong doanh nghiệp là gì?

 Nhưng chỉ cần bạn có quyết tâm, mong muốn được làm việc, được cống hiến trong lĩnh vực này thì nhất định sẽ thành công. Hãy tự tin ứng tuyển vào phòng ban này để tiến hành thực hiện đam mê của mình ngay nhé. Không có con đường nào bằng phẳng cả, nhưng chỉ cần có tri thức, kỹ năng và sự kiên trì thì bạn sẽ gặt hái được những thành quả tuyệt vời

 Mong rằng, với những chia sẻ trên đây của timviec365.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban này như thế nào, từ đó đưa ra những định hướng đúng đắn cho bản thân mình. Chúc bạn vững bước trên con đường mình chọn lựa