Viết Email từ chối phỏng vấn không sợ “phật lòng” nhà tuyển dụng

Tìm kiếm việc làm

1. Tìm hiểu một số lý do để viết Email từ chối phỏng vấn

Trên thực tế, có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến việc một ứng viên từ chối lời mời phỏng vấn của các nhà tuyển dụng. Điển hình như lý do không cảm thấy bản thân phù hợp nữa, không sắp xếp được thời gian phỏng vấn, hay bỗng phát hiện ra một vài thông tin không tốt của nhà tuyển dụng,... Điều nên làm là hãy lên kế hoạch cho việc từ chối phỏng vấn một cách thật tinh tế và lịch sự, nếu như bạn được công ty gửi lời mời nhưng cảm thấy bản thân không còn hứng thú.

Và tất nhiên, viết một Email từ chối phỏng vấn là cách đơn giản nhất được nhiều ứng viên sử dụng. Trước khi tìm hiểu sâu hơn về cách viết Email từ chối phỏng vấn, hãy phân tích một chút về nguyên nhân hay lý do để bạn có thể quyết định từ chối một buổi phỏng vấn nào đó.

Trong nội dung Email từ chối phỏng vấn, bạn cần nêu rõ một số lý do khiến bạn phải đưa ra quyết định này. Dù lý do mang tính chủ quan và xuất phát từ bản thân bạn đi chăng nữa, hãy cố gắng đưa ra một lý do chính đáng, dễ làm nhà tuyển dụng chấp nhận và không đánh giá tồi tệ về bạn. Tất nhiên, không khuyến khích sự nói dối hay không trung thực ở đây, điều quan trọng nhất vẫn là sự thẳng thắn, thẳng thắn trong tuyển dụng luôn đảm bảo về lợi ích cho bạn.

- Thứ nhất, bạn có thể đã tìm hiểu kỹ càng hơn về công việc đang ứng tuyển cũng như chính công ty mà bạn đang ứng tuyển. Nhưng phát hiện ra rằng, những gì mà công ty, công việc đang hướng đến không phù hợp với mục tiêu mà bạn đang nỗ lực thực hiện. Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 3-5 năm tới lại không hề phù hợp với mục tiêu của công ty. Dù là mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn thì đã không cùng chung chí hướng, bạn có thể không cần cân nhắc thêm.

- Thứ hai, bạn cần thay đổi về công việc, các dự định do đã gặp phải những vấn đề bất ngờ trong cuộc sống.

- Thứ ba, nhà tuyển dụng đã phản hồi quá chậm sau khi bạn nộp hồ sơ ứng tuyển. Hoặc công việc có yêu cầu khá cao và bạn không thể đáp ứng. Do vậy, bạn đã tìm được một việc làm khác phù hợp với bản thân hơn trong thời gian đó. Hoặc công ty đặt câu hỏi bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi, bạn lại cảm thấy công ty không thể đáp ứng được mong muốn của bạn.

- Thứ tư, một lời mời từ công ty khác với mức lương cao hơn đã hấp dẫn được bạn. Bạn không muốn đi làm lúc nào cũng suy nghĩ có nên nhảy việc vì lương, chán việc muốn nghỉ. Vậy nên từ đầu bạn nên chọn công ty với mức lương bạn thích.

- Thứ năm, một số thay đổi trong lịch trình cá nhân đã khiến bạn không thể sắp xếp làm việc ở công ty, dù cuộc phỏng vấn sắp tới có thể thành công đi chăng nữa.

Cuối cùng, bất kể lý do là gì, khi viết email từ chối phỏng vấn, bạn vẫn cần phải thể hiện và nhấn mạnh thái độ, tinh thần lịch sự, thân thiện và chuyên nghiệp. Email từ chối phỏng vấn tốt nhất không dài dòng, chỉ nên ngắn gọn, bởi biết đâu đó, trong tương lai, bạn vẫn có thể quan tâm đến việc ứng tuyển tại công ty một lần nữa.

Tham khảo: Việc làm nhân sự chi tiết nhất tại đây!

2. Kinh nghiệm viết Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp

Kỹ năng viết Email để tương tác với nhà tuyển dụng nói dung dường như khá hạn chế đối với các ứng viên hiện nay. Một Email từ chối phỏng vấn khéo léo lại càng là một thách thức không hề nhỏ. Do vậy, tham khảo gợi ý và thử áp dụng những lời khuyên hữu ích sau đây, Email của bạn sẽ được thực hiện thuận lợi và dễ dàng hơn.

2.1. Đảm bảo việc từ chối là một quyết định chắc chắn

Hãy thử nghĩ lại xem, bạn đã từng mơ ước và khát khao công việc đó như thế nào. Bạn đã dành thời gian để viết CV xin việc, tìm hiểu công việc và nhà tuyển dụng,... nhưng chỉ vì một giây phút “cả thèm chóng chán”, hay “đứng núi này trông núi nọ” có thể khiến cơ hội của bạn vụt mất vào tay của người khác.

Thật tồi tệ nếu gửi Email từ chối phỏng vấn đi trong khi bạn chưa thực sự chắc chắn về quyết định của mình. Bởi một khi bạn đưa ra lời từ chối, tất cả sẽ không thể thay đổi. Do đó, hãy cố gắng suy nghĩ thật kỹ, đảm bảo quyết định của bạn là chắc chắn và không thay đổi thì hãy viết Email. Sau khi bạn nói không, bạn không thể lại nói thành có. Nhà tuyển dụng không thích làm việc với những người có xu hướng biến đổi liên tục trong suy nghĩ, thiếu quyết đoán và không đáng tin cậy. Tất cả điều đó đang tố cáo rằng bạn thực sự kém chuyên nghiệp. 

Xem thêm: Cách viết thư dời lịch phỏng vấn chuẩn không cần chỉnh

2.2. Phản hồi nhanh chóng

Trong tuyển dụng nói chung, yếu tố cần được chú trọng nhất là chất lượng tương tác. Để sự chuyên nghiệp của bạn vẫn giữ y nguyên trong mắt nhà tuyển dụng, bạn cần đảm bảo thời gian tương tác nhanh. Do đó khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, hãy chắc chắn quyết định của bạn và phản hồi với họ một cách nhanh chóng nhất. Cách này thực sự rất hiệu quả nếu như ứng viên đã có một kế hoạch cho vòng phỏng vấn của một công ty khác. Nếu không, hãy nhanh chóng đưa ra quyết định của chính mình.

Trên thực tế, không chỉ một mình bạn bỏ công sức và thời gian để ứng tuyển, mà nhà tuyển dụng, nhân viên nhân sự cũng rất vất vả để sàng lọc ứng viên và lên quy trình, sắp xếp một buổi phỏng vấn phù hợp. Chắc chắn, những công việc họ làm là nhiều hơn bạn, nếu như từ chối phỏng vấn là dự định của bạn, hãy cố gắng tôn trọng sự ưu tiên và thời gian của nhà tuyển dụng nhé. Việc thông báo sớm, giúp nhà tuyển dụng có thời gian để lựa chọn một ứng viên khác phù hợp.

2.3. Ngôn ngữ sử dụng lịch sự

Trong quá trình viết Email từ chối phỏng vấn, bạn cần thể hiện được sự thân thiên và lịch sự của mình. Điều này khiến nhà tuyển dụng vẫn có thiện cảm và ấn tượng tốt về bạn, mặc dù bạn đang đưa ra một từ chối thẳng thắn đối với họ.

Tại sao nên lịch sự và khéo léo trong cách viết Email từ chối phỏng vấn? Bởi biết đâu đó, trong trường hợp bạn vẫn quan tâm và muốn ứng tuyển dưới vai trò khác ở chính công ty bạn đã từng từ chối. Đa phần, các nhà tuyển dụng xây dựng mạng lưới kết nối rộng khắp, mà các lĩnh vực thì lại quá nhỏ. Việc thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là có những lời lẽ khiếm nhã, mất lịch sự sẽ là nguồn gốc cho việc bạn gặp vô vàn khó khăn khi tìm một việc làm khác ở tương lai.

2.4. Không cần giải thích dài dòng và quá chi tiết

Viết Email từ chối lời mời phỏng vấn với mục đích gì? Tất nhiên đó là một công cụ giúp bạn truyền tải đi thông điệp rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi, bạn không thể đến phỏng vấn theo lời mời từ nhà tuyển dụng và họ hãy chuẩn bị cho việc thay thế một ứng viên khác. Hoặc có thể bạn đến muộn phỏng vấn và công việc này cũng không hề gây được hứng thú với bạn. Vậy hãy có cách xử lý thông minh khi đến muộn phỏng vấn nhé.

Do vậy, về lý do, bạn không cần trình bày quá chi tiết, cụ thể. Rằng lý do gì khiến bạn không còn hứng thú hoặc không quan tâm đến vai trò việc làm đó nữa. Mặc dù vậy, nội dung Email phải đảm bảo có mặt thông tin bạn từ chối buổi phỏng vấn này nhé.

Xem thêm: Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi?

Việc làm chăm sóc khách hàng

3. Tham khảo các mẫu Email từ chối phỏng vấn cơ bản

Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc viết Email từ chối buổi phỏng vấn. Các ứng viên có thể tham khảo một vài Email mẫu dưới đây:

- Mẫu Email 1:

“Tiêu đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn của quý công ty ABC

Kính gửi: Tên gọi đầy đủ của công ty (nhà tuyển dụng)

Tôi rất vui và cảm kích về việc nhận được cơ hội phỏng vấn từ quý Công ty ABC cho vị trí... Trong quá trình chờ đợi phản hồi từ quý công ty, tôi đã nhận được một lời mời làm việc từ công ty khác. Do vậy, tôi xin phép được từ chối buổi phỏng vấn này của quý công ty.

Lần cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến quý công ty đã dành thời gian sắp xếp và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn lần này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin chủ động liên hệ với tôi!

Trân trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

- Mẫu Email 2:

“Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên ứng viên

Kính gửi: Tên gọi đầy đủ của công ty (nhà tuyển dụng)

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và cân nhắc kỹ càng để trao cho tôi cơ hội được phỏng vấn ở vị trí .... tại Công ty ABC. Tuy nhiên, thật ngại vì phải từ chối lời mời phỏng vấn lần này do lý do cá nhân.

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn anh/chị đã xem xét về hồ sơ xin việc của tôi cũng như cho tôi cơ hội lần này.

Nếu có thể, rất mong sẽ được hợp tác cùng quý công ty ở tương lai. Trân trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

Mặc dù tâm lý chung của các ứng viên là cảm thấy có lỗi, muốn được xin lỗi hay giải thích kỹ càng hơn về việc từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên bạn không nên thể hiện một thái độ quá e dè, sợ sệt trong Email từ chối phỏng vấn. Chỉ nên để lại một lời cảm ơn chân thành với nhà tuyển dụng là được. Quá dài dòng sẽ phản tác dụng, điều đó cho thấy sự kém chuyên nghiệp từ bạn.

Xem thêm: Tìm việc làm thực tập nhân sự tại đây!

4. Có nên tiếp tục duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi bị từ chối phỏng vấn không?

Mặc dù từ chối phỏng vấn, tuy nhiên bạn đang cố gắng tạo ra một không khí chuyên nghiệp và thân thiện nhất có thể. Điều này giúp nhà tuyển dụng không đánh giá thấp về bạn và có thể vẫn còn cảm thấy ấn tượng cùng sự tiếc nuối từ bạn. Nhưng mọi dự đoán của bạn sẽ chẳng thể thành hiện thực nếu như bạn quyết định chấm dứt toàn bộ liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi gửi Email từ chối phỏng vấn.

Tất nhiên, việc giữ liên lạc với nhà tuyển dụng ngay khi bạn đã quyết định không cộng tác nữa không phải là một điều bắt buộc. Mà trên thực tế, đó là việc nên làm, nhất là đối với những ứng viên từ chối phỏng vấn do lý do chủ quan từ bản thân chứ không phải vấn đề từ nhà tuyển dụng. Tương lai chẳng thể nói trước được điều gì, cũng có thể bạn sẽ quan tâm đến một vai trò khác ở công ty bạn đã từng từ chối. Thậm chí bạn còn không biết nhà tuyển dụng mà bạn đã từ chối có mối liên hệ thân quen gì với nhà tuyển dụng mà bạn đang sắp sửa phỏng vấn xin việc hay không? Đương nhiên là không một nhà tuyển dụng nào chấp nhận nhân viên như vậy rồi. Một ấn tượng không tốt đôi khi dẫn đến việc cơ hội khó khăn hơn đối với bạn.

Chính vì thế, hãy cố gắng giữ liên hệ hoặc tối thiểu để lại một cái nhìn thiện cảm từ nhà tuyển dụng dù có thế nào đi chăng nữa. Viết Email từ chối phỏng vấn không quá khó nếu như bạn áp dụng được những lời khuyên hữu ích từ bài viết của timviec365.vn.  Công cuộc tìm việc lúc nào cũng khó khăn và gian nan đúng không nào. Chúc các bạn sớm có một vị trí việc làm phù hợp hơn!