Mách bạn cách in hóa đơn điện tử đơn giản và chi tiết

1. Trường hợp cần biết cách in hóa đơn điện tử

Sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp thì hóa đơn ở hình thức này đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều. Việc ban hành các quy định trong việc chuyển đổi sử dụng hình thức của hóa đơn dựa trên rất nhiều yếu tố cũng như lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

Tuy nhiên, sự quan trọng và cần thiết của hóa đơn giấy trong một vài trường hợp nhất định là yếu tố không thể thay thế. Vì vậy, biết cách in hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Cụ thể thì những trường hợp cần biết cách in hóa đơn điện tử có thể kể đến như sau:

- Chứng minh về nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm mà doanh nghiệp triển khai trong hoạt động kinh doanh.

- Đáp ứng cho nhu cầu lưu thông, vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt là với những hàng hóa vận chuyển đường dài, cần có hóa đơn giấy để phục vụ cho công tác kiểm tra, khai báo với cơ quan chức năng có thẩm quyền.

- Khi khách hàng có yêu cầu về việc được cung cấp hóa đơn giấy.

- Khi kế toán cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

- Khi doanh nghiệp xảy ra các tình hướng khẩn cấp, cần cung cấp thông tin, bằng chứng liên quan để phục vụ cho công tác điều tra.

Đây sẽ là một số các trường hợp cần phải sử dụng hóa đơn giấy thay vì hóa đơn điện tử như thông thường. Do vậy mà biết cách in hóa đơn giấy sẽ giúp bạn có thể dễ dàng hơn trong thao tác và cung cấp hóa đơn một cách nhanh chóng, kịp thời nhất.

Biết cách in hóa đơn điện tử sẽ là kỹ năng giúp bạn có sự chủ động hơn trong công việc của mình. Nhất là khi kế toán sẽ luôn bận rộn trong công tác kiểm kê cuối năm. Từ đó, có thể đảm bảo được tiến độ công việc cũng như cung cấp hóa đơn giấy được chính xác và đúng theo quy định mà pháp luật đã đưa ra.

2. Cách in hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý

2.1. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử

Việc nắm bắt chính xác cách in hóa đơn điện tử là rất cần thiết với các kế toán. Để in hóa đơn điện tử thì bạn sẽ thực hiện trên phần mềm E-invoice theo đúng quy định của Pháp luật. Cách thức thực hiện được hướng dẫn bên dưới.

2.1.1. In hóa đơn điện tử chuyển đổi

- Bước 1: Tiến hành truy cập và đăng nhập vào phần mềm E-invoice

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, bạn sẽ tạo lập các thông tin của doanh nghiệp, đặc biệt là chữ ký điện tử. Nếu đã có thì sẽ bỏ qua việc tạo lập này và chuyển sang bước tiếp theo.

- Bước 2: Lựa chọn hóa đơn cần chuyển đổi

Tại đây, bạn sẽ tìm kiếm và lựa chọn hóa đơn điện tử cần được in ra. Bạn có thể tìm trong “Danh sách hóa đơn điện tử” hoặc “Dánh ách hóa đơn xem nhanh”. Đối với Danh sách hóa đơn điện tử, sẽ có 2 trường thông tin để bạn tìm kiếm, bao gồm Số hóa đơn và Tên đối tác. Bạn có thể nhập một trong hai hoặc cả hai để tìm kiếm hóa đơn nhanh hơn.

Còn với Danh sách hóa đơn xem nhanh, số lượng trường thông tin đưa ra sẽ là 3, gồm: Số hóa đơn, Bên mua và Số biên. Chỉ cần lựa chọn một trong 3 hoặc cả 3 để có thể thực hiện việc tìm kiếm hóa đơn cho mình.

- Bước 3: Tiến hành xác nhận và in hóa đơn điện tử

Khi đã tìm và chọn được hóa đơn điện tử tương ứng thì sẽ chọn vào “In hóa đơn” với biểu tượng máy in để tiến hành in hóa đơn điện tử tương ứng. 

Trước khi xác nhận lệnh in, giao diện sẽ hiển thị nội dung hóa đơn. Bạn cần kiểm tra lại một lượt để đảm bảo hóa đơn in ra đúng theo nội dung và tuân thủ đúng quy định của pháp luật trong việc in hóa đơn điện tử.

- Bước 4: Xác nhận lệnh in và nhận hóa đơn tương ứng

Khi đã kiểm tra xong bạn sẽ tiến hành in và nhận hóa đơn giấy sau khi đã được in ra. Lúc này, bạn cần xin chữ ký và đóng dấu vào hóa đơn để bảo đảm tính pháp lý của hóa đơn giấy được in ra.

2.1.2. In hóa đơn điện tử bản thể hiện

Hóa đơn điện tử bản thể hiện chính là bản sao của hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp thường sử dụng loại hóa đơn này để phục vụ cho việc đối chiếu dữ liệu, so sánh hay thanh toán,...

Để in hóa đơn này, bạn cũng tìm hóa đơn trên E-invoice, sau đó chọn “Chỉnh sửa” và tiến hành in như thông thường. Bản hóa đơn in ra chính là bản thể hiện của hóa đơn đó và không có giá trị pháp lý nào.

2.2. Một số lưu ý quan trọng trong cách in hóa đơn điện tử

Việc in hóa đơn điểmn tử thực tế không quá khó. Tuy nhiên, có một vài lưu ý liên quan tới quy định của pháp luật trong việc in hóa đơn mà bạn cần biết. Cụ thể thì những lưu ý cần nắm bắt như sau:

- Đối với việc in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi sẽ chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần. 

- Hóa đơn điện tử được in ra phải có sự toàn vẹn đầy đủ về mặt nội dung thì mới được công nhận và có giá trị mang tính pháp lý.

- Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử cần có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Cần có chữ ký xác nhận của người thực hiện việc chuyển đổi, người đại diện của doanh nghiệp và dấu đỏ xác nhận của doanh nghiệp.

- Đối với hóa đơn bản thể hiện không có giá trị pháp lý, vì thế có thể in nhiều lần và không bị giới hạn về số lượng in.

- Nắm chắc các quy định trong việc sử dụng hóa đơn điện tử được in ra theo quy định của pháp luật. Từ đó hiểu rõ cách sử dụng hóa đơn điện tử in đúng trường hợp và đúng mục đích.

Một cách tổng quát thì việc in hóa đơn điện tử không quá khó để thực hiện và việc biết cách in hóa đơn điện tử sẽ là kỹ năng cần thiết đối với các kế toán viên hiện nay. Và để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả hơn thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí. Những phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toàn liên quan tới lưu trữ, sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp cụ thể, đáp ứng được với mục đích sử dụng.

Một gợi ý phần mềm cho các doanh nghiệp hiện nay chính là phần mềm Quản lý hóa đơn 365. Với lựa chọn phần mềm Quản lý hóa đơn 365, việc quản lý và in hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp với giao diện thân thiện và thao tác dễ dàng.

Trên đây chính là những chia sẻ và hướng dẫn chi tiết về cách in hóa đơn điện tử dành cho bạn. Mong rằng, qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được cách in hóa đơn điện tử cho mình cũng như biết thêm được phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp.