Quay lại

Mách bạn cách in hóa đơn điện tử đơn giản và chi tiết

Tác giả: Phương Anh Nguyễn - 20/01/2022

Ở thời đại mà ứng dụng công nghệ đang ngày càng phổ biến như hiện nay thì việc sử dụng hóa đơn điện tử có lẽ không còn xa lạ. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp nhất định thì hóa đơn giấy luôn là điều cần thiết để đảm bảo các vấn đề mang tính pháp lý. Vì thế mà in hóa đơn điện tử sẽ là cách nhanh nhất để bạn sở hữu hóa đơn giấy cho mình. Vậy, cách in hóa đơn điện tử như thế nào? Việc in hóa đơn điện tử cần lưu ý điều gì? Cùng tìm hiểu chi tiết cách in hóa đơn điện tử qua bài viết dưới đây nhé!

1. Trường hợp cần biết cách in hóa đơn điện tử

Sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp thì hóa đơn ở hình thức này đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều. Việc ban hành các quy định trong việc chuyển đổi sử dụng hình thức của hóa đơn dựa trên rất nhiều yếu tố cũng như lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

trường hợp cần in hóa đơn điện tử
trường hợp cần in hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, sự quan trọng và cần thiết của hóa đơn giấy trong một vài trường hợp nhất định là yếu tố không thể thay thế. Vì vậy, biết cách in hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Cụ thể thì những trường hợp cần biết cách in hóa đơn điện tử có thể kể đến như sau:

- Chứng minh về nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm mà doanh nghiệp triển khai trong hoạt động kinh doanh.

- Đáp ứng cho nhu cầu lưu thông, vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt là với những hàng hóa vận chuyển đường dài, cần có hóa đơn giấy để phục vụ cho công tác kiểm tra, khai báo với cơ quan chức năng có thẩm quyền.

- Khi khách hàng có yêu cầu về việc được cung cấp hóa đơn giấy.

- Khi kế toán cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

- Khi doanh nghiệp xảy ra các tình hướng khẩn cấp, cần cung cấp thông tin, bằng chứng liên quan để phục vụ cho công tác điều tra.

Khi khách hàng yêu cầu cần có hóa đơn giấy
Khi khách hàng yêu cầu cần có hóa đơn giấy

Đây sẽ là một số các trường hợp cần phải sử dụng hóa đơn giấy thay vì hóa đơn điện tử như thông thường. Do vậy mà biết cách in hóa đơn giấy sẽ giúp bạn có thể dễ dàng hơn trong thao tác và cung cấp hóa đơn một cách nhanh chóng, kịp thời nhất.

Biết cách in hóa đơn điện tử sẽ là kỹ năng giúp bạn có sự chủ động hơn trong công việc của mình. Nhất là khi kế toán sẽ luôn bận rộn trong công tác kiểm kê cuối năm. Từ đó, có thể đảm bảo được tiến độ công việc cũng như cung cấp hóa đơn giấy được chính xác và đúng theo quy định mà pháp luật đã đưa ra.

2. Cách in hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý

2.1. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử

Việc nắm bắt chính xác cách in hóa đơn điện tử là rất cần thiết với các kế toán. Để in hóa đơn điện tử thì bạn sẽ thực hiện trên phần mềm E-invoice theo đúng quy định của Pháp luật. Cách thức thực hiện được hướng dẫn bên dưới.

2.1.1. In hóa đơn điện tử chuyển đổi

- Bước 1: Tiến hành truy cập và đăng nhập vào phần mềm E-invoice

Cách in hóa đơn điện tử
Cách in hóa đơn điện tử

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, bạn sẽ tạo lập các thông tin của doanh nghiệp, đặc biệt là chữ ký điện tử. Nếu đã có thì sẽ bỏ qua việc tạo lập này và chuyển sang bước tiếp theo.

- Bước 2: Lựa chọn hóa đơn cần chuyển đổi

Tại đây, bạn sẽ tìm kiếm và lựa chọn hóa đơn điện tử cần được in ra. Bạn có thể tìm trong “Danh sách hóa đơn điện tử” hoặc “Dánh ách hóa đơn xem nhanh”. Đối với Danh sách hóa đơn điện tử, sẽ có 2 trường thông tin để bạn tìm kiếm, bao gồm Số hóa đơn và Tên đối tác. Bạn có thể nhập một trong hai hoặc cả hai để tìm kiếm hóa đơn nhanh hơn.

Còn với Danh sách hóa đơn xem nhanh, số lượng trường thông tin đưa ra sẽ là 3, gồm: Số hóa đơn, Bên mua và Số biên. Chỉ cần lựa chọn một trong 3 hoặc cả 3 để có thể thực hiện việc tìm kiếm hóa đơn cho mình.

- Bước 3: Tiến hành xác nhận và in hóa đơn điện tử

Khi đã tìm và chọn được hóa đơn điện tử tương ứng thì sẽ chọn vào “In hóa đơn” với biểu tượng máy in để tiến hành in hóa đơn điện tử tương ứng. 

Trước khi xác nhận lệnh in, giao diện sẽ hiển thị nội dung hóa đơn. Bạn cần kiểm tra lại một lượt để đảm bảo hóa đơn in ra đúng theo nội dung và tuân thủ đúng quy định của pháp luật trong việc in hóa đơn điện tử.

In hóa đơn điện tử bản chuyển đổi
In hóa đơn điện tử bản chuyển đổi

- Bước 4: Xác nhận lệnh in và nhận hóa đơn tương ứng

Khi đã kiểm tra xong bạn sẽ tiến hành in và nhận hóa đơn giấy sau khi đã được in ra. Lúc này, bạn cần xin chữ ký và đóng dấu vào hóa đơn để bảo đảm tính pháp lý của hóa đơn giấy được in ra.

2.1.2. In hóa đơn điện tử bản thể hiện

Hóa đơn điện tử bản thể hiện chính là bản sao của hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp thường sử dụng loại hóa đơn này để phục vụ cho việc đối chiếu dữ liệu, so sánh hay thanh toán,...

Để in hóa đơn này, bạn cũng tìm hóa đơn trên E-invoice, sau đó chọn “Chỉnh sửa” và tiến hành in như thông thường. Bản hóa đơn in ra chính là bản thể hiện của hóa đơn đó và không có giá trị pháp lý nào.

2.2. Một số lưu ý quan trọng trong cách in hóa đơn điện tử

Việc in hóa đơn điểmn tử thực tế không quá khó. Tuy nhiên, có một vài lưu ý liên quan tới quy định của pháp luật trong việc in hóa đơn mà bạn cần biết. Cụ thể thì những lưu ý cần nắm bắt như sau:

Một số lưu ý khi in hóa đơn điện tử
Một số lưu ý khi in hóa đơn điện tử

- Đối với việc in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi sẽ chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần. 

- Hóa đơn điện tử được in ra phải có sự toàn vẹn đầy đủ về mặt nội dung thì mới được công nhận và có giá trị mang tính pháp lý.

- Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử cần có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Cần có chữ ký xác nhận của người thực hiện việc chuyển đổi, người đại diện của doanh nghiệp và dấu đỏ xác nhận của doanh nghiệp.

- Đối với hóa đơn bản thể hiện không có giá trị pháp lý, vì thế có thể in nhiều lần và không bị giới hạn về số lượng in.

- Nắm chắc các quy định trong việc sử dụng hóa đơn điện tử được in ra theo quy định của pháp luật. Từ đó hiểu rõ cách sử dụng hóa đơn điện tử in đúng trường hợp và đúng mục đích.

Một cách tổng quát thì việc in hóa đơn điện tử không quá khó để thực hiện và việc biết cách in hóa đơn điện tử sẽ là kỹ năng cần thiết đối với các kế toán viên hiện nay. Và để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả hơn thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí. Những phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toàn liên quan tới lưu trữ, sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp cụ thể, đáp ứng được với mục đích sử dụng.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí đem lại hiệu quả cao
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí đem lại hiệu quả cao

Một gợi ý phần mềm cho các doanh nghiệp hiện nay chính là phần mềm Quản lý hóa đơn 365. Với lựa chọn phần mềm Quản lý hóa đơn 365, việc quản lý và in hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp với giao diện thân thiện và thao tác dễ dàng.

Trên đây chính là những chia sẻ và hướng dẫn chi tiết về cách in hóa đơn điện tử dành cho bạn. Mong rằng, qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được cách in hóa đơn điện tử cho mình cũng như biết thêm được phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp.

Chữ ký điện tử và chữ ký số, xu hướng hội nhập thời đại

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào? Ứng dụng của chữ ký điện tử và chữ ký số trong thời đại ngày nay? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Chữ ký điện tử và chữ ký số

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype