Cách lập sơ đồ kho hiệu quả dành cho dân kinh doanh

1. Lập sơ đồ kho bằng cách vẽ các bước theo đúng quy trình

Nếu bạn hiểu và có thể vẽ được sơ đồ kho theo các bước chuẩn thì việc lập sơ đồ kho không còn phức tạp như những gì chúng ta thường tưởng tượng nữa. Thực chất, việc lập sơ đồ kho không quá khó khăn, thậm chí nó còn quá đỗi đơn giản để thực hiện, và nếu như bạn không nắm được 3 bước dưới đây thì quả thực sẽ rất đáng tiếc.

1.1. Chuẩn bị sơ đồ liên quan đến mặt bằng kho

Những người có kinh nghiệm quản lý kho lâu năm vẫn luôn tự tin vào khả năng, trình độ của bản thân, chính vì thế mà họ vẫn cho rằng, một khó hàng không khó khăn để quản lý. Tuy nhiên, sự thật thì không phải như vậy, một kho có rất nhiều sản phẩm, nhiều loại mặt hàng và được quy định theo các mã sản phẩm, bởi thế mà nếu không có một sơ đồ chi tiết cho nó thì chẳng khác nào bạn đang làm những công việc lần kim đáy bể, nhất là khi quản lý những kho hàng lớn của doanh nghiệp lớn.

Trong khi đó, một sơ đồ kho hàng được lập chỉn chu, logic thì sẽ tạo ra rất nhiều sự thuận lợi mà hơn hết nó có thể giúp bạn không rơi vào trường hợp lúng túng trong việc thiết lập, xây dựng kho hàng, không gây mất thời gian cho việc tìm kiếm và đóng gói hàng hóa, sản phẩm.

Sơ đồ kho hàng được lập chỉ khi bạn có được hình dung chính xác về mặt bằng sẽ được chọn để làm kho hàng. Vậy nên, khi bắt đầu chọn mặt bằng, hãy yêu cầu người chủ cho thuê cung cấp bản vẽ sơ đồ của mặt bằng đó. Thậm chí, điều cần thiết hơn cả là bạn có thể đến xem trực tiếp (điều này là đương nhiên) nhưng có thể tự mình đo đạc cẩn trọng để chắc chắn mặt bằng có thể bố trí theo ý tưởng mà bản thân đã hình thành từ trước đó.

Tìm việc làm nhân viên kho

1.2. Chọn phương pháp phù hợp để lập sơ đồ kho

Chúng ta có thể lập sơ đồ kho bằng nhiều phương pháp khác nhau. Bạn hình dung sự đa dạng về cách thức được tính bằng sự “vô kể”, có nghĩa là không giới hạn cách để chúng ta tạo ra một sơ đồ kho miễn sao cách bạn chọn phù hợp với khả năng, ý tưởng và giúp bạn lập sơ đồ nhanh chóng và hiệu quả là được.

Có 3 phương án cho các bạn lựa chọn để thành lập sơ đồ kho với bản vẽ chi tiết nhất:

Phương án thứ nhất là thuê kiến trúc sư vẽ sơ đồ kho dựa trên những mô tả về ý tưởng của bạn. Nếu bạn có một quy mô hoạt động lớn, có kho rộng và cần chứa nhiều hàng hóa, sản phẩm, trang thiết bị máy móc cồng kềnh ví như băng chuyền, xe nâng chẳng hạn thì có thể sẽ cần thiết phải thuê cả một tổ đội kiến trúc sư có tay nghề cao cùng thiết kế cho bạn sơ đồ kho hoàn hảo, logic để tận dụng được diễn tích mặt bằng lại có thể logic trong dây chuyền hoạt động và dễ dàng quản lý mọi yếu tố trong kho, nhất là sản phẩm, hàng hóa.

Thứ hai, vẽ sơ đồ kho bằng các công cụ hỗ trợ vẽ online. Việc này thì sẽ giúp bạn đỡ “tốn kém” hơn so với việc bỏ ra một khoản tiền lớn để thuê kiến trúc sư chuyên nghiệp làm cho mình. Tuy nhiên đổi lại bạn lại phải “tự thân vận động”, tự sáng tạo, tự lên ý tưởng và tự vận dụng đôi tay tài hoa để vẽ ra một sơ đồ kho dưới sự hỗ trợ của “những chú robot thông minh” không gì khác đó là các tool thiết kế online có tính năng hỗ vẽ sơ đồ kho. Có rất nhiều công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp cho bạn có thể lựa chọn ví như tool Smart Draw – 1 tool miễn phí có cách sử dụng khá đơn giản và rất nhiều công cụ khác. Nếu bạn đã từng có kinh nghiệm trong việc chọn lựa công cụ hỗ trợ cho công việc quản lý kho thì cũng có thể chia sẻ bên dưới bài viết để Phượng và các bạn đọc khác tham khảo nhé.

Thứ ba, một cách khá thông dụng, phổ biến bạn nên áp dụng trong “thế bí” khi không thể thuê riêng “nhà thiết kế” cho mình hoặc kỹ năng công nghệ còn non nên chẳng thể sử dụng hiệu quả bất cứ công cụ hỗ trợ online nào khác. Đó chính là sử dụng excel để vẽ sơ đồ kho hàng. Excel thông thường đã đi cùng mỗi chúng ta trong suốt những tháng năm học trò nên nó là phương tiện gần gũi nhất, dễ hiểu nhất so với các gợi ý trên.

Có thể bạn chưa biết excel còn có cả tính năng vẽ sơ đồ để phục vụ cho việc quản lý kho hàng mà thôi. Vậy thì sau khi đọc bài viết này, bạn hãy áp dụng ngay để khám phá điều tuyệt vời này trong một chương trình office quen thuộc với chúng ta suốt nhiều năm qua nhé.

Tìm việc

1.3. Bố trí các khu vực ở bên trong kho

Bước này sẽ là bước cuối cùng để chúng ta hoàn thiện quy trình xây dựng sơ đồ cho một kho hàng. Bạn cần dựa vào sản phẩm, các yếu tố sẽ xuất hiện trong kho, ví dụ như kho chỉ chứa hàng hóa hay ngoài hàng hóa ra thì còn yếu tố nào khác như máy móc, phương tiện lao động,… Nếu có nhiều hàng hóa thì các hàng hóa sẽ phân loại như thế nào?

Để dàng hơn cho bước hình dung, bạn có thể bám sát phân chia theo 3 khu vực chính như sau:

- Khu vực hoạt động: Đây là “địa bàn” chỉ diễn ra các hoạt động hành động liên quan tới hàng hóa, có thể là tiếp nhận đơn hàng, nhận hàng, đóng gói sản phẩm. Ở khu hoạt động nhiều khi còn được đa số các người quản lý bố trí để chứa các những tấm pallet hay thiết bị phục vụ cho công việc di chuyến nguồn hàng ở trong kho.

- Khu lưu trí: Đây là khu để những kệ, những giá chứa hàng hóa được lưu kho. Bạn cần thiết kế khu vực này sao cho đảm bảo được tính thuận tiện để sắp xếp hàng, lấy sản phẩm khi có đơn đặt một cách dễ dàng.

- Khoảng trống trong kho hàng: Kho hàng không phải được tận dụng tất cả bằng cách lấp đầy chúng. Một kho hàng cần có những khoảng trống, đúng đắn, hợp lý. Không gì khác, đó chính là những lối đi đủ để người và thiết bị vận chuyển hàng hóa có thể di chuyển một cách dễ dàng tới lấy hoặc cất hàng hóa. Những khoảng trống tưởng như có thể “làm gì cũng được” lại cần được thiết kế một cách thận trọng khi nó đòi hỏi yêu cầu quan trọng nhất đó chính là tạo được những lối di chuyển theo vòng tròn khép kín, dễ đi lại và dễ lấy hàng theo đúng logic, nguyên tắc nào đó của đặc trưng kho hàng.

2. Vẽ sơ đồ kho thành công qua chỉ qua những lưu ý nhỏ

Để tạo dựng được một quy trình kinh doanh hiệu quả, tất nhiên chúng ta phải có được những sự chỉn chu ngay từ ban đầu. Lập sơ đồ kho là sự khởi đầu quan trọng đó mà bất cứ nhà kinh doanh nào cũng cần phải chú trọng. Bên cạnh việc đảm bảo tiến hành lập sơ đồ kho hàng theo đúng quy chuẩn của các bước đã khám phá ở trên thì Phượng còn nhắc nhớ bạn rằng, một số điều nhỏ nhặt trong việc lập sơ đồ kho nếu như bị bỏ qua, bị cái tư tưởng “ôi dào, cái đó chẳng quan trọng” tác động, xâm chiếm hành động của bạn thì chắc chắn việc lập sơ đồ sẽ không còn thuận lợi nữa, thêm vào đó còn có thể khiến cho bạn có một sơ đồ không hoàn hảo sau cùng.

Vậy thì chúng ta cần lưu ý những vấn đề gì trong quá trình lập sơ đồ kho?

- Chọn lựa cận thận các loại pallet, mẫu kệ, giá đỡ trước khâu thiết kế sơ đồ nhé vì lúc này bạn sẽ có được kích thước chính xác của các yếu tố thiết bị và dễ cho việc sắp xếp sơ đồ hợp lý theo kích thước tương xứng với các vị trí, khu vực xuất hiện của chúng trong kho.

Việc làm nhân viên kinh doanh tại Hà Nội

- Luôn bố trí bố cục kho thuận tiện nhất với hai “nhân vật” quan trọng thay bạn “thống trị” kho hàng, đó là thủ kho và đội ngũ nhân viên kho. Vì kho hàng có phù hợp, “thuận” theo cách làm việc của họ thì mới có được chất lượng quản lý kho hiệu quả, từ đó hoạt động kinh doanh cũng có được “cái kết” tốt đẹp.

- Bản thiết kế khi hàng sẽ cần phải đáp ứng rõ ràng, nên theo một luồng khép kín thay vì các phương thức khác. Bởi vì phân luồng hoạt động khép kín trong kho sẽ khiến cho các giai đoạn hoạt động đi đúng quy trình trơn tru, tạo sự thuận lợi và dễ dàng cho mọi khâu hành động, mọi thao tác hoạt động của đội ngũ nhân viên làm việc và quan trọng nhất là dễ để bạn quản lý mọi thứ theo đúng quỹ đạo. Mặc ở đâu bạn có thể nhanh chóng gỡ rối ở đó. Hãy hình dung một dây chuyền sản xuất sản phẩm, khi có lỗi ở đâu người ta dễ nhận ngay ra vấn đề nằm ở chuyền nào của cả dây chuyền đó.

Trong trường hợp bạn ưu tiên sự bảo mật cho kho hàng thì hãy thiết kế kho theo bố cục chữ L hoặc I nhé.

- Về thứ tự sắp xếp ưu tiên thì nên đặt các sản phẩm, loại hàng bán chậm ở vị trí phía sau, phía trước ưu tiên để các sản phẩm bán chạy.

- Ngoài một bản sơ đồ kho chính thống thì nên có một bản dự phòng. Bản dự phòng này sẽ giúp bạn cân nhắc cho những trường hợp cần thiết khác, có thể là vào thời gian cao điểm của hàng hóa. Lúc này bạn “kịp trở tay” để thay đổi kho sao cho linh hoạt nhất. Có nghĩa là việc quản lý kho của bạn lúc nào cũng nằm trong thế an toàn và sẵn sàng để ứng biến trong mọi hoàn cảnh.

Nhìn chung, việc quản lý kho hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn nắm bắt được cách quản lý kho. Bạn có thể áp dụng theo những cách trên, chắc chắn sẽ hiệu quả đấy nhé.