Quản lý nhân sự là gì? Bí quyết tối ưu nguồn nhân lực

1. Giải mã khái niệm Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hiểu một cách đơn giản là tổng thể các hoạt động, giải pháp của tổ chức, doanh nghiệp đào tạo, định hướng, phát triển, sử dụng và điều phối nguồn nhân lực một cách có hiệu quả. Khái niệm quản lý nhân lực không chỉ dừng lại ở vấn đề tuyển dụng hay sai thải mà bao gồm cả việc phát triển năng lực, tố chất, duy trì nguồn lực, tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa cá nhân và tổ chức, từ đó tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp. 

Dù là tài sản quan trọng nhất của các tổ chức, thế nhưng con người cũng đồng thời là đối tượng phức tạp nhất trong các đối tượng quản trị. Con người có tính cách, suy nghĩ, tình cảm, tâm lý khác nhau. Bởi thế, quản lý nhân lực vừa là khoa học áp dụng phương pháp, quy trình giao việc đồng thời là nghệ thuật đối nhân xử thế linh hoạt cân bằng được lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Thời đại nào cũng vậy, để quản lý được nhân sự tốt đòi hỏi ở người lãnh đạo kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử với các tình huống cực kỳ linh hoạt từ đó tạo ra những giá trị cho tổ chức.

Trong nhịp sống của xã hội hiện đại, quan niệm về quản lý nhân sự không dừng lại ở việc tập trung toàn lực vào việc bám đuổi các mục tiêu ngắn hạn mà còn đặc biệt chú trọng vào các chiến lược. Điều này nằm ở sứ mệnh, mục tiêu chiến lược phát triển, văn hóa doanh nghiệp và trách nhiệm của đội ngũ lãnh đạo để đảm bảo doanh nghiệp có thể đứng vững trước những biến động của thị trường. Để có thể làm được điều đó, đội ngũ quản lý cần phải nắm bắt và hiểu rõ được đầy đủ các khía cạnh của quản lý nhân sự. 

Theo các chuyên gia, trong khoa học và nghệ thuật quản lý nhân sự gồm 3 khía cạnh chủ đạo:

-Quản lý con người: Bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển con người. 

- Quản lý hệ thống: Ám chỉ quá trình doanh nghiệp sử dụng các công cụ hỗ trợ, dữ liệu, công nghệ để tối ưu quá trình giáo việc, quy trình làm việc cho đội ngũ nhân sự.

- Quản lý văn hóa: Xây dựng, duy trì và thúc đẩy các giá trị cốt lõi của tổ chức.

2. Vai Trò và tầm quan trọng của Quản Lý Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp

Như đã nhấn mạnh, quản lý nhân sự là hoạt động quản lý vô cùng quan trọng không thể thiếu được trong bất kỳ một tổ chức nào dù là trong quán cafe có vài nhân viên part time đến một tập đoàn quy mô lớn. Công tác quản lý nhân sự thiếu quy củ có thể gây ra hệ lụy rất lớn ảnh hưởng đến sự tồn vong của tổ chức.

Nếu mới bắt đầu vai trò của một nhà quản lý, trước khi đi vào nghiên cứu và áp dụng khoa học quản lý, Timviec365.vn tin rằng, nắm vững tầm quan trọng và vai trò cụ thể của hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là bước đầu tiên giúp bạn thành công trong hoạt động quản lý vừa thách thức vừa thú vị này. 

2.1. Nắm rõ tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự

Lý do đầu tiên làm cho hoạt động quản lý nhân sự trở thành nội dung then chốt trong quản lý doanh nghiệp chính là kiến tạo bước đệm vững chắc không chỉ giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra mà còn xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết. Khi hoạt động quản lý nhân sự được chú trọng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đang tự mình kiến tạo ra một hệ thống HRM hiệu quả đảm nhiệm thực hiện các mục tiêu sau: 

Thứ nhất, Tăng năng suất lao động: Dù doanh nghiệp của bạn là một công ty công nghệ hay một đơn vị sản xuất, việc thúc đẩy nhân viên nhân viên phát huy hết tiềm năng của mình (sức sáng tạo, sức lực, sự cống hiến,...) là vô cùng cần thiết. Khi tất cả các nhân viên phát huy hết được các phẩm chất cần có và bám sát các mục tiêu chung, không có lý do gì mà năng suất lao động sẽ không tăng lên. 

Thứ hai, xây dựng văn hóa tổ chức mạnh mẽ: Một doanh nghiệp lớn, uy tín đại diện bởi một nền văn hóa riêng. Tuy nhiên, chính con người trong tổ chức đó chính là lực lượng phát huy văn hóa doanh nghiệp thông qua chuỗi hành động, ứng xử thống nhất. Khi nhà quản lý chủ đích gây dựng văn hóa và khuyến khích toàn thể nhân viên thực hiện, có nghĩa là, họ đang tạo ra động lực và sự gắn kết cho tổ chức của mình. 

Thứ ba, quản lý nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong tổ chức. Khi văn hóa doanh nghiệp đã tốt, nhân viên nắm bắt được những nhiệm vụ riêng mình, nhiệm vụ phối hợp với đồng nghiệp hay làm việc với đối tác,  được ghi nhận cống hiến và có chế độ thưởng phạt chính đáng, doanh nghiệp ắt sẽ hạn chế được các tranh chấp xung đột xảy ra giữa các thành viên, giữa thành viên với tổ chức. 

Thứ tư, quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng được những điều kiện thay đổi của thị trường để hướng đến sự phát triển bền vững dựa trên nền tảng văn hóa vững chắc, đội ngũ nhân viên đoàn kết, biết việc để làm và làm việc có năng suất.

2.2. Vai trò của quản lý nhân sự quy củ

Nắm được tầm quan trọng của hoạt động quản lý nhân sự sẽ là cơ sở để các nhà quản trị con người thúc đẩy và thực hiện các vai trò to lớn sau đây:

- Xây dựng đội ngũ nhân tài

Không có tổ chức nào thành công nếu thiếu một đội ngũ nhân viên tài năng. Quản lý nhân sự không chỉ đảm bảo tuyển dụng đúng người mà còn hỗ trợ họ phát triển để đạt được tiềm năng tối đa. Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân lực xuất chúng còn biết cách tạo động lực và bồi dưỡng nhân viên thông qua các chương trình đào tạo, bồi dưỡng. Cụ thể, HRM cụ thể hóa các quy trình đánh giá hiệu suất, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra các chương trình đào tạo thích hợp cho từng nhóm nhân viên.

- Gắn kết nhân viên với tổ chức, doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của HR bên cạnh chiêu mộ, bồi dưỡng nhân tài  là tạo ra sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức. Điều này không chỉ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc mà còn nâng cao tinh thần đồng đội và năng suất làm việc.

-Thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực

Có thể nói, HRM có vai trò quan trọng trong việc thiết lập các giá trị và chuẩn mực trong tổ chức. Bên cạnh đó, công tác này còn được ví như một tấm bản đồ chỉ đường cho nhân viên đi đúng hướng và thực hiện tốt nhất các giá trị, chuẩn mực đó. Thông qua các nội quy, các hướng dẫn thực hiện chi tiết cùng với ý thức văn hóa cá nhân sẽ tự động tạo ra một môi trường làm việc tích cực không chỉ thu hút nhân tài mà còn giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

3. Khám phá các chức năng chính của hoạt động quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bao gồm nhiều chức năng khác nhau, từ tuyển dụng, đào tạo, đến duy trì mối quan hệ lao động. Dưới đây là các chức năng quan trọng nhất nhà quản lý cần nắm bắt để phát huy được giá trị doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp để phát triển được, ngoài ứng dụng công nghệ mới, giải pháp tiên phong chính là lựa chọn nhân tài thông qua bộ lọc “TUYỂN DỤNG”. Với hoạt động quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tuyển dụng không chỉ là tìm kiếm ứng viên mà còn là quá trình đánh giá sự phù hợp giữa ứng viên và tổ chức. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả bao gồm:

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức: Đánh giá số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết.

Bước 2: Tìm kiếm ứng viên Qua các kênh như quảng cáo, mạng xã hội hoặc giới thiệu nội bộ.

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn: Sử dụng các công cụ như bài kiểm tra kỹ năng, phỏng vấn và bài tập tình huống để đánh giá năng lực nhân viên và lựa chọn cho các vị trí phù hợp doanh nghiệp đang cần.

3.2. Đào tạo và phát triển

Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nằm trong chức năng quan trọng của quá trình quản lý nhân sự. Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nhân viên không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn nâng cao hiệu quả tổ chức. Các hình thức đào tạo phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp gồm:
- Đào tạo tại chỗ: Học tập thông qua thực tế công việc.

- Chương trình chuyên sâu: Cải thiện kỹ năng chuyên môn cụ thể.

- Đào tạo dài hạn: Chuẩn bị cho các vị trí lãnh đạo.

3.3. Quản Lý Hiệu Suất

Hiệu suất làm việc là yếu tố quyết định sự thành công của tổ chức. Quản lý nhân sự cần thiết lập các hệ thống đánh giá chính xác và minh bạch thông qua KPI cần phải thực hiện, đồng thời cung cấp phản hồi kịp thời cho nhân viên về tiến trình thực hiện KPI cũng như đôn thúc nhân viên thực hiện KPI. Với những đội nhóm hoàn thành KPI tốt và vượt KPI, doanh nghiệp có thể đề xuất thêm chính sách thưởng, ngược lại với những nhóm chưa hoàn thành KPI, đội ngũ quản lý phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý phù hợp. 

3.4. Chính Sách Đãi Ngộ và Phúc Lợi

Một trong những nội dung quan trọng khác của quản lý nhân sự đó là chính sách đãi ngộ và phúc lợi. Để có thể thu hút được nhân tài và giúp nhân dài gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, chính sách đãi ngộ và phúc lợi sẽ phải tương xứng với nhiệm vụ mà người lao động phải hoàn thành.Trong đó, chính sách đãi ngộ không chỉ dừng lại ở mức lương cơ bản đã được thỏa thuận mà còn bao gồm các yếu tố như chế độ bảo hiểm, phúc lợi xã hội và môi trường làm việc làm việc lành mạnh, chế độ thưởng theo KPI, dự án, thưởng theo năng lực để thúc đẩy tinh thần cống hiến. 

4. Thách thức và giải pháp cho bài toán quản lý nhân sự hiện nay

4.1. Những thách thức

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thị trường tuyển dụng, số lượng doanh nghiệp lớn nhỏ tăng theo cấp số nhân tạo ra những thách thức không nhỏ trong khâu quản lý nguồn nhân sự.  

Thành tố đầu tiên cấu thành thách thức này chính là sự thay đổi liên tục của thị trường lao động, sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghệ. Trong thời đại công nghệ số, sự hoành hành của “trí tuệ nhân tạo” kết hợp với nhiều ngành nghề mới ra đời trong khi các kỹ năng truyền thống dần lỗi thời. Điều này đòi hỏi đội ngũ HR phải không ngừng cập nhật kiến thức và chiến lược quản trị mới. 

Sự mở rộng quy mô doanh nghiệp, lực lượng lao động mở rộng ở nhiều phòng ban, vị trí, độ tuổi, giới tính tạo ra cơ hội cho đội ngũ quản lý song cũng lắm thách thức lớn trong việc xây dựng môi trường làm việc bình đẳng. Đây chính là thức lớn thứ hai của đội ngũ quản lý lãnh đạo phải đối mặt. 

Nhưng chưa dừng ở đó, tình trạng chảy máu chất xác diễn ra, sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thu hút nhân tài khiến không ít các tổ chức điêu đứng khi mảnh đất cơ hội dành cho các “cái đầu lớn” không ngừng mở rộng. Bài toán tuyển dụng nhân tài đã khó, giờ đây phải đối mặt với bí quyết để giữ chân nhân tài ngày càng phức tạp, nếu như không có những chế độ lương thưởng tương xứng. Vậy giải pháp cho doanh nghiệp là gì?

4.2. Giải pháp mới giúp doanh nghiệp đón đầu thách thức trong quản lý nhân sự

-Ứng Dụng Công Nghệ

Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại giúp tự động hóa các quy trình như tuyển dụng, chấm công và đánh giá hiệu suất. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm quản lý chấm công, tuyển dụng, đánh giá năng lực nhân viên của các đơn vị uy tín điển hình như chamcong365, hungha365, HRM, website hỗ trợ tuyển dụng nhân lực trực tuyến qua website Timviec365.vn để trải nghiệm và tối ưu quá trình quản lý nhân sự của mình.

- Tập Trung vào trải nghiệm nhân viên

Bên cạnh đề xuất nguồn lương thưởng, phúc lợi xứng đáng, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên, từ phỏng vấn, onboarding đến các hoạt động hàng ngày, các sự kiện để nâng cao tình đồng nghiệp và trách nhiệm với công việc, với doanh nghiệp. 

–Ứng dụng các phần mềm chuyển đổi số để quản trị nhân sự tốt hơn

Dĩ nhiên rồi, trong bối cảnh tốc độ phát triển của công nghệ tính bằng giây, việc đội ngũ quản lý trau dồi những kỹ năng công nghệ để tối ưu hóa quá trình quản lý của mình là điều cực kỳ cần thiết. Gợi ý cho bạn là công nghệ như AI và Big Data đang được áp dụng để dự đoán xu hướng và ra quyết định nhân sự hiệu quả hơn. Doanh nghiệp của bạn có thể tiếp cận các phần mềm này để tối ưu đội ngũ nhân sự của mình. 

Cùng với những thành tố trên trau dồi và nâng cao kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề đang trở thành yếu tố quan trọng trong phát triển nhân viên và đội ngũ lãnh đạo. Vì suy cho cùng quản lý nhân sự là quản lý con người, trong các chính sách không thể thiếu đường đi nước bước của sự thấu hiểu, linh hoạt.

Như vậy, qua những phân tích trên đây của timviec365.vn chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ khái niệm Quản lý nhân sự là gì? Chức năng, vai trò của bộ môn nghệ thuật này. Quản lý nhân sự không chỉ là một công việc mà là một chiến lược dài hạn để phát triển tổ chức. Trong thế giới thay đổi không ngừng, vai trò của HRM ngày càng trở nên quan trọng, đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và khả năng lãnh đạo linh hoạt. Một tổ chức thành công không chỉ dựa vào công nghệ hay sản phẩm mà còn phụ thuộc vào con người. Vì vậy, đầu tư vào quản lý nhân sự là đầu tư vào tương lai của chính doanh nghiệp.