Cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel, bạn đã biết chưa?

1. Tại sao cần phải tiến hành lọc các dữ liệu từ nhiều sheet trong bảng excel?

Trong quá trình phân chia công việc hay quản lý các dữ liệu trong một bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp hay cả trong quá trình học tập hiện nay, chúng ta thường sẽ sử dụng các kỹ năng, phần mềm như là Microsoft Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Google Mail,... và đặc biệt là Excel bởi những tính năng, ứng dụng tiện lợi như là lưu trữ được nhiều thông tin, dữ liệu và có thể phân chia theo từng ô, cột, hàng hay theo các sheet khác nhau để mọi thứ được rõ ràng, tránh nhầm lẫn. Đây cũng chính là công cụ phổ biến nhất được áp dụng trong các công việc văn phòng, đặc biệt là đối với những nhân viên kế toán thì việc sử dụng excel là điều không thể thiếu.

Tuy nhiên, chắc chắn sẽ có những lúc các thông tin, dữ liệu bạn liệt kê ở các sheet có sự trùng nhau hay nhiều thông tin không cần thiết và khi đó, để tránh xảy ra sự nhầm lẫn, bạn cần phải tiến hành lọc các dữ liệu bị trùng hay gộp những dữ liệu có liên quan đến nhau chung thành một sheet. Và đây cũng chính là thắc mắc của rất nhiều người hiện nay. Và dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết về cách lọc các dữ liệu từ nhiều sheet trong excel dành cho bạn!

>> Xem thêm: Cách chèn ảnh vào Excel

2. Cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel qua cách cơ bản

2.1. Sử dụng hàm Vlookup để lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel

Để có thể lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel, theo cách cơ bản thường được áp dụng nhất, ví dụ như bạn muốn lọc dữ liệu của 2 sheet thì hãy thực hiện theo các bước sau đây:

- Trong sheet 1 bạn sẽ click vào ô đầu tiên để nhập những kết quả trùng, sau đó bạn nhấn vào “tab Formulas” và lựa chọn mục “Insert Function”.

- Tiếp đó, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại của “Insert Function” và trong đó, bạn sẽ tìm đến “Lookup & Reference” tại phần “Or select a category” bởi thực chất hàm Vlookup thuộc vào nhóm hàm tìm kiếm. Sau đó, bạn kéo xuống phía dưới và sẽ thấy hàm Vlookup rồi nhấn vào OK.

- Tiếp sau đó, màn hình sẽ hiển thị phần hộp thoại “Function Arguments” và bạn sẽ thực hiện nhập các vùng dữ liệu cụ thể cho từng yếu tố tại đó. Tại phần “Lookup_value” thì bạn chỉ cần click chuột vào sheet 1 sau đó click tiếp vào ô số C3 (ô đầu tiên trong sheet 1). Như vậy, ô “Lookup_value” sẽ ngay lập tức hiển thị “sheet!C3”.

- Bước tiếp theo, tại phần “Table_array” bạn sẽ tiếp tục nhấn vào sheet 2 rồi lựa chọn toàn bộ cùng dữ liệu trùng nhau cần phải tiến hành kiểm tra và trên màn hình sẽ hiển thị “sheet2!C2:E11” (trong đó C2:E11 là ví dụ cho vùng dữ liệu của bạn).

- Một điều bạn cần phải chú ý chính là nếu như muốn thực hiện kiểm tra nhiều vùng dữ liệu hơn thì cần phải thực hiện thao tác cố định các vùng mình lựa chọn thông qua việc nhấp chuột vào chính giữa hoặc cũng có thể là cuối ô C2 rồi nhấn F4 để cố định. Tương tự như vậy thì bạn cũng thực hiện với E11 để cố định vùng dữ liệu. Khi đó, tại “Table_array” sẽ hiển thị “sheet2!$C$2:$E$11”.

- Sau khi đã hoàn thành các thao tác trên, bạn sẽ thực hiện nhập 1 vị trí cụ thể mà bạn muốn lưu giữ liệu sau khi lọc tại phần “Col_index_num”. Ví dụ nếu như bạn muốn lưu ở cột đầu tiên thì sẽ nhập số 1. Tiếp đó, tại “Range_lookup” bạn sẽ nhập số 0 để hoàn tất quá trình lọc một cách chính xác nhất rồi nhấp vào OK.

- Bước tiếp theo chính là kiểm tra các dữ liệu đã lọc được hiển thị trên màn hình rồi thực hiện thao tác kéo dữ liệu từ ô đầu tiên đi xuống những ô còn lại và những ô không có dữ liệu thì sẽ hiển thị lỗi là #N/A.

- Như vậy, cuối cùng bạn sẽ thu được công thức Vlookup để có thể lọc dữ liệu như sau: =VLOOKUP(sheet1!C3,sheet2!$C$2:$E$11,1,0), trong đó cụ thể là:

+ Sheet1!C3 chính là ô số 3 của cột C trong sheet 1 mà bạn cần phải kiểm tra dữ liệu bị trùng và cần lọc bỏ hay gộp lại.

+ Sheet2!$C$2:$E$11 chính là vùng dữ liệu mà bạn cần phải kiểm tra để xem có trùng với sheet 2 hay không.

- 1 chính là số cột mà bạn muốn kết quả trả về để lưu trữ sau khi đã kiểm tra.

- 0 chính là kiểm mà bạn tìm kiếm một cách chính xác nhất hàm Vlookup.

2.2. Sử dụng hàm Vlook kết hợp hàm If, ISNA để lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel

Sau khi đã sử dụng hàm Vlookup để thu được công thức cũng như kiểm tra được các dữ liệu trùng thì trong những ô không trùng sẽ hiển thị các lỗi có ký hiệu là #N/A và khi đó bạn cần kết hợp với hàm ISNA để có thể kiểm tra lại một cách chính xác. Nếu như các dữ liệu hiển thị là #N/A thì hàm ISNA sẽ đưa ra kết quả là TRUE, còn nếu không đúng thì sẽ hiển thị FALSE.

Còn đối với hàm If thì bạn sẽ thực hiện kiểm tra điều kiện, nếu như đúng và đáp ứng theo yêu cầu thì kết quả sẽ trả về giá trị A mà bạn đã chỉ định ngay từ ban đầu, còn nếu không đúng thì sẽ đưa ra kết quả là một giá trị khác. Theo đó, để có thể lọc dữ liệu, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

- Nhập thêm 1 cột để so sánh với cột bạn cần kiểm tra trong sheet 1 và nhập theo công thức sau đây:

IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$11,1,0)),”không”,”trùng”)

Khi đó, hàm ISNA sẽ tiến hành kiểm tra những giá trị của hàm Vlookup và nếu như hàm trả về kết quả lỗi thì hàm ISNA sẽ đưa về giá trị là TRUE, còn ký hiệu #N/A là những dữ liệu không bị trùng lặp nên khi đó hàm If sẽ đưa về kết quả là “không”.

Còn trong trường hợp mà hàm VLOOK đưa về một kết quả với giá trị cụ thể thì khi đó hàm ISNA sẽ đưa ra giá trị FALSE, hàm If sẽ đưa về giá trị “trùng”.

- Với kết quả trả về báo là dữ liệu trùng thì bạn sẽ thực hiện thao tác tiếp tục kéo xuống phía dưới để nhận những kết quả khác nhau theo từng giá trị.

- Như vậy, bạn đã có được những kết quả sau khi lọc dữ liệu và cuối cùng sẽ chỉ cần thực hiện thêm 1 thao tác đơn giản chính là xóa bỏ cột kiểm tra hiển thị trên bảng excel là đã hoàn thành quá trình lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel.

>> Xem thêm: Cách lọc dữ diệu trùng nhau trong Excel

3. Hướng dẫn cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel thông qua công cụ Macro

Có rất nhiều trường hợp bạn cần phải thực hiện các thao tác lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong excel, trong đó nhiều nhất chính là gộp các dữ liệu hoặc là lọc bỏ những dữ liệu thừa ra khỏi bảng excel. Vậy cách để lọc các dữ liệu đó như thế nào?

3.1. Cách gộp các dữ liệu từ nhiều sheet vào 1 sheet

Trong quá trình tổng hợp dữ liệu, bạn chắc chắn sẽ gặp trường hợp cần phải tổng hợp nhiều sheet lại với nhau để làm báo cáo gửi lên ban lãnh đạo hay để dễ quan sát cho công việc của mình. Bởi việc bạn mở từng sheet ra để copy hay để xem sẽ rất tốn công cũng như tốn thời gian và làm ảnh hưởng đến công việc. Do đó, sẽ cần phải gộp chung lại và giả sử bạn đang có 3 sheet cần gộp thì sẽ thực hiện theo các bước như sau:

- Bước 1: Bạn cần phải mở file dữ liệu lưu trong excel lên.

- Bước 2: Bạn cần nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để có thể mở trình soạn thảo VBA lên (một công cụ để gộp các sheet lại với nhau).

- Bước 3: Tiếp đó bạn sẽ cần nhấn vào mục “Project Explorer” trong  phần “View” hoặc là ấn tổ hợp phím Ctrl + R để hiện mục đó lên màn hình.

- Bước 4: Tại cửa sổ của “Project Explorer” bạn cần phải tạo 1 Module mới bằng cách vào “Insert” rồi chọn “Module”.

- Bước 5: Bạn thực hiện soạn code như ảnh dưới đây vào Module mà bạn vừa tạo ra.

- Bước 6: Cuối cùng bạn ấn phím F5 là đã có thể gộp được toàn bộ dữ liệu từ 3 sheet thành một sheet duy nhất.

Trên đây là ví dụ cho 3 sheet trong excel, còn nếu bạn muốn gộp nhiều sheet thì sẽ thay đổi số lượng trong công thức code là sẽ có thể gộp lại một cách dễ dàng.

3.2. Cách tự động lọc bỏ các dữ liệu trùng lặp trong sheet

Còn trong cá trường hợp bạn có quá nhiều thông tin, dữ liệu trùng nhau thì sẽ cần phải thực hiện các thao tác để hệ thống tự động lọc bỏ những dữ liệu bị trùng đó theo các bước như sau:

- Bước 1: Bạn thực hiện “record macro” cho thao tác “Remove Duplicate” và sẽ thu được một đoạn code như sau:

ActiveSheet.Range(“A1:C50”).RemoveDuplicatesColumns:=Array(1,2,3), Header:xlYes

- Bước 2: Bạn sẽ cần phải chỉnh sửa lại đoạn code mà mình đã thu được như sau:

+ Thực hiện thay “ActiveSheet” bằng “Tong hop”.

+ Thực hiện thay dòng 50 bằng giá trị của dòng cuối cùng có dữ liệu.

Theo đó, công thức code sẽ là: Sheet(“Tong hop”).Range(“A1:C...” & lr).RemoveDuplicates Columns:=Array(1,2,3), Header:xlYes

Công thức trên áp dụng cho ví dụ bạn lọc dữ liệu từ 3 sheet, còn nếu nhiều sheet hơn thì sẽ thay đổi ở phần Array cho phù hợp.

- Bước 3: Sau khi đã chỉnh sửa thì bạn cần sử dụng lệnh code như ảnh sau để tiến hành lọc dữ liệu trùng.

Hy vọng những thông tin trên đây mà timviec365.vn chia sẻ, bạn sẽ hiểu và nắm rõ cách để lọc các dữ liệu từ nhiều sheet lại trong excel. Từ đó có thể áp dụng vào công việc một cách dễ dàng, đồng thời có thể quản lý các thông tin, dữ liệu một cách tốt, hiệu quả nhất nhé!