Outlook dùng để làm gì? Ứng dụng thiết thực của Outlook

Outlook vốn phổ biến trong cuộc sống và công việc nhưng không phải ai cũng thường xuyên sử dụng đến nó, chính vì thế mà những hiểu biết về outlook ở một bộ phận người dùng dường như còn khá mờ nhạt, vì thế khi hình dung về những tác dụng của outlook thực sự không được toàn diện và chính xác dẫn đến không tận dụng tốt tính năng cơ bản vốn có của nó.

1. Khái quát về outlook để tận dụng tính năng Outlook hiệu quả

Outlook được phát triển bởi Microsoft cùng với các phần mềm như Microsoft Excel, phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, Microsoft PowerPoint,... có công dụng cũng giống như gmail, email,… Outlook là một loại hình thư điện tử phổ biến trong xã hội, dùng cho đa dạng các đối tượng, từ sinh viên, nhân viên văn phòng,... cho tới cả hệ thống doanh nghiệp. Được xây dựng nên mang theo các giá trị lợi ích thiết thực, outlook trở thành một công cụ tin học văn phòng đắc lực trong quá trình làm việc hay học tập của con người, nó giúp con người có thể trao đổi thông tin, liên lạc với nhau một cách nhanh chóng.

Rõ ràng Outlook có một sức ảnh hưởng, tác động nhất định cho cuộc sống. Vậy thì mỗi người dùng đang sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng, muốn biết chương trình này có tác dụng như thế nào đối với bản thân mình thì hãy nắm bắt chi tiết mọi tính năng của nó. Vì vậy, hãy cùng Bích Phượng trả lời câu hỏi Outlook dùng để làm gì bằng cách khám phá tiếp tục nội dung bên dưới nhé.

>> Xem thêm: Check mail là gì

2. Làm rõ vấn đề Outlook dùng để làm gì?

Ngay sau đây, chúng ta sẽ phân tích một cách cụ thể hơn về các tính năng của Outlook.

2.1. Outlook mang khả năng đồng bộ dữ liệu tốt

Nhờ khả năng đồng bộ tốt các nguồn dữ liệu mà Outlook được "lập công" trong việc xử lý, quản lý nguồn dữ liệu. Với việc sử dụng chương trình Outlook này, người dùng có thể thỏa sức thực hiện tất cả những trao đổi qua mail với bạn bè, với đối tác chỉ cần đến một công cụ nhỏ gọn, quen thuộc. Đó chính là chiếc điện thoại đồng hành với chúng ta hàng ngày. Tất nhiên, để sử dụng được outlook phục vụ cho việc liên lạc, trao đổi thông tin thì điều kiện tiên quyết để kết nối được với internet.

Xem thêm: Đối với việc làm dịch vụ thì việc sử dụng Outlook là thường xuyên, đáp ứng mọi yêu cầu trong trao đổi thông tin qua mail

2.2. Outlook giúp việc quản lý email dễ dàng hơn

Việc phân các email vào thành từng danh mục sẽ giúp chúng ta nắm bắt các loại dữ liệu, các chủ đề dễ dàng hơn, nhờ vậy mà rất thuận tiện trong việc quản lý dữ liệu. Outlook sẽ giúp người dùng thực hiện tính năng này. Mọi thao tác phân chia danh mục, phân mục cho email trong outlook cũng vô cùng đơn giản, chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản là bạn đã có thể hoàn thành.

2.3. Outlook tạo khả năng tích hợp các mạng xã hội

Mạng xã hội hiện nay vô cùng đa dạng, thật khó để chúng ta có thể cùng một lúc sở hữu hiệu quả và bao quát chúng nếu như không có một công cụ hỗ trợ tích hợp chúng lại, đem tới trước mắt chúng ta. Vì thế, Outlook đã xuất hiện, thực hiện hoàn hảo sứ mệnh đó.

Hầu như những mạng xã hội phổ biến như Twitter, Facebook,… đều có thể tích hợp cùng với chương trình Outlook. Vậy việc tích hợp đó có thể tạo ra lợi ích gì cho người dùng? Khi các mạng xã hội được tích hợp với Outlook, đồng nghĩa rằng người dùng có thể song song sử dụng mạng xã hội nào đó đồng thời vẫn có thể check được mail một cách vô cùng tiện nghi, tiện lợi.

Ngoài ra, các tệp tin mang dung lượng cao cũng sẽ được hỗ trợ bởi Outlook khi bạn tải chúng lên, muốn Outlook lưu trữ giùm. Nếu như xảy ra trường hợp email của bạn bị thư rác tấn công, bạn hoàn toàn dễ dàng loại bỏ chúng một cách hết sức nhanh chóng thông qua việc kích hoạt tính năng chặn các mail rác, spam có trong outlook.

Xem thêm: Outlook được sử dụng thường xuyên bên cạnh gmail, quảng cáo qua mail rất hiệu quả là điều mà những người làm việc làm marketing chuyên nghiệp hiểu rõ

2.4. Chương trình Outlook cho phép dùng HTML, khôi phục email

Sử dụng tạo nên tính năng dùng được HTML hay CSS trong Outlook, nhà phát triển nhằm mục đích hỗ trợ phần nào đó cho người dùng có thể thỏa sức gửi thư theo các sáng tạo hơn. Nếu như trong lúc bạn dùng mail, nhỡ tay vô tình xóa nhầm đi một thư điện tử nào đó quan trọng thì có thể nhanh chóng khôi phục lại được chúng nhờ vào chính tính năng này.

>> Xem thêm: Mail merge là gì

2.5. Outlook có tính năng đăng nhập tạm thời, gắn sao cho các thư điện tử quan trọng

Đây là hai tính năng tiếp theo nói lên sự ưu việt của Outlook. Tính năng này để làm gì thì chắc hẳn không ai là không biết vì nó được xây dựng dựa trên chính nhu cầu, mong muốn của người dùng về việc muốn lưu giữ ưu tiên các thư quan trọng hay đăng nhập nhanh chóng thông qua một mật khẩu tạm thời nào đó dễ nhớ, dễ nhập.

Đối với việc thiết lập mật khẩu tạm thời trong khả năng cho phép của Outlook, nó sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp người dùng muốn sử dụng dữ liệu mật khẩu nào đó ở trong một khoảng thời gian cụ thể thay vì lâu dài thì Outlook vẫn "chiều" được bạn. Chỉ cần thực hiện một số thao tác trong cài đặt là bạn đã có thể dễ dàng được đáp ứng nhu cầu này.

Còn đối với hình thức Outlook cho phép gắn dấu sao các thư điện tử là để nhằm mục đích giúp người dùng có thể ưu tiên lưu giữ những thư quan trọng và các liên lạc thường xuyên liên hệ, khi họ gửi mail đến bạn thì bạn sẽ nhận được thông báo, kịp thời cập nhật liên lạc.

Toàn bộ những thông tin nêu ở trên đã cho bạn biết rõ Outliook dùng để làm gì? Hãy ghi nhớ những nội dung chia sẻ trên để có thể dễ dàng tận dụng Outlook phục vụ hiệu quả cho công việc và mục đích của mình nhé.