Cách quản lý tài sản công ty đảm bảo an toàn và hiệu quả

Trong công ty có rất nhiều các loại tài sản khác nhau như tài sản cố định, tài sản lưu động, tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn… Mỗi một loại tài sản như vậy sẽ có một cách quản lý khác nhau. Chính vì vậy mà nó đòi hỏi bộ phận quản lý phải biết áp dụng cách quản lý phù hợp vào từng loại tài sản. Trong mục này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách thức quản lý một vài loại tài sản phổ biến nhất trong các doanh nghiệp nói chung nhé.  

1. Quản lý tài sản dài hạn

1.1. Tài sản dài hạn là gì?

Tài sản dài hạn hay tài sản cố cố định là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất, đồng thời cũng quan trọng nhất. Các tài sản cố định thường sẽ là những tài sản có giá trị lớn về mặt vật chất. Một trong những cách gọi khác của tài sản cố định đó là tư liệu sản xuất. Những tư liệu này bao gồm các tòa nhà, văn phòng, đất đai, nội thất, máy móc, thiết bị… Tất cả những thứ trên đều phải thuộc sự sở hữu của công ty.

Việc kinh doanh sẽ dựa trên các tài sản cố định này, chúng sẽ là công cụ giúp cho doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận. Ví dụ như với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, họ sẽ sở hữu các loại máy móc có khả năng tạo ra sản phẩm. Sản phẩm sẽ được bán ra thị trường và đem lại lợi nhuận cho công ty. Một tài sản cố định sẽ được sử dụng trong thời gian dài, thông thường là một vài năm trở lên.

Có ba loại tài sản cố định phổ biến nhất, đó là tài sản hữu hình, tài sản vô hình và tài sản cố định thuê tài chính.

- Tài sản hữu hình sẽ bao gồm những thứ nhìn thấy, sờ thấy và sử dụng được. Ví dụ như máy móc, thiết bị, bàn ghế…

- Tài sản vô hình sẽ là những thứ đem lại giá trị về mặt tinh thần cho công ty như bằng sáng chế, bản quyền…

- Tài sản nợ thuê tài chính là những tài sản mà doanh nghiệp sẽ trực tiếp đi thuê tại các công ty tài chính.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tài sản miễn phí cho doanh nghiệp: https://phanmemquanlytaisan.timviec365.vn/

1.2. Cách quản lý tài sản dài hạn

Quản lý tài sản cố định tốt sẽ giúp cho công ty có thể dựa vào đó làm nền móng phát triển. Tuy nhiên, nhiều công ty còn chưa nhận thức được giá trị của những tài sản cố định nên còn quản lý sơ sài. Có những quy trình và cách quản lý riêng cho loại tài sản này.

1.2.1. Quản lý đầu tư tài sản dài hạn

Một trong những vai trò của tài sản cố định chính là đầu tư. Muốn đầu tư hiệu quả thì chúng ta cần phải có cách quản lý các tài sản mang đi đầu tư này. Có hai cách thức cơ bản nhất để quản lý đầu tư các tài sản cố định, đó là lập danh sách quản lý các danh mục đầu tư và theo dõi đầu ra, đầu vào của sản phẩm.

Trước khi đem đi đầu tư các tài sản cố định, bạn cần phải có một phương pháp đầu tư hợp lý để sinh lời. Đó là lý do mà chúng ta cần phải lập kế hoạch danh sách quản lý các danh mục đầu tư. Bản kế hoạch sẽ bao gồm dự trù về chi phí, nguồn vốn công ty sẽ phải bỏ ra. Thêm vào cần phải phân tích về nhu cầu sử dụng, mục đích sử dụng làm sao cho có thể tạo ra lợi nhuận.

Mỗi tháng công ty sẽ mua thêm một số lượng nhất định các tài sản cố định để phục vụ cho các hoạt động. Chính vì vậy mà bộ phận quản lý cần phải theo dõi sát sao số lượng đầu ra, đầu vào của các tài sản cố định này. Hầu hết các công ty sẽ có người quản lý hoặc phần mềm quản lý các tài sản này. Việc của họ chỉ là nhập các dữ liệu về tài sản vào trong các phần mềm quản lý

1.2.2. Quản lý việc sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa các loại tài sản cố định.

Như đã đề cập ở trên, tài sản cố định sẽ gắn liền với công ty trong thời gian dài. Chính vì vậy mà trong quá trình sử dụng không thể tránh khỏi giai đoạn bảo dưỡng và sửa chữa nếu có hỏng hóc. Muốn thực hiện công việc quản lý này thì phải đảm bảo mọi thứ diễn ra theo quy trình.

Bước 1: Khi mua các loại tài sản cố định về, cần thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ liên quan. Bao gồm hợp đồng mua bán, giấy bảo hành, hóa đơn,…

Bước 2: Lên kế hoạch bảo dưỡng theo định kỳ

1.2.3. Quản lý quá trình đánh giá, kiểm kê tài sản cố định

Công việc đánh giá và kiểm kê tài sản cố định sẽ diễn ra thường xuyên, đều đặn tùy theo quy định của công ty. Sau một thời gian sử dụng, công ty sẽ cho phép tiến hành kiểm tra, đánh giá lại các tài sản cố định. Nếu loại tài sản nào bị hỏng thì sẽ đem sửa chữa, cũ quá thì sẽ tiến hành loại bỏ. Thậm chí trong quá trình sử dụng cũng sẽ có một số tải sản bị mất, cắp thì khi đó cũng cần phải loại bỏ hồ sơ.

Xem thêm: Các loại tài sản của doanh nghiệp

2. Quản lý tài sản ngắn hạn

2.1. Tài sản ngắn hạn là gì?

Chỉ nghe tên thôi có lẽ bạn cũng có thể hiểu được thế nào là tài sản ngắn hạn. Nếu như tài sản dài hạn thường sẽ gắn bó với doanh nghiệp từ 1 năm trở lên thì tài sản ngắn hạn lại ngược lại. Thời gian sử dụng của loại tài sản này thường chỉ gói gọn trong một chu kì kinh doanh. Chính vì vậy mà chúng không có giá trị cao như tài sản dài hạn.

Các loại tài sản ngắn hạn có thể kể đến là:

- Tiền và các tài sản tương đương tiền: Mục này bao gồm các tài sản như tiền mặt (trong nước và quốc tế), vàng, bạc, các loại đá quý,…

- Các khoản đầu tư ngắn hạn: Tất cả những gì mang tính chất đầu tư sinh lời trong thời gian ngắn đều được liệt kê vào mục này. Ví dụ như khoản cho vay ngắn hạn, chứng khoán ngắn hạn, cổ phiếu ngắn hạn…

- Hàng trong kho/ hàng tồn kho: những mặt hàng chờ để bán, đang còn nằm trong kho hoặc chưa bán hết.

- Ngoài ra còn các loại tài sản ngắn hạn nhỏ lẻ khác

2.2. Cách quản lý tài sản ngắn hạn

Quản lý tài sản ngắn hạn phải dựa trên đặc điểm của các loại tài sản ngắn hạn. Cũng giống như tài sản dài hạn, mỗi loại tài sản ngắn hạn sẽ có cách quản lý riêng, đòi hỏi những yêu cầu cụ thể khác nhau.

Với tài sản tiền thì bộ phận kế toán sẽ quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp với loại tài sản này. Thống kê về tài sản sẽ được phân chia rõ ràng để ban lãnh đạo có thể nắm bắt được đầu ra đầu vào của dòng tiền.

Về hàng tồn kho, một số công ty sản xuất sẽ luôn có một số lượng hàng tồn kho nhất định để dự trữ phục vụ cho những dịp cần thiết. Một số doanh nghiệp khác cũng cần phải luôn đảm bảo có đầy đủ nguyên vật liệu để sử dụng khi cần thiết. Việc quản lý hàng tồn kho thường có một số mô hình cụ thể để hỗ trợ người quản lý như EOQ, JIT… Bạn có thể dựa vào các mô hình đó để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, đặt lô hàng mới…

Trên đây là cách quản lý tài sản công ty cho hai loại tài sản phổ biến nhất. Mỗi loại tài sản sẽ được quản lý bởi một phòng ban riêng. Họ sẽ chịu trách nhiệm quản lý, kiểm kê, phân tích và lập kế hoạch sử dụng sao cho hợp lý. Mong rằng bài viết này sẽ hỗ trợ các bạn trong việc quản lý tài sản hiệu quả nhé.