Quay lại

Bật mí 5 bước trong quy trình quản lý tài sản theo ISO

Tác giả: Nguyễn Thơm - 19/10/2021

Quản lý tài sản là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, công ty để đảm bảo được tài sản được quản lý, bảo dưỡng và không bị hao hụt trong quá trình sử dụng, tối ưu được giá trị tài sản sau thời gian dài. Quy trình quản lý tài sản theo ISO bao gồm những bước như thế nào?

Quy trình quản lý tài sản theo ISO bao gồm 5 bước như sau: 

1. Phát sinh tăng tài sản ISO

Doanh nghiệp phát sinh tài sản khi họ bỏ nguồn vốn để mua sắm hay đầu tư những tài sản mới. Doanh nghiệp cũng cần phải ghi nhận những tài sản gia tăng để thực hiện quản lý. 

Với những tài sản cố định, cần lập quyết định tăng tài sản để trình lên bộ phận quản lý có ủy quyền (ban Giám đốc) để được phê duyệt. Các phòng ban sẽ phối hợp với nhau để lập quyết định tăng tài sản cố định được thêm vào từ dự án đầu tư. Người có trách nhiệm sẽ thực hiện quá trình lưu trữ văn bản quyết định phục vụ cho quá trình quản lý tài sản. 

Phát sinh tăng tài sản trong doanh nghiệp
Phát sinh tăng tài sản trong doanh nghiệp

Với những tài sản là thiết bị văn phòng hay công cụ làm việc thì văn phòng tổng hợp sẽ thực hiện ghi nhận tăng tài sản, cập nhật danh mục tài sản và thực hiện quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao. 

2. Cấp mã số, thẻ quản lý tài sản ISO

Mỗi tài sản cần được gắn với một mã số khác nhau để thuận tiện trong quá trình theo dõi, quản lý và tìm kiếm khi cần thiết. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những ký hiệu khác nhau cho tài sản của mình. Một ví dụ cho việc cấp mã số tài sản như sau: AA-BB-CC/DD.

Trong đó: 

AA - đơn vị quản lý tài sản trong công ty (có thể là cá nhân, phòng ban, trụ sở,...). Mỗi phòng ban lại có một ký hiệu khác nhau. Ví dụ BT là phòng biên tập, KD là phòng kinh doanh. 

BB - loại tài sản (có thể là đất, nhà, máy móc, thiết bị, công cụ, đồ dùng). Mỗi loại tài sản sẽ cần đưa ra một ký hiệu khác nhau. Ví dụ DD là đất đai, MM là máy móc, TB là thiết bị, BG là bàn ghế.

Cấp mã số thẻ quản lý tài sản
Cấp mã số thẻ quản lý tài sản

CC - năm mua tài sản 

DD - số thứ tự

Do đó, nếu ta có mã số tài sản là BT-BG-21/01. Mã số này dùng để chỉ bàn ghế số 1, được mua năm 2021 và do phòng biên tập sử dụng và quản lý. 

Sau khi phân công cho các bộ phận, cá nhân cấp mã tài sản thì văn phòng tổng hợp sẽ chủ trì thực hiện dán thẻ quản lý tài sản cho các tài sản trong toàn bộ công ty. 

3. Quản lý, sử dụng tài sản ISO

3.1. Lập danh mục, hồ sơ tài sản 

Các cá nhân, đơn vị được giao cho tài sản để sử dụng và quản lý thì cần có trách nhiệm lập danh mục tài sản. Mỗi khi có biến động về tăng hay giảm tài sản thì cần cập nhật trong danh mục để có những thông tin chính xác về sự cập nhật và bổ sung để hoàn thiện tốt nhất hồ sơ tài sản. 

Lập danh mục hồ sơ tài sản
Lập danh mục hồ sơ tài sản

Các phòng ban cần được phân luồng nhiệm vụ rõ ràng để không để thừa hay thiếu bất kỳ tài sản nào trong quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có thể giao cho một đơn vị thống kê các thiết bị văn phòng (máy tính, điện thoại, máy photo, máy chiếu, bán ghế,...), phòng khác sẽ là các phương tiện di chuyển,...

Đơn vị sử dụng và quản lý tài sản cần lập hồ sơ quản lý kỹ thuật tài sản các tài sản cố định cần phải có hồ sơ riêng bao gồm biên bản giao nhận, hợp đồng hay hóa đơn, chứng từ trong quá trình mua tài sản đó. 

3.2. Kiểm tra trước khi vận hành 

Phần này sẽ áp dụng cho các tài sản là máy móc sản xuất, thiết bị vận hành, máy tính,... cần có quy trình vận hành phức tạp, dễ gặp lỗi và hỏng hóc bởi các yếu tố khách quan và chủ quan, người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng cần kiểm tra trước khi vận hành để đảm bảo về khả năng làm việc và an toàn cho người lao động. 

Căn cứ theo hoạt động của từng loại thiết bị, máy móc mà đơn vị đó sẽ cần phải kiểm tra theo phương pháp phù hợp. 

3.3. Lập kế hoạch sửa chữa

Để đảm bảo tối ưu được giá trị sản phẩm cũng như giảm tới mức thấp nhất về hao hụt tài sản trong quá trình sử dụng thì đơn vị sử dụng và quản lý tài sản cần phải thường xuyên lên kế hoạch bảo dưỡng cho các tài sản. Việc bảo dưỡng vừa giúp cho tài sản, nhất là các máy móc thiết bị có thể hoạt động một cách trơn tru, vừa giúp giảm hao hụt tài sản cho doanh nghiệp. 

Lên kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng
Lên kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng

Đặc biệt, khi tài sản bị hư hỏng cần xem xét và lên kế hoạch sửa chữa sớm nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh sản xuất bình thường của doanh nghiệp. 

3.4.  Kiểm kê, thanh lý tài sản 

Việc kiểm kê tài sản thực hiện nhằm mục đích theo dõi, đánh giá và khảo sát lại tài sản xem số liệu trong danh mục quản lý tài sản có chính xác hay không, có những tài sản nào bị hao hụt, hư hỏng hay mất đi, có những tài sản nào đã được mua mà không được thêm vào danh mục hay không. Hoạt động kiểm kê tài sản này của các doanh nghiệp thường sẽ diễn ra vào cuối năm. 

Căn cứ theo việc kiểm tra và kiểm kê như thế, doanh nghiệp sẽ có những phương án tiếp theo cho tài sản, những tài sản không còn giá trị sử dụng sẽ tiến hành thanh lý hoặc bỏ đi nếu chi phí sửa chữa quá tốn kém mà không mang lại hiệu quả cao (lớn hơn 30% so với giá trị thực), với những tài sản còn thiếu để phục vụ nhu cầu của nhân viên trong công ty cần đề xuất và lên kế hoạch bổ sung. 

Kiểm kê và thanh lý tài sản doanh nghiệp
Kiểm kê và thanh lý tài sản doanh nghiệp

3.5. Điều chuyển, trả, hủy tài sản

Để khai thác được tối đa được giá trị của từng loại tài sản, đơn vị sử dụng và quản lý tài sản sẽ thực hiện điều chuyển các tài sản giữa các cá nhân, phòng ban không cần thiết hoặc ít cần thiết đến tới các cá nhân, phòng ban có nhu cầu sử dụng cao hơn. 

Với những tài sản thuê, hay đã không thể khai thác tiềm năng sử dụng thì cần trả, thanh lý hoặc hủy tài sản. 

Việc điều chuyển, trả, hủy tài sản cần được đề xuất từ đơn vị sử dụng và quản lý tài sản lên ý kiến, đề nghị và phải được duyệt bởi các cá nhân có thẩm quyền trong công ty, không được tự ý hủy tài sản khi chưa được sự đồng ý. 

4. Cập nhật dữ liệu

Các đơn vị được phân công sử dụng và quản lý tài sản cần có trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ quản lý tài sản khi tài sản trong công ty có biến động tăng, giảm. Doanh nghiệp sẽ thường xuyên thực hiện kiểm tra, trích khấu hao và đào tạo về nghiệp vụ quản lý tài sản cho từng cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. 

Cập nhật dữ liệu tài sản thường xuyên
Cập nhật dữ liệu tài sản thường xuyên

5. Lưu hồ sơ

Doanh nghiệp cần phải lưu hồ sơ gốc về quản lý tài sản. Tại từng phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng tài sản cần lưu lại bản sao của hồ sơ tài sản để phục vụ cho quá trình quản lý tài sản tốt nhất. 

Hiện nay có một số phần mềm quản lý tài sản miễn phí giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý tài sản của mình một cách dễ dàng, hạn chế được tình trạng hao hụt tài sản, có những phương án nhắc nhở kịp thời khi tài sản tới thời gian bảo dưỡng định kỳ. Các doanh nghiệp, công ty, cơ quan và các cá nhân có thể tham khảo thêm thông tin về các phần mềm này để giảm tải công việc cho bộ phận quản lý tài sản cũng như duy trì sự ổn định của tài sản trong công ty. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình quản lý tài sản theo ISO. Mong rằng bài viết đã giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức hơn về quy trình quản lý tài sản để phục vụ cho học tập, công việc và nâng cao tầm hiểu biết. Chúc bạn đọc có trải nghiệm vui vẻ nhất.

Nhân viên ISO là gì? Những điều cần biết về nhân viên ISO

Nhân viên ISO là gì? Họ có nhiệm vụ gì trong một doanh nghiệp? Và làm thế nào để trở thành một nhân viên ISO? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây. 

Nhân viên ISO là gì

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype