Chức năng của phòng truyền thông trong công ty và yếu tố cần chú trọng

1. Truyền thông - Bộ phận đóng vai trò quan trọng trong mỗi công ty, doanh nghiệp

Phòng truyền thông trong một công ty là nơi tạo dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu của công ty đến tất cả những bên liên quan thông qua việc thực hiện chức năng truyền thông của mình. Những đối tượng mà phòng truyền thông trong công ty cần thực hiện nhiệm vụ đó là truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Đây là phòng ban được làm việc trực tiếp dưới những chỉ đạo của Ban lãnh đạo trong công ty. Thực hiện vai trò cố vấn cho việc xây dựng, phát triển và quản lý hình ảnh danh tiếng của toàn bộ thương hiệu. Xây dựng thông điệp mang đặc trưng văn hóa để gửi đến các bên liên quan như đối tác, nhà đầu tư, khách hàng và tất cả những nhân viên trong công ty. Nói nơi đây đóng góp một vai trò quan trọng trong công ty là không hề nói quá bởi nếu có một bộ phận truyền thông toàn diện và thực hiện tốt những vai trò, chức năng của mình thì công ty đó sẽ phát triển cực kỳ vững mạnh.

2. Chức năng của phòng truyền thông trong công ty

Có hai đối tượng truyền thông chính mà một phòng truyền thông trong một công ty cần hướng đến và thực hiện những chức năng cũng như nhiệm vụ của mình đó là truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ.

2.1. Chức năng của phòng truyền thông trong công việc truyền thông ra bên ngoài

2.1.1. Chức năng đối với các bên liên quan đến giới truyền thông báo chí

Xây dựng mối quan hệ, trở thành cầu nối để giao tiếp và làm việc với đối tác liên quan là một trong những chức năng cơ bản nhất của bộ phận truyền thông. Công việc xây dựng quan hệ hệ với giới truyền thông bên ngoài công ty sẽ được bao gồm bằng việc lên nội dung và phát hành tin tức cũng như giải đáp những thắc mắc của giới truyền thông đến thương hiệu công ty của mình. 

Phòng truyền thông trong công ty sẽ thực hiện chức năng giám sát tất cả những công việc liên quan đến hoạt động liên hệ với bên ngoài. Thực hiện chức năng lập kế hoạch, lên nội dung cho những buổi họp báo, những cuộc trò chuyện với đối tác , khách hàng của công ty của doanh nghiệp. Lên thời gian, địa điểm cụ thể, sắp xếp nội dung các biểu ngữ, ký tự và hình ảnh phù hợp khi có sự kiện truyền thông liên quan đến công ty cần thực hiện. Tham vấn, chuẩn bị các thông tin cần thiết để cung cấp cho những bên liên quan hoặc lên nội dung, chuẩn bị cho lãnh đạo phát biểu, điều hành trong các sự kiện đó.

Để thực hiện chức năng này thì phòng truyền thông cũng cần có sự sắp xếp và lựa chọn ra người phát ngôn phù hợp. Ngoài ra phòng truyền thông trong công ty còn cần thực hiện chức năng theo dõi và quan sát những đối tượng liên quan đang nói gì về thương hiệu của mình. Từ đó có thể đưa ra những chiến lược và điều chỉnh sao cho phù hợp, không gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty.

2.1.2. Chức năng ngoại giao, xây dựng mối quan hệ với đối tác   

Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, giải đáp thắc mắc của công chúng cũng thuộc một trong những chức năng mà phòng truyền thông trong công ty cần phải làm. Nhiệm vụ mà chức năng này cần thực hiện đó là lên nội dung, phát hành các mẩu tin, bản tin ,tin tức, những tài liệu in ấn, lời nhắn và thông điệp dành riêng cho từng đối tác, khách hàng và những công chúng đang quan tâm đến những sản phẩm và giá trị mà công ty mang lại. 

Xây dựng và quản lý trang web, hình ảnh của công ty trên các trang mạng xã hội, hội nhóm, cộng đồng. Quan tâm đến những thông tin phản hồi đánh giá của đối tác đến dịch vụ của công ty mình, đồng thời xác nhận, đính chính hoặc yêu cầu cung cấp thông tin từ cộng đồng.

Một trong những chức năng nhỏ nữa đó là phòng truyền thông sẽ chịu trách nhiệm trả lời, giải đáp những câu hỏi từ những cuộc gọi điện thoại trực tiếp, từ hòm thư email mà công chúng cũng như khách hàng đang thắc mắc về doanh nghiệp của mình. Cuối cùng là sắp xếp để những hoạt động truyền thông có sự xuất hiện của những diễn giả uy tín, tạo điều kiện cho những bên liên quan có thể thăm và đến với công ty mình.

2.1.3. Chức năng tham vấn khi công ty có vấn đề về truyền thông 

Việc vận hành và phát triển của mỗi công ty đôi khi không thể tránh khỏi những ảnh hưởng tiêu cực và tai tiếng từ trên trời rơi xuống. Những khi mà công ty gặp khủng hoảng về vấn đề này thì phòng truyền thông sẽ có vai trò tư vấn, tham mưu cho ban lãnh đạo và giám đốc điều hành về việc xử lý và quản lý khủng hoảng. Đố có thể là việc đối mặt với những tin tức tiêu cực, các sự kiện bạo lực, tai nạn lao động, đưa ra những cáo buộc cho các hành vi không hợp đạo đức và văn hóa công ty. Đối với chức năng này, những nhân viên trong phòng truyền thông sẽ làm việc trực tiếp với bên liên quan trước để lên kế hoạch giài quyết khủng hoảng trước khi mọi việc xảy ra hoặc đi quá giới hạn. Với những tình huống liên quan đến Pháp luật Nhà nước thì phòng truyền thông sẽ là bộ phận làm việc trực tiếp với bên luật sư, các cơ quan chức năng hành chính hoặc những đại diện truyền thông từ những công ty khác.

2.2. Truyền thông trong nội bộ của mỗi công ty

Đối tượng thứ hai mà phòng truyền thông trong công ty cần hướng đến để thực hiện chức năng của mình đó chính là truyền thông nội bộ. Bên cạnh việc quảng bá, xây dựng hình ảnh với những đối tác bên ngoài thì bộ phần này còn đảm nhận chức năng quản lý truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Đó là những công việc liên quan đến xây dựng, lên nội dung, thiết kế các mẩu tin, thông báo về tin tức của công ty về quyền lợi, cơ hội tham gia đào tạo cũng như những ưu đãi mà công ty xây dựng để khích lệ nhân viên.

Có thể nói, chức năng của phòng truyền thông trong công ty đang làm giống như việc tạo ra một sợi dây kết nối giữa các cá nhân, nhân viên với chính nơi mà mình đang làm việc. Tuyên truyền văn hóa và các vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp đang trải qua trong quá trình vận hành đến với tập thể cán bộ. Thực hiện chức năng tư vấn cho các cấp quản lý về việc cải thiện các mối quan hệ trong nội bộ đồng thời đây cũng là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về các vấn đề quản lý hệ thống mạng nội bộ trong công ty.

3. Công ty nên phát triển chức năng truyền thông nào trước?

Đây là một câu hỏi được rất nhiều công ty đang thắc mắc rằng nên tập trung vào truyền thông bên ngoài để quảng bá hình ảnh và đem về lợi nhuận trước hay là xây dựng truyền thông nội bộ vững chắc để có thể đẩy cao tinh thần và gắn kết bộ máy vận hành trong công ty với nhau?

Thực tế, nhiều doanh nghiệp hay công ty hiện nay đang tập trung quá nhiều vào việc quảng bá ra bên ngoài mà quên mất việc truyền thông nội bộ để đẩy mạnh tinh thần cho nhân viên. Có nơi cho còn cho rằng việc thúc đẩy tinh thần đó chỉ là vô nghĩa hoặc lấy lý do truyền thông nội bộ là một thách thức khó khăn rồi tạm gác mà bỏ quên luôn.

Trên quan điểm của chúng tôi, một doanh nghiệp hay một công ty nào đó muốn phát triển vững mạnh thì việc xây dựng và phát triển hai yếu tố này phải được thực hiện song song. Tất nhiên trong quá trình vận hành sẽ có những trường hợp phòng truyền thông sẽ phải tập trung chức năng để giải quyết các vấn đề cho một yếu tố mạnh hơn. Tuy nhiên, mục đích cuối cùng của cả hai yếu tố trên đều là sự phát triển và thành công của công ty, doanh nghiệp. Làm tốt chức năng truyền thông bên ngoài sẽ giúp xây dựng và quảng bá sự uy tín của công ty, doanh nghiệp nhưng nếu xét về sự bền vững và hướng tới mục tiêu phát triển lâu dài thì truyền thông nội bộ là yếu tố không thể bỏ qua.

Bài viết vừa rồi là những chia sẻ của chúng tôi về chức năng của phòng truyền thông trong công ty. Tất cả những thông tin đem lại hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp được những  thắc mắc về vấn đề này. Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian quan tâm và đừng quên theo dõi các bài viết hữu ích tiếp theo của timviec365.vn nhé!