Chi tiết cách tạo lập File Excel quản lý sản phẩm cho bạn

1. Sử dụng Excel trong quản lý sản phẩm

1.1. Lý do cho sự xuất hiệu của file Excel trong quản lý sản phẩm

Sản phẩm, hàng hóa là những thành phần quan trọng trong hệ thống và quy trình kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp nào dù lớn dù nhỏ. Việc quản lý những mặt hàng, sản phẩm cũng là nhiệm vụ quan trọng, quyết định trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trên thực tế, công việc quản lý sản phẩm là một công việc tốn khá nhiều thời gian và công sức của người thực hiện. Việc sử dụng những công cụ hỗ trợ vào để khiến công việc dễ dàng hơn hoàn toàn là điều dễ hiểu. Một trong những công cụ quen thuộc và “dân dã” nhất chắc chắn không thể bỏ qua cái tên Excel. Vậy file Excel quản lý sản phẩm là gì?

1.2. Quản lý sản phẩm trong doanh nghiệp bằng Excel

1.2.1. Khái niệm quản lý sản phẩm trong doanh nghiệp 

Quản lý sản phẩm trong hoạt động kinh doanh là cách thực hiện những công việc quản lý đối với sản phẩm, hàng hóa của một doanh nghiệp. Đây là công việc mang chức năng của một tổ chức có trách nhiệm quản lý từng bước đối với vòng đời của sản phẩm. Từ lúc nhập về, phát triển, định giá bán, định vị sản phẩm và mang nó đến tay khách hàng.

Trong quy trình hoạt động ấy, Excel là công cụ được sử dụng phổ biến vì những tính năng mà nó đem lại cũng như tiện lợi cho người dùng về chi phí sử dụng hoàn toàn miễn phí. Việc sử dụng những file Excel như một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ lẻ trong công việc quản lý sản phẩm của mình.

Ngoài Excel, trên thị trường hiện nay cũng có rất nhiều nhà sản xuất cung cấp các phần mềm để hỗ trợ doanh nghiệp với mức phí cũng rất phải chăng, lại dễ dàng trong việc sử dụng. Đó là các phần mềm về quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý kênh phân phối, phần mềm quản lý quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng… Và đây chắc chắn sẽ là những lựa chọn mà bạn hoàn toàn có thể cân nhắc khi thực hiện công việc quản lý của mình.

1.2.2. File Excel quản lý sản phẩm trong doanh nghiệp

Khi sử dụng Excel trong quản lý sản phẩm, việc tạo ra các file để có thể dễ dàng phân chia, tính toán, kiểm soát hạng mục là điều quá quen thuộc. File Excel quản lý sản phẩm là những bảng tính được phân cột, hàng một cách rõ ràng giúp người dùng có thể quản lý thông tin của hàng hoá sau quá trình nhập liệu. Tương tự với các File quản lý công việc khác trên Excel như quản lý kho, quản lý thông tin khách hàng,... thì file quản lý công việc trên ứng dụng này cũng có đầy đủ những chức năng giúp nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát những thông tin về hàng hóa, sản phẩm của mình.

Xem thêm: Cách tính doanh thu bán hàng trong Excel chuẩn nhất

2. Tạo lập file Excel để quản lý sản phẩm

Với những ai đã quen mặt với Excel thì công việc tạo lập này sẽ không phải là điều gì quá khó khăn. Còn nếu bạn chưa biết cách để có thể thiết lập file Excel quản lý sản phẩm thì hãy lắng nghe những hướng dẫn của chúng tôi sau đây nhé.

2.1. Hướng dẫn cách tạo File Excel để quản lý sản phẩm

Bước 1: Để có thể quản lý sản phẩm trên Excel thì việc đầu tiên bạn cần làm là truy cập vào phần mềm Excel trên máy tính và thiết lập một bảng tính mới (tạo file mới).

Bước 2: Ở bước này bạn sẽ tạo ra 5 Sheet với các danh mục cụ thể như “Nhập”, “Xuất”, “Danh mục”, “Báo cáo”. Đây sẽ là 5 mục giúp bạn có thể quản lý những thông tin chi tiết của sản phẩm sau quá trình nhập liệu.

Bước 3: Tiến hành nhập chi tiết dữ liệu cho từng Sheet. Cụ thể như sau:

Đối với Sheet “Nhập” bạn có thể thêm thông tin về các cột như thời gian nhập sản phẩm, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá bán, giá vốn, số lượng bán, khách hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể bổ sung cách cột khác nếu có nhu cầu mở rộng chức năng của file quản lý. Đối với Sheet “Xuất”, Sheet này sẽ thể hiện những sản phẩm mà doanh nghiệp bạn đã xuất ra vì vậy về nội dung thì nó cơ bản khá giống với phần “Nhập” về thông tin của hàng hóa.

Tiếp theo là đến phần “Danh mục”. Phần này được coi là phần quan trọng nhất khi quản lý sản phẩm bởi nó sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin chung. Khi bạn nhập hoặc xuất trong quá trình quản lý thực tế thì các tho0ong tin sẽ được link và tự động hiển thị.

Cuối cùng là ở Sheet “Báo cáo”. Phần này bạn cần tạo lập các thông tin về các báo cáo có liên quan đến sản phẩm như báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất,... Báo cáo bán hàng sẽ bao gồm các mục như tên hàng, giá bán, số lượng sản phẩm bán ra và doanh thu.

2.2. Các hàm Excel hay sử dụng trong quản lý sản phẩm

Excel là một phần mềm với các hàng tính toán khá phức tạp. Khi ứng dụng những tính năng của phần mềm này để quản lý sản phẩm thì bạn có thể lưu ý chủ yếu đến 3 hàm đó là hàm tìm kiếm theo cột (Vlookup), hàm tính tổng (Sumifs) và cuối cùng là hàm xử lý các lỗi trong công thức (Iferror).

Đây là ba hàm tính cơ bản giúp bạn có thể quản lý sản phẩm một cách dễ dàng, nhất quán và tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng file Excel để quản lý sản phẩm, người quản lý cần đặc biệt lưu tâm đến một số vấn đề đề đảm bảo hiệu quả. Vậy những vấn đề đó là gì?

2.3. Những lưu ý khi sử dụng file Excel trong quản lý sản phẩm

Khi sử dụng file Excel quản lý sản phẩm, người quản lý cần lưu tâm đặc biệt đến các thao tác nhập liệu của mình. Excel là một phần mềm thủ công và độ hiệu quả của nó phụ thuộc rất nhiều vào quá trình nhập thông tin cũng như công thức tính toán của các hàm. Nếu bạn nhập sai thì sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của công việc quản lý, thậm chí có thể gây ra những sai sót đánh thằng vào doanh thu và thất thoát sản phẩm của doanh nghiệp.

Việc Excel là một phần mềm tiết kiệm và hữu ích là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động với quy mô số lượng sản phẩm lớn thì bạn nên cân nhắc và tìm kiếm cho mình những phần mềm quản lý kênh phân phốihoặc bất kỳ phần mềm nào có tính năng tích hợp để đem lại hiệu quả công việc tốt nhất.

Trên đây là những chia sẻ của timviec365.vn về File Excel quản lý sản phẩm dành cho bạn. Hy vọng bạn đã tìm kiếm được những thông tin cần thiết cho mình khi đọc xong. Chúc bạn luôn có được những thời gian làm việc hiệu quả và đừng quên thường xuyên ghé thăm chúng tôi để đón đọc những bài viết khác nhé!