Hướng dẫn cách tính doanh thu bán hàng trong excel chuẩn nhất

1. Các sheet cần có ở bảng cách tính doanh thu bán hàng trong excel

1.1. Sheet danh mục của file Excel quản lý doanh thu

Excel là một phần mềm bạn có thể sử dụng một cách hoàn toàn miễn phí, hiện nay phần mềm này đang được xem là giải pháp cho các chủ cửa hàng có thể quản lý thông tin về doanh thu lợi nhuận hay thông tin về khách hàng và hàng hóa một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.

Nếu bạn có khả năng sử dụng phần mềm này thì nó sẽ giúp cho bạn tiết kiệm công sức hơn rất nhiều so với việc ghi chép bằng tay. Vừa tránh được những sai sót không đáng có, vừa giúp bạn có thêm thời gian để làm những công việc khác.

Sheet đầu tiên cần có trong file excel quản lý doanh thu bán hàng là sheet danh mục. Tác dụng của sheet này là để tổng hợp chung nhất những thông tin mô tả sản phẩm, thông tin về giá thành các mặt hàng và thông tin về những loại hàng hóa mà chủ cửa hàng đang kinh doanh.

Những thông tin này sẽ được dùng xuyên suốt trong toàn bộ thời gian cửa hàng hoạt động. Sheet danh mục này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cửa hàng. Nó giúp cho việc đồng hóa hệ thống dữ liệu chính xác và nhanh chóng hơn. Đồng thời nó cũng giúp tiết kiệm thời gian khi tính doanh thu vì các dữ liệu được liên kết đồng nhất giữa các sheet. Nó không chỉ giúp bạn quản lý doanh thu mà còn có thể giúp bạn quản lý kênh phân phối của công ty mình chỉ thua kém các phần mềm DMS một chút.

1.2. Sheet biểu thị dữ liệu trong file excel tính doanh thu

Dữ liệu trang tính là nơi dữ liệu từ quá trình bán hàng được nhập và lưu trữ. Mỗi cột đại diện cho một tiêu chí nhập. Số lượng mục tiêu thay đổi tùy thuộc vào ngành và đặc thù của công ty. Dưới đây là một số tiêu chí chính mà thực tế mọi công ty nên đưa vào tệp Excel quản lý doanh thu của họ:

- Ngày bán.

- Mã của sản phẩm hàng hóa.

- Tên của mặt hàng và mô tả của nó.

- Số lượng.

- Giá mỗi đơn vị hàng hóa sản phẩm.

- Doanh thu.

- Tên của khách hàng.

Hơn nữa, các tiêu chí sau trong tệp Excel quản lý doanh thu bán hàng có thể được nhiều doanh nghiệp quan tâm:

- Quản lý nợ.

- Kiểm soát hàng tồn kho.

- Tên cửa hàng.

- Nhân viên tại cửa hàng

1.3. Quản lý doanh thu bán hàng Bảng báo cáo tệp Excel

Bảng báo cáo là nơi tính toán doanh thu cho từng tiêu chí, giúp ban lãnh đạo có bức tranh chính xác nhất về tình hình tài chính của cửa hàng. Tạo chiến lược và kế hoạch bán hàng để tối ưu hóa doanh thu, cũng như cách hiệu quả nhất để theo dõi doanh số bán hàng bằng Excel.

Có hai nhóm báo cáo trên bảng báo cáo trong chương trình quản lý doanh thu của Excel. Chủ cửa hàng phát hành báo cáo theo các tiêu chí phù hợp, tùy theo mục tiêu. Dữ liệu bán hàng được chia nhỏ theo sản phẩm. Có sẵn báo cáo doanh thu ngày, tháng, năm và quý.

Xem thêm: Doanh thu bán hàng là gì?

2. Hướng dẫn chi tiết cách tính doanh thu bán hàng trong excel

2.1. Ví dụ tính doanh thu

Để có thể cung cấp cho bạn đọc một hướng dẫn dễ hiểu thì phần trình bày bên dưới sẽ là cách tính doanh thu của ví dụ sau:

Sau đây là một kịch bản tính toán doanh thu trên giá bán: Sau khi nghiên cứu thị trường sâu rộng, bộ phận marketing của công ty đã đưa ra những con số chính xác với giá bán một sản phẩm là 200.000 đồng. Doanh thu của công ty biến động theo từng tháng.

Trong khi đó, chi phí hoạt động được ghi nhận trên sổ sách kế toán cho tháng 1 là 200 triệu đồng, tăng chi phí hàng tháng là 5% so với tháng trước. Dựa vào những gì mà chúng tôi đã đề cập ở trên, chúng ta hoàn toàn có khả năng dùng phần mềm excel để tính doanh thu của cửa hàng hay chuỗi cửa hàng

2.2. Cách lập bảng tính doanh thu trong excel theo biến động giá cả trên thị trường

- Cung cấp tóm tắt tình hình

Để xử lí mọi vấn đề, trước tiên chúng ta cần đưa ra tóm tắt về tình hình. Vì vậy, chúng ta hãy điền vào tài liệu Excel với các thông tin liên quan.

- Tạo bảng theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận hàng tháng

Chúng tôi có 6 tháng trên bảng, do đó chúng tôi cần phải tìm ra dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp cho mỗi tháng đó. Trên bảng tính lợi nhuận trong Excel, chúng tôi sẽ tính toán lợi nhuận trên giá bán cuối cùng bằng cách cộng các dữ liệu đó.

- Tạo bảng tính để tính số lượng dựa trên giá bán

Dựa trên mức giá 200.000VNĐ cho một sản phẩm, chúng tôi biết được số lượng mặt hàng bán ra mỗi tháng. Do đó, chúng tôi có thể tạo bảng doanh thu sau đây để làm cơ sở tính toán doanh thu dựa trên giá bán: 

- Xác lập mục tiêu kinh doanh

Yêu cầu quan trọng nhất của bảng tính doanh thu Excel là xác định giá bán có doanh thu cao nhất. Sau đây là những sự thật mà chúng ta đã biết:

Doanh số sẽ thay đổi theo giá cả. Chi phí duy trì sản xuất kinh doanh không bị ảnh hưởng bởi mặt bằng giá cả.

Từ hai thực tế trên, chúng ta có thể suy ra rằng lợi nhuận trên giá bán sẽ biến động khi doanh số bán hàng thay đổi. Dựa vào đó, chúng tôi sẽ xác định giá bán tốt nhất để tối đa hóa lợi nhuận.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành các bảng tính cần thiết để tạo bảng tính lợi nhuận trong Excel. Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng công thức hàm Excel để tính toán kết quả của bài toán hôm nay.

2.3. Các công thức cần sử dụng trong cách lập bảng doanh thu trong excel

2.3.1. Công thức tính số lượng bán theo mỗi mức giá

Chúng tôi mặc định tỷ lệ hàng bán đạt 100% với giá gốc là 200.000 đồng. Dựa trên điều này, chúng ta có thể sử dụng các hàm Excel đơn giản trong bảng tính lợi nhuận Excel để tính số lượng hàng hóa được bán với các mức giá khác nhau.

Điền công thức =B9*120% tại ô B8 của tệp Excel.

Cơ sở lý luận của việc này là với mức giá 180.000 đồng, công ty có thể bán được nhiều hàng hơn 120% so với mức giá 200.000 đồng.

Tương tự, chúng tôi sử dụng các công thức nhân của Excel để có thể tính toán một cách nhanh chóng hơn giá trị của các ô khác trong bảng.

Lưu ý rằng kết quả do Excel trả về có thể ở dạng số thập phân. Tuy nhiên, vì số lượng hàng hóa phải là một số nguyên nên tất cả các số liệu về lợi nhuận bán được trong bảng phải được làm tròn xuống. 

Ví dụ tại cột Tháng 1, chúng ta có thể sử dụng hàm rounđơn với các ô B8, B10, B11 để làm tròn các con số tại bảng tính lợi nhuận trong Excel như sau:

B8=ROUNDDOWN(B9*120%,0)

B10=ROUNDDOWN(B9*80%,0)

B11=ROUNDDOWN(B9*70%,0)

2.3.2. Cách tính doanh thu bán hàng trong excel chi tiết

- Phương pháp tính chi phí của cửa hàng trong Excel

Nếu đã biết chi phí của tháng sau lớn hơn so với tháng trước là 5% thì hãy sử dụng những công thức được chúng tôi liệt kê ngay bên dưới.

Chi phí tháng 1: B3=200.000.000đ

Chi phí tháng 2: C3=B3*5%+B3=B3*(1+5%)

Chi phí tháng 3: D3=C3*(1+5%)

Do đó, bảng tính lợi nhuận trong kết quả đạt được của Excel được hiển thị như sau:

- Phương pháp tính doanh thu trong cửa hàng cụ thể

Doanh thu của doanh nghiệp được xác định bởi sự thay đổi của giá bán. Do đó, để tính toán doanh thu, chúng ta chỉ cần một tham số gọi là Giá bán.

G1 là giá bán dựa trên vị trí sẽ đặt danh sách. Xác thực dữ liệu được sử dụng trong ô G1 để tạo danh sách các giá trị có thể điền. Trong đó giá bán trong Bảng số lượng bán theo biểu giá của danh sách lựa chọn.

Chúng tôi có công thức để tính toán doanh thu hàng tháng khi chúng tôi nhận được danh sách giá trong ô G1: Doanh thu bằng giá bán nhân với số lượng đơn vị hàng đã bán.

Sử dụng công cụ Vlookup trong Excel, số lượng mặt hàng bán được trong một tháng phải được so sánh với Số lượng bán theo bảng giá. Chúng tôi có thể kết hợp hàm MATCH với công thức hàm Vlookup để làm cho nó linh hoạt hơn khi tìm kiếm dữ liệu theo nhiều cột kết quả. Thêm phép tính sau vào ô B3 của bảng tính lợi nhuận trong Excel:

=$G$1*VLOOKUP($G$1,$A$8:$G$12,MATCH(B2,$A$8:$G$8,0),0)

Tương tự  như những gì chúng tôi vừa trình bày, bạn hãy sử dụng tuần tự như trên để tính kết quả doanh thu cho các tháng còn lại.

Qua ví dụ mà chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn đọc thì hy vọng rằng quý vị đã hiểu rõ cách tính doanh thu bán hàng trong Excel sao cho chính xác và đạt hiệu quả cao nhất. Hãy tạo cho cửa hàng của mình một file excel có cấu trúc đầy đủ như chúng tôi đã hướng dẫn để có thể thực hiện công việc này một cách tốt nhất nhé!