Có cần giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh không?

1. Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh là gì?

Để được cấp giấy phép lao động thì người thực hiện phải là người chịu trách nhiệm quản lý hay giữ những chức vụ cấp cao như giám đốc điều hành, chuyên gia lĩnh vực hoặc người lao động kỹ thuật. Đồng thời phải có những loại văn bản minh chứng cho chức vụ của mình trong doanh nghiệp, đặc biệt người lao động phải có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chuyên môn cũng như phụ trách vị trí công việc hiện tại trong khoảng thời gian cố định. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động thông thường được áp dụng đối với người lao động nước ngoài có dự định định cư và làm việc tại Việt Nam.

Trong hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài thì không thể thiếu giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh được cấp bởi các tổ chức, doanh nghiệp mà họ từng công tác nhằm xác nhận kinh nghiệm làm việc trong một lĩnh vực cụ thể. Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh (Certification) là văn bản minh chứng cụ thể số năm hoạt động trong lĩnh vực nghề nghiệp và bắt buộc phải có ít nhất 3 năm làm việc tại vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự định về Việt Nam làm việc.

Chẳng hạn như nhiều người nước ngoài muốn sang Việt Nam làm giáo viên tiếng Anh nhưng không phải cứ là người nước ngoài sử dụng thành thạo tiếng Anh là có thể làm giảng viên mà bắt buộc người lao động phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực sư phạm tối thiểu 3 năm ở bất kỳ quốc gia nào khác và phải có giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh thì mới có thể được cấp giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nhiều người nước ngoài bị nhầm rằng giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh có giá trị pháp lý nên đính kèm trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam. Nhưng thực chất chưa đủ, nếu chỉ là giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc được cấp bởi các tổ chức, doanh nghiệp của người lao động từng làm việc thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam. Nghĩa là phải được cơ quan lãnh sự đóng dấu công chứng giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh thì mới có giá trị sử dụng. Đây là cơ quan có thẩm quyền duy nhất đại diện cho người nước ngoài xử lý các văn bản giấy tờ để các loại tài liệu đó có giá trị pháp lý khi sử dụng tại Việt Nam.

2. Những cơ quan có chức năng hợp pháp hóa lãnh sự 

Để hỗ trợ cho người lao động nước ngoài có dự định làm việc tại Việt Nam cũng như người lao động xử lý các thủ tục pháp lý khi thuê người nước ngoài thì hiện nay đã có thực hiện lấy dấu xác nhận tại những cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam như:

- Bộ ngoại giao là một trong những cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong quốc gia. Ngoài ra, thể thời gian xử lý các thủ tục được diễn ra nhanh hơn thì Bộ ngoại giao có thể ủy quyền cho các cơ quan dưới quyền thuộc trực thuộc Trung ương tại các tỉnh, thành phố nhằm tiếp nhận hồ sơ của người lao động khi cần xin cấp giấy phép hợp pháp hóa lãnh sự.

- Ngoài ra, còn có những cơ quan đại diện ngoại giao, đại sứ quán có chức năng thực hiện các thủ tục này ở nước ngoài được ủy thác bởi Chính phủ Việt Nam nhằm hỗ trợ người lao động hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại quốc tịch của mình.

Các cơ quan này thông thường sẽ có trụ sở chính tại các thành phố lớn như Hà Nội hay Sài Gòn. Trong đó, tại thành phố Hồ Chí Minh có Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin cấp giấy phép cho người lao động và người sử dụng lao động khi muốn hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Thông tin bắt buộc phải có trong giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh

Trước khi nộp cho cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự thì người lao động cần phải điền đầy đủ thông tin trong mẫu giấy xác nhận được theo quy định của pháp luật để quá trình cấp phép được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh cũng phải có các thông tin như sau:

- Company (tên tổ chức/công ty/doanh nghiệp từng làm việc)

- Company address (Địa điểm công ty từng làm việc)

- Details information: bao gồm thông tin về doanh nghiệp từng làm, người xác nhận kinh nghiệm làm việc có vai trò chức vụ như thế nào kèm họ tên đầy đủ.

- Employee information (thông tin người lao động thực hiện xác nhận kinh nghiệm làm việc) trong đó phải có Name (tên), Date of birth (ngày tháng năm sinh), Quốc tịch (Nationality), Passport number (số hộ chiếu), Passport date (ngày cấp hộ chiếu), Place (nơi cấp hộ chiếu), Working time (thời gian làm việc của người lao động), Work content (nội dung công việc người lao động từng làm), Position (chức vụ công việc). 

- Sau khi hoàn thành điền các thông tin trong mẫu đơn thì phải xin dấu xác nhận kèm chữ ký của người sử dụng lao động. Đây là yếu tố bắt buộc và quan trọng của mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh để đảm bảo tính pháp lý của đơn khi nộp cùng hồ sơ.

Người lao động nước ngoài có dự định làm việc tại Việt Nam thì phải được cấp giấy phép lao động thì mới được sinh sống và làm việc hợp pháp tại đây. Vậy nên bắt buộc phải có giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh được hợp pháp lãnh sự sau đó dịch thực ra tiếng Việt để công chứng.

4. Các bước xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Đối với người lao động nước ngoài nắm giữ các vị trí cấp cao như chuyên gia tại một lĩnh vực cụ thể thì cần phải chuẩn bị thực hiện các bước để được cấp giấy phép lao động đó là:

- Bước 1: Chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của Bộ Lao động áp dụng cho người lao động nước ngoài để hoàn thiện bộ hồ sơ trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền. 

- Bước 2: Thực hiện đầy đủ và trình tự thủ tục xin cấp phép sử dụng lao động nước ngoài và giải trình các vấn đề liên quan đến vị trí công việc làm tại Việt Nam cho cơ quan chức năng.

- Bước 3: Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại các cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự hoặc các cơ quan được ủy quyền.

Cả người lao động nước ngoài lẫn người sử dụng lao động đều phải có trách nhiệm tham gia chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của Nhà nước Việt Nam khi cần cấp giấy phép lao động. Đó là trách nhiệm và nghĩa vụ của đôi bên để đảm bảo các hoạt động được diễn ra hợp pháp.

Bên trên là những thông tin liên quan đến giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Anh cho người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động cần phải nắm rõ khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động với mục đích làm việc và định cư tại Việt Nam trong thời gian đó. Đây là loại văn bản bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho người lao động nước ngoài được pháp luật Việt Nam bảo vệ quyền lợi và quản lý khi làm việc và sinh sống tại đây.