Hạch toán bán hàng bị trả lại và những lưu ý khi hạch toán

1. Các trường hợp nào hàng hóa bị  trả lại và công việc hạch toán của kế toán

Trường hợp hàng hóa khi đã được bán đi cho khách hàng rồi, bên bán đã nhận được số tiền mặt của khách hàng nhưng vì một số lý di sau đây mà hàng hóa/ sản phẩm sẽ bị trả lại. Điều này đồng nghĩa với việc doanh thu của công ty - bên bán sẽ phải được điều chỉnh lại sao cho phù hợp với doanh thu bán hàng thực tế để phục vụ cho công việc báo cáo tài chính. 

Một số nguyên nhân khiến hàng hóa bị trả lại đó là: hàng bị sai/ lỗi không đúng với những điều khoản trong hợp đồng, hàng không đảm bảo được đúng chất lượng, không đạt tiêu chuẩn đã đề ra trước đó, hàng sai chủng loại, mẫu mã, quy cách hàng hóa. 

Ảnh hưởng của hàng hóa bị trả lại đối với bên mua bán hàng là: Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản doanh thu bán hàng thực tế. Chính vì vậy mà các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng hóa được bán đi chính là những cách để bên bán hàng có thể sử dụng để giảm thiểu tối đa số hàng tồn trong kho. Nhưng chính điều này cũng gây ra một hệ quả đó là hàng hóa không đạt chất lượng và rất dễ bị trả về.

Bên mua hàng cần thực hiện những bước làm nào để trả lại hàng hóa? Đối với bên mua hàng là một công ty thì cần đảm bảo có hóa đơn chi tiết và chính xác về mặt thông tin, có sự tương đồng về đơn giá xuất và nhập trên hóa đơn khi xuất hóa đơn trả lại hàng đến bên bán hàng. 

Trong trường hợp bên mua hàng là cá nhân thì đảm bảo phải có biên bản ghi lại quá trình trao đổi mua bán giữa hai bên, trong đó có thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa muốn trả lại. 

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

2. Trình tự hạch toán hàng bị trả lại bao gồm các bước như thế nào? 

2.1. Quy trình hạch toán hàng bị trả lại bao gồm những việc gì?

Bán hàng là một quy trình và được thực hiện một cách có trật tự và theo quy định cụ thể. Hạch toán hàng bị trả lại chính là công việc mà kế toán phải đảm nhiệm để giải quyết các vấn đề có liên quan đến các loại tài khoản về doanh thu, doanh số, nợ phải trả,..Hạch toán hàng bị trả lại chính là việc lật lại từng bước làm việc của quy trình bán hàng. 

Nếu quy trình bán hàng được thực hiện theo 8 bước đó là: Nhu cầu khách hàng ->Báo giá sản phẩm ->Lập thông tin về đơn hàng và hợp đồng bán hàng -> Lập hóa đơn - phiếu xuất bán hàng -> giảm giá bán hàng/chiết khấu thương mại -> Hàng bán bị trả lại -> Quy trình kho -> quy trình kế toán thì quy trình hạch toán hàng bị trả lại sẽ được thực hiện như sau: 

Hàng bị trả lại -> hóa đơn - phiếu xuất bán hàng - >thông tin về đơn hàng và hợp đồng bán hàng. 

2.2. Các nhóm tài khoản cần dùng đến trong quá trình hạch toán bán hàng bị trả lại

Dựa theo thông tư 200 về nội dung quy định hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành ngày 22/12/2024 của bộ tài chính thì các loại tài khoản cần dùng đến trong quá trình hạch toán bán hàng trả lại như sau: 

2.2.1. Nhóm tài khoản tài khoản - tài sản 

Nhóm tài khoản tiền mặt  - tài khoản 111 bao gồm các loại tài khoản như sau: 1111, 1112, 1113 lần lượt là các loại tài khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. 

Nhóm tài khoản thứ hai cần sử dụng trong hạch toán hàng bị trả lại đó là: Tài khoản 152 - tài khoản nguyên liệu, vật liệu; Nhóm tài khoản 154 - tài khoản chi phí sản xuất và kinh doanh dở dang; Nhóm tài khoản 155 - tài khoản thành phẩm bao gồm các tài khoản 1551, 1557 lần lượt là các loại tài khoản thành phẩm nhập kho và tài khoản thành phẩm bất động sản;...

Tài khoản 1561 - tài khoản giá mua hàng hóa thuộc nhóm tài khoản - tài sản hàng hóa. Ngoài ra còn có thêm các loại tài sản khác như 1562 - tài khoản thu mua hàng hóa, 1567 - tài khoản hàng hóa bất động sản. 

Nhóm tài khoản 133 - tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ trong đó có loại tài khoản 1331 - loại tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ của hàng hóa và dịch vụ.

2.2.2. Nhóm tài khoản nợ phải trả cần sử dụng trong quá trình hạch toán hàng bị trả lại 

Trong quá trình hạch toán bán hàng bị trả lại các loại tài khoản nợ phải trả cần được sử dụng bao gồm các nhóm tài khoản như sau: 

- Nhóm tài khoản 331 - tài khoản phải trả cho người bán

- Nhóm tài khoản 333 - thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, trong đó có tài khoản 3331 - tài khoản thuế giá trị gia tăng phải nộp.

2.2.3. Nhóm tài khoản doanh thu dùng trong hạch toán hàng bị trả lại 

Nhóm tài khoản 521 - tài khoản các khoản giảm trừ doanh thu trong đó có loại tài khoản 5212 - tài khoản hàng bán bị trả lại. Bên cạnh đó nhóm hàng 511 - tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.Thêm vào đó tài khoản nhóm 632 - tài khoản giá vốn hàng bán cũng được sử dụng trong quá trình hạch toán này. 

Như vậy có thể thấy rằng để giải quyết vấn đề hàng hóa bị trả lại thì kế toán phải thực hiện các công việc khác nhau để theo dõi, kiểm kê, phân tích, tổng hợp lại các kết quả cụ thể về số tiền nợ phải trả, số tài tài sản còn lại, số doanh thu của hàng hóa sau khi bị trả lại sẽ có những thay đổi như thế nào? 

Việc làm chuyên viên kế toán

Công việc này đòi hỏi kế toán không chỉ có kinh nghiệm, kỹ năng làm việc thì mới có thể đảm bảo được tính chính xác của công việc trong quá trình hạch toán này. 

Hạch toán kế toán hàng bị trả lại là công việc của kế toán nói chung mà cả bên mua và bên bán hàng đều phải thực hiện khi xảy ra việc trả lại hàng hóa. 

2.3. Hạch toán bán hàng bị trả lại đối với bên bán hàng

Đối với bên bán hàng cần xác định các nội dung hạch toán của kế toán bao gồm các việc làm như sau: 

2.3.1. Thông tin hóa đơn bán hàng khi xuất hóa đơn cho khách hàng

Thông tin trong hóa đơn bán hàng bao gồm các thông tin về sự chênh lệch giữa các doanh thu và giá vốn của loại hàng hóa đã được bán đi trước đó. Trong đó các 

- Doanh thu bán hàng bao gồm các loại tài khoản như sau: Bên nợ bao gồm các loại tài khoản 111 - tiền mặt , 131 - tài khoản phải thu khách hàng và 112 - tài khoản tiền gửi ngân hàng. Bên có bao gồm các loại tài khoản 511 -  và tài khoản 33311 - tài khoản kế toán đầu ra. 

- Gia vốn bán hàng gốm có các loại tài khoản tài bên nợ ghi tài khoản 632 - giá vốn hàng bán; Bên có ghi tài khoản 156 - tài khoản hàng hóa(bao gồm các loại tài khoản giá mua hàng hóa, chi phí mua hàng hóa và tài khoản hàng hóa bất động sản

Việc làm kế toán nội bộ

2.3.2. Thông tin hóa đơn khi nhận hóa đơn bán hàng trả lại từ khách hàng

Khi hàng hóa bị trả lại và nhập lại kho, kế toán cần thực hiện hạch toán cần ghi giảm giá vốn của hàng bán bị trả lại. Các loại tài khoản bên nợ ghi tài khoản 156 - loại tài khoản tài sản hàng hóa; Loài tài khoản ghi bên có là tài khoản 632 - giá vốn hàng bán. 

Hàng hóa bị trả lại ảnh hưởng đến doanh thu và làm doanh thu giảm: Tài khoản ghi bên nợ bao gồm các loại tài khoản như sau: 5212(thuộc nhóm giảm trừ doanh thu) - loại tài khoản bán hàng bị trả lại nhưng chưa tính thuế dựa theo thông tư 200; Tài khoản 33311 - loại tài khoản nợ phải trả là thuế giá trị gia tăng đầu ra khi hàng hóa bị trả lại đồng nghĩa với việc giá số tiền thuế giá trị gia tăng đó cũng sẽ bị trả lại; 

Tài khoản 511 loại tài khoản doanh thu bao gồm các loại tài khoản như sau: 5111, 51112, 5113, 5114 5117 và 5118 lần lượt là các loại doanh thu về bán hàng hóa, thành phẩm, cung cấp dịch vụ - trợ cấp/trợ giá, kinh doanh bất động sản và các loại tài khoản doanh thu khác. 

Các loại tài khoản bên có bao gồm các loại tài khoản thuộc nhóm tài khoản tài sản như: 111, 113, 112 lần lượt là các loại tài khoản tiền mặt, tiền phải thu khách hàng, tiền gửi ngân hàng. Các tài khoản bên nợ này sẽ được sử dụng trong việc so sánh/đối chiếu với tổng số tiền được ghi trên hóa đơn. 

Các chi phí có liên quan khác trong quá trình trả lại hàng bao gồm các loại tài khoản như sau: (Các loại tài khoản ghi bên nợ) Loại tài khoản chi phí sản xuất - kinh doanh - 641(tài khoản chi phí nhân viên, nguyên vật liệu/bao bì, dụng cụ/đồ dùng, chi phí khấu hao, chi phí đối với dịch vụ bảo hành, mua ngoài và các chi phí cần sử dụng đến tiền khác) - Loại tài khoản này được hạch toán dựa theo thông tư 200. Dựa theo thông tư 133 tài khoản ghi bên nợ là 6421 - chi phí nhân viên quản lý thuộc nhóm tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc. Tài khoản ghi bên có tương ứng đó là các loại tài khoản 111, 113, 112…

Hạch toán cuối kỳ số doanh thu của hàng bị trả lại sẽ được chuyển vào loại tài khoản doanh thu - doanh thu cung cấp dịch vụ hoặc loại tài khoản doanh thu nội bộ. 

Tài khoản ghi bên nợ bao gồm: Nhóm 511 - nhóm doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ bao gồm các loại tài khoản 5111 và 5112 - tài khoản doanh thu bán hàng hóa và bán các thành phẩm. 

Tài khoản ghi bên có bao gồm: Nhóm tài khoản giảm trừ doanh thu 521 có tài khoản 5212 - tài khoản giảm trừ doanh thu của hàng hóa bị trả lại. 

Muốn tìm việc làm

3. Hạch toán bán hàng bị trả lại đối với bên mua hàng

Đối với bên mua hàng để trả lại hàng cần đảm bảo được các yêu cầu như sau: Ghi rõ đầy đủ và chi tiết các thông tin trong hóa đơn mua hàng và hóa đơn xuất trả lại hàng. 

Đối với hóa đơn mua hàng: Tài khoản ghi bên nợ bao gồm Loại tài khoản trong đó có các nhóm tài khoản sau: 153, 156, 152, 211 - nhóm tài khoản tài sản hữu hạn cố định và 1331 - tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ của các loại hàng hóa dịch vụ đó. 

Tài khoản bên có bao gồm các loại tài khoản 111, 112 và 113,..

Khi bên mua hàng thực hiện việc xuất hóa đơn để trả lại hàng hóa, điều này có nghĩa giá trị hàng hóa bị giảm nên thông tin ghi bên nợ bao gồm các loại tài khoản như sau: 1111, 131 và 1121 là những tài khoản mà bên mua hàng sẽ được trả lại từ bên bán hàng. Tài khoản bên có ghi các loại tài khoản 152, 153, 156,...bao gồm các loại hàng hóa trả lại chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng; Hàng hóa trả lại bao gồm thuế giá trị gia tăng bao gồm tài khoản 1331. 

Hạch toán bán hàng bị trả lại là một công việc đòi hỏi tính quy trình làm việc một cách chặt chẽ. 

Như vậy, thông qua các thông tin chi tiết trong bài viết với chủ đề hạch toán bán hàng bị trả lại hy vọng các bạn đã tìm được cho mình những thông tin cần thiết để có thể phục vụ cho công việc kế toán của mình. Việc tìm hiểu thêm các thông tin được quy định về báo cáo tài chính, đặc biệt các thông tư 200 và 133 có quy định rất rõ ràng về các công việc liên quan đến tài chính - kế toán.