Hạch toán là gì? Vai trò, phân loại và đặc điểm trong kế toán

Hạch toán là gì?

Hạch toán là một hệ thống các phương pháp và quy trình được sử dụng để quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép lại các hoạt động kinh tế - xã hội nhằm mục đích quản lý và kiểm soát các hoạt động đó một cách hiệu quả. Về bản chất, hạch toán đóng vai trò như một công cụ thu thập và cung cấp thông tin, giúp các nhà quản lý, nhà đầu tư và các bên liên quan có được cái nhìn rõ ràng, minh bạch về tình hình hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp hay thậm chí là cả một nền kinh tế.

Quá trình hạch toán bao gồm bốn giai đoạn cốt lõi:

• Quan sát: Nhận diện và theo dõi các quá trình kinh tế phát sinh, chẳng hạn như mua nguyên vật liệu, sản xuất sản phẩm, bán hàng, hay trả lương cho nhân viên.
• Đo lường: Lượng hóa các hoạt động kinh tế bằng những thước đo cụ thể, phổ biến nhất là thước đo tiền tệ, thước đo hiện vật và thước đo lao động.
• Tính toán: Xử lý các số liệu đã đo lường để đưa ra những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giá trị tài sản.
• Ghi chép: Hệ thống hóa và lưu trữ thông tin đã xử lý vào các sổ sách, chứng từ, báo cáo theo những quy tắc nhất định để phục vụ cho việc phân tích, kiểm tra và ra quyết định.

Thông qua việc thực hiện các công việc này, hạch toán không chỉ phản ánh thực trạng mà còn giúp kiểm tra, giám sát quá trình vận động của tài sản và nguồn vốn, từ đó cung cấp cơ sở vững chắc cho việc hoạch định chiến lược và điều hành hoạt động.

Có mấy loại hạch toán chính?

Để đáp ứng các nhu cầu quản lý đa dạng, hạch toán được chia thành ba loại cơ bản. Mỗi loại có mục tiêu, đối tượng và phương pháp riêng, nhưng chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung cho nhau để tạo nên một hệ thống quản lý thông tin hoàn chỉnh.

• Hạch toán nghiệp vụ: Đây là loại hạch toán tập trung vào việc quan sát và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế cụ thể, diễn ra hàng ngày tại từng bộ phận, đơn vị. Ví dụ, thủ kho theo dõi việc xuất, nhập nguyên vật liệu; quản đốc phân xưởng theo dõi số lượng sản phẩm hoàn thành trong ca. Thông tin từ hạch toán nghiệp vụ mang tính kịp thời, nhanh chóng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành tác nghiệp trực tiếp. Tuy nhiên, nó thường không mang tính tổng hợp, không sử dụng thước đo tiền tệ một cách hệ thống và chỉ phản ánh một khía cạnh riêng lẻ của hoạt động.
• Hạch toán thống kê: Hạch toán thống kê nghiên cứu mặt lượng trong mối liên hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế – xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và không gian cụ thể. Nó thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu để tìm ra các quy luật, xu hướng phát triển. Ví dụ, thống kê tốc độ tăng trưởng GDP, tỷ lệ lạm phát, hay năng suất lao động bình quân của một ngành. Hạch toán thống kê sử dụng các phương pháp đặc thù như điều tra, phân tổ, chỉ số và cung cấp thông tin cho việc hoạch định chính sách vĩ mô.
• Hạch toán kế toán: Đây là loại hạch toán phổ biến, quan trọng và mang tính khoa học cao nhất. Hạch toán kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong một đơn vị. Nó phản ánh một cách toàn diện, liên tục và có hệ thống các hoạt động kinh tế bằng việc sử dụng bắt buộc thước đo tiền tệ cùng với các thước đo khác. Thông tin kế toán là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh và ra quyết định quản lý ở mọi cấp.

Khái niệm và vai trò của hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán là một môn khoa học và một nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp và diễn giải các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức. Nói một cách chi tiết hơn, đây là quá trình xác định, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để cho phép người sử dụng thông tin đưa ra các phán đoán và quyết định một cách có cơ sở. Hạch toán kế toán không chỉ đơn thuần là ghi sổ mà còn là một hệ thống thông tin và kiểm soát tài chính không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào.

Vai trò của hạch toán kế toán vô cùng quan trọng và được thể hiện rõ rệt đối với nhiều đối tượng khác nhau:

• Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: Cung cấp những dữ liệu tài chính chính xác và kịp thời về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ... giúp ban lãnh đạo lập kế hoạch kinh doanh, kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và đưa ra các quyết định chiến lược như đầu tư, mở rộng thị trường hay định giá sản phẩm.
• Đối với nhà đầu tư và chủ nợ: Các báo cáo tài chính do kế toán cung cấp (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh) là nguồn thông tin minh bạch và đáng tin cậy để họ đánh giá khả năng sinh lời, mức độ rủi ro và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư vốn hoặc cho vay.
• Đối với cơ quan nhà nước: Thông tin kế toán là cơ sở để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước. Đồng thời, nó cũng giúp các cơ quan quản lý giám sát sự tuân thủ pháp luật về tài chính, kế toán và thống kê của các đơn vị kinh tế.

Thước đo trong hạch toán kế toán

Để phản ánh và lượng hóa các đối tượng đa dạng của mình, hạch toán kế toán sử dụng một hệ thống gồm ba loại thước đo có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sự kết hợp này đảm bảo thông tin được cung cấp vừa chi tiết, cụ thể, vừa có khả năng tổng hợp và so sánh.

• Thước đo hiện vật: Đây là thước đo dùng để xác định số lượng, khối lượng, diện tích hay thể tích của tài sản. Các đơn vị đo lường phổ biến là cái, chiếc, kg, tấn, mét, lít... Thước đo này rất quan trọng trong việc quản lý tài sản cụ thể, đặc biệt là hàng tồn kho, tài sản cố định. Ví dụ, kế toán cần biết trong kho còn bao nhiêu tấn nguyên vật liệu A, bao nhiêu mét vải B, hay doanh nghiệp có bao nhiêu chiếc máy tính. Thước đo hiện vật giúp kiểm soát vật chất của tài sản, tránh mất mát, hư hỏng.
• Thước đo lao động: Thước đo này được sử dụng để phản ánh thời gian lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đơn vị đo lường là giờ công, ngày công. Nó là cơ sở để tính lương cho người lao động, quản lý thời gian làm việc, đánh giá năng suất và hiệu quả sử dụng lao động. Ví dụ, để sản xuất một sản phẩm cần 5 giờ công. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tính toán chi phí nhân công và lập kế hoạch sản xuất.
• Thước đo tiền tệ: Đây là thước đo bắt buộc, giữ vai trò trung tâm và quan trọng nhất trong hạch toán kế toán. Thước đo tiền tệ (ví dụ: Đồng Việt Nam - VND, Đô la Mỹ - USD) cho phép quy đổi giá trị của tất cả các loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí về một đơn vị tính chung. Nhờ vậy, kế toán có thể tổng hợp được các chỉ tiêu kinh tế tổng quát (như tổng giá trị tài sản, tổng doanh thu), lập các báo cáo tài chính và so sánh hiệu quả hoạt động giữa các kỳ hoặc giữa các doanh nghiệp khác nhau.

Phân loại hạch toán kế toán

Trong thế giới tài chính phức tạp, hạch toán kế toán được phân chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu chí cụ thể. Việc phân loại này giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin đa dạng của cả đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.

Theo mức độ thông tin

Dựa trên mức độ chi tiết và tổng hợp của thông tin, hạch toán kế toán được chia thành hai loại có mối quan hệ bổ sung cho nhau:

• Kế toán tổng hợp: Cung cấp thông tin ở dạng tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị. Thông tin này được thể hiện chủ yếu qua thước đo tiền tệ trên các tài khoản tổng hợp và các báo cáo tài chính. Ví dụ, kế toán tổng hợp cho biết tổng doanh thu trong tháng là 5 tỷ đồng, hoặc tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là 800 triệu đồng.
• Kế toán chi tiết: Đi sâu vào việc giải thích và làm rõ các số liệu của kế toán tổng hợp. Nó theo dõi sự biến động của từng đối tượng kế toán một cách cụ thể, sử dụng cả ba loại thước đo (tiền tệ, hiện vật, lao động). Ví dụ, để làm rõ con số 800 triệu đồng hàng tồn kho, kế toán chi tiết sẽ cung cấp thông tin về số lượng, đơn giá của từng loại vật tư, sản phẩm cụ thể trong kho.

Theo cách thu nhận thông tin

Phương pháp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế là một tiêu chí quan trọng để phân loại hạch toán kế toán:

• Kế toán đơn: Là một phương pháp ghi chép đơn giản, chỉ theo dõi riêng biệt các khoản thu, chi tiền mặt hoặc các khoản nợ phải thu, phải trả. Nó không phản ánh được mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản và không đảm bảo tính cân đối. Phương pháp này thường chỉ phù hợp với các hộ kinh doanh cá thể quy mô rất nhỏ.
• Kế toán kép (Ghi sổ kép): Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến trên toàn thế giới. Nguyên tắc cơ bản của kế toán kép là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép vào ít nhất hai tài khoản kế toán có liên quan (một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có) với số tiền bằng nhau. Phương pháp này đảm bảo tính cân đối của Bảng cân đối kế toán (Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn) và cung cấp một cơ chế tự kiểm tra sai sót hiệu quả.

Theo phạm vi thông tin

Tùy thuộc vào đối tượng sử dụng thông tin, hạch toán kế toán được chia thành:

• Kế toán tài chính: Mục tiêu chính là cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, và cổ đông. Thông tin của kế toán tài chính phải tuân thủ các chuẩn mực, nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành (như Chuẩn mực kế toán Việt Nam - VAS hoặc Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế - IFRS) để đảm bảo tính nhất quán và có thể so sánh được.
• Kế toán quản trị: Cung cấp thông tin kinh tế linh hoạt theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Thông tin này mang tính nội bộ, không bị ràng buộc bởi các chuẩn mực chung và tập trung vào việc phân tích chi phí, lập dự toán, đánh giá hiệu quả hoạt động... để phục vụ cho việc ra quyết định điều hành hàng ngày.

Theo đặc điểm đơn vị

Dựa vào mục đích hoạt động của đơn vị, có thể phân loại thành:

• Kế toán công: Được áp dụng tại các đơn vị hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, sử dụng ngân sách nhà nước hoặc các nguồn kinh phí công, như các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp (trường học, bệnh viện công), tổ chức chính trị - xã hội. Mục tiêu của kế toán công là quản lý và quyết toán các nguồn kinh phí, đảm bảo chi tiêu đúng mục đích và hiệu quả.
• Kế toán doanh nghiệp: Áp dụng cho các tổ chức hoạt động với mục tiêu chính là tạo ra lợi nhuận, như công ty sản xuất, thương mại, dịch vụ. Kế toán doanh nghiệp tập trung vào việc ghi nhận doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Đặc điểm của hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán nổi bật so với các loại hạch toán khác nhờ vào những đặc điểm riêng biệt, mang tính khoa học và hệ thống cao. Những đặc điểm này đảm bảo thông tin cung cấp có độ tin cậy và giá trị sử dụng lớn trong quản lý.

• Toàn diện, liên tục và có hệ thống: Hạch toán kế toán không chỉ ghi nhận những sự kiện riêng lẻ mà phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của một đơn vị, từ khâu mua sắm, sản xuất, đến bán hàng và thanh toán. Quá trình này diễn ra liên tục theo dòng chảy thời gian và được tổ chức một cách hệ thống, có trật tự, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nghiệp vụ quan trọng nào.
• Sử dụng kết hợp ba thước đo: Như đã đề cập, kế toán kết hợp hài hòa giữa thước đo tiền tệ, hiện vật và lao động. Trong đó, thước đo tiền tệ đóng vai trò chủ đạo, giúp tổng hợp hóa mọi thông tin. Sự kết hợp này tạo ra một bức tranh tài chính vừa tổng quan vừa chi tiết.

Có hệ thống phương pháp khoa học riêng: Hạch toán kế toán được xây dựng trên một nền tảng lý thuyết vững chắc với một hệ thống các phương pháp chuyên ngành bao gồm:

• Phương pháp chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được lập chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
• Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Ghi chép các nghiệp vụ vào các tài khoản theo nguyên tắc đối ứng.
• Phương pháp tính giá: Xác định giá trị của tài sản, vật tư, sản phẩm.
• Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Tổng hợp số liệu từ các sổ sách để lập báo cáo tài chính, đảm bảo sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn.
• Cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy: Nhờ có tính hệ thống và tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực chặt chẽ, thông tin do kế toán cung cấp có độ chính xác và tin cậy cao, là cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán

Để đảm bảo thông tin kế toán phát huy tối đa vai trò của mình, quá trình hạch toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cơ bản, đồng thời hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ được giao.

Yêu cầu

• Chính xác, trung thực, khách quan: Đây là yêu cầu quan trọng hàng đầu. Mọi số liệu và thông tin kế toán phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bị bóp méo, xuyên tạc vì bất kỳ lý do chủ quan nào.
• Kịp thời: Thông tin kế toán phải được cung cấp đúng lúc để phục vụ cho các quyết định quản lý. Việc ghi chép và xử lý thông tin chậm trễ có thể làm mất đi tính hữu ích và ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành.
• Đầy đủ và nhất quán: Phải ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bỏ sót. Các chính sách và phương pháp kế toán được lựa chọn phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác để đảm bảo tính so sánh của thông tin.
• Tuân thủ chuẩn mực và quy định pháp luật: Mọi hoạt động hạch toán kế toán phải tuân thủ Luật Kế toán, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các văn bản pháp quy liên quan.

Nhiệm vụ

• Ghi chép, phân loại và tóm tắt giao dịch: Thu thập tất cả chứng từ, tiến hành phân loại theo các đối tượng kế toán và ghi chép một cách có hệ thống vào các sổ sách liên quan.
• Lập báo cáo tài chính: Vào cuối mỗi kỳ kế toán, nhiệm vụ của hạch toán là tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Phân tích, kiểm tra và tư vấn tài chính: Dựa trên các dữ liệu đã được ghi nhận và tổng hợp, bộ phận kế toán có nhiệm vụ phân tích các chỉ số tài chính, kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn và cung cấp thông tin tư vấn cho ban lãnh đạo để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ứng dụng thực tiễn và công cụ hỗ trợ

Trong kỷ nguyên số, công tác hạch toán kế toán đã có những bước tiến vượt bậc nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ, giúp tự động hóa quy trình, tăng cường độ chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý.

• Phần mềm kế toán: Đây là công cụ không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Các phần mềm phổ biến tại Việt Nam như MISA, Fast Accounting hay các hệ thống ERP toàn cầu như SAP, Oracle giúp tự động hóa việc nhập liệu từ chứng từ, ghi sổ kép, tính giá, phân bổ chi phí và lập báo cáo tài chính chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và cho phép kế toán viên tập trung hơn vào công việc phân tích.
• Tích hợp với các hệ thống quản trị khác: Hạch toán kế toán ngày càng được tích hợp sâu rộng với các hệ thống khác như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), BIM (Mô hình thông tin xây dựng). Sự tích hợp này tạo ra một dòng chảy dữ liệu liền mạch, giúp nhà quản lý có cái nhìn 360 độ về hoạt động của doanh nghiệp, từ tài chính đến sản xuất, bán hàng và quản lý dự án.
• Hạch toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Ngay cả với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc áp dụng hạch toán bài bản cũng vô cùng cần thiết. Nó giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, quản lý công nợ, tính toán giá thành sản phẩm chính xác và tuân thủ các quy định về thuế. Hiện nay, có nhiều giải pháp phần mềm kế toán trên nền tảng đám mây với chi phí hợp lý, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.

Kết luận

Hạch toán, và đặc biệt là hạch toán kế toán, đóng một vai trò không thể thiếu trong việc vận hành và phát triển của mọi tổ chức. Nó không chỉ là công cụ để ghi chép quá khứ mà còn là la bàn định hướng cho tương lai, cung cấp những thông tin giá trị giúp doanh nghiệp điều hướng thành công trong môi trường kinh doanh phức tạp. Việc hiểu rõ bản chất, vai trò, các loại hình và đặc điểm của hạch toán sẽ giúp các nhà quản lý, kế toán viên và cả những người ngoài ngành có một nền tảng kiến thức vững chắc để kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định hiệu quả.

Việc nắm vững kiến thức về hạch toán kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn mở ra nhiều cơ hội sự nghiệp hấp dẫn. Nếu bạn đang tìm kiếm một con đường phát triển trong lĩnh vực tài chính - kế toán, hãy khám phá các vị trí việc làm chất lượng tại timviec365.vn để nâng cao sự nghiệp của mình.

Xem thêm:

1. Hướng dẫn chi tiết hạch toán nghiệp vụ kế toán cơ bản chuẩn nhất
2. Định khoản kế toán là gì? Mẹo làm nhanh và hiệu quả như thế nào?
3. Kế toán thanh toán là gì? Mô tả công việc kế toán thanh toán