Kế toán thanh toán là gì? Mô tả công việc kế toán thanh toán

1. Khái niệm kế toán thanh toán là gì?

Có lẽ kế toán là ngành nghề mà các bạn đã thấy quá quen thuộc rồi, tuy nhiên trong ngành kế toán thì lại được chia nhỏ ra làm nhiều lĩnh vực khác nữa trong đó kế toán thanh toán đang chiếm giữ được nhiều tiềm năng phát triển, bởi không có một doanh nghiệp nào tham gia vào bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh lại có thể phủ nhận được vai trò của vị trí này. Đây là vị trí thực hiện các công việc lập chứng từ thu – chi trong doanh nghiệp mỗi khi có nhu cầu cần thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt; ngoài ra cũng theo dõi, tổng hợp, hạch toán kế toán thanh toán các nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong và cả ngoài doanh nghiệp. Đồng thời cũng sẽ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán cho các đối tượng liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngược lại, kế toán công nợ lại là việc theo dõi những khoản công nợ của doanh nghiệp: công nợ với khách hàng, công nợ nội bộ, hoặc các loại công nợ khác… Và nếu bạn từng làm kế toán công nợ mà chuyển sang làm kế toán thanh toán thì sẽ có khá nhiều lợi ích, vì chúng có mối liên kết chặt chẽ với nhau.

Xem thêm: Giải mã thắc mắc về lương kế toán tổng hợp chi tiết nhất!

2. Mô tả công việc kế toán thanh toán 

Mỗi lĩnh vực của ngành kế toán đều có những đặc điểm cũng tính chất công việc hoàn toán khác nhau, vậy nên để hiểu hơn về công việc kế toán thanh toán hãy cùng tìm hiểu mô tả công việc chi tiết, cụ thể của vị trí này bạn nhé:

2.1. Kế toán thanh toán kiểm soát quy trình kế toán

Đối với vị trí kế toán thanh toán thì các bạn cũng sẽ phải tuân thu được một số quy trình cơ bản dưới đây thì mới có thể hoàn thành tốt được nhiệm vụ công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Nếu khách hàng đến thanh toán tiền trực tiếp thì sẽ cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin như trên giấy đề nghị nộp tiền được yêu cầu bởi phòng kế toán và cũng chính phòng kế toán là người sẽ trực tiếp thứ giấy đó. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu những thông tin được cung cấp trên đó thì kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu theo đúng quy định để đưa lại cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ quỹ. Cho đến thủ quỹ nhận được tiền đầy đủ từ khách hàng thì lúc này mới tiến hành ký tên và đóng dấu chứng nhận là đã thu tiền. Và lúc này phòng kế toán nói chung, kế toán thanh toán nói riêng sẽ căn cứ vào phiếu thu đó để tiền hành ghi vào sổ chi tiết, sổ cái phải thu của khách hàng một cách cẩn thận và không được gây ra bất cứ sai sót.

- Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi đã hoàn tất thủ tục thanh toán tại đó thì sẽ phải gửi giấy báo về cho công ty, và kế toán thanh toán sẽ chính là người căn cứ vào giấy báo đó để tiền hành ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp phải thu của khách hàng theo đúng quy định của luật kế toán.

Sau khi khách hàng đã chắc chắn rằng những thông số đó đã được đáp ứng chính xác theo yêu cầu của họ thì bên khách hàng sẽ chấp nhận thanh toán hết, còn ngược lại thì sẽ xảy ra trường hợp thiếu, thừa, không đạt chất lượng thì họ đều có cách xử lý. Đối với trường hợp thiếu thì sẽ gửi bù hoặc kế toán thanh toán sẽ trừ tiền, kém chất lượng thì hàng đó được gửi về trả lại hoặc đổi; còn trường hợp thừa thì khá là hy hữu, nó sẽ được trả lại cho doanh nghiệp. Mỗi cách xử lý đều dựa theo quy định và cách kinh doanh của từng nơi, nhưng sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nào thì người kế toán đều phải theo dõi, ghi chép, tổng hợp lại để hạch toán một cách chính xác. Hay nói một cách dễ hiểu hơn thì kế toán thanh toán sẽ phải tiến hành ghi sổ doanh thu, khoản bán hàng bị trả lại để trừ doanh thu, lập những khoản phải thu tương ứng để không làm lệch luồng tiền…

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư

2.2. Kế toán thanh toán kiểm soát các khoản thu - chi

Sau khi tham khảo các thông tin tuyển dụng vị trí kế toán thanh toán trên timviec365.vn thì tôi nhận thấy đây là công việc không hề đơn giản, trách nhiệm công việc cũng khá nhiều. Vậy nhiệm vụ chính của kế toán thanh toán là gì?

Mỗi lĩnh vực thì kế toán viên cũng có mô tả công việc cụ thể khác nhau, tuy nhiên tôi cũng thấy được những điểm chung về nhiệm vụ của kế toán thanh toán mà các bạn cần phải thực hiện dù ở bất cứ lĩnh vực nào, dưới đây là những nội dung chia sẻ những nhiệm vụ chính nhất của vị trí này các bạn có thể tham khảo:

Quản lý các khoản thu:

- Đối với các khoản thu của doanh nghiệp thì các kế toán viên sẽ cần phải thực hiện các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, thu ngân, cổ đông hoặc thu hồi công nợ theo định kỳ.

- Thường xuyên cập nhật thông tin tiền gửi ngân hàng, công nợ của các cổ đồng, khách hàng, nhân viên cùng với đó là đốc thúc thu hồi nợ. Ngoài ra các kế toán thanh toán còn có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán qua thẻ của khách hàng để không mắc phải sai lầm.

Quản lý các khoản chi:

- Chủ động việc lập kế hoạch cần thanh toán của các nhà cung cấp hằng tuần, tháng. Chịu trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp nếu có vấn đề xảy ra với kế hoạch này.

- Trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp: nhận hóa đơn, đối chiếu công nợ, phiếu đề nghị thanh toán, và lập phiếu chi…

- Ngoài ra thường xuyên theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng của công nhân viên, xử lý giấy đề nghị tạm ứng nếu có, thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ phát sinh hàng ngày, tuần, tháng của doanh nghiệp (lương, thưởng, mua ngoài,…).

Kiểm soát hoạt động của thu ngân:

- Đảm nhận vai trò vô cùng quan trọng đối với hệ thống thu – chi của doanh nghiệp, là trực tiếp tiếp nhận những chứng từ liên quan của bộ phận thu ngân. Đồng thời cũng sẽ phải kiểm tra, đối soát để đảm bảo tính hợp lý, hợp lý của các chứng từ đó với tình hình thực tế.

- Ngoài ra, cũng sẽ thực hiện việc kiểm soát những chứng từ kế toán được thu ngân cung cấp trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng các phần mềm quản lý.

Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt:

Để thực hiện tốt được nhiệm vụ này thì các kế toán thanh toán cần phải phối hợp với thủ quỹ, thực hiện nghiệp vụ thu – chi theo đúng với quy định. Đồng thời cũng sẽ phải đối chiếu việc tồn quỹ với quỹ thực tế của thủ quỹ, để in báo cáo với lãnh đạo về quỹ, tiền mặt hằng ngày, tuần, tháng, năm tùy theo quy định hoặc mỗi khi được yêu cầu.

Việc làm kế toán thanh toán

2.3. Theo dõi và phản ánh tới cấp trên những khoản thu - chi không rõ ràng 

- Đối với những khoản tiền chưa được cấp trên duyệt thì tuyệt đối không được lập phiếu thu chi;

- Tham mưu các nghiệp vụ kế toán – tài chính phát sinh cho kế toán cấp cao hơn (tổng hợp), quản lý phòng ban;

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản thu, chi bằng tiền phát sinh của doanh nghiệp;

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đối chiếu các số liệu với thủ quỹ nhằm tránh có những sai sót về luồng tiền

- Sử dụng việc ghi chép, thì các kế toán thanh toán sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát để phát hiện các trường hợp làm ảnh hưởng đến chất lượng thu chi của doanh nghiệp (chi tiêu lãng phí, sai chế độ…). Ngoài ra cũng phải ghi chú đầy đủ lý do các khoản chênh lệch cùng với  biện pháp xử lý vấn đề đó.

2.4. Kế toán thanh toán kiểm soát các hoạt động thu ngân

Cụ thể, một kế toán thanh toán sẽ kiểm soát các hoạt động thu ngân như sau:

- Trực tiếp tham gia vào quá trình kiểm tra, đánh giá số liệu và hoạt động thu ngân.

- Theo dõi các thanh toán và hoạt động thu chi

- Kết hợp với thủ quỹ và các bộ phận khác để kiểm soát hoạt động kế toán

Ví dụ cụ thể một số trường hợp thanh toán như sau: 

- Trong trường hợp chi tiền mua hàng hóa (TK156), nguyên vật liệu (tk152), công cụ dụng cụ (TK152),… thì sẽ hạch toán kế toán thành toán như sau:

Nợ TK156,152,153…:

Nợ TK133 ( phản ánh thuế):…

Có Tk111, 112:…

Trong đó: TK111: tiền mặt, TK112 tiền gửi ngân hàng.

- Trong trường hợp chi tiền ứng trước, trả nợ cho người bán thì sẽ kế toán thanh toán sẽ hạch toán:

Nợ TK331:…

Có TK111,112:…

Tải ngay mẫu mô tả công việc kế toán thanh toán tại đây bạn nhé:

Tải xuống ngay

3. Cơ hội việc làm kế toán thanh toán hiện nay

Các bạn có biết, tổng số doanh nghiệp đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam không?

Đó là khoảng 714.755 doanh nghiệp, nếu tính bình quân thì cứ 1000 dân sẽ có 14,7 doanh nghiệp và phần lớn trong đó số hoạt động ngoài nhà nước. Các chuyên gia cũng đã nhận định rằng đây không phải là con số cố định, nó vẫn có xu hướng tăng theo thời gian, nhất là đối với các khu vực có nền kinh tế phát triển. Và đương nhiên việc nhu cầu tuyển dụng vị tí nhân viên kế toán thanh toán cũng không thể giảm xuống, vì như trên tôi cũng đã nhắc không có bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh nào có thể phủ nhận được vai trò của vị trí này. Minh chứng cụ thể chính là khối lượng tin tức tuyển dụng việc làm kế toán tphcm và rất nhiều địa phương khác đang được đăng tải khá nhiều trên các website việc làm, đặc biệt là timviec365.vn, các bạn có thể truy cập vào địa chỉ này để thấy rõ được điều đó.

Tuy cơ hội việc làm có thể là rộng mở đối với các bạn, nhưng sự thật là môi trường lao động cũng đang ngày càng khắc nghiệt và mức độ cạnh tranh cũng tăng lên khá nhiều. Do vậy, ngoài việc yên tâm rằng cơ hội việc làm kế toán thanh toán đang chờ đón thì các bạn cũng đừng quên cố gắng học tập thật tốt, rèn luyện kỹ năng làm việc thực tế cùng với việc trau dồi các kiến thức nghiệp vụ kế toán để nâng cao được chỉ số năng lực cạnh tranh của bản thân với các ứng viên khác. 

Tìm việc

Trên đây là đôi lời chia sẻ về kế toán thanh toán là gì? Mong rằng chúng đã giúp các bạn có được lời giải đáp phù hợp với chính mình!

Xem thêm: Định khoản kế toán là gì? Mẹo làm nhanh và hiệu quả như thế nào