Chi tiết cách hạch toán thu hộ chi hộ và những lưu ý quan trọng

1. Khái quát về hạch toán thu hộ chi hộ

Những khoản thu hộ chi hộ trong doanh nghiệp cần được thu hộ chi hộ và được ủy quyền bởi các tổ chức, các doanh nghiệp, các đơn vị hay các cá nhân có thẩm quyền. Khi hạch toán thu hộ chi hộ thì cần phải có văn bản thông báo cụ thể. 

Hiện nay, các dịch vụ thu hộ và chi hộ đang hoạt động rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực và dưới nhiều hình thức khác nhau. Điển hình một số khía cạnh có sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ như Tiền phí bảo hiểm, tiền điện nước, tiền đặt chỗ, tiền vay trả góp các sản phẩm, tiền phạt giao thông, lệ phí xét tuyển hồ sơ thi Đại học Cao đẳng, tiền điện thoại viễn thông…

chúng ta có thể thấy được rằng thu hộ chi hộ xuất hiện trong rất nhiều khía cạnh của cuộc sống chúng ta. Chính vì thế mà các kế toán cần phải tiến hành hạch toán thu hộ chi hộ một cách rõ ràng. 

Khi tiến hành thu hộ chi hộ thì chúng ta cần phải chú ý các vấn đề cơ bản sau: 

- Trường hợp thu hộ, bên thực hiện thu hộ sẽ phải tiến hành lập và in hóa đơn thuế giá trị gia tăng, sau khi trả tiền thu hộ thì cần phải tiến hành lập các phiếu chi.

- Trường hợp chi hộ, các bên thực hiện chi hộ sẽ cần phải tiến hành lập ra phiếu chi, sau khi đã thu được số tiền mà bên đó đã chi hộ thì sẽ không cần phải tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng nữa. 

Nếu như các khi chi hộ có ghi tên công ty trong hóa đơn thuế GTGT thì thi bên chi hộ thu tiền sẽ cần phải xuất hóa đơn, sau đó sẽ phải tính toán cẩn thận về thuế giá trị gia tăng. 

2. Một số vấn đề về hạch toán thu hộ chi hộ

Trong quá trình hạch toán thu hộ chi hộ, các bạn sẽ gặp phải một số vấn đề, đực biệt những vấn đề thắc mắc thường xảy ra đối với người mới vào nghề và những lần đầu tiến hành thực hiện hạch toán thu hộ chi hộ. 

+ Về việc xuất hóa đơn hay không khi thu hộ chi hộ? 

Để trả lời cho câu hỏi này thì chúng ta cùng phân tích và theo dõi nội dung ngay sau đây: 

- Khi thu hộ, bên thu hộ cần phải tiến hành lập ra hóa đơn về thuế giá trị gia tăng, đồng thời khi mà trả số tiền đã thu hộ cho khách hàng thì sẽ cần phải tiến hành lập phiếu chi. 

- Khi chi hộ thì bên chi hộ cũng sẽ cần phải tiến hành lập ra phiếu chi, sau đó khi bên chi hộ thu lại số tiền đã chi thì sẽ không cần phải lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng. 

+ Có cần phải kê khai thuế khi tiến hành hạch toán thu hộ chi hộ hay không?

Căn cứ vào Thông tư 119/2024/TT-BTC, các hóa đơn của tất cả những khoản thu hộ và chi hộ sẽ không cần phải tiến hành thực hiện đưa vào trong bảng kê mẫu số 01-1/GTGT hoặc mẫu số 01-2/GTGT. 

Trong trường hợp, trong tờ hóa đơn đối với chi hộ mà có tên của công ty đã thực hiện chi hộ đó thì công ty đó cần phải tiến hành việc kê khai thuế. 

+ Những trường hợp cần phải tiến hành hạch toán thu hộ chi hộ

Có rất là nhiều trường hợp cần phải tiến hành hạch toán thu hộ chi hộ, tuy nhiên dù là trường hợp nào đi chăng nữa thì cũng cần phải tiến hành ủy quyền và có thông báo ủy quyền bàng văn bản. 

Các đối tượng cần được hạch toán thu hộ chi hộ như sau: 

- Trên hóa đơn có các khoản thu hộ chi hộ được công ty ủy quyền. 

- Các hóa đơn mua bán có khoản thu hộ chi hộ thì sẽ là bên thực hiện ủy quyền. 

Tuyển nhân viên kế toán

3. Hướng dẫn hạch toán thu hộ chi hộ cơ bản

Khi thực hiện thu hộ, các doanh nghiệp thu hộ sẽ có thể đứng trên danh nghĩa để thu hộ là bên ủy quyền/thu hộ và không cần phải tiến hành lập hóa đơn cũng như là không cần phải kê khai thuế. 

Những doanh nghiệp thực hiện thu hộ thi sẽ cần phải tiến hành tập hợp lại các chứng từ, sau đó tiến hành lập các phiếu thu trong đó có tên của doanh nghiệp thu hộ. Sau khi đã lập các phiếu thu rồi thì cần phải tiến hành tiến hành trả tiền cho khách hàng kèm theo đó là những hóa đơn có liên quan tới khoản thu.

Những doanh nghiệp thực hiện chi hộ thì cần phải tiến hành lập hóa đơn có tên của bên công ty thực hiện việc chi hộ. Đồng thời, bên chi hộ sẽ phải tiến hành việc chuẩn bị những thủ tục cho việc chi hộ: 

- Tiến hành lập các phiếu chi đối với các khoản chi hộ được tiến hành ủy quyền. 

- Tiến hành chuyển những hóa đơn - chứng từ sang bên ủy quyền để bên ủy quyền tiến hành kê khai cũng như là để bên ủy quyền có thể tiến hành khấu trừ thuế giá trị gia tăng. 

- Lập các phiếu thu và tiến hành việc thu tiền đối với các khoản đã chi hộ. 

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

4. Lưu ý khi hạch toán thu hộ chi hộ

Trong quá trình thu hộ chi hộ thì bên thu hộ và chi hộ sẽ phải hết sức cẩn trọng trong mọi trường hợp, mọi thủ tục để tránh việc sai xót xảy ra. Một vài lưu ý mà các bạn cần phải chú ý như sau: 

- Đối với các bên tiến hành chi hộ thì sẽ không thực hiện việc xuất các hóa đơn về những khoản chi hộ. 

- Với các bên chi hộ thì cũng sẽ phải thực hiện lưu trữ lại các loại văn bản cùng với những chứng từ, hóa đơn quan trọng và có sự liên quan mật thiết tới quá trình chi hộ. Việc lưu lại các giấy tờ này sẽ giúp cho các bạn dễ dàng giải trình khi có sự cố xảy ra. 

Việc làm

Trên đây là những thông tin giúp các bạn hiểu rõ hơn về hạch toán thu hộ chi hộ và cách thức để hạch toán thu hộ chi hộ cơ bản. Để thuận lợi cho công việc của mình thì các bạn cũng cần phải tiến hành hạch toán các khoản thu hộ chi hộ và lưu lại các văn bản giấy tờ cần thiết.