[Tiết lộ] Cách hạch toán thuế TNCN chuẩn nhất cho doanh nghiệp

1. Nguyên tắc kê khai, nộp thuế, quyết toán thuế TNCN hiện nay

Thuế TNCN là khoản tiền bắt buộc mà người lao động có thu nhập cần phải nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định. Mặc dù vậy thì hầu hết hiện nay, các doanh nghiệp sẽ khấu trừ luôn số tiền đó vào tiền lương hàng tháng của nhân viên để nộp lên ngân sách nhà nước trước. Vậy nguyên tắc để kê khai, nộp cũng như quyết toán thuế TNCN là gì?

- Thứ nhất, các doanh nghiệp khi chi trả thu nhập cho người lao động hay những doanh nghiệp được ủy quyền chi trả (cơ quan chi trả thu nhập) sẽ cần phải thực hiện công việc kê khai, nộp thuế TNCn theo đúng nguyên tắc về khấu trừ tại nguồn. Theo đó, các doanh nghiệp chi trả thu nhập sẽ có nghĩa vụ phải khấu trừ thuế trước khi trả lương cho các đối tượng người lao động để thực hiện nộp thuế thay cho người lao động vào ngân sách của nhà nước.

- Nguyên tắc thứ 2 đó chính là doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ chi trả thu nhập cho người lao động sẽ có trách nhiệm tính số tiền thu lao được hưởng của người lao động, tính thuế TNCN, khấu trừ tiền thuế TNCN, đồng thời nộp số tiền thuế vào ngân sách nhà nước. Khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, các doanh nghiệp sẽ không cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cho tất cả những đối tượng lao động có thu nhập cao cần nộp thuế, đồng thời quản lý sử dụng, quyết toán biên lai thuế theo đúng quy định của nhà nước.

Vậy các doanh nghiệp hiện nay thực hiện hạch toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động như thế nào?

2. Cách hạch toán thuế TNCN chuẩn cho doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều trường hợp hạch toán thuế TNCN trong các doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán thuế TNCN trong các trường hợp cụ thể, cùng theo dõi nhé!

2.1. Hạch toán khấu trừ thuế TNCN theo thông tư số 133

Căn cứ theo nguyên tắc về kế toán tài khoản 333 về thuế và các khoản cần phải nộp lại cho ngân sách nhà nước (tài khoản cấp 1 của TK số 3335) thì việc hạch toán khấu trừ thuế TNCN của người lao động sẽ được thực hiện như sau:

Hạch toán khi khấu trừ tiền thuế TNCN

Doanh nghiệp sau khi đã xác nhận được số thuế TNCN của người lao động cần phải nộp lại cho ngân sách nhà nước thì sẽ tiến hành khấu trừ luôn tại nguồn và tính toán dựa trên thu nhập chịu thuế của những người lao động đang làm việc trong tổ chức của mình.

Cách hạch toán sẽ dựa vào nợ TK 334 – tức là số tiền phải trả cho người lao động khi làm việc tại doanh nghiệp và có TK 3335 – tức là thuế thu nhập cá nhân của người lao động đó theo đúng quy định mà nhà nước đã ban hành.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh

Cụ thể việc hạch toán sẽ được tính như sau:

- Hạch toán thuế TNCN khi trả lương cho các cá nhân ở bên ngoài thì cần phải xác định về số thuế thu nhập cá nhân của người phải nộp. Và việc tính toán này sẽ dựa trên thu nhập không thường xuyên phải chịu thuế tùy theo từng lần có phát sinh về thu nhập.

- Khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân khi thực hiện chi trả tiền lương, thù lao và các dịch vụ bên ngoài thì sẽ hạch toán dựa trên:

 + Nợ các TK 154, 631, 642 và 635 (tức là tổng số tiền phải thanh toán).

+ Nợ TK 353 (tức là quỹ khen thưởng cùng các phúc lợi khác – tổng số tiền cần phải thanh toán).

+ Có TK 3335 (tức là thuế thu nhập cá nhân – số thuế thu nhập cá nhân cần phải khấu trừ).

+ Có các TK 111 và 112 (tức là số tiền thực tế phải trả sau khi đã khấu trừ đi thuế thu nhập cá nhân).

- Khấu trừ tiền thuế TNCN của người lao động khi doanh nghiệp thực hiện chi trả các khoản nợ cần phải trả cho các cá nhân ở bên ngoài mà có thu nhập thì cần hạch toán:

+ Nợ TK 331 (tức là khoản phải trả cho người bán – tổng số tiền phải trả).

+ Có các TK 111 và 112 (số tiền thực tế cần phải trả sau khi đã khấu trừ thuế TNCN).

+ Có TK số 3335 (tức là thuế thu nhập cá nhân – số thuế thu nhập mà các cá nhân sẽ phải khấu trừ).

Hạch toán khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước

Việc hạch toán khi nộp thuế vào ngân sách của nhà nước trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người có thu nhập sẽ được tính dựa trên các yếu tố sau:

- Nợ TK 3335 (tức là thuế thu nhập cá nhân cần phải trả).

- Có các TK số 111 và 112 (số tiền trên thực tế phải trả sau khi đã khấu trừ đi các khoản thuế thu nhập cá nhân).

2.2. Cách hạch toán thuế TNCN sau khi quyết toán

Đối với trường hợp thực hiện hạch toán thuế TNCN sau khi quyết toán sẽ được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể như sau:

- Trường hợp sau khi đã quyết toán và kế toán viên mở sổ theo dõi từng cá nhân, phát hiện việc thiếu, thừa số thuế phải nộp và tiến điều chỉnh cũng như hạch toán:

+ Kế toán thực hiện theo dõi chi tiết về từng số thuế thu nhập cá nhân của nhân viên đã nộp thừa hoặc là nộp thiếu dựa trên sổ phụ và vẫn để số dư trên TK 3335.

+ Kế toán viên sẽ theo dõi một cách chi tiết về số thuế đã nộp thừa hoặc thiếu của từng nhân viên trên sổ phụ, theo dõi dựa trên chi tiết TK 1388.

+ Thực hiện hạch toán dựa vào nợ TK 3335 (số thuế thu nhập cá nhân của nhân viên).

+ Có TK 1388 (những khoản phải trả hay nộp khác của chi tiết từng nhân viên).

Việc làm chuyên viên kế toán

- Đối với những trường hợp mà cá nhân sau khi đã quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà còn thiếu số thuế đã nộp thì kế toán sẽ cần tiến hành lập phiếu thu và thu thêm để đáp ứng được các yêu cầu về thuế đã được quy định. Việc hạch toán này sẽ dựa trên các yếu tố là nợ TK 111, có TK 3335 và 1388. Khi nộp thuế thì sẽ cần hạch toán các nợ TK 3335, 1388 và cần có TK 111, 1112.

3. Theo dõi về thuế TNCN sau khi quyết toán

Riêng đối với trường hợp các cá nhân trong doanh nghiệp ủy quyền cho bộ phận kế toán trong doanh nghiệp quyết toán thay các khoản thuế TNCN thì doanh nghiệp đó sẽ có trách nhiệm là thay mặt người lao động tiến hành quyết toán toàn bộ các khoản thu nhập từ tiền lương, từ tiền công và số thuế họ sẽ phải nộp trong 1 năm. Đối với những vấn đề này thì sẽ các trường hợp như sau:

- Số thuế mà doanh nghiệp thực hiện khấu trừ để tạm nộp thay cho người lao động hàng tháng, quý sẽ nhiều hơn so với số thuế phải nộp khi quyết toán.

- Trường hợp số thuế mà doanh nghiệp sẽ khấu trừ để tạm nộp hàng tháng, hàng quý ít hơn so với số thuế cần nộp khi quyết toán.

Như vậy thì dựa trên số thuế phải nộp của người lao động trên mẫu khai 05/KK – TNCN cùng với số dư tài TK 3335 thì doanh nghiệp sẽ có thể ở 1 trong những tình trạng dưới đây:

Đối với cơ quan nhà nước

- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm ủy quyền nộp thuế nộp thừa số tiền trong năm (dư nợ TK 3335), tức là doanh nghiệp thực hiện khấu trừ hàng tháng, hàng quý lớn hơn so với số thuế mà họ phải nộp thì sẽ được chuyển lại số tiền thừa đó vào nghĩa vụ của kỳ thuế sau.

- Nếu như doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân nhưng bị thiếu trong năm (dư có TK 3335) – doanh nghiệp khấu trừ thuế nhỏ hơn so với số thuế cần phải nộp thì sẽ thực hiện nộp thêm số tiền còn thiếu đó.

Việc làm kế toán doanh nghiệp

Đối với các đối tượng lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Trong trường hợp mà người lao động làm việc trong các doanh nghiệp mà có số thuế khấu trừ trong năm nhỏ hơn so với số tiền thuế mà họ phải nộp sau khi đã quyết toán thì doanh nghiệp sẽ cần phải thu thêm số tiền còn thiếu đó từ những người lao động.

Đối với người lao động có số thuế khấu trừ trong năm lớn hơn so với số thuế mà họ phải nộp sau khi quyết toán

Trường hợp cuối cùng là khi mà doanh nghiệp tiến hành theo dõi, chuyển số thuế đã nộp cho cơ quan nhà nước theo đúng nghĩa vụ vào kỳ sau hoặc có thể làm các thủ tục về việc hoàn thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mở sổ để theo dõi về các khoản thừa hoặc thiếu đó.

Nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước thì người làm kế toán có thể nhận biết được dễ dàng thông qua số dư TK 3335 (khoản dư có cần phải nộp hoặc là dư nợ đã nộp thừa). Còn nghĩa vụ đối với người lao động làm việc trong doanh nghiệp thì kế toán cần phải mở sổ theo dõi để nhận biết được.

Công ty tuyển dụng việc làm

Như vậy, xét về tổng thể thì có thể doanh nghiệp sẽ không còn nợ thuế nhà nước, tuy nhiên thì đối với các cá nhân, người lao động vẫn có thể đã khấu trừ thừa hoặc thiếu số tiền phải nộp. Chính bởi vậy mà những người làm kế toán sẽ cần dựa vào sổ theo dõi của từng cá nhân để nhận biết được tình hình và tiến hành hạch toán cho chính xác nhất các khoản thuế thu nhập cá nhân đó.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về cách hạch toán thuế TNCN trong doanh nghiệp mà người kế toán cũng như các cá nhân làm việc cho các tổ chức cần phải biết. Từ đó có thể áp dụng một cách chính xác nhất về quá trình hạch toán, theo dõi các khoản thuế TNCN. Để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác, hãy truy cập thường xuyên vào website timviec365.vn các bạn nhé!