Hé lộ bản mô tả công việc nhân viên văn phòng mới nhất hiện nay

1. Mô tả công việc nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng hay nói chính xác thì là nhân viên hành chính văn phòng. Vị trí công việc này chỉ những người làm trong phòng ban hành chính, thực hiện các công việc như lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, gặp mặt đối tác, theo dõi chế độ phúc lợi xã hội của nhân viên hay các công việc khác,.. Nhìn chung, nhân viên văn phòng sẽ là người đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, giấy tờ,...và làm ở môi trường trong văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay.

Có thể nói, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện khá nhiều công việc khác nhau và khối lượng công việc cũng khá nhiều. Vì vậy, làm một nhân viên văn phòng sẽ không hề nhàn như trong suy nghĩ của mọi người.

Nếu chi tiết thì nhân viên văn phòng sẽ thực hiện những công việc gì? Dưới đây là bản mô tả công việc nhân viên văn phòng các bạn có thể tham khảo.

Tải xuống ngay

1.1. Thực hiện các công tác văn thư trong công ty

Là một nhân viên văn phòng, vì thế, các công việc liên quan đến giấy tờ, văn thư là một việc không thể thiếu. Họ sẽ là những người tiếp nhận các công văn, giấy tờ gửi tới công ty và chịu trách nhiệm chuyển đến các bộ phận, các cấp có thẩm quyền để giải quyết hoặc khi được yêu cầu. Thêm vào đó sẽ là nhiệm vụ gửi các công văn, giấy tờ của công ty ra bên ngoài.

Nhân viên văn phòng cũng có nhiệm vụ thực hiện việc lưu trữ các hồ sơ, công văn giấy tờ quan trọng và những giấy tờ liên quan khác của công ty. Đảm bảo được những hồ sơ, giấy tờ được lưu trữ cẩn thận và đúng theo từng danh mục nhất định theo quy định.

Trực tiếp tiếp nhận và xử lý các báo cáo, đơn từ liên quan đến thai sản, nghỉ ốm,...của toàn bộ nhân viên trong công ty. Thực hiện việc theo dõi các chế độ phúc lợi xã hội của công ty đối với từng cán bộ nhân viên. Điều này nhằm mục đích các nhân viên trong công ty được hưởng đúng các chính sách, mức đãi ngộ phù hợp với mình như trong hợp đồng lao động đã ký kết.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hà Nội

Bên cạnh đó là theo dõi và chịu trách nhiệm về việc quản lý lịch làm việc trong toàn bộ công ty. Đảm bảo mọi người nắm bắt được lịch làm việc, các ngày nghỉ hay các hoạt động khác trong công ty. Chắc chắn rằng mọi việc diễn ra bình thường.

Soạn thảo và lập các văn bản theo yêu cầu cũng là nhiệm vụ của nhân viên văn phòng. Bên cạnh đó là việc chịu trách nhiệm in ấn và photocopy tất cả những giấy tờ liên quan và cần thiết. 

1.2. Thực hiện các công việc lễ tân

Nhân viên văn phòng sẽ có nhiệm vụ nghe và nhận các cuộc gọi được gọi đến công ty. Chịu trách nhiệm xử lý các công việc trong khả năng, ngoài ra có thể chuyển máy tới các bộ phận liên quan để giải quyết hoặc khi được yêu cầu. 

Bên cạnh đó, hỗ trợ ban lãnh đạo công ty tiếp khách cũng là một công việc của nhân viên văn phòng. Đặc biệt là các cuộc gặp gỡ quan trọng thì những nhân viên văn phòng sẽ phải thực hiện việc tiếp khách, hỗ trợ các vấn đề của khách hàng khi được yêu cầu.

Ngoài ra, nhân viên văn phòng cũng sẽ là thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức, chuẩn bị các cuộc họp nội bộ, các cuộc hội thảo, hội nghị của công ty.

Việc làm lễ tân văn phòng

1.3. Thực hiện các công việc hỗ trợ dự án trong công ty

Thực hiện việc xin chữ ký các bên liên quan, hỗ trợ đội nhóm in và đóng gói đấu thầu thực hiện các công việc giấy tờ. Đảm bảo công tác chuẩn bị và thực hiện được chỉn chu, đầy đủ, đúng tiến độ kế hoạch của công việc.

Thêm vào đó là thực hiện việc triển khai công tác hỗ trợ thực địa, bao gồm các công việc như đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đi lại và các thủ tục cần thiết khác. Chịu trách nhiệm chuẩn bị các văn bản, hồ sơ giấy tờ và các thiết bị, văn phòng phẩm cho nhóm thực địa. Chắc chắn đảm bảo rằng công tác chuẩn bị được chu đáo, đầy đủ nhất, thuận tiện cho việc thực hiện các công việc tại nơi thực địa.

Tham khảo: Cứ nhắc đến dân văn phòng là người ta thường than thở " Lương nhân viên văn phòng bèo bọt không đủ sống". Vậy sự thật như thế nào thì mời các bạn click để hiểu rõ hơn vấn đề này nhé!

1.4. Thực hiện thanh toán các khoản phí

Nhân viên văn phòng hàng tháng sẽ phải chịu trách nhiệm thực hiện các công việc thanh toán các khoản phí cố định cho công ty, ví dụ như tiền điện, internet, tiền thuê mặt bằng, trang thiết bị,...đảm bảo cho quá trình hoạt động ổn định của công ty. 

Việc làm nhân viên văn phòng

Một vài công ty, doanh nghiệp nhỏ thì nhân viên văn phòng sẽ phải thực hiện việc tạm ứng trước các khoản thay toán thay cho thủ quỹ.

1.5. Thực hiện các công việc quản lý tài sản, thiết bị

Là một nhân viên văn phòng, việc lên kế hoạch chuẩn bị mua sắm cũng như quản lý các thiết bị, văn phòng đảm bảo các thiết bị được chuẩn bị đầy đủ, sử dụng một cách phù hợp tránh gây lãng phí, hư hại quá nhiều đến tài sản chung.

Thêm vào đó, căn cứ vào nhu cầu thiết yếu của công ty, nhân viên văn phòng sẽ lên danh sách những vật dụng cần thiết và đề xuất với ban lãnh đạo. Sau khi được thông qua và phê duyệt thì sẽ tiến hành thực hiện công việc mua sắm. 

Việc theo dõi, quản lý trong việc sử dụng các trang thiết bị cũng rất là quan trọng. Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Ngoài ra, hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay sẽ đều có hệ thống sách, báo thư viện phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm thông tin và giải trí cho toàn bộ nhân viên. Do đó, nhân viên văn phòng sẽ có nhiệm vụ quản lý và vận hành hệ thống thư viện trong công ty.

Việc làm hành chính nhân sự

1.6. Thực hiện các công việc hành chính khác

Bên cạnh các công việc chính trên thì nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận một vài công việc phụ khác. Có thể kể đến như tổ chức sinh nhật cho các nhân viên trong công ty, làm hậu cần tổ chức các sự kiện như tiệc cuối năm, sinh nhật công ty, các buổi liên hoan,...

Thêm vào đó là hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo, chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ cần thiết cũng như các thủ tục liên quan cho chuyến công tác.

Trên đây là các công việc mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện. Có thể thấy, các công việc bao quát khá nhiều vấn đề và không cố định với một công việc cụ thể nào. 

2. Trở thành nhân viên văn phòng cần thỏa mãn yêu cầu gì?

Việc trở thành một nhân viên văn phòng có lẽ là định hướng của rất nhiều ứng viên hiện nay. Tuy nhiên, các công việc này cũng đòi hỏi các ứng viên phải có kiến thức và tố chất nhất định để đảm bảo được việc thực hiện tốt công việc được giao.

Đầu tiên chính là bằng cấp, để trở thành một nhân viên văn phòng thì bạn cần phải tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành nhân sự, kế toán, hay các chuyên ngành liên quan khác.

Việc làm kế toán tổng hợp

Nếu bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực này cũng là một lợi thế dành cho bạn. Ngoài ra, có kinh nghiệm trong việc lễ tân, tổ chức sự kiện cũng sẽ là điểm cộng cho bạn trong việc ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng. 

Bên cạnh đó, để trở thành một nhân viên văn phòng thì việc sở hữu các kỹ năng cần thiết hỗ trợ công việc là điều rất quan trọng. Một vài kỹ năng không thể không nhắc đến với vị trí nhân viên văn phòng chính là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết các vấn đề, kỹ năng về nghiệp vụ văn phòng như sử dụng thành thạo các phần mềm tin học,.... Việc tìm tòi, học hỏi và nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ là rất quan trọng với các ứng viên trong việc ứng cử vào vị trí nhân viên văn phòng hiện nay. Hơn hết, có khả năng về ngoại ngữ sẽ là một điểm cộng rất lớn dành cho bạn trong việc ứng tuyển vị trí này.

Đặc biệt, sở hữu các tố chất như nhiệt tình, chu đáo, tỉ mỉ và cẩn thận cũng sẽ giúp bạn có thể trở thành một ứng viên tiềm năng trong vị trí công việc này.

3. Nhân viên văn phòng sẽ được hưởng quyền lợi gì?

Mặc dù làm những công việc hành chính văn phòng là chủ yếu, nhưng những nhân viên văn phòng vẫn sẽ nhận được các quyền lợi và mức đãi ngộ phù hợp như các vị trí công việc khác trong công ty. 

Được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, có tính dân chủ cao có lẽ là điều “được” đầu tiên với nhân viên văn phòng. Đây sẽ là một môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho các ứng viên của vị trí này có thể rèn luyện và phát triển bản thân hơn nữa. Không chỉ vậy, với những điều kiện mà môi trường làm việc này đêm đến thì khả năng thăng tiến cũng sẽ cao hơn rất nhiều. 

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hồ Chí Minh​

Khi trở thành một nhân viên văn phòng chính thức thì bạn sẽ được đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Luật lao động. Ngoài ra, sẽ là các mức đãi ngộ của công ty như thưởng vào các ngày lễ, Tết, thưởng lương tháng 13, thưởng sinh nhật, kết hôn hay các chuyến du lịch trong nước và quốc tế từ 1 -2 lần trong năm.

Một điều không thể không nhắc đến chính là mức thu nhập của một nhân viên văn phòng hiện nay. Đây có lẽ là điều mà nhiều ứng viên quan tâm nhất. Trung bình thì một nhân viên văn phòng sẽ có mức lương khoảng 9 triệu đồng. Tuy nhiên, với công việc này thì sẽ chia ra các vị trí khác nhau. 

Cụ thể, nếu ở cấp bậc vị trí nhân viên thì bạn sẽ nhận được mức lương trong khoảng từ 6 - 8 triệu đồng. Nếu ở cấp bậc thư ký thì mức thu nhập sẽ từ 8,5 - 12 triệu đồng. Còn với vị trí quản lý thì mức lương sẽ cao hơn rất nhiều, từ 9 - 25 triệu đồng. Tuy nhiên, với vị trí này thì yêu cầu cũng sẽ cao hơn rất nhiều. Họ sẽ phải là những người có kiến thức và sự hiểu biết sâu rộng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Thêm vào đó là các yêu cầu về bằng cấp cũng như tố chất, kỹ năng liên quan để đáp ứng được công việc mà mình phải đảm nhận.

4. Rinh việc làm nhân viên văn phòng như thế nào?

Việc ứng tuyển vào các vị trí nhân viên văn phòng hiện nay không còn quá lạ lẫm với chúng ta. Tuy nhiên, để có thể nắm bắt được những cơ hội hấp dẫn và phù hợp với mình thì không phải là điều mà ứng viên nào cũng làm được.

Vậy, làm thế nào để tiếp cận và nắm bắt được những thông tin tuyển dụng hấp dẫn này?

Nếu bạn đang băn khoăn và lo lắng về vấn đề này thì Timviec365.vn sẽ là một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn. Timviec365.vn là một trang web chuyên cung cấp các thông tin việc làm, ngành nghề, tuyển dụng cho các ứng viên một cách chi tiết và đầy đủ. Với việc cập nhật một cách thường xuyên, nhanh chóng thì Timviec365.vn hứa hẹn sẽ đem đến những cơ hội hấp dẫn và phù hợp nhất với bạn.

Tuyển dụng

Không chỉ vậy, hiện nay, Timviec365.vn còn cung cấp thêm tính năng tạo lập CV dành cho ứng viên. Với tính năng này, các bạn có thể tạo lập CV cho mình một cách dễ dàng và đặc biệt là với các ngôn ngữ khác nhau phổ biến như Hàn, Anh, Nhật, Trung. Qua đó, việc ứng tuyển online vào các vị trí cũng thuận tiện hơn rất nhiều cho ứng viên.

Để có thể trải nghiệm được những tính năng và sự tiện dụng này của Timviec365.vn thì việc của bạn đơn giản chỉ là đăng ký tài khoản dành cho ứng viên cho mình mà thôi. Hiện nay, cách đăng ký tài khoản đã được Timviec365.vn giới thiệu qua video trên kênh youtube của mình, các bạn có thể tìm và tham khảo nhé. Việc đăng ký rất dễ dàng và đơn giản thôi.

 CV online

Bên cạnh việc trở thành một công cụ hữu hiệu với ứng viên thì website Timviec365.vn còn là một sự lựa chọn hữu dụng với các công ty, doanh nghiệp trong việc tìm kiếm ứng viên tiềm năng. Với việc đăng ký tài khoản dành cho nhà tuyển dụng thì các công ty, doanh nghiệp có thể đăng tải thông tin tuyển dụng lên trang web và tìm kiếm ứng viên thông qua việc xem xét các bản CV online mà ứng viên tạo dựng.

Có thể nói, vị trí nhân viên văn phòng không phải là vị trí quá khó để có thể đảm nhận, nhưng cũng không phải là vị trí ai cũng phù hợp để làm. Mong rằng, qua bài viết này các bạn đã hiểu hơn về công việc của nhân viên văn phòng cũng như đã mô tả công việc nhân viên văn phòng chi tiết gửi tới các bạn. Qua đây, các bạn sẽ có thêm thông tin để định hướng công việc trong tương lai của mình. Và đừng quên Timviec365.vn sẽ là một cầu nối giúp bạn nắm bắt được cơ hội việc làm nhân viên văn phòng hấp dẫn nhé.