OPM là gì? Có bao nhiêu cách tổ chức quản lý dự án

1. OPM – Tổ chức quản lý dự án là gì?

Tổ chức quản lý dự án là thực hành quản lý các thay đổi của doanh nghiệp như sáp nhập và mua lại, tái cấu trúc, thay đổi quy trình và chuyển đổi văn hóa. Nó thường tập trung vào khía cạnh con người của sự thay đổi - xã hội hóa sự thay đổi để giảm bớt sự phản kháng và đạt được sự chấp nhận.

Trong nhiều trường hợp, tổ chức quản lý dự án tập trung vào truyền thông chiến lược, tạo ra cảm giác cấp bách, phát triển các nhà lãnh đạo, khuyến khích và quản lý hiệu suất.

Ứng tuyển ngay: Việc làm Quản lý dự án

2. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án

Cấu trúc quản lý dự án rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ nhóm dự án nào; một tổ chức hoặc nhóm dự án được cấu trúc hỗ trợ cho công việc đang được thực hiện.Các nhóm hoặc tổ chức quản lý dự án không được chỉ định sẽ tạo ra tác động tiêu cực đến kết quả của một dự án. Điều này đơn giản là vì cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng đến quyền hạn của người quản lý dự án, do đó ảnh hưởng đến cách các dự án được điều hành. Không cần phải nói rằng các nhóm quản lý dự án không có cấu trúc thường thiếu hướng dẫn và một nhóm được hướng dẫn sẽ thúc đẩy các dự án thành công. Thông thường để xây dựng được tiến trình thời gian để quản lý dự án tính toàn đầu việc, nhân lực có thể sử dụng sơ đồ Gantt chart.

Một tổ chức có thể được định nghĩa là một nhóm người cùng nhau hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra; Để đạt được thành công những mục tiêu đã đặt ra, người quản lý dự án cần phải tự làm quen với cấu trúc văn phòng quản lý dự án.

3. Ba loại cấu trúc quản lý dự án

Cơ cấu tổ chức có thể được mô tả như là đường quyền kiểm soát và quyền hạn chính thức trong một tổ chức. Cấu trúc quản lý dự án cho chúng ta biết mối quan hệ báo cáo hoạt động như thế nào trong một tổ chức cụ thể.

Tùy thuộc vào môi trường mà tổ chức thấy mình đang hoạt động, các mục tiêu mà họ đặt ra cho bản thân và bản chất công việc đang được thực hiện, bạn sẽ thấy rằng các tổ chức được cấu trúc theo 3 cách:

- Cơ cấu tổ chức chức năng

- Cơ cấu tổ chức theo ma trận. Điều này có thể được chia nhỏ thành: Ma trận cân bằng, Ma trận mạnh và Ma trận yếu

- Cơ cấu tổ chức dự kiến

Bây giờ chúng ta đã biết cách phân loại các cấu trúc tổ chức, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng cấu trúc tổ chức để xem điều gì làm cho chúng trở nên độc đáo.

Xem thêm: Top các kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất cho nhà lãnh đạo

3.1. Cơ cấu tổ chức chức năng

Trong một cơ cấu tổ chức chức năng, bạn sẽ tìm thấy các thành phần của hệ thống phân cấp nơi các quyết định về ngân sách, lịch trình và thiết bị do cơ quan có thẩm quyền quyết định nằm trên vai của người quản lý chức năng có trình độ chuyên môn đáng kể trong cùng lĩnh vực. Có thể đó là giám đốc dự án đối với các dự án lớn.

Điều đó có nghĩa là người quản lý dự án, trong loại hình tổ chức này có rất ít hoặc không có quyền hạn ở đây; trong một số tổ chức chức năng, vị trí đó thậm chí không tồn tại.

Tuy nhiên, bạn sẽ thấy điều gì là công việc được chia thành các phòng ban như phòng nhân sự, phòng kinh doanh, tài chính, quan hệ công chúng, hành chính,...

Nói một cách dễ hiểu, nó có thể được ví như một công ty truyền thống hơn, nơi nhân viên được điều hành bởi một người giám sát, dựa trên chức năng của họ trong tổ chức và giao tiếp thường được thực hiện thông qua các trưởng bộ phận đến quản lý cấp cao.

Điều hấp dẫn ở kiểu cơ cấu tổ chức này là nhân viên dường như có kỹ năng cao hơn trong các bộ phận tương ứng của họ, do đó dẫn đến hiệu quả công việc cao hơn. Mọi người đều biết ai phải chịu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót vì trách nhiệm đã được xác định trước.

Mặt khác, công việc có thể trở nên đơn điệu theo thời gian, điều này có thể dẫn đến việc ít nhiệt tình hơn và giảm lòng trung thành với tổ chức. Ngoài ra, bạn cũng sẽ thấy rằng giao tiếp giữa các bộ phận trở nên kém và mức độ quan liêu cao có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra quyết định.

Xem ngay: 10 cách quản lý công nhân hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất

3.2. Cơ cấu tổ chức dự kiến

Cơ cấu tổ chức dự kiến ​​hoàn toàn trái ngược với cơ cấu tổ chức chức năng mặc dù tổ chức vẫn có thể phân nhóm nhân viên theo chức năng công việc của họ.

Trong trường hợp này, cơ cấu nhóm quản lý dự án được tổ chức theo cách mà người quản lý dự án có quyền dự án. Anh ta có quyền tài phán đối với ngân sách, tiến độ của dự án và nhóm dự án. Bạn sẽ thấy anh ta ở trên cùng của cấu trúc phân cấp, gọi tất cả các cảnh quay; với các nhân viên đóng vai trò hỗ trợ cho dự án. Khi kết thúc dự án, các thành viên trong nhóm dự án được giải phóng và các nguồn lực hướng đến các lĩnh vực liên quan hơn. Quản lý dự án có vai trò vô cùng quản trọng và cơ cấu chức năng của nhóm cũng cần rõ ràng.

Điều tuyệt vời về loại cấu trúc này là có một đường quyền rõ ràng, được thiết lập; dẫn đến việc ra quyết định và phê duyệt nhanh hơn. Giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn và các thành viên trong nhóm dự án có thêm kinh nghiệm làm việc trên các loại dự án khác nhau khi có nhu cầu.

Tuy nhiên, một bất lợi lớn đối với kiểu cơ cấu tổ chức này là nhân viên có thể thấy mình luôn phải chịu rất nhiều áp lực, đặc biệt nếu họ phải làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Điều này thường dẫn đến giao tiếp kém giữa các thành viên trong nhóm vì tất cả mọi người đều bị bỏ rơi ít nhiều để chơi trò “bắt bóng”.

3.3. Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận có thể được tìm thấy nằm ở đâu đó giữa cơ cấu tổ chức chức năng và cơ cấu tổ chức dự kiến ​​tùy thuộc vào loại cơ cấu ma trận đang được vận hành.

Ví dụ, cơ cấu tổ chức ma trận mạnh có một số điểm tương đồng với cơ cấu tổ chức dự kiến ​​theo nghĩa người quản lý dự án chịu trách nhiệm về một dự án. Nếu tổ chức đang vận hành một cấu trúc ma trận yếu, thì quyền hạn của dự án sẽ rơi vào tay một nhà quản lý chức năng - giống như trong một tổ chức chức năng. Điều thú vị là, trong một tổ chức ma trận cân bằng, cả người quản lý dự án và người quản lý chức năng đều chia sẻ quyền hạn như nhau đối với dự án.

Nếu một tổ chức nhận thấy mình đang làm việc trong một môi trường năng động, thì đây có thể là cấu trúc phù hợp để chạy với nó và nó thúc đẩy hiệu quả cao hơn, giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc những thay đổi trên thị trường, nhanh hơn.

Điều này dễ dàng đạt được bởi vì trong khi người quản lý dự án thể hiện quyền hạn của dự án theo chiều ngang, thì người quản lý chức năng làm như vậy theo chiều dọc, chảy xuống dưới. Ví dụ, người quản lý dự án có thể chịu trách nhiệm xử lý lịch trình hoặc ngân sách của dự án trong khi người quản lý chức năng sẽ chịu trách nhiệm vạch ra và phân bổ trách nhiệm, giám sát hiệu suất của thiết bị...

Xem thêm: Cách quản lý nhiều dự án trong doanh nghiệp