Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, nhà nước

1. Công tác văn được biết đến là gì?

Dựa theo quy định nằm trong Điều 1 Quy chế của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan hay tổ chức cá nhân do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì: Công tác văn thư được hiểu bao gồm là các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản cũng như tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (cần nêu rõ tên cơ quan, tổ chức),lập ra hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

2. Ý nghĩa của công tác văn thư 

Công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các cơ quan hay tổ chức. Nó đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết để phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của riêng từng cơ quan, đơn vị nói chung. Việc quản lý nhà nước hay thông tin phục vụ quản lý đòi hỏi phải có thông tin cần thiết và được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy nguồn thông tin tin cậy, chính xác nhất vẫn là thông tin bằng văn bản.

Công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong mỗi cơ quan. Đối với trường hợp hoạt động trong cơ quan các văn bản sẽ giữ lại đầy đủ thì nội dung văn bản cần phải chính xác và phản ánh một cách chân thực các hoạt động của cơ quan. Các văn bản này chính là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các hoạt động cơ quan một cách chân thực nhất.

Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm sẽ giữ đầy đủ về hồ sơ, tài liệu là điều kiện để có thực hiện tốt công tác lưu trữ và là là nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho các tài liệu lưu trữ quốc gia. Đối với các hồ sơ, tài liệu mà có giá trị trong hoạt động của các cơ quan sẽ được giao nộp vào lưu trữ trong cơ quan.

3. Một số yêu cầu trong ngành công tác văn thư lưu trữ.

3.1.  Thứ nhất là sự yêu cầu về mặt phẩm chất chính trị

Người cán bộ làm văn thư trong cơ quan hằng ngày sẽ đềuctiếp xúc với văn bản. Vì vậy có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật tuyệt đối thì đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là có yêu cầu về phẩm chất chính trị. Cụ thể là người cán bộ văn thư phải có yếu tố là lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện qua sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa và trung thành với các cơ quan , tổ chức cũng như trung thành với chính bản thân mình

Cán bộ làm văn thư tuyệt đối phải tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra. Kèm theo đó phải có lập trường vô cùng vững chắc của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.

Người làm cán bộ văn thư thì luôn phải có ý thức tự chủ chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật quy định của nhà nước. Bên cạnh đó phải coi việc chấp hành pháp luật chính là nghĩa vụ của chính bản thân  mình.

Người làm cán bộ văn thư phải luôn trau dồi rèn luyện cho bản thân và coi việc học tập chính trị và nâng cao trình độ kiến thức hiểu biết về Đảng cũng như nhà nước về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

3.2. Thứ hai là yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Xét về  nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư thì yêu cầu phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

Đối với yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ thì cán bộ văn thư phải thể hiện được trên hai mặt đó là : Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

3.2.1. Lý luận nghiệp vụ

Người làm cán bộ văn thư phải thực sự nắm vững được lý luận nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ. Thể hiện được bên trong nghiệp vụ, cơ sở khoa học cũng như điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Ngoài sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn thì kèm theo đó phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ trong chuyên môn mình đảm nhiệm. Đặc biệt hơn cả là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao bản thân về trình độ lý luận nghiệp xuyên suốt quá trình công tác. Từ đó dần hoàn thiện bản thân cùng với sự hoàn thiện về mặt lý luận nghiệp vụ

3.2.2. Về kỹ năng thực hành

Người cán bộ văn thư không chỉ  cần nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có cả chuyên môn kỹ năng thực hành. kỹ năng thực hành sẽ chính là thước đo năng lực thực tế của người làm cán bộ văn thư. Không thể cho rằng : một người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành  được các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, nhuần nhuyễn, có chất lượng và năng suất cao. Bên cạnh giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao được tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

Tham khảo ngay: Những quy định văn thư lưu trữ đang được sử dụng hiện nay

4. Một số điều kiện khác của công tác văn thư lưu trữ

4.1. Tính bí mật: 

Tính bí mật của một người cán bộ văn thư được thể hiện quá sự kín đáo, ý thức gìn giữ bí mật. Luôn trong tư thế bất cứ trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc đều không được để văn bản hay tài liệu trên mặt bàn. Đối với những nội dung ghi chép quan trọng thì không được vứt lung tung hay đem bỏ đi.

4.2. Tính tỉ mỉ:

Về mặt công việc của cán bộ công tác văn thư lưu trữ hằng ngày đòi hỏi phải có sự cụ thể đến từng chi tiết.Cho nên người đảm nhiệm văn thư phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận. Tính tỉ mỉ sẽ  được thể hiện qua:

Đối với công việc công tác văn thư lưu trữ thì luôn có nội dung đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết cho nên cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ được thể hiện qua: Bất cứ công việc nào khi thực hiện đều phải hoàn thành đến từng chi tiết nhỏ nhất và không được bỏ qua những chi tiết dù rất nhỏ. Đặc biệt là đối với  việc thống kê kiểm tra, ghi chép nhiệm vụ hay chuyển những lời nhắn,..Tiếp theo là không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ hàng ngay ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

4.3. Tính thận trọng:

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đến cấp trên đều phải suy xét một cách thật thận trọng. Đặc biệt đối với  trường hợp phát hiện ra  những sai sót của cán bộ trong cơ quan trong việc công tác văn thư. Những trường hợp được cho là  nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo. Những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng theo quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cho cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm không đáng có.

4.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng:

Tính ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn phải  tiếp xúc nhiều với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp. Không những vậỵ, phòng làm việc của văn thư cũng không chỉ một mình người văn thư làm việc.mà còn là nơi có rất nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản hayxin đóng dấu giấy tờ v.v… Nếu như không giữ trật tự ngăn nắp thì sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư.

4.5. Tính tin cậy:

Cán bộ công tác văn thư lưu trữ là người tiếp xúc rất nhiều với văn bản, nắm bắt được nội dung hoạt động của cơ quan. Do vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện được tính tin cậy với người đối diện. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể để mắt quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng sẽ đều có niềm tin tưởng ở văn thư. Chính vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc. Bên cạnh đó người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót.

4.6. Tính nguyên tắc:

Nội dung nghiệp vụ văn thư cũng phải được thực hiện theo chế độ của nhà nước và của cơ quan quy định. Đầu tiên là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v… Quan trọng người cán bộ văn thư phải tự có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định được đề ra. Tốt hơn cả phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định khi chưa có sự xin phép hay xin ý kiến.

4.7. Tính tế nhị:

Công việc của người cán bộ văn thư cũng sẽ tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Cho nên công tác văn thư lưu trữ phải luôn luôn thể hiện được sự lễ độ, thân mật, tôn trọng với người khác. Đồng thời phải kiểm soát tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì,quá xúc cảm, kể cả thái độ không hay kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết.

Bài viết trên đã cho bạn thấy được tầm quan trọng của vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ cũng như điều kiện mà một người cán bộ văn thư cần có. Cùng theo dõi timviec365.vn để có thể biết nhiều hơn những thông tin mà bạn muốn tìm hiểu.