Nắm bắt mẫu mô tả công việc Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị

1. Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị –  họ là ai?

Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị –  một trong những vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp quy mô lớn hiện nay. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, hoạt động kinh doanh được đẩy mạnh thì khối lượng công việc trong doanh nghiệp cũng theo đó mà tăng lên. Đặc biệt nhất Chủ tịch Hội đồng Quản trị – người có trách nhiệm lớn nhất trong việc duy trì, phát triển các doanh nghiệp.

Theo đó, Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị sẽ là những người sẽ trực tiếp thực hiện các công việc hỗ trợ cho Chủ tịch từ sắp xếp công việc, hẹn gặp khách hàng, soạn thảo các văn bản, quản lý nhân sự, tình hình kinh doanh,... Cũng chính bởi vậy mà vai trò của Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị là vô cùng lớn, tuyệt đối không thể thiếu hiện nay.

Và để nắm bắt rõ hơn về nhiệm vụ hay những yêu cầu cần có đối với vị trí này như thế nào, cùng theo chân timviec365.vn khám phá nhé!

Xem thêm: Tất tần tật về lương trợ lý tại đây!

2. Thông tin về bản mô tả công việc Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị

2.1. Hỗ trợ cho Chủ tịch Hội đồng Quản trị về việc hoạch định và triển khai các chiến lược phát triển doanh nghiệp

Có thể thấy, để một doanh nghiệp phát triển vững mạnh thì Ban lãnh đạo cần phải thường xuyên triển khai các dự án, chiến lược mới theo từng thời điểm, thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động cho doanh nghiệp. Theo đó, những kế hoạch, mục tiêu được đề ra, sau khi đã được các bộ phận trình lên Ban lãnh đạo các cấp, gửi đến Chủ tịch phê duyệt thì Trợ lý sẽ là người trực tiếp đảm nhận việc tham mưu, hoạch định cùng Chủ tịch để đưa ra quyết định triển khai xuống các bộ phận khác.

Và để làm được việc này, người Trợ lý sẽ cần phải tìm hiểu, nghiên cứu thật kỹ lưỡng về các yếu tố trong bản kế hoạch, đánh giá về tính khả thi như thế nào, chiến lược của các đối thủ ra sao và từ đó sẽ báo cáo lên Chủ tịch xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.

Người Trợ lý sẽ thay cho Chủ tịch đưa các thông báo, công văn về việc có triển khai các chiến lược hay không, thực hiện theo phương pháp nào, các bộ phận nào sẽ trực tiếp phụ trách các công việc đó,...

 Việc làm trợ lý giám đốc

2.2. Hỗ trợ cho việc giám sát, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Chủ tịch là người đứng đầu cả một doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chính trong việc phát triển các hoạt động trong doanh nghiệp đó. Chính vì vậy mà Trợ lý của Chủ tịch cũng sẽ là người phải nắm bắt được toàn bộ các quy trình hoạt động của các bộ phận như thế nào, kiểm soát tình hình sản xuất, kinh doanh một sách sát sao và báo cáo tình hình lên Chủ tịch theo yêu cầu.

Theo đó, Trợ lý Chủ tịch sẽ phải thường xuyên theo dõi, nhận báo cáo từ các bộ phận, tìm hiểu và nắm bắt được quá trình thực hiện, lập báo cáo kinh doanh và gửi lên Chủ tịch để họ có thể nắm rõ được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào. Bởi thực tế Chủ tịch sẽ rất bận rộn và không có quá nhiều thời gian để quan tâm chi tiết, cụ thể từng vấn đề như vậy nên Trợ lý sẽ là người hỗ trợ họ là công việc đó.

Tuyển dụng trợ lý giám đốc kinh doanh

2.3. Thực hiện công tác đối nội và đối ngoại thay cho Chủ tịch khi cần thiết

Đối nội, đối ngoại là công tác rất cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay để thúc đẩy sự hợp tác, tăng cường phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Và chắc chắn Chủ tịch sẽ không thể lo hết được tất cả các cuộc đối nội, đối ngoại không quá cần thiết, do đó, Trợ lý cũng chính là người sẽ thay thế cho họ để làm công việc này.

Đó có thể là gặp gỡ các thành viên khác trong Ban lãnh đạo của doanh nghiệp để bàn bạc về các hoạt động, chiến lược phát triển kinh doanh. Đó cũng có thể là gặp gỡ các đối tượng khách hàng bên ngoài để bàn về việc hợp tác, ký kết các hợp đồng giữa các bên với nhau hay xử lý một số vấn đề khác mà Chủ tịch bận hoặc không tiện ra mặt, tham gia các buổi công tác cùng Chủ tịch,...

2.4. Đảm nhiệm công tác văn thư, chuẩn bị tổ chức các cuộc họp Hội đồng Quản trị

Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị cũng đảm nhiệm các công tác liên quan đến văn thư như là soạn thảo các hợp đồng, văn bản, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, gặp gỡ khách hàng hay báo cáo gửi lên Chủ tịch. Ngoài ra, Trợ lý cũng có trách nhiệm lưu trữ các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết, quan trọng để có thể sử dụng khi cần thiết.

Thực hiện tổ chức, sắp xếp và chuẩn bị mọi thứ cho các cuộc họp Hội đồng tại doanh nghiệp, gửi thông báo cho các thành viên Ban lãnh đạo, những người cần tham gia các buổi họp và chuẩn bị nước uống, tài liệu, chỗ ngồi cho từng người,...

Việc làm trợ lý văn phòng

2.5. Xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh khi Chủ tịch vắng mặt

Quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chắc chắn sẽ không tránh khỏi các vấn đề, tình huống phát sinh. Và đôi khi, Chủ tịch sẽ có công việc riêng, đi công tác không thể có mặt xử lý hay một số trường hợp không cần thiết có mặt Chủ tịch thì Trợ lý sẽ là người trực tiếp đảm nhận công việc này.

Cụ thể, các vấn đề trong tầm kiểm soát, khả năng xử lý liên quan đến quy trình sản xuất, nguyên vật liệu, các hoạt động kinh doanh, vấn đề với khách hàng thông thường, các hợp đồng nhỏ lẻ, vấn đề về nhân sự các bộ phận, xử lý các vấn đề liên quan đến luật – pháp lý,... đều có thể do Trợ lý Chủ tịch đứng ra để giải quyết.

2.6. Thực hiện một số công việc khác trong phạm vi chức vụ

Ngoài những công việc chính trên thì Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị còn đảm nhiệm thêm một số công tác khác thuộc phạm vi quyền của mình như là:

- Quản lý và hỗ trợ tuyển dụng cho vị trí thư lý, hỗ trợ cho Trợ lý Chủ tịch (trường hợp quá nhiều việc và cần thêm người).

- Hỗ trợ một số công việc cho thư ký của Chủ tịch.

- Lập các báo cáo tình hình theo định kỳ gửi lên Chủ tịch.

- Biên, phiên dịch các tài liệu nước ngoài theo yêu cầu của Chủ tịch.

- Làm việc với các bộ phận khác để thúc đẩy các hoạt động trong doanh nghiệp.

3. Mức lương và quyền lợi được hưởng khi làm ở vị trí này

Có thể thấy, Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị là vị trí vô cùng hấp dẫn, là mơ ước và mục tiêu phấn đấu của rất nhiều người hiện nay. Đây cũng được xem là một vị trí cấp cao tại các doanh nghiệp, có quyền lực khá lớn. Ngoài ra, các quyền lợi được hưởng khi làm việc ở vị trí này cũng được đánh giá là rất “khủng”.

Mức lương bạn có thể nhận được khi làm việc ở vị trí Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị vô cùng hậu hình. Khởi điểm dành cho những người chưa có quá nhiều kinh nghiệm sẽ từ 15 – 20 triệu đồng/tháng. Còn những ai đã dày dặn kinh nghiệm trong nghề thì có thể sẽ nhận được mức lương lên đến con số 30 – 40 triệu đồng/tháng. Mức lương sẽ được xét tăng lên theo thời gian làm việc và năng lực của mỗi người.

Bên cạnh đó, còn rất nhiều khoản trợ cấp, phụ cấp ốm đau, xăng xe, điện thoại, ăn trưa, công tác, thưởng ngày lễ, Tết, thưởng tháng 13,... mà bạn có thể nhận được khi làm việc ở vị trí này.

Việc làm Thư ký - Trợ lý tại Hà Nội​

Môi trường làm việc tại các doanh nghiệp được đánh giá là rất chuyên nghiệp, năng động, tạo cơ hội cho các bạn có thể học hỏi, nâng cao năng lực, trình độ, được tiếp xúc với nhiều người, nhiều hoàn cảnh xã hội giúp các bạn trưởng thành hơn. Hơn nữa, đối với những bạn mới vào nghề, chưa có kinh nghiệm thì sẽ được tham gia vào các khóa đào tạo chuyên môn, nâng cao các kỹ năng, kiến thức và áp dụng vào công việc một cách tốt hơn.

Ngoài ra, khi trở thành Trợ lý Chủ tịch, các bạn cũng được hưởng đầy đủ các quyền lợi dành cho người lao động theo quy định của nhà nước như là tham gia bảo hiểm, hưởng các ngày nghỉ, lễ, Tết, nghỉ phép, tham gia du lịch hàng năm,... và còn rất nhiều các chế độ đãi ngộ khác theo chính sách riêng của từng doanh nghiệp.

4. Để trở thành Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị cần đáp ứng tiêu chí nào?

Như đã phân tích ở trên, Trợ lý Chủ tịch là một vị trí cấp cao và đứng trên rất nhiều người, do đó, các tiêu chí, yêu cầu tuyển dụng dành cho những người ứng tuyển vào vị trí này cũng sẽ khắt khe hơn rất nhiều so với Trợ lý cho Giám đốc hay thư ký. Cụ thể, để ứng tuyển thành công vào vị trí này, các bạn phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

4.1. Yêu cầu về trình độ học vấn

Trình độ học vấn là tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất để đánh giá về ứng viên cho vị trí Trợ lý Chủ tịch hiện nay. Cụ thể, các yêu cầu đưa ra đó là:

- Cần tốt nghiệp từ bậc đại học trở lên theo chuyên ngành liên quan đến Luật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh,..., ưu tiên những người đã có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên tròng nghề hay vị trí tương đương.

- Am hiểu sâu rộng về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, có kiến thức chuyên môn tốt về ngành luật – pháp lý, kinh doanh, tài chính, ngoại giao, thương mại,...

- Trình độ ngoại ngữ tốt (đặc biệt là tiếng Anh) bởi tính chất công việc sẽ thường xuyên gặp gỡ làm việc với các đối tác nước ngoài.

- Sử dụng thành thạo các ứng dụng, công cụ tin học văn phòng như là word, excel, powerpoint,...

Việc làm Thư ký - Trợ lý tại Hồ Chí Minh

4.2. Yêu cầu về kỹ năng chuyên môn

Bên cạnh trình độ học vấn thì các kỹ năng chuyên môn cũng là yếu tố không thể thiếu đối với vị trí Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị. Cụ thể, bạn sẽ phải đáp ứng được những yêu cầu dưới đây:

- Có khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt, nhanh nhẹn trong sử dụng ngôn từ để có thể làm việc tốt với Chủ tịch, các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng như các đối tượng khách hàng bên ngoài. Đây là yêu cầu bắt buộc cần có ở Trợ lý Chủ tịch.

- Có khả năng hoạch định, lên kế hoạch cho công việc, tham mưu cho Chủ tịch về các vấn đề trong doanh nghiệp.

- Là người năng động, nhiệt huyết, đam mê với công việc, tích cực trong mọi vấn đề và hoàn thành tốt công việc được giao.

- Khả năng tư duy nhanh nhẹn, sáng tạo, nắm bắt tình hình nhanh chóng.

- Biết nghiên cứu, phân tích và tổng hợp các vấn đề, sự biến đổi thị trường và đưa ra các ý kiến đóng góp, tham mưu cho Chủ tịch.

- Có khả năng xử lý, giải quyết các vấn đề, các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh hay nhân sự của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

- Khối lượng công việc của Trợ lý Chủ tịch rất nhiều, do đó, sẽ rất dễ bị dồn và stress trong quá trình làm việc nếu không biết cách quản lý và sắp xếp. Do đó, để làm được ở vị trí này, các bạn cũng cần có khả năng tổ chức công việc, biết ưu tiên những việc quan trọng và chịu được áp lực công việc.

Trên đây là trọn bộ thông tin mẫu mô tả công việc Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị có thể bạn quan tâm. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp các bạn lựa chọn được cho mình một công việc phù hợp nhất, thực hiện ước mơ, mục tiêu đã đặt ra.

Click ngay file mẫu mô tả công việc Trợ lý Chủ tịch Hội đồng Quản trị dưới đây để tham khảo nhé!

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ.doc