Hóa đơn bán lẻ là gì? Điều cần biết về hóa đơn thông dụng

1. Các thông tin cơ bản về hóa đơn bán lẻ là gì

1.1. Giải đáp hóa đơn bán lẻ là gì?

Chúng ta thường nghe đến hóa đơn đỏ, hóa đơn giá trị gia tăng,... đều là những loại hóa đơn nghe có vẻ phức tạp khi liên quan đến thuế hay các quy định của pháp luật. Tuy nhiên, với hóa đơn bán lẻ dường như là loại hóa đơn có phần “thoải mái hơn hẳn”.

Hiện nay, để sở hữu hóa đơn bán lẻ vô cùng dễ dàng, bạn có thể mua hóa đơn tại các cửa hàng, các hiệu sách với mẫu mã khá đa dạng. Thậm chí bạn cũng có thể tự in các mẫu hóa đơn bán lẻ cho chính mình nếu như muốn xây dựng hóa đơn phù hợp và thuận tiện nhất. 

Vậy, hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ được biết đến là loại hóa đơn không được kê khai cho việc khấu trừ thuế, nó chỉ được sử dụng cho việc hạch toán thu chi nội bộ mà thôi. Chính vì thế mà hóa đơn này không phải do Bộ tài chính phát hành và không hề có giá trị mang tính pháp lý. Các cửa hàng nhỏ, lẻ thường sử dụng hóa đơn này để dùng trực tiếp với khách hàng. 

Với tính chất được sử dụng một cách tự do mà việc ghi hóa đơn bán lẻ hay không ghi hóa đơn bán lẻ và khách có lấy hóa đơn hay không cũng không quá quan trọng. Thực tế thì tùy từng cửa hàng mà việc sử dụng hóa đơn bán lẻ có thường xuyên hay không.

1.2. Hóa đơn bán lẻ có nội dung ra sao?

Thực tế thì nội dung truyền tải của hóa đơn bán lẻ khá đơn giản. Thông thường, những nội dung mà chúng ta có thể thấy trên các mẫu hóa đơn bán lẻ có thể kể đến như:

- Thông tin về thời gian mua hàng.

- Thông tin về mặt hàng được lựa chọn.

- Số lượng tương ứng.

- Số tiền tương ứng.

- Chữ ký xác nhận của 2 bên là người bán và người mua.

Điểm khác biệt trong nội dung của hóa đơn bán lẻ so với hóa đơn đỏ chính là hóa đơn bán lẻ không có con dấu. Do không có giá trị pháp lý nên hóa đơn bán lẻ sẽ không cần phải có dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

1.3. Hóa đơn bán lẻ được sử dụng với mục đích gì?

Không hề có giá trị pháp lý, sở hữu vô cùng dễ dàng, vậy, việc sử dụng hóa đơn bán lẻ là để nhằm mục đích gì? Có ý nghĩa gì khi sử dụng loại hoán đơn thông dụng này?

Mặc dù có những hạn chế nhất định, thế nhưng, hóa đơn bán lẻ vẫn có những vai trò và ý nghĩa riêng. Cụ thể như:

- Là căn cứ chứng minh cho việc đã phát sinh quá trình mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua.

Trong trường hợp không mua thì sẽ có để có được hóa đơn với từng mặt hàng, số lượng, giá tiền tương ứng. Chưa kể đến còn có chữ ký xác nhận của 2 bên cho hóa đơn bán lẻ đó.

- Là bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp xảy ra.

Hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý, thế nhưng có chữ ký của người mua và người bán. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, đây có thể được xem là bằng chứng mang tính xác thực vô cùng đấng giá.

- Thể hiện nội dung mua bán.

Đây chính là mục đích cơ bản nhất của hóa đơn bán lẻ. Đơn giản là thể hiện và cho người đọc thấy được những mặt hàng được mua, được bán với số lượng và giá tiền tương ứng ra sao, trtong thời gian cụ thể nào,...

1.4. Hóa đơn bán lẻ gồm những loại nào?

Trên thực tế thì hóa đơn bán lẻ được chia thành 3 loại. Bao gồm: Hóa đơn bán lẻ 1 liên, Hóa đơn bán lẻ 2 liên và Hóa đơn bán lẻ 3 liên.

1.4.1. Loại hóa đơn bán lẻ 1 liên

Là loại hóa đơn mà chỉ có 1 liên (1 tờ) duy nhất. Tờ hóa đơn này thường sẽ được sử dụng để ghi chép lại các mặt hàng được mua với số lượng và giá tiền cụ thể, sau đó giao cho người mua hàng. Khách hàng khi mua hàng sẽ giữ hóa đơn này để làm căn cứ cho giao dịch mua bán và có thể đổi trả sản phẩm nếu có lỗi theo quy định của cửa hàng.

Thông thường, hóa đơn bán lẻ 1 liên sẽ được đóng thành quyển với số lượng tờ hóa đơn là 100. Tùy vào lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng tương ứng mà người bán sẽ lựa chọn khổ giấy hóa đơn phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp mình. 

1.4.2. Loại hóa đơn bán lẻ 2 liên

Hóa đơn bán lẻ 2 liên là hóa đơn bán lẻ gồm 2 tờ. Tức là cùng một số hóa đơn nhưng sẽ có 2 tờ với 2 màu khác nhau. Tờ số 2 sẽ là bản sao của tờ thứ nhất. Với việc sử dụng hóa đơn bán lẻ 2 liên thì liên 1 thường sẽ được dùng để đưa cho khách hàng, còn liên 2 thì cửa hàng, doanh nghiệp sẽ giữ lại để lưu trữ, đối chiếu. Loại giấy in kim sẽ thường được sử dụng cho hóa đơn bán lẻ 2 liên để có thể dễ dàng sao chép nội dung từ liên 1 sang liên 2.

Những công ty, doanh nghiệp lớn hay các cửa hàng bán những mặt hàng hóa cần bảo hành thường sẽ sử dụng hóa đơn bán lẻ 2 liên. Điều này nhằm mục đích để dễ dàng so sánh, đối chiếu giữa hóa đơn khách hàng đưa và thông tin lưu trữ của mình. Bên cạnh đó, việc cung cấp số hóa đơn theo chiều tăng dần và liên 1 với liên 2 cùng số sẽ giúp cho người bán có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng hơn. 

Thông thường, hóa đơn bán lẻ 2 liên sẽ được đóng thành quyển gồm 100 tờ, tương ứng với 50 liên hóa đơn có thể sử dụng.

1.4.3. Loại hóa đơn bán lẻ 3 liên

Tương tự cách giải thích với hóa đơn bán lẻ 2 liên thì hóa đơn bán lẻ 3 liên chính là hóa đơn bán lẻ gồm có 3 tờ. Mỗi tờ sẽ là một màu khác nhau và tờ số 2, số 3 sẽ là bản sao của tờ số 1.

Hóa đơn bán lẻ 3 liên thường được dùng bởi những doanh nghiệp lớn, số lượng hàng hóa tiêu thụ nhiều. Cùng với đó là có sự kết hợp với một bên trung gian hay bên thứ 3. Vì thế mà một liên hóa đơn sẽ được gửi cho bên này thay vì chỉ gửi cho người mua và người bán như thông thường.

Một quyển hóa đơn bán lẻ 3 liên sẽ thường có số tờ là 150 tờ, tương ứng với 50 liên hóa đơn. Các hóa đơn cũng được đánh số theo thứ tự tăng dần, 3 liên của 1 hóa đơn cũng sẽ có số giống nhau để thuận tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu. 

2. Hóa đơn bán lẻ có cần hợp lệ hay không?

Hóa đơn bán lẻ không hề có giá trị pháp lý và có thể có nhiều mẫu mã khác nhau cũng như dễ dàng để mua được loại hóa đơn này. Thế nhưng, tính hợp lệ của hóa đơn bán lẻ vẫn luôn cần được đảm bảo một cách tối đa.

Vậy, như thế nào thì được xem là một hóa đơn bán lẻ hợp lệ?

Thực tế thì một hóa đơn bán lẻ được xem là hóa đơn hợp lệ khi được lập đúng theo nguyên tắc. Tức là nội dung ghi trên hóa đơn đúng với những mặt hàng mà cửa hàng đang kinh doanh, số lượng và giá tiền có sự phù hợp tương ứng. Cùng với đó, hóa đơn không bị tẩy, gạch xóa hay sửa chữa. Chỉ có một màu mực duy nhất được sử dụng trong quá trình ghi hóa đơn và hóa đơn nguyên vẹn, không rách, không phai để đảm bảo cho quá trình lưu trữ.

Ngay khi diễn ra quá trình mua bán và thanh toán thì hóa đơn bán lẻ cần phải được tiến hành lập luôn với việc đầy đủ những nội dung như:

- Thông tin về số hóa đơn.

- Thông tin về thời gian phát hành hóa đơn.

- Thông tin chi tiết về người mua.

- Thông tin chi tiết về người bán.

- Thông tin về số lượng hàng hóa.

- Thông tin về đơn giá cho mỗi mặt hàng.

- Thông tin về tổng tiền cần thanh toán.

- Thông tin về giảm giá (nếu có).

- Chữ ký xác nhận của 2 bên.

Thực tế thì theo quy định, với các giá trị đơn hàng dưới 200.000 đồng thì bạn sẽ không cần phải lập hóa đơn. Trước hết, việc tạo và xuất hóa đơn bán lẻ không phải là điều bắt buộc cần thiết hiện nay, tuy nhiên, để đảm bảo quá trình hạch toán và cân đối thu chi diễn ra một cách chính xác, việc sử dụng hóa đơn bán lẻ vẫn rất quan trọng để lưu giữ thông tin và so sánh dữ liệu. và bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào để việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hóa đơn thuận tiện, dễ dàng hơn.

Với xu hướng chuyển đổi số đang ngày càng mạnh mẽ, phần mềm Quản lý hóa đơn 365 mang đến cho bạn giải pháp hữu hiệu trong quá trình lập, lưu trữ và gửi hóa đơn liên quan cho đối tác, khách hàng.

Trên đây là các thông tin chi tiết về hóa đơn bán lẻ. Mong rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu hóa đơn bán lẻ là gì và những nội dung quan trọng xoay quanh loại hóa đơn thông dụng này.