Tìm hiểu thông tin hóa đơn đầu vào là gì và một số điều cần lưu ý

1. Hóa đơn đầu vào là gì và một số điều cần lưu ý

1.1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được biết đến là các dạng hóa đơn được dùng vào mục đích để mua sắm vật tư, hàng hóa, thanh toán các khoản dịch vụ để phục vụ cho cơ quan, doanh nghiệp. Một số chứng từ cần thiết rõ ràng đối với hóa đơn đầu vào là:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trường hợp hợp đồng không ghi chú rõ ràng về những danh mục các sản phẩm, mặt hàng bán ra ngoài thị trường thì cần bổ sung thêm những phụ lục đi kèm theo ghi cụ thể chi tiết.

- Phiếu nhập kho với sản phẩm, hàng hóa mua vào.

- Biên lai, phiếu thu có ghi chép lại số tiền mà chúng ta đã tiến hành giao dịch với khách hàng đối với những loại sản phẩm hàng hóa mua vào khác nhau.

- Giấy tờ nội dung biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Một hóa đơn đầu vào được coi là hợp lệ thì cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định bao gồm: Là một hóa đơn được dùng trong những hoạt động của công ty, doanh nghiệp và sử dụng vào lợi ích, trong phạm vi được hoạt động. Hóa đơn có thể là dịch vụ ăn uống, mua bán nguyên liệu sản xuất vì hướng đến sự phát triển hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa để bảo đảm tính khách quan, sự chính xác của hóa đơn. Nội dung cần phải được thống nhất và khớp nội dung trên hóa đơn. Cần bảo đảm được sự đầy đủ nhưng yêu cầu nội dung ví dụ về mã số thuế, thời gian phát hành, hình thức thanh toán, tài khoản thanh toán, dấu công ty, thông tin hàng hóa,.. Khi mọi đơn vị doanh nghiệp xử lý những tình huống khác nhau thì cần có một bộ sổ nhất ký riêng biệt vì thế mọi doanh nghiệp đều phải có một quy trình ghi chép hóa đơn tùy chỉnh được tiến hành thiết kế một cách đặc biệt để ghi chép lại những giao dịch theo cách mà họ cần.

1.2. Một số lưu ý quan trọng đối với hóa đơn đầu vào

Kế toán trong doanh nghiệp sẽ cần phải chú ý một số yếu tố để hóa đơn đầu vào được chấp nhận cũng như tính chi phí, khấu trừ thuế, nhận hóa đơn đầu vào như:

1.2.1. Hóa đơn đơn vào mang giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu

Đối với hóa đơn mua vào có giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu thì điều kiện bắt buộc phải có là cần chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng thì mới có thể khấu trừ đi thuế giá trị gia tăng

Hóa đơn đã thanh toán nhiều lần: 

Tất cả các lần thanh toán đều phải được thực hiện thông qua việc chuyển khoản ngân hàng, bao gồm việc đặt cọc lần đầu tiên để tiến hành giao dịch mua bán.

- Nếu đã thực hiện đặt cọc bằng tiền mặt hoặc trừ trực tiếp vào giá mua hàng, cần phải trả lại số tiền cọc đó thông qua chuyển khoản ngân hàng. Nếu như không có thì khoản tiền đã cọc đó sẽ không được làm phí khấu trừ đi thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn mua cùng thời điểm trong ngày

Nếu như mua sắm sản phẩm, hàng hóa trong cùng một ngày của 1 đơn vị với tổng giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đổ lên tuy nhiên lại chia nhỏ thành khá nhiều hóa đơn giá trị gia tăng để làm cơ sở thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn sẽ bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó khi thanh toán bằng tiền mặt thì cần phải kiểm tra rà soát lại những hóa đơn trong cùng một ngày của đơn vị để tránh xảy ra trương hợp tổng số tiền mua hàng không đúng như dự định.

Chuyển tiền qua ngân hàng:

Để có thể thanh toán, chi trả những hóa đơn lớn hơn hoặc bằng 20 triệu thì tiến hành chuyển tiền qua ngân hàng mang tên doanh nghiệp, công ty để chuyển qua tài khoản ngân hàng có tên của nhà cung cấp. Nếu như kế toán có sử dụng tài khoản không có tên doanh nghiệp người mua hay người bán thì đều không được trừ chi phí thuế giá trị gia tăng.

1.2.2. Thời điểm thực hiện thanh toán hóa đơn

Nếu như chưa tơi thời hạn để chi trả, thanh toán hợp đồng thì tại thời điểm kê khai người mua chưa thanh toán thì vẫn sẽ tiến hành kê khai thuế một cách bình thường. Tuy vậy nếu như tính tới thời hạn thanh toán, quyết toán đã hết mà vẫn chưa tiến hành thanh toán thì khoản này cũng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

1.2.3. Hóa đơn mua vào đối với tài sản cố định

Trường hợp đối với những hóa đơn đầu vào tiến hành mua bán tài sản cố định thì nếu như cơ quan, doanh nghiệp mua những dạng tài sản là ô tô chở người 9 chỗ xuống có giá trị không dưới 1,6 tỷ thì sẽ không được trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy vậy nếu như cơ quan, doanh nghiệp dùng tài sản cố định đó để phục vụ vào những mục đích vận tải thì sẽ được khấu trừ.

1.2.4. Hóa đơn đầu vào đối với dự án

Nếu như thuế giá trị gia tăng trong một số dự án đơn vị đang tiến hành triển khai thì đã tới thời điểm quyết toán nhưng lại bị hủy bỏ đơn vị không được khấu trừ đi thuế giá trị gia tăng trên mỗi hóa đơn. Do đó cơ quan doanh nghiệp nên chuyển qua phần chi phí của các dự án hiện tại đang tạm dừng qua các hoạt động dự án đã và đang hoàn thiện để có thể hưởng khấu trừ thuế cũng như tránh bị truy thu đi khoản thuế này.

​2. Nội dung hóa đơn đầu vào

Khi chọn lựa một hóa đơn tối ưu nhất để lập hóa đơn cho đơn vị doanh nghiệp của bạn thì điều cần quan tâm đến đó chính là suy nghĩ về những nguồn cung cấp, dịch vụ hay nhu cầu của khách hàng, mục tiêu của doanh nghiệp, công ty.

Cần tập trung vấn đề vào việc chọn định dạng cho phép của cơ quan, doanh nghiệp lập hóa đơn cho những dịch vụ của bản thân về vấn đề tìm kiếm hóa đơn tốt nhất trong khi vẫn được thanh toán đúng hạn quy định. Định dạng hóa đơn một cách phù hợp có thể tạo ra được những lưu ý đến những yêu cầu của cơ quan doanh nghiệp để họ có thể quan sát, theo dõi việc lập hóa đơn của mình.

Cơ quan doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn dành cho những ai đối với bán hàng, nguồn cung cấp của mình. Sắp xếp cụ thể, chi tiết tài khoản, thanh toán chính xác và có toàn bộ thông tin cần thiết, bao gồm về cả hóa đơn, chi tiết thuế được định dạng một cách chuyên nghiệp. Nhận thanh toán và tính phí nguồn cung cấp từ phía khách hàng hay khách hàng của cơ quan, doanh nghiệp đều sẽ được tiến hành đơn giản đối với những định dạng hóa đơn hợp lý. Tuy vậy trước tiên cơ quan, doanh nghiệp cần phải tùy chỉnh, định dạng hóa đơn để có thể đáp ứng yêu cầu của đơn vị doanh nghiệp.

Các cơ quan, doanh nghiệp cần phải định dạng hóa đơn của mình cùng với toàn bộ thông tin có liên quan để bảo đảm rằng bên ta được thanh toán đúng hạn, chính xác. Nó sẽ hỗ trợ bạn tổ chức tài chính của doanh nghiệp, công ty, hỗ trợ khách hàng của bạn trả tiền cho bạn qua kiến thức này. Hóa đơn của đơn vị doanh nghiệp sẽ được sắp xếp và có cấu trúc hợp lý hơn nếu sử dụng đúng định dạng cho doanh nghiệp.

Bên cạnh về nhu cầu khách hàng, kinh doanh thì tổ chức cần phải tuân thủ theo quy tắc, pháp luật lập hóa đơn điện tử bất kỳ khi nào cũng sẽ được áp dụng qua phần mềm quản lý hóa đơn điện tử. Các những nội dung với hóa đơn lý tưởng như tiêu đề có tên và biểu trưng của đơn vị doanh nghiệp, số hóa đơn hoặc một số nhận dạng duy nhất., thông tin vị trí doanh nghiệp, thời gian xuất hóa đơn, mô tả về dịch vụ hàng hóa đã bán đi và số lượng, lệ phí, khoản phí hay thuế bổ sung, tổng số tiền đo, ngày đến hạn, điều khoản thanh toán, thời gian đến hạn.

Trên đây là một số thông tin hữu ích mà timviec365.vn muốn gửi gắm đến bạn đọc về khái niệm hóa đơn đầu vào là gì cùng những nội dung liên quan. Hy vọng rằng qua bài viết này mọi người có thể nắm được thêm một số kiến thức thú vị và không quên ghé qua website để chờ đón những thông tin hấp dẫn khác nhé.