Cách tra cứu hóa đơn điện tử - bí kíp dành cho doanh nghiệp mới

Hóa đơn điện tử nắm giữ một vai trò hết sức quan trọng khi mang đến vô vàn lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, chẳng hạn như làm giảm chi phí, giảm bớt quy trình làm thủ tục và giảm thiểu đáng kể thời gian phát hành hóa đơn. Khi so với việc sử dụng hóa đơn giấy, việc tra cứu hóa đơn bằng hình thức điện tử cũng sẽ tiện lợi và có cách thực hiện đơn giản hơn không chỉ cho chính khách hàng mà còn dành cho cả doanh nghiệp nữa. Vậy nên bất cứ ai khi có những hoạt động thường xuyên liên quan đến hóa đơn thì tốt nhất hãy học cách tra cứu hóa đơn điện tử nhé.

Có nhiều cách để kiểm tra hóa đơn, cùng với đó là nhiều phương pháp tra cứu khác nhau.

1. Tra cứu hóa đơn điện tử không được gắn mã thuế

Tra cứu điện tử các hóa đơn có thể tiến hành trực tiếp qua trang web của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoặc qua phần mềm hỗ trợ tra cứu. Lúc đó, việc tra cứu sẽ kèm theo các phương thức xác nhận khác như mã xác nhận, tài khoản khách hàng hoặc thông tin hóa đơn. Tùy theo phần mềm doanh nghiệp đang dùng là gì sẽ có cách tra cứu không giống nhau. Ngay sau đây là một số cách giúp bạn tra cứu hiệu quả hóa đơn điện tử không được gắn mã số của cơ quan Thuế nhà nước.

1.1. Tra cứu hóa đơn điện tử thông qua phần mềm

Tại đây chúng ta lấy ví dụ qua một phần mềm cụ thể để làm minh họa cho bạn dễ dàng hình dung, đó là E – Invoice:

- Truy cập ngay địa chỉ của phần mềm tra cứu E – Invoice.

- Nhập vào chính xác số hóa đơn, đây là yêu cầu bắt buộc.

- Mã xác thực sẽ được gửi tới cho bạn và bạn cần nhập vào 5 ký tự đầu tiên. Đây cũng là một trong những yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua.

- Nhập tiếp mã số kiểm tra, sau đó Kích vào trong mục Tra cứu hóa đơn.

- Trên màn hình lúc này hiện lên chi tiết thông tin của hóa đơn, hiển thị cho bạn 2 tệp hóa đơn được đính kèm ở dạng (.PDF) và (.Zip). Bạn có thể chọn một trong hai cách sau để tiếp tục thao tác:

+ Tải về máy

+ Tra cứu hóa đơn tại Tổng cục Thuế, trang xác minh hóa đơn.

Những người khách hàng nếu muốn tra cứu hóa đơn điện tử thì có thể tiến hành tại website của đơn vị bán. Thao tác thực hiện khá đơn giản, bạn chỉ cần nhập mã hóa đơn là có thể tìm kiếm được mọi thông tin hóa đơn cần tra cứu, ngoài ra thì cũng có thể dùng ngay tài khoản mà bên doanh nghiệp bán cung cấp cho mà đăng nhập vào và tra cứu.

Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Những thông tin hữu ích cần biết và cần lưu ý

1.2. Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống tra cứu online của Tổng cục thuế

Toàn bộ thông tin liên quan đến doanh nghiệp đều được nhà nước quản lý chặt chẽ, những tin tức liên quan đến hóa đơn do đó sẽ được cơ quan Tổng cục thế kiểm soát tại hệ thống của mình. Vậy nên khi có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn thì cả doanh nghiệp lẫn khách hàng đều có thể sử dụng phương thức này để nhận thông tin chính xác nhất.

Thực hiện ngay những bước dưới đây khi bạn kiểm tra hóa đơn trên trang web của Tổng cục Thuế:

Bước 1: Truy cập và trang chủ của Tổng cục thuế, tìm và click vào Danh mục Tra cứu hóa đơn.

Bước 2: Thực hiện chọn lần lượt các lệnh sau: Thông tin hóa đơn, biên lại => Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn.

Bước 3: Nhập 5 trường thông tin bắt buộc gồm: Mã số thuế - Mẫu số - Ký hiệu hóa đơn – Số hóa đơn & Mã xác thực – Tìm kiếm.

Bước 4: Nhận kết quả thông tin hóa đơn và kiểm tra thật cẩn thận các thông tin trong hóa đơn điện tử được hiển thị.

Bạn sẽ nhận diện chất lượng của kết quả gửi về thông qua những cách sau đây:

- Một hóa đơn điện tử đúng, đủ, hợp pháp và có thể yên tâm với các thông tin hiển thị khi nó chứa cả hai trường thông tin đó là thông tin về dịch vụ, người bán hàng và thông tin của hóa đơn. Khi thiếu bất kể một trong hai trường nội dung này thì mặc nhiên hóa đơn điện tử này không hợp pháp. Nguyên nhân có thể do phía người bán chưa gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế hoặc đã có thông báo nhưng phía Tổng cục thuế chưa cập nhật thông tin lên.

Việc làm kế toán thuế

2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã được gắn mã từ Cơ quan Thuế

Đây cũng chính là những hóa đơn có mã xác thực. Việc tra cứu hóa đơn này được tiến hành trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế. Tra cứu tại địa chỉ này thì bạn đã có thể tin tưởng 100% về kết quả tra cứu được vì Tổng Cục Thuế - đơn vị đại diện Nhà nước luôn đảm bảo cho mọi người dùng có được nguồn tin xác thực tuyệt đối và luôn an toàn. Người tra cứu có thể trả lời cho câu hỏi hóa đơn giả hay thật, có mang đủ tính chất pháp lý hay chưa, trong hóa đơn còn thiếu những điều gì.

Hãy tiến hành những bước sau để tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đúng quy trình:

Bước 1: Truy cập vào danh mục Tra cứu, xác minh hóa đơn trên trang của tổng cục thuế. Cách khác của bước đầu tiên này là lựa chọn vào mục Menu Hóa đơn có mã xác thực => tiếp tục chọn vào mục Xác minh hóa đơn.

Bước 2: Nhập chi tiết các thông tin liên quan đến hóa đơn cần tra cứu, bao gồm:

+ Số của hóa đơn

+ Mã xác thực: cần nhập 5 ký tự đầu tiên.

+ Mã capcha

Sau khi đã nhập xong các thông số trên thì nhấn vào mục Tra cứu.

Bước 3: Xem kết quả trả về để biết được hóa đơn có hợp pháp hay không, có đủ điều kiện để dùng cho việc kê khai thuế không?

Nếu hóa đơn là hợp lệ, trạng thái của hóa đơn sẽ thuộc vào một trong các trường hợp sau:

- Thứ nhất là Hóa đơn gốc có giá trị, không bị thay đổi.

- Thứ hai là hóa đơn điều chỉnh của hóa đơn xác thực mang số …. (ghi rõ số hóa đơn được lấy làm gốc để điều chỉnh)

- Thứ ba là hóa đơn thay thế của hóa đơn đã được xác thực số … (ghi rõ số hóa đơn được lấy làm hóa đơn gốc.

- Thứ tư là Hóa đơn bị điều chỉnh từ hóa đơn đã được xác thực số … (ghi rõ số của hóa đơn điều chỉnh được lấy làm gốc cho hóa đơn bị điều chỉnh).  

Những hóa đơn khi bị xóa bỏ tại Tổng cục thuế hoặc bị thay thế không có căn cứ xác thực thì sẽ là hóa đơn không mang giá trị. Với trường hợp này, hóa đơn có trạng thái rơi vào một trong những trường hợp dưới đây:

- Hóa đơn bị thay thế từ hóa đơn đã được xác thực số … ngày …

- Hóa đơn bị xóa bởi hóa đơn xác thực số … ngày …

- Hóa đơn xóa cho hóa đơn xác thực số …

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế qua mạng chi tiết và dễ hiểu nhất

Theo như quy định, nếu hóa đơn bị xóa bỏ hay là bị thay thế thì phía doanh nghiệp bán và khách hàng mua sẽ phải thực hiện thỏa thuận cụ thể xóa bỏ hoặc thay thế bằng văn bản. Khi bên mua không được thông báo về việc xóa hoặc thay hóa đơn thì bên mua sẽ có quyền yêu cầu phía doanh nghiệp phải giải thích rõ ràng vấn đề này và đồng thời phải cung cấp cho bên mua đầy đủ mọi thông tin.

Hiện nay, một số phần mềm hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử đã hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn điện tử có mã được cấp bởi cơ quan thuế tại trang web của doanh nghiệp. Nhờ vậy, website doanh nghiệp có cơ hội tăng lên mức chuyên nghiệp lại đồng thời những trải nghiệm của khách hàng cũng sẽ được nâng cao lên đáng kể.

Một vài cái tên đã thực sự ghi được dấu ấn trên thị trường khi hỗ trợ hiệu quả việc tra cứu hóa đơn điện tử do đó đã thu hút được không ít doanh nghiệp cùng tin tưởng mà chọn lựa để sử dụng. Từ đó đem đến cho con người nhiều cách tra cứu hóa đơn điện tử chất lượng hơn. Mong rằng, Phượng đã gửi tới bạn những gợi ý thực sự hữu ích liên quan đến việc tra cứu hóa đơn.