Hướng dẫn viết mẫu phiếu giao việc cho nhân viên đúng chuẩn

1. Như nào được gọi là phiếu giao việc

Phiếu giao việc là một mẫu văn bản hành chính khá phổ biến, văn bản này chứa thông tin công việc mà người quản lý của các bộ phận muốn nhân viên của mình thực hiện. Về hình thức của mẫu phiếu giao việc phụ thuộc nhiều vào từng công ty doanh nghiệp, người lập mẫu phiếu giao việc. Tuy nhiên về nội dung thì mẫu phiếu giao việc này đều mang những thông tin cơ bản về người thực hiện, địa điểm, thời gian, các đầu việc... Người lập phiếu giao việc cần phải thể hiện nội dung một cách rõ ràng và đầy đủ nhất để người nhận phiếu giao việc có thể thực hiện đúng như mong muốn.

Vậy có thể hiểu theo một cách đơn giản phiếu giao việc chính là mẫu văn bản chứa thông tin công việc mà người quản lý muốn giao cho nhân viên.

2. Vì sao cần sử dụng phiếu giao việc

Trong quá trình làm việc người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt để giao việc trực tiếp cho nhân viên. Khi đi công tác hoặc khi vắng văn phòng hoặc khi giao việc cho một nhân viên hoặc bộ phận ở một phòng ban nào đó... người quản lý có thể sử dụng phiếu giao việc để giao việc cho nhân viên của mình. Vậy sử dụng phiếu giao việc mang lại những lợi ích gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Xem thêm: việc làm giám đốc Marketing vị trí cấp cao có thể giao việc cho các nhân viên cấp dưới trong phòng Marketing, bộ phận Marketing của mình quản lý

- Phiếu giao việc giúp cho người giao việc truyền tại được những thông tin, đầu việc đến với nhân viên nhận việc một cách chi tiết rõ ràng nhất. Có phiếu giao việc người nhân viên sẽ biết được mình cần phải làm những công việc gì và thực hiện đúng theo yêu cầu của phiếu giao việc.

- Phiếu giao việc còn giúp nhân viên ghi nhớ những công việc mình cần phải làm, có nghĩa là bạn cần phải thực hiện hết những công việc được giao ở phiếu giao việc.

- Phiếu giao việc vẫn là minh chứng cần thiết khi bạn phải chứng minh với bảo vệ hoặc an ninh. Với phiếu giao việc, bạn có thể ra ngoài để thực hiện công việc theo đúng quy định.

- Dựa vào phiếu giao việc bạn có thể là căn cứ đánh giá hiệu quả công việc được giao. Nhớ có phiếu giao việc bạn sẽ biến mình đã hoàn thành nhiệm vụ gì và nhiệm vụ gì chưa hoàn thành.

Trên đây là những lợi ích mà phiếu giao việc đem lại, chính những lợi ích đã đưa cho bạn thấy được lý do vì sao bạn nên lựa chọn phiếu giao việc. Nếu bạn là những người đang có nhu cầu sử dụng các mẫu phiếu giao việc mà không biết viết và chuẩn bị phiếu giao việc như thế nào. Hãy cùng tham khảo nội dung bài viết sau đây để được hướng dẫn nhé.

Việc làm hành chính văn phòng

3. Hướng dẫn viết mẫu phiếu giao việc đúng chuẩn

Để việc sử dụng mẫu phiếu giao việc mang lại hiệu quả cao thì khi viết mẫu phiếu giao việc bạn cần phải thể hiện được đầy đủ những nội dung chính, có như vậy thì khi nhân viên nhận được phiếu giao việc mới thực hiện đúng được theo yêu cầu. Vậy mẫu phiếu giao việc cho nhân viên cần có những nội dung gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Nội dung bắt buộc và xuất hiện đầu tiên trong phiếu giao việc hay các mẫu phiếu chính là thông tin về tiêu đề, tiêu ngữ, tên công ty, bộ phận. Đây là những thông tin chung bắt buộc cần phải với mục đích xác minh nguồn gốc của phiếu giao việc đó, để biết được phiếu giao việc đó đến từ đâu.

Nội dung quan trọng tiếp theo và cần phải có trong phiếu giao việc cho nhân viên đó chính là tên công việc và người thực hiện. Ở mỗi công ty sẽ có một phòng ban và một bộ phận khác nhau. Để phiếu giao việc đến đúng người đúng địa điểm thì trên phiếu giao việc phải có thông tin chính xác của tên công việc và người thực hiện. Đây cũng là bằng chứng để xác minh trách nhiệm thuộc về ai.

Tiếp theo là nội dung công việc: Đây cũng là một phần quan trọng người giao việc cần lưu ý phần này để viết nội dung công việc cho đúng. Viết đúng thì người nhận việc mới thực hiện đúng. Với nội dung phần này người viết cần phải chú ý đưa vào một cách chi tiết và đầy đủ nhất thông tin các hạng mục công việc, tiêu chuẩn cần đạt, thời gian hoàn thành và các ghi chú liên quan... những thông tin này yêu cầu phải chính xác và chi tiết. Dựa vào những thông tin này người nhận việc sẽ thực hiện chúng một cách chính xác nhất.

Lưu ý khi thực hiện công việc: Những thông tin về tài liệu, điều kiện làm việc, quy trình, người tham chiếu... đều được đề cập trong mẫu phiếu bạn cần chú ý điểm này để thực hiện đúng theo yêu cầu.

Cuối cùng chính là người nhận và người bàn giao ký và ghi rõ họ tên, con dấu của doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung chính của phiếu giao việc cho nhân viên bạn cần phải nắm chắc những thông tin nội dung này để khi thực hiện lập, soạn thảo mẫu phiếu giao việc cho nhân viên được thực hiện đúng theo yêu cầu. Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau đây để khi lập phiếu không mắc lỗi.

4. Một số lưu ý khi lập phiếu giao việc

Để có được những phiếu giao việc hoàn hảo thì bạn cần phải tìm hiểu trước về mẫu phiếu giao việc này. Đảm bảo những thông tin về nội dung cần phải có đầy đủ và chi tiết. Có như vậy người nhận được phiếu giao việc mới có thể hoàn thành đúng theo yêu cầu.

Tiếp theo đó chính là lưu ý về mặt hình thức: Khi lập phiếu giao việc bạn cần phải chú ý về phông chữ, cỡ chữ, cách trình bày sao cho hình thức phiếu giao việc phải sạch sẽ, rõ ràng nội dung giữa các phần để người nhận việc theo dõi được.

Phần quan trọng tiếp theo chính là các chi tiết liên quan đến tài liệu, quy trình hoặc các ý kiến khác. Phần này giúp nhân viên thực hiện công việc đúng theo yêu cầu của người quản lý, do đó người giao việc cần chú ý để nhân viên hiểu rõ phần này khi nhận việc.

Lưu ý chính tả trong phần lập phiếu giao việc: Sau khi viết xong nội dung, người quản lý cần chú ý kiểm tra lỗi chính tả của phần phiếu giao việc, chắc chắn răng trong phiếu giao việc không mắc các lỗi về chính tả, câu từ.

Một lưu ý rất quan trọng đó chính là việc sử dụng câu từ trong phiếu giao việc. Người giao việc không nên sử dụng từ địa phương, từ nhiều nghĩa… như vậy sẽ khiến người nhận việc hiểu nhầm ý của người giao việc. Vậy nên người giao việc nên tránh điều này để không xảy ra hiểu nhầm.

Chú ý tiếp theo đó chính là mặt thời gian trong phiếu giao việc, có rất nhiều người giao việc vì một lý do nào đó mà quên hoặc không ghi thời gian cụ thể như vậy sẽ khiến cho phiếu giao việc của bạn sai thông tin, khiến cho quá trình thực hiện phiếu giao việc không đúng như yêu cầu.

Trên đây là những thông tin về phiếu giao việc, bạn có thể tham khảo bài viết để hiểu hơn về phiếu giao việc, qua bài viết có thể có được những lưu ý hay để quá trình viết phiếu giao việc trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn vẫn chưa tự tin để soạn thảo những phiếu giao việc thì có thể tham khảo các mẫu trên timviec365.vn và các bài viết chia sẻ về vấn đề này để có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng viết phiếu giao việc.