Văn bản hành chính là gì? Bật mí không thể bỏ lỡ về loại văn bản này

1. Định nghĩa văn bản hành chính là gì? 

Thường xuyên tiếp xúc, sử dụng, hay được thấy văn bản hành chính mẫu nhưng chưa chắc mọi người đã biết đó chính là loại văn bản mà được nhắc tới trong khái niệm này. Theo đó văn bản hành chính là loại văn bản được quy định theo kết cấu khuôn mẫu chung trong hệ thống văn bản của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, mang tính thông tin của cơ quan trực thuộc Nhà nước để thi hành cụ thể các văn bản pháp quy, giải quyết vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý. 

Văn bản hành chính mang một vai trò quan trọng, thể hiện tính bắt buộc được ban hành theo chỉ thị từ cấp trên, cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ chương, chính sách của Đảng và Nhà nước hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính công (public adminstration) nhà nước và thông tin pháp luật được ban hành đúng tới đối tượng thi hành. Đó là vai trò chủ yếu của văn bản hành chính mà mọi người vẫn thường nhận được. 

Việc làm hành chính - văn phòng tại Hồ Chí Minh

2. Những điều cần biết về văn bản hành chính 

2.1. Các loại văn bản hành chính 

Có một số loại văn bản hành chính có những đặc điểm khác biệt rất rõ rệt, vì vậy chúng được phân chia thành hai loại văn bản chính:

- Văn bản hành chính cá biệt: Là loại văn bản nhằm mục đích giải quyết công việc cụ thể được ban hành từ cơ quan nhà nước cấp trên và quy định của một cơ quan trực thuộc nhà nước thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chúng và quyết định quy phạm. Bao gồm các quyết định cá biệt có phạm vi áp dụng hẹp trong khuôn khổ của một cơ quan như:

+ Quyết định bổ nhiệm lên vị trí mới

+ Quyết định tăng lương 

+ Quyết định miễn nhiệm một chức vụ 

+ Quyết định khen thưởng, biểu dương hay kỷ luật đối với cá nhân cán bộ công chức hoặc một tập thể 

- Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản chỉ đạo điều hành dùng để thực hiện giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành thực hiện các điều khiển từ các văn bản quy phạm pháp luật khác. Thông thường loại văn bản này chúng ta thường gặp hai mẫu chính:

+ Công văn: là văn bản lưu hành trong cơ quan, đoàn thể mang tính chất chung chung về một ý kiến đã được trình bày trước đó hay một yêu cầu, lời đề nghị chứ không thể hiện tên loại văn bản cụ thể để phân biệt với mẫu văn bản trong cùng loại. Chẳng hạn mẫu công văn đề nghị, công văn yêu cầu , công văn chất vấn, công văn tiếng anh…

+ Văn bản có tên gọi: Chính là các thông báo, biên bản, tờ trình, báo cáo,… đây là mẫu văn bản thường gặp nhất. Trong đó chức năng của một số loại văn bản thông dụng như:

/ Báo cáo: Dùng để tóm tắt kết quả hoạt động của một công việc vào thời điểm cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối năm hay cuối thời gian quy định để hoàn thành một công việc rồi được trình lên cấp trên

/ Thông báo: Sử dụng khi có thông tin cần phổ biến cho cấp dưới thi hành hoặc tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản

/ Biên bản: Là văn bản với bản chất giống như một bản tóm tắt những gì đã xảy ra hoặc ghi lại tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. 

Hai loại văn bản này được phân biệt bằng các tiêu chí sau: 

- Về nội dung: 

+ Văn bản hành chính cá biệt: Thể hiện mệnh cụ thể, dựa trên cơ sở các quy phạm pháp luật để áp dụng giải quyết công việc phát sinh 

+ Văn bản hành chính thông thường: Chứa đựng các quy tắc chung mang tính pháp lý hoặc những mệnh lệnh cá biệt được ban hành để tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản áp dụng pháp luật

- Về đối tượng thi hành: 

+ Văn bản hành chính cá biệt: Áp dụng với một số đối tượng nhất định trong không gian nhỏ với hiệu lực ngắn và chỉ có hiệu lực trong 1 lần ban hành tức nếu có tái phạm lần sau cơ quan nhà nước phải có trách nhiệm ban hành văn bản khác. 

+ Văn bản hành chính thông thường: Ban hành với một đối tượng cụ thể là cá nhân hoặc tổ chức sẽ có tên gọi, địa chỉ nhận biết. 

2.2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường  

-  Văn bản hành chính thông thương truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế nhằm phục vụ cũng như đáp ứng nhu cầu của cơ quan quản lý nhà nước. Giữ vai trò làm cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật được triển khai trong nội bộ cơ quan nhà nước. 

- Đối tượng văn bản hành chính thông thường tác động luôn cụ thể, bao gồm đối tượng là các cơ quan cấp dưới trực thuộc cơ quan cấp trên hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính thông thường. Hoặc đối tượng bị tác động cũng có thể là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công ty/ corporate, jsc, xí nghiệp khác cần trao đổi làm việc, cần sự hỗ trợ từ cơ quan nhà nước. 

- Văn bản hành chính được áp dụng 1 hay nhiều lần phụ thuộc vào từng loại văn bản hành chính như đã nêu cụ thể ở phần trên. 

Việc làm chuyên viên hành chính

2.3. Văn bản pháp luật khác văn bản hành chính như thế nào? 

Phân biệt văn bản pháp luật và văn bản hành chính dựa trên những tiêu chí sau:

- Về khái niệm:

+ Văn bản hành chính: là loại văn bản được quy định theo kết cấu khuôn mẫu chung trong hệ thống văn bản của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, mang tính thông tin quy phạm Nhà nước để cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. 

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản được ban hành bởi cơ quan nhà nước theo trình tự như trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức và trình tự như trong Luật này quy định. Văn bản sau khi được ban hành có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện để đảm bảo duy trì ổn định xã hội  

- Hiệu lực pháp lý: 

+ Văn bản hành chính: Có hiệu lực thấp 

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Có hiệu lực pháp lý cao hơn với nội dung triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

- Về nội dung: 

+ Văn bản hành chính: Nội dung chỉ mang tính chất thông tin để giải quyết các công việc cụ thể, trao đổi, ghi chép công việc,…

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Chứa những quy tắc xử sự chung, có tính bắt buộc được áp dụng nhiều lần đối với nhiều đối tượng 

- Về hình thức 

+ Văn bản hành chính: Là các văn bản gồm các mẫu thông báo, quyết định, công văn, kế hoạch,… 

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết của HĐND, Quyết định và Chỉ thị của UBND

- Thủ tục xây dựng, ban hành

+ Văn bản hành chính: Các cơ quan, đơn vị, cá nhân nào ban hành thì sẽ tự soạn thảo văn bản và phát hành mà không cần tuân theo trình tự, thủ tục luật định nào.

- Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đã ban hành trước đó, các văn bản pháp luật cần được lập ra dựa trên các quy định này để đảm bảo tính bắt buộc và được thực hiện bởi Nhà nước.  

Vậy là bài viết trên đây không những cung cấp cho bạn khái niệm về văn bản hành chính là gì mà còn cho độc giả cái nhìn mới, phân biệt được điểm khác nhau giữa văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật. Và quan trọng nhất là giúp độc giả bổ sung được kiến thức hữu ích trong đời sống. Để cập nhật thông tin mới mỗi ngày các bạn đừng quên thường xuyên truy cập website Timviec365.vn nhé!

Công ty tuyển dụng