Idle Time là gì? Giải đáp những thắc mắc xoay quanh Idle Time

1. Tìm hiểu về khái niệm Idle Time là gì?

“Idle Time” là thuật ngữ liên quan đến thời gian và thường được sử dụng phổ biến trong các vấn đề về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Hiểu một cách đơn giản nhất thì đây chính là khoảng thời gian vô ích hay thời gian nhàn rỗi, ngừng làm việc. Theo đó, thời gian vô ích của các doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ chính là khoảng thời gian mà họ ngừng lại các hoạt động sản xuất ở một bộ phận nào đó hay hệ thống máy móc quản lý cũng như các sự việc xảy ra nhưng nằm ngoài tầm kiểm soát của họ.

Như vậy, với một bộ phận doanh nghiệp để xảy ra thời gian vô ích thì đồng nghĩa với việc nhân viên trong bộ phận đó sẽ phải chờ để có việc làm. Tuy nhiên, trong thời gian đó, họ sẽ vẫn được trả lương, nói cách khác thì đây chính là thời gian không hiệu quả của nhân viên.

Idle Time cũng được sử dụng cho trường hợp hệ thống máy móc gặp vấn đề, sẽ có khả năng hoạt động trở lại bình thường nhưng lại không được mang ra phục vụ sản xuất, kinh doanh. Thời gian vô ích (Idle Time) cũng có liên quan đến các thiết bị máy tính và đối với các trường hợp này thì nó chính là thời gian mà máy tính thực hiện xử lý của vấn đề của nó.

Một ví dụ cụ thể để các bạn có thể hiểu rõ hơn về khái niệm Idle Time – thời gian vô ích này đó là: Đối với một nhóm công nhân thực hiện công việc lắp ráp các thiết bị xe hơi. Yêu cầu đặt ra là sẽ tạo được 100 chiếc xe trong một ca làm việc (8 tiếng) và các nhóm kiểm tra sẽ cần phải tiến hành kiểm tra về chất lượng của các xe nhưng thực chất mới chỉ xử lý được khoảng 50 chiếc. Như vậy, các hoạt động kiểm tra đó sẽ phải thực hiện đến khi hoàn thành 100 chiếc mới có thể tiếp tục kế hoạch sau đó. Và chính khoảng thời gian chờ đợi xử lý 50 chiếc xe còn lại đó sẽ được xem là thời gian nhàn rỗi hay thời gian vô ích.

Việc làm quản lý sản xuất

Hay ví dụ khác như là một thảm họa liên quan đến các yếu tố tự nhiên xảy ra mà ta không thể kiểm soát như lũ lụt, hạn hán,... thường sẽ dẫn đến khá nhiều thời gian vô ích. Bởi hậu quả nó gây ra sẽ cản trở khá nhiều các hoạt động như là các hoạt động vận chuyển hàng hóa sẽ phải dừng lại, nhà ga, tàu dừng nhận khách,... Điều này sẽ khiến cho nhiều công nhân, người lao động phải tạm thời dừng hoạt động lại cho đến khi vượt qua được các thiên tai đó.

2. Nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của Idle Time

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của thời gian vô ích - Idle Time, trong đó phổ biến nhất phải kể đến là một số yếu tố sau đây:

- Do công tác quản lý sai của ban lãnh đạo, nhà quản trị doanh nghiệp. Theo đó, các nhà quản lý không sắp xếp các công việc theo một hệ thống nhất định, không theo quy trình hay đưa vào một luồng hoạt động nào đó. Chính điều đó đã gây ra sự rối loạn trong công việc, cách tổ chức hoạt động và khiến xảy ra nhiều thời gian vô ích.

- Do bản thân các nhân viên tự gây ra thời gian vô ích cho mình. Đó là việc các nhân viên không hoàn thành tiến độ công việc đã được giao từ ban đầu và làm ảnh hưởng đến cả một đội ngũ thực hiện phía sau. Ví dụ như yêu cầu đặt ra là một tổ sản xuất phải hoàn thành 200 sản phẩm trong một ngày, sau đó bộ phận kiểm định chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra, nếu phù hợp và đảm bảo yêu cầu thì sẽ tiếp tục thực hiện theo quy trình sản xuất. Tuy nhiên, các nhân viên trong bộ phận kiểm định chỉ xử lý được khoảng 100 sản phẩm và cần thêm thời gian để tiếp tục xử lý. Do đó, khoảng thời gian chờ đợi đó nhân viên bộ phận sản xuất sẽ không làm việc, phải chờ cho bộ phận kiểm định chất lượng hoàn thành để sao cho đúng với tiến độ và quy trình của hoạt động sản xuất. Đây chính là nguyên nhân gây ra thời gian vô ích cho nhân viên trong doanh nghiệp.

- Một nguyên nhân nữa cũng có thể dẫn đến việc thời gian vô ích xuất hiện đó là do những tai nạn bất ngờ xảy ra và cần phải có bộ phận thanh tra vào làm việc. Do đó, họ sẽ đưa ra yêu cầu toàn bộ những công việc tại đó lập tức dừng lại và trong suốt khoảng thời gian mà bộ phận thanh tra làm việc thì công nhân, người lao động sẽ bị nhàn rỗi.

- Thiên tai, bệnh dịch, các thảm họa tự nhiên cũng là một nguyên nhân lớn gây ra thời gian vô ích cho con người và các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Ví dụ như mưa bão lớn kèm theo gió lốc xảy ra thì công nhân xây dựng sẽ không thể tiếp tục công việc ở ngoài công trường được. Hay tình hình bệnh dịch covid năm 2019 – 2021 đã khiến cho rất nhiều cơ sở doanh nghiệp ngừng làm việc, không được ra ngoài để chống dịch,... Theo đó, những người lao động cũng sẽ không được làm việc trong suốt khoảng thời gian đó, cho đến khi hết dịch mới được trở lại như bình thường.

- Đối với trường hợp các thiết bị máy móc xảy ra thời gian vô ích thì nguyên nhân thường là thiết bị lỗi, máy móc không thể hoạt động như bình thường hay thậm chí là không hoạt động. Theo đó, các kỹ thuật viên sẽ cần phải mang đi sửa, phải tắt máy và suốt thời gian đó máy móc sẽ không hoạt động, không sản xuất.

- Ngoài ra thì thời gian vô ích cũng có thể xuất hiện khi mà các công việc được giao đều đã hoàn thành trước thời hạn và trong khoảng thời gian đó chưa có kế hoạch cho công việc tiếp theo. Khi đó, nhân viên hay các thiết bị máy móc sẽ có thời gian nghỉ và đó cũng được xem là thời gian vô ích.

Việc làm kỹ sư sản xuất

3. Hậu quả của Idle Time đối với doanh nghiệp như thế nào?

Việc quản lý về thời gian hoạt động, sản xuất và làm việc của nhân viên là yếu tố rất quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp có các chi phí cố định lớn.

Theo đó, nếu như xảy ra tình trạng có một bộ phận lao động hay hệ thống máy móc không làm việc nhưng vẫn hưởng mức lương theo quy định thì đây chắc chắn sẽ là một bất lợi đối với doanh nghiệp đó. Ngoài ra thì việc đó cũng có ảnh hưởng lớn đến sự suy giảm năng suất của cả một doanh nghiệp, máy móc không sử dụng cũng sẽ khiến cho chi phí khấu hao tăng gây giảm năng suất của đầu ra. Điều này có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự duy trì và phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và đội ngũ nhân sự yếu kém thì sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng phá sản, không thể tiếp tục tồn tại.

Tuy nhiên, thời gian vô ích của các thiết bị máy móc của doanh nghiệp thường bị nhầm lẫn với thời gian chết để thực hiện công tác bảo trì và sửa chữa thường xuyên. Thực tế thì thời gian chết sẽ theo một lịch trình cụ thể của doanh nghiệp và các hoạt động kinh doanh sẽ vẫn diễn ra bởi các thiết bị thay thế khác.

Ngoài ra thì để xảy ra tình trạng bị nhàn rỗi cũng có ảnh hưởng khá lớn đến người lao động. Bởi thực tế không phải tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện trả lương đầy đủ cho nhân viên khi họ không có việc làm. Một số doanh nghiệp lớn có thể chỉ trả 30 – 40% lương. Thậm chí một số doanh nghiệp nhỏ thì không trả lương trong suốt thời gian vô ích diễn ra.

Như vậy, có rất nhiều nguyên nhân gây ra sự xuất hiện của thời gian vô ích (Idle Time) mà đối với các doanh nghiệp thì đây là điều không mong muốn. Vậy làm sao để có thể giảm thiểu bớt việc thời gian vô ích xuất hiện? Hãy tiếp tục theo dõi phần dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!

Tuyển dụng việc làm

4. Làm sao để giảm thiểu Idle Time trong sản xuất, kinh doanh?

Sẽ không có doanh nghiệp nào có thể hoạt động một cách hiệu quả đến 100% trong suốt thời gian dài được. Theo đó, việc xuất hiện các khoảng thời gian vô ích hay thời gian nhàn rỗi là chắc chắn không thể tránh khỏi. Tuy nhiên thì chúng ta vẫn có thể đặt mục tiêu và lên các kế hoạch hoạt động để giảm bớt thời gian đó, giúp tiết kiệm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Và xét theo các nguyên nhân chính gây ra Idle Time thì để có thể giảm thiểu được vấn đề thời gian vô ích, các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần phải có các biện pháp cụ thể cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.

- Trước hết, doanh nghiệp cần đưa ra được những mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cụ thể cho từng dự án, hoạt động của doanh nghiệp mình. Đối với từng đầu công việc cần đưa ra hệ thống việc làm, yêu cầu chi tiết và có biện pháp xử lý nghiêm ngặt đối với những vấn đề xảy ra như là không theo kịp tiến độ, không đảm bảo chất lượng,...

- Cần quản lý nhân sự thật tốt, luôn có những kế hoạch dự phòng, những phương án thay thế trong các trường hợp, tình huống tiêu cực bất ngờ xảy ra để xử lý kịp thời. Đặc biệt đối với những nhân viên làm việc không hiệu quả và cố tình gây ra thời gian vô ích thì cần có biện pháp giải quyết phù hợp.

- Với những yếu tố không thể kiểm soát như tai nạn, thiên tai thì có thể dự phòng những phương án phù hợp, giải quyết được một phần hay toàn bộ những trở ngại, hậu quả mà các yếu tố đó gây ra, giúp giảm bớt thời gian vô ích cũng như những thiệt hại đối với doanh nghiệp.

- Với các thiết bị máy móc hoạt động sản xuất thì cần có dự phòng để thay thế cho các thiết bị cũ đang hoạt động, đảm bảo toàn bộ quá trình sản xuất luôn được diễn ra, không bị gián đoạn.

Hy vọng những chia sẻ mà timviec365.vn cung cấp trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về Idle Time là gì cùng các vấn đề liên quan đến nó. Từ đó, các bạn có thể áp dụng vào quản lý, thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả, năng suất nhất nhé!

Người tìm việc