Cách thực hiện kế toán bán hàng trên excel chi tiết và đầy đủ

1. Tổng quan về hoạt động kế toán bán hàng trên excel

Bộ phận kế toán cần thực hiện hạch toán kế toán bán hàng trên excel. Việc bán hàng của doanh nghiệp sẽ được bộ phận kinh doanh hay bộ bán hàng thực hiện và bộ phận kế toán sẽ dựa trên những chứng từ bán hàng có được để hạch toán, cập nhật số liệu bán hàng lên các file hay sheet excel nhằm mục đích quản lý sổ sách bán hàng trên excel.

1.1. Bản chất kế toán bán hàng trên excel là gì?

Kế toán bán hàng trên excel được hiểu là việc quản lý hoạt động bán hàng được thực hiện trên phần mềm excel. Bộ phận kế toán sẽ lập ra các sheet cụ thể để thực hiện cập nhật số liệu và tính toán doanh thu, doanh số, lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.

Việc thực hiện kế toán bán hàng trên excel được diễn ra trên sổ nhật ký chung, bảng kê phiếu xuất kho, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết tài khoản tài sản tiền, tiền gửi ngân hàng hay các khoản phải thu bán hàng, sổ chi tiết công nợ.

Kế toán bán hàng trên excel sẽ được thực hiện thông qua các tài khoản cụ thể như: Doanh thu bán hàng 511, doanh thu bán hàng nội bộ 512, hàng bán bị trả lại 531, giá vốn hàng bán 632, hàng gửi đi bán 157 và một số tài khoản liên quan khác.

Bộ phận kế toán bán hàng sẽ thông qua những chứng từ như hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, biên bản thanh lý hàng hóa hay thanh lý hợp đồng kinh tế để hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên excel.

Ngoài ra, việc thực hiện kế toán bán hàng trên excel cũng cần có những chứng từ khác như: Biên bản giao hàng hóa, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu báo giá và một số giấy tờ khác có liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

1.2. Tại sao phải thực hiện hạch toán bán hàng trên excel?

Việc thực hiện kế toán bán hàng trên excel rất quan trọng, hoạt động này ảnh hưởng tới số liệu doanh thu, doanh số và lợi nhuận của việc kinh doanh tại doanh nghiệp. Khi quản lý kinh doanh trên phần mềm excel thì hoạt động quản lý bán hàng cũng cần được thực hiện trên phần mềm này.

Khi các hoạt động bán hàng diễn ra mà không thực hiện kế toán bán hàng trên excel thì doanh nghiệp sẽ không cập nhật được thông tin bán hàng. Các tài khoản kế toán sẽ bị sai số và việc xác định doanh thu, lợi nhuận sẽ khó được xác định.

Vì thế kế toán bán hàng trên excel là hoạt động được thực hiện thường xuyên và liên tục, để có thể cập nhật kịp thời sự thay đổi các thông số trong nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Qua đó việc quản lý, trích xuất báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và có hệ thống hơn.

Xem thêm: Cách tính doanh thu bán hàng trong Excel chuẩn nhất

2. Hướng dẫn thực hiện kế toán bán hàng trên excel

Trước hết, để thực hiện hạch toán kế toán bán hàng trên excel thì bạn cần tìm hiểu những nghiệp vụ cơ bản trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp để có thể xác định thực hiện kế toán trên các sổ sách cần thiết nào.

2.1. Tổng hợp một số nghiệp vụ bán hàng tiêu biểu

Bộ phận kế toán sẽ cần quan tâm đến hợp đồng kinh tế đầu ra hay còn gọi là hóa đơn bán hàng. Khi xuất hóa đơn bán hàng thì kế toán sẽ hạch toán trên file excel nhật ký chung và cần đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn cũng như nắm bắt được hình thức thanh toán và tình trạng thanh toán của từng hóa đơn cụ thể.

Nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ và chuyển giao phát sinh mà bên bán hàng phải chi trả, kế toán cũng phải ghi vào sổ nhật ký chung.

Nghiệp vụ xuất kho, bàn giao hàng hóa thì kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và sẽ hạch toán trên bảng kê phiếu xuất kho cũng như sổ chi tiết hàng hóa trên file excel. Trước khi hạch toán thì bộ phận kế toán cũng cần kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng, chủng loại hàng hóa so với hợp đồng rồi mới xác nhận và thực hiện cập nhật trên file excel.

Nghiệp vụ cơ bản tiếp theo đó là nhận tiền thanh toán của bên mua hoặc cho bên mua nợ tiền. Chứng từ cần quan tâm đó là phiếu thu (nếu thanh toán bằng tiền mặt) và giấy báo có (nếu thanh toán bằng chuyển khoản). Việc kế toán trên excel diễn ra ở các sổ chi tiết 111,112,131 hay sổ chi tiết công nợ 331.

2.2. Chi tiết các bước thực hiện kế toán bán hàng trên excel

Để cập nhật số liệu một cách chính xác trên file excel quản lý bán hàng thì kế toán phải thực hiện các bút toán ghi nợ, có tài khoản phát sinh trong nghiệp vụ bán hàng.

2.2.1. Thực hiện hạch toán bán hàng sổ nhật ký chung trên excel

Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn đầu ra để thực hiện hạch toán doanh thu bán hàng theo từng hóa đơn, cụ thể: Ghi nợ TK tiền mặt - 111 hoặc nợ TK 112/131 và ghi có TK doanh thu - 511 và có TK thuế GTGT (nếu có).

Thực hiện cập nhật số liệu trên sheet nhật ký chung và chú ý, nếu phát sinh công nợ (khách hàng chưa thanh toán ngay hoặc trả chậm, trả góp) thì kế toán phải theo dõi công nợ chi tiết cho khách hàng.

Thông qua việc đặt mã cho khách hàng trên sheet danh mục tài khoản và sau đó vào sổ chi tiết công nợ 131 để tiến hành khai báo cho những hóa đơn có xuất hiện công nợ. Nếu doanh nghiệp đã nhận được tiền đặt cọc mua hàng trước đó thì kế toán cũng phải hạch toán nợ TK 111/112 và có TK 131 và cập nhật vào sổ chi tiết công nợ 131.

Về phần doanh thu thì nếu doanh nghiệp kê khai tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì kế toán cần xác định doanh thu bán hàng tại dòng tiền cộng hàng trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT. Và ngược lại nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng tiền khách hàng thanh toán, tức đã bao gồm thuế GTGT.

Còn việc ghi nhận bút toán giá vốn trên excel thì tùy thuộc doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá xuất kho như thế nào. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp tính giá bình quân gia quyền, hạch toán giá vốn xuất kho vào cuối kỳ kế toán với bút toán thực hiện là: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán và có TK 156 - Hàng hóa.

Trong trường hợp các doanh nghiệp phát sinh chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hoặc thuê ngoại bán hàng, thì phải ghi sổ nhật ký chung theo những tài khoản sau: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng, Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào và Có TK 111/112/331. Chú ý nếu phát sinh công nợ 331 phải trả người bán thì kế toán cũng phải tạo mã tại danh mục tài khoản và khai báo vào sổ chi tiết 331.

2.2.2. Thực hiện kế toán bảng kê phiếu xuất kho

Kế toán dựa trên phiếu xuất kho bán hàng hoặc phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho để vào sheet phiếu xuất kho - bảng kê phiếu xuất kho và khai báo tên hàng hóa, số lượng hàng hóa đã xuất kho bán hàng.

Nếu có hạch toán giá vốn hàng bán thì kế toán cũng thực hiện vào file excel phần giá vốn để cập nhật số lượng hàng hóa theo hóa đơn bán hàng và giá gốc hàng bán theo phương pháp tính giá của doanh nghiệp.

3. Một số lưu ý trong việc thực hiện hạch toán bán hàng trên excel

Khi thực hiện kế toán bán hàng trên excel bạn cần lưu ý, cập nhật các nghiệp vụ đúng với số liệu trên các chứng từ và ghi rõ thời gian hạch toán, đảm bảo các thông số được cập nhật thường xuyên và đúng với thực tế.

Bạn cần quản lý các sheet excel với các tài khoản kế toán cụ thể, đảm bảo tuân theo các thông tư kế toán như thông tư 133 hay thông tư 200. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu lại file excel để tránh trường hợp cập nhật nhưng không lưu lại dẫn tới sai số kế toán.

Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng công nghệ vào quá trình hoạt động kế toán nói chung cũng như các hoạt động kinh doanh nói riêng để nâng cao năng suất và hiệu quả. Một số phần mềm được nhiều doanh nghiệp tìm hiểu và ứng dụng như: DMS 365 phần mềm quản lý kênh phân phối, phần mềm quản lý và lưu trữ tài liệu, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự.

Trên đây là thông tin chi tiết về chủ đề kế toán bán hàng trên excel, hy vọng qua đó bạn đọc đã nắm bắt được những thông tin cần thiết và biết cách hạch toán các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp trên phần mềm excel.