Sổ cái là gì? Tác dụng của sổ cái đối với công việc của kế toán?

1. Sổ cái là gì?

Sổ cái chính là nơi ghi chép lại toàn bộ quá trình giao dịch của một doanh nghiệp với bên ngoài với từng loại tài khoản khác nhau như: Khoản thu, chi, mua bán, nợ của một doanh nghiệp đều được ghi chép lại một cách rõ ràng đầy đủ trong cuốn sổ cái này.

Sổ cái cũng biết đến với cái tên sổ kế toán tổng hợp với chức năng ghi lại toàn bộ quá trình hoạt đoạt về kinh tế tài chính của một doanh nghiệp với các khoản thu chi nợ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định và được tổng hợp lại để so sánh đối chiếu với các số liệu thống kê xem có sự chênh lệch hay không. Hình thức chép sổ tay này vẫn còn, nhưng thường thì các công ty hiện nay đã thực hiện theo một hình thức mới, hiện đại và tiên tiến hơn bằng việc thống kê tất cả các thông tin bằng máy tính qua phần mềm kế toán thay vì chép tay. Tuy nhiên để có được sự so sánh tổng hợp để tính được các sai số trong suất quá trình kiểm kê thì việc kế hợp cả hai phương pháp này lại đem đến sự chính xác cao hơn. Và kiểm soát được tình hình kinh tế tài chính của một công ty, doanh nghiệp một cách chuẩn xác hơn.

Hãy hiểu theo một cách đơn giản hơn, sổ cái chính là nơi để ghi lại toàn bộ quá trình giao dịch hằng ngày của một doanh nghiệp về kinh tế tài chính và các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Các khoản được ghi lại một cách chi tiết và liên tiếp trong một khoảng thời gian nhất định.

Còn theo luật về sổ kế toán lại có một định nghĩa như sau:

Sổ kế toán là một loại sổ được ghi lại toàn bộ quá trình kinh tế - tài chính cũng như các công việc phát sinh khác, dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ, lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh được trình bày theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian nhất định. Mỗi doanh nghiệp có một loại sổ kế toán cho một kỳ kế toán thì sẽ đảm bảo được tính thống nhất trong công việc và thông tin không bị rối. Và đặc biệt là phải tuân theo quy định của pháp luật, luật kế toán.

Bởi trên thực tế việc ghi chép lại sổ sách toàn bộ thông tin của doanh nghiệp lại liên quan trực tiếp đến vấn đề các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp(VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp,...) và những số liệu trong sổ kế toán hay sổ cái là căn cứ để có thể đưa ra con số chính xác nhất sau mỗi kỳ cho việc nộp thuế là bao nhiêu?

Việc làm kế toán kiểm toán tại Hà Nội

2. Có bao nhiêu loại hình thức sổ cái?

Có rất nhiều loại hình sổ cái được ra đời phục vụ với các mục đích khác nhau ta có thể tham khảo các hình thức sổ cái dưới đây:

Dựa vào các hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi và hiện hành thì có thể chia thành 5 loại hình thức sổ cái như sau:

-  Hình thức kế toán nhật ký chung

-  Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái

-   Hình thức kế toán trên máy vi tính

-  Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

-  Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Và mỗi loại hình sổ kế toán như trên lại có các đặc điểm,chức năng, nội dung trình bày khác nhau. Tất nhiên không phải tự nhiên mà lại xuất hiện các hình thức sổ cái khác nhau như vậy sự ra đời của các loại sổ cái này phục vụ cho mục đích chung là công việc của các kế toán viên được thực hiện một cách tốt nhất. Tuy nhiên căn cứ vào điều kiện, thiết bị hay công cụ hỗ trợ hiện đại, đặc điểm, quy mô, sản xuất kinh doanh mà mỗi công ty sẽ lựa chọn cho mình các hình thức sổ cái phù hợp.

Mẫu sổ kế toán hay được dùng nhất đó chính là: Mẫu hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết

3. Phân chia theo nội dung có bao nhiêu loại sổ cái?

Phân chia theo nội dung sổ cái có bao nhiêu loại?

Về nội dung sổ cái được phân chia ra làm các loại như sau:

- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết

4. Luật quy định về sổ cái đối với các doanh nghiệp như thế nào?

Theo như luật kế toán được quy định trong số 88/20215/ QH13  quy định này đã được ban hành cách đây 5 năm cụ thể vào ngày 20/11/2024 và có hiệu lực chính thúc vào ngày 1/1/ 2024.

Qua định như sau :

Đối với sổ kế toán: Với công dụng  là ghi lại toàn bộ quá trình đã phát sinh về các vấn đề kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

Sổ kế toán phải có ghi rõ các thông tin  như sau: Ngày, tháng, năm, lập sổ, khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, đơn vị kế toán trưởng và người đại diện cho doanh nghiệp làm việc trực tiếp với luật pháp, số trang, và có đóng dấu giáp lai.

Về nội dung: Một sổ kế toán phải đáp ứng được một cách đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng, năm, ghi sổ, số hiệu mà kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Số tiền được ghi vào các tài khoản kế toán trong các vấn đề phát sinh thuộc kinh tế tài chính đó; Ghi lại các số dư đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ.

Yêu cầu của sổ kế toán: Bao gồm có sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp ở đây lại bao gồm sổ cái và sổ nhất ký mà trong đó có ghi lại toàn bộ số vốn đầu tư và quá trình lưu động tài sản của một doanh nghiệp. Hay nói cách khác đây chính là nơi mà cho thấy tình hình phát triển của một công ty đi lên hay xuống dốc qua các con số thống kê cụ thể về tài sản, vốn lưu động,và các khoản vốn của một doanh nghiệp.

Còn sổ kế toán nhật ký là nơi ghi lại quá trình phát sinh kinh tế tài chính của một doanh nghiệp trong mỗi kỳ theo một trình tự thời gian nhất đinh và dựa vào đó để làm quan hệ đối ứng với các tài khoản của các nghiệp vụ sau đó. Sổ kế toán nhật ký có tác dụng lưu trữ các thông tin liên quan đến nội dung phát sinh bên nợ và bên có trong các doanh nghiệp được sử dụng bởi các tài khoản kế toán trong một doanh nghiệp.

Việc làm kế toán tổng hợp

5. Sổ cái có tác dụng gì? Và tại sao lại phải sử dụng sổ cái?

- Dựa vào các con số được thống kê một cách cụ thể về các loại tài khoản khác nhau đẻ dựa vào đó làm báo cáo tài chính vào thời điểm cuối kỳ theo luật pháp quy định.

- So sánh được lợi nhuận hay tình hình thua lỗ của một doanh nghiệp để từ đó tính các nước đi khác cho doanh nghiệp phát triển đi lên

- Kịp thời phát hiện ra được các khoản thu chi bất thường và kịp thời ngăn chặn các tình huống xấu nhất có thể xảy ra, dễ dàng hơn trong việc tính thuế sau đó.

- Cho thấy được con số thực tế về doanh thu hay phí tổn thay vì các con số không rõ ràng

 - Dễ dàng tra cứu để đối chiếu so sánh và tổng hợp thông tin một cách dễ dàng nhất.

6. Các đặc trưng của sổ cái là gì?

 - Trong sổ cái có ghi lại và cho phép mở đối với tất cả các loại tài khoản vì thế có thẻ nói sổ cái như là một cuốn lịch sử thống kê sự phát triển của doanh nghiệp

- Sổ cái còn ghi lại cả số dư đầu số dư cuối và các biến động tăng giảm đối với các đối tượng mở sổ

- Thông tin được đưa vào sổ cái là thông tin đã được phân loại một cách rõ ràng, rành mạch tùy thuộc vào đối tượng mở sổ.

7. Các loại tài khoản trong sổ cái

Căn cứ vào thông tư 133 có thể chia các loại tài khoản kế toán thành 9 loại được phân chia theo tính chất và nội dung kinh tế như sau:

-  Tài sản( tài sản cố định, tài sản lưu động,..)

-  Nợ phải trả

-  Vốn chủ sở hữu

-  Doanh thu

-  Chi phí sản xuất kinh doanh

-  Thu nhập khác

-  Chi phí khác

-  Xác định chi phí kinh doanh

Trong đó tài sản chính là tài khoản đầu 1 và 2

Việc làm kế toán doanh nghiệp

Chính sự phân chia về các tài khoản trong kế toán này giúp đơn giản hóa về công việc cho các kế toán trong việc thực hiện thống kê các thông tin chi tiết một cách có hệ thống vào trong sổ cái.

Sổ cái là một công cụ hữu hiệu liên quan trực tiếp đến công việc của một kế toán viên, ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của một công ty về các loại tài khoản dưới các hình thức khác nhau. Thông qua sổ cái công ty hay doanh nghiệp có thể đưa ra được các hướng đi phù hợp để không sa lầy vào hố đen của phá sản, từng bước đi lên. Không chỉ dừng lại ở việc cho ta thấy được sự tồn tại và phát triển của một công ty đi đến đâu? Mà thông qua đó nhà nước hay chính phủ cũng có thể dễ bề kiểm soát được tình hình hoạt động của các doanh nghiệp đó. Với một kế toán viên thì sổ cái quá quen thuộc và phải nắm chắc để thống kê, phải nằm lòng bảng hệ thống tài khoản.

Thông qua bài viết với tiêu đề là một loạt các câu hỏi khác nhau như Sổ cái là gì? sổ cái có tác dụng gì đối với công việc của một kế toán? Đáp án đã được trình bày chi tiết trong bài viết. Qua đó một lần nữa ta cũng có thể khẳng định được vai trò quan trọng của một cuốn sổ cái trong ngành kế toán và đối với nhân viên kế toán nói chung mà nó còn là một công cụ hữu hiệu cho thấy những chỉ số thực về thực trạng phát triển của một công ty. Thêm vào đó là vai trò đối với luật pháp trong việc thực thi theo luật pháp của các doanh nghiệp dưới sự quản lý của nhà nước để từ đó cho thấy tình hình phát triển chung của đất nước. Hy vọng thông tin trên thực sự hữu ích cho các bạn đọc!

Xem thêm: Các định khoản kế toán cơ bản. Cách định khoản cho người mới học

Tuyển dụng