Hồ sơ kiểm toán gồm những thông tin và các loại giấy tờ gì?

1. Hồ sơ kiểm toán có tác dụng gì đối với doanh nghiệp và đối với pháp luật? 

Hồ sơ kiểm toán là một trong những loại tài liệu có tác dụng vô cùng to lớn đối với việc làm của một kiểm toán viên, là căn cứ và đồng thời là phương tiện để kiểm toán viên có thể tập hợp lại tất cả các thông tin để làm bằng chứng cho việc doanh nghiệp đã thực hiện đúng nghĩa vụ  thống kế, kiểm toán. Đồng thời, đây cũng chính là một trong những thông tin căn cứ để kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán.

1.1. Làm căn cứ lập kế hoạch kiểm toán cho doanh nghiệp 

Kiểm toán viên - người chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch kiểm toán cho doanh nghiệp sẽ phải dựa vào các thông tin có sẵn trong hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán hằng năm. 

1.2. Là nơi lưu trữ các thông tin, bằng chứng và các cuộc thử nghiệm

Để phục vụ cho công tác báo cáo tài chính của doanh nghiệp đối với nhà nước một cách chính xác nhất, kiểm toán tại các doanh nghiệp sẽ thực hiện việc lưu trữ, và ghi chép lại tất cả các thông tin về kết quả của quá trình kiểm toán. 

Như vậy có thể thấy rằng hồ sơ kiểm toán là một trong những bằng chứng của doanh nghiệp chứng minh cho sự thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình các bước từ việc lập kế hoạch kiểm toán - thực hiện công tác kiểm toán - báo cáo kiểm toán một cách đầy đủ và chính xác nhất. 

1.3. Là nguồn thông tin có tính xác thực cao trong việc lập báo cáo kiểm toán

Dựa vào các hồ sơ kiểm toán các kiểm toán viên sẽ thực hiện công việc báo cáo kiểm toán dựa theo các thông tin và kết luận trước trong hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên. Đây chính là một trong những nguồn thông tin mang tính xác thực cao và làm nguồn thông tin nền tảng cho các báo cáo tài chính sau đó. 

1.4. Hỗ trợ các giám sát viên kiểm toán viên trong công tác kiểm tra

Trong quá trình làm việc của các kiểm toán viên sẽ có sự giám sát hoạt động và chất lượng công việc. Chính vì vậy mà hồ sơ kiểm toán chính là nguồn tài liệu để các giám sát viên và các đối tác có thể kiểm tra và thực hiện việc xác nhận các thông tin.

Tuyển dụng kiểm toán nội bộ

2. Hồ sơ kiểm toán được phân loại như thế nào? 

Hồ sơ kiểm toán được hiểu như căn cứ theo quyết định số 10 năm 2024 của Kiểm toán Nhà Nước tại khoản 1 điều 29 có quy định rõ về hồ sơ kiểm toán như sau: Hồ sơ kiểm toán được lập ra - tập hợp lại - phân loại - sử dụng và được lưu trữ bởi kiểm toán viên. 

Trong đó, các dạng tài liệu/ giấy tờ trong bộ hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên nhiều phương tiện và các dạng khác nhau. Nó có thể tồn tại dưới dạng bản cứng như trên giấy hoặc tồn tại dưới dạng bản mềm như trên phim ảnh, trên các thiết bị lưu trữ khác và trên các thiết bị - công cụ tin học. 

Hồ sơ kiểm toán được quy định trong tại khoản 2 điều 29 dựa theo quyết định số 10 của Kiểm Toán Nhà Nước vào năm 2024 quy định như sau: 

Việc phân loại hồ sơ được phân loại tùy theo từng loại danh mục có trong hồ sơ kiểm toán. Trong đó, các loại danh mục trong hồ sơ kiểm toán được phân ra cụ thể như sau: 

- Danh mục hồ sơ kiểm toán thuộc kiểm toán nhà nước

- Các loại tài liệu trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán do kiểm toán viên thu lại bao gồm các loại tài liệu như sau: Giấy chứng nhận đăng ký của doanh nghiệp; Tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính, bộ máy tổ chức và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 

Hồ sơ kiểm toán là một trong những loại hồ sơ kiểm toán bao gồm tất cả các thông tin quan trọng trong quá trình kiểm toán theo dòng lịch sử của một khách hàng, có thể chứa đựng một hoặc nhiều hơn các cuộc kiểm toán của doanh nghiệp. 

Chính vì vậy mà hồ sơ kiểm toán chung mang tính chất liên tục, toàn bộ thông tin được ghi chép - thống kê - kiểm toán và lưu trữ qua các năm mà doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo tài chính. Loại hồ sơ kiểm toán thứ hai được gọi là hồ sơ kiểm toán năm - nơi lưu trữ các loại thông tin trong thời hạn 1 năm của doanh nghiệp về cuộc kiểm toán đã được thực hiện. 

Tìm hiểu: Đố bạn biết lương kiểm toán hiện nay là bao nhiêu?

3. Các loại giấy tờ/ tài liệu có trong hồ sơ kiểm toán 

Căn cứ theo quy định của luật kiểm toán nhà nước tại điều 60 vào năm 2024 có quy định về các loại tài liệu giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ kiểm toán lần lượt là: 

Thứ nhất một hồ sơ kiểm toán cần phải có quyết định kiểm toán; Thứ hai là các loại báo cáo trong hồ sơ kiểm toán bao gồm các loại hồ sơ như sau: Báo cáo tài chính và thông tin đầy đủ được thể hiện trong báo cáo về quyết toán ngân sách. 

Tiếp đến, thứ ba là các giấy tờ có liên quan đến kế hoạch kiểm toán trong đó bao gồm các loại giấy tờ về kế hoạch kiểm toán chi tiết. Thứ tư là các loại tài liệu làm việc, nhật ký làm việc của cả hai bên đó là tổ kiểm toán và kiểm toán viên làm việc tại các cơ quan nhà nước. 

Thứ năm là các loại giấy tờ về giải trình của doanh nghiệp/ cơ sở được kiểm toán, Thứ sáu là các loại biên bản trong hồ sơ kiểm toán bao gồm các loại biên bản như sau: Biên bản ghi chép lại quá trình kiểm toán của doanh nghiệp và biên bản xác nhận của kiểm toán viên làm việc cho cơ quan nhà nước về các số liệu và quá trình kiểm toán của doanh nghiệp. 

Thứ bảy là là thông tin về báo cáo kiểm toán của doanh nghiệp. Và cuối cùng là các loại tài liệu khác có liên quan đến cuộc kiểm toán cần phải nộp trong hồ sơ kiểm toán. 

Khi thực hiện lập hồ sơ kiểm toán thì nhân viên kiểm toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các loại giấy tờ/tài liệu như trên để phục vụ cho công tác kiểm toán doanh nghiệp, kiểm toán nhà nước một cách chính xác và đầy đủ nhất. Thêm vào đó, kiểm toán viên còn phải theo dõi các quy định về kiểm toán được khai thác và sử dụng như thế nào? Nếu bạn cũng đang thắc mắc về vấn đề này và muốn tìm lời giải đáp thì có thể phần nội dung tiếp theo sẽ vô cùng hữu ích với bạn đấy. 

Việc làm kiểm toán tại Hà Nội

4. Hồ sơ kiểm toán được khai thác và sử dụng như thế nào? 

Căn cứ theo nghị định số 17 của Chính Phủ vào năm 2024 tại điều 19 trong nghị định này có quy định rõ về các trường hợp được phép khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán cụ thể như sau: 

Trường hợp thứ nhất: Căn cứ theo quy định tại điều 43 trong luật kiểm toán độc lập thì hồ sơ kiểm toán được khai thác và sử dụng trong trường hợp: Người có thẩm quyền tại các doanh nghiệp kiểm toán ra quyết định về việc khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán. Hoặc người có thẩm quyền thuộc các doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam ra quyết định về việc khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán. 

Trường hợp thứ hai: Hồ sơ kiểm toán được khai thác và sử dụng khi có yêu cầu của các cơ quan thẩm quyền nhà nước theo quy định của pháp luật. Cụ thể, các cơ quan có thẩm quyền đó là: Tòa án Nhân Dân, cơ quan có thuộc Viện Kiểm Sát Nhân Dân, các cơ quan như Cơ quan Điều Tra, Thanh Tra, cơ quan Kiểm Toán Nhà Nước, các cơ quan trong Bộ Tài Chính và Bộ Tài Chính và các tổ chức khác có liên quan. 

Trường hợp thứ ba cho việc khai thác và sử dụng hồ sơ kiểm toán đó là: Khi có yêu cầu của các cơ quan điều tra trong việc cung cấp và thu thập thêm các thông tin về việc kiểm tra chất lượng kiểm toán, và các trường hợp khác trong hoạt động kiểm toán doanh nghiệp như là khiếu nại, tranh chấp có liên quan đến kiểm toán. 

5. Hồ sơ kiểm toán và các yếu tố có thể gây ảnh hưởng

Trong quá trình thực hiện hồ sơ kiểm toán có thể hồ sơ kiểm toán sẽ bị ảnh hưởng bởi một số các yếu tố sau tác động: 

- Mục đích của doanh nghiệp trong việc thực hiện hồ sơ kiểm toán và nội dung của hồ sơ kiểm toán. 

- Báo cáo kiểm toán và hình thức thực hiện hồ sơ kiểm toán. 

- Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của khách hàng và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh đó. 

- Thực trạng và bản chất của hệ thống kế toán kiểm soát nội bộ và kiểm toán. 

- Các yếu tố các phương pháp được sử dụng trong quá trình kiểm toán và các kỹ thuật được sử dụng trong quá trình kiểm toán. 

- Cách làm việc của người hướng dẫn, người kiểm tra và người rà soát các cuộc kiểm toán. Cụ thể đó có thể là trợ lý của kiểm toán viên hoặc các cộng tác viên kiểm toán sẽ có phong cách làm việc khác nhau. Đó cũng chính là một trong những yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình làm việc của kiểm toán viên. 

Đó là toàn bộ các yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các cuộc kiểm toán mà bạn có thể tham khảo. Như vậy, để có thể hoàn thành được hồ sơ kiểm toán thì đòi hỏi phải có một quy trình làm việc một cách rõ ràng, chi tiết. 

Đặc biệt, để thực hiện các thông tin trong hồ sơ kiểm toán một cách chính xác nhất thì kiểm toán viên phải thực hiện các nội dung trên theo đúng quy định của pháp luật, theo sát các nội dung quy định về hồ sơ kiểm toán. 

Hồ sơ kiểm toán là một trong những công cụ và đồng thời là phương tiện để có thể doanh nghiệp có thể dựa vào đó thực hiện nghĩa vụ với pháp luật trong việc báo cáo tài chính. Thông qua hồ sơ kiểm toán nhà nước cũng có thể nắm được tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng tài chính của  doanh nghiệp đang ở mức độ như thế nào? 

Tuyển dụng việc làm

Như vậy thông qua bài viết hồ sơ kiểm toán được trình bày một cách chi tiết và cụ thể nhất trong bài viết, hy vọng những thông tin gợi ý trong bài viết đã mang đến cho bạn những gợi ý hữu ích nhất. Qua đó bạn có thể áp dụng một cách nhuần nhuyễn các thông tin trên vào trong chính việc kiểm toán và hoàn thiện hồ sơ kiểm toán của mình.