Hướng dẫn hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư

1. Tìm hiểu chung về các khoản dự phòng bảo hành

1.1. Các khoản dự phòng bảo hành

Trước khi tìm hiểu về cách hạch toán chi phí bảo hành, các bạn sẽ cần nắm rõ được một số thông tin liên quan đến các khoản dự phòng bảo hành. Cụ thể hiện nay có 4 tài khoản cấp 2 bao gồm:

- Tài khoản 3521 – đây là tài khoản dự phòng về bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng bảo hành sản phẩm, số lượng của sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ trong thời kỳ nhất định.

- Tài khoản 3522 – đây là tài khoản dự phòng bảo hành công trình xây dựng. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng bảo hành công trình xây dựng đối với các công trình và hạng mục đã hoàn thành, đã bàn giao lại trong thời kỳ nhất định.

- Tài khoản 3523 – đây là tài khoản dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về số dự phòng cần phải trả cho các hoạt động tái cơ cấu doanh nghiệp như là chi phí di dời các địa điểm, chi phí hỗ trợ cho người lao động,…

- Tài khoản 3524 – tài khoản dự phòng phải trả khác. Tài khoản này sẽ được sử dụng để phản ánh về các khoản dự phòng cần phải trả khác theo như quy định của pháp luật bên cạnh 3 tài khoản đã được nêu trên. Ví dụ như là chi phí cho tài nguyên môi trường, chi phí khôi phục, hoàn trả mặt bằng, chi phí thu dọn, dự phòng trợ cấp thôi việc,…

Xem thêm: ACCA là gì? Định hướng sự nghiệp nên học ACCA hay CIMA

1.2. Một số lưu ý liên quan đến các khoản dự phòng bảo hành

Riêng đối với các tài khoản dự phòng bảo hành này thì kế toán viên sẽ cần lưu ý về một số vấn đề như sau:

- Khi lập dự phòng phải trả thì doanh nghiệp sẽ được ghi nhận vào chi phí cho quản lý doanh nghiệp.

- Đối với những khoản dự phòng phải trả liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa thì sẽ được ghi nhận vào chi phí bán hàng.

- Các khoản dự phòng phải trả liên quan đến chi phí bảo hành công trình xây lắp sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất chung.

- Các khoản dự phòng phải trả sẽ được lập tại thời điểm lập báo cáo về tài chính. Trường hợp mà số dự phòng phải trả càn lập ở kỳ kế toán này lại lớn hơn so với kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch đó sẽ được ghi nhận vào chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Còn trường hợp mà số dự phòng phải trả ở kỳ này nhỏ hơn so với kỳ trước thì số chênh lệch này sẽ được hoàn nhập ghi giảm chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của kỳ đó.

- Riêng với dự phòng phải trả bảo hành công trình xây lắp thì sẽ được lập cho từng công trình và thực hiện ở cuối kỳ kế toán năm hoặc là giữa niên độ. Đối với trường hợp số dự phòng phải trả về để bảo hành công trình xây lắp lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch đó sẽ được hoàn nhập ghi vào tài khoản 711 – tài khoản thu nhập khác.

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết

2. Cách hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư

2.1. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Cách để hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa sẽ được thực hiện như sau:

Trường hợp 1

Trường hợp mà doanh nghiệp bán hàng cho khách có kèm theo các giấy tờ bảo hành để sửa chữa khi bị hỏng hóc do lỗi từ nhà sản xuất, được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hóa thì các doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí bảo hành dựa trên số lượng của các sản phẩm đã xác định là tiêu thụ trong thời kỳ đó.

Và khi lập dự phòng cho các chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã được bán ra thì sẽ hạch toán nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 3521 – tài khoản dự phòng phải trả.

Trường hợp 2

Trường hợp có phát sinh các khoản chi phí liên quan đến vấn đề bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã được lập ra từ ban đầu như là các chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công, khấu hao tài sản cố định, chi phí các dịch vụ mua ngoài,… thì việc hạch toán chi phí bảo hành sẽ được thực hiện theo các trường hợp sau:

- Nếu như không có bộ phận độc lập về bảo hành các sản phẩm, hàng hóa thì việc hạch toán chi phí bảo hành sẽ là:

+ Khi phát sinh các khoản chi phí có liên quan đến vấn đề bảo hành các hàng hóa, sản phẩm thì ghi nợ tài khoản 621, 622, 627,…, nợ tài khoản 133 – tài khoản VAT được khấu trừ, có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 311, 334, 338,…

+ Cuối kỳ, khi kết chuyển chi phí bảo hành cho các sản phẩm, hàng hóa thực tế phát sinh trong kỳ thì sẽ ghi là nợ tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, có các tài khoản 621, 622, 627,…

+ Khi sửa chữa, bảo hành các sản phẩm, hàng hóa hoàn thành và bàn giao cho khách hàng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

- Còn trường hợp nếu như có bộ phận độc lập về bảo hành các sản phẩm, hàng hóa, số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành liên quan đến chi phí sản phẩm, hàng hóa sau khi hoàn thành, bàn giao cho khách hàng sẽ ghi là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 336 – tài khoản phải trả nội bộ.

Xem thêm: Chi phí cơ hội là gì? Tại sao bạn không nên bỏ qua chi phí cơ hội

Trường hợp 3

Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định chính xác về số dự phòng bảo hành của sản phẩm, hàng hóa cần phải trích lập.

- Trường hợp có số dự phòng cần lập ở kỳ này mà lớn hơn kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch này sẽ ghi là nợ tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng, có tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả.

- Trường hợp mà số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn so với kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch này sẽ hoàn nhập và ghi giảm chi phí là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, có tài khoản 641 – tài khoản chi phí bán hàng.

2.2. Hạch toán chi phí bảo hành công trình xây dựng

Đối với việc hạch toán chi phí bảo hành công trình xây dựng thì việc hạch toán chi phí này sẽ được thực hiện theo các trường hợp sau:

Trường hợp 1

Vấn đề trích lập dự phòng bảo hành công trình được thực hiện dành cho từng công trình, hạng mục đã hoàn thành và bàn giao trong kỳ. Khi đó đã xác định được số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng thì sẽ ghi là nợ tài khoản 627 – tài khoản chi phí sản xuất chung, có tài khoản 252 – tài khoản dự phòng phải trả.

Trường hợp 2

Khi mà phát sinh những tài khoản chi phí có liên quan đến các khoản dự phòng phải trả về bảo hành các công trình xây dựng đã lập ra ban đầu như các chi phí về nhân công trực tiếp, chi phí về khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu,… thì sẽ phân chia theo từng trường hợp cụ thể sau:

- Trường hợp các doanh nghiệp tự thực hiện bảo hành công trình xây dựng:

+ Đối với các khoản phát sinh về chi phí liên quan đến vấn đề bảo hành sẽ ghi nợ các tài khoản 621, 622, 627,…, nợ tài khoản 133 – tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

+ Cuối kỳ, khi kết chuyểnNhững chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong thời kỳ sẽ được ghi nợ vào tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, bao gồm các tài khoản 621, 622, 627,...

+ Đối với việc sửa chữa bảo hành cho các công trình đã hoàn thành và bàn giao cho khách hàng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 632 – tài khoản giá vốn bán hàng, có tài khoản 154 – tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Việc làm xây dựng

- Trường hợp doanh nghiệp giao cho các đơn vị trực thuộc hoặc là thuê bên ngoài để thực hiện việc bảo hành cho công trình xây dựng thì sẽ ghi nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, nợ tài khoản 632 – tài khoản giá vốn bán hàng, có các tài khoản 331, 336,…

Trường hợp 3

Đối với trường hợp hết thời hạn bảo hành cho các công trình xây dựng thì nếu công trình không cần phải bảo hành hay số dự phòng phải trả liên quan đến bảo hành công trình lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch đó sẽ cần phải hoàn nhập và ghi là nợ tài khoản 352 – tài khoản dự phòng phải trả, có tài khoản 711 – tài khoản thu nhập khác.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư hiện nay. Mong rằng những thông tin trong bài viết này sẽ mang lại ích lợi và hỗ trợ cho các kế toán viên trong việc thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong công việc của họ.

Xem thêm: Định khoản kế toán là gì? Mẹo làm nhanh và hiệu quả như thế nào