Trợ lý giám đốc - vị trí của một người hoàn hảo suốt 16 tiếng

1. Trợ lý giám đốc - vị trí đòi hỏi yêu cầu cao

Tại sao tôi lại nói trợ lý giám đốc (admin assistant) là vị trí của một người hảo suốt 16 tiếng. Bởi lẽ với một nhân viên văn phòng bạn sẽ có 8 tiếng một ngày để làm việc, 8 tiếng để giải trí và phục vụ cuộc sống riêng của bạn và 8 tiếng để ngủ. Thế nhưng chúng ta có thể thấy rằng với một người trợ lý họ gần như phải tức trực điện thoại 24/7 bao gồm cả ngoài giờ hành chính.

1.1. Thời gian 8 tiếng làm việc chuẩn chỉnh ở công ty

1.1.1. Phù trợ cho Giám đốc

Trợ lý Giám đốc tưởng chừng như không có vị trí gì nổi bật trong các doanh nghiệp hay như nhiều người cho rằng đây là chân “sai vặt”, “chạy việc” của cấp trên nhưng không, họ giữ một vai trò quan trọng đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công ty – cánh tay phải đắc lực của các vị Giám đốc. Dưới đây sẽ là mô tả công việc trợ lý giám đốc:

Các trợ lý chính là những người phù trợ cho Giám đốc, hỗ trợ họ trong hầu hết tất cả các công việc thuộc lĩnh vực của doanh nghiệp như:

• Quản lý dự án đang và sẽ diễn ra theo đúng chiến lược và kế hoạch
• Lập kế hoạch quản lý nguồn tài chính và theo dõi luồng tiền ra vào của công ty
• Quản lý hệ thống nhân sự cụ thể qua các phòng ban, nhóm và làm việc trực tiếp với quản lý của các phòng ban đó
• Thực hiện và phát triển các sáng kiến kinh doanh của khách hàng
• Đề xuất bán hàng và làm việc trực tiếp với Giám đốc phân phối sản phẩm để quản lý các khoản chi phí đầu vào
• Làm việc và thỏa thuận với các đơn vị quảng cáo nhằm phát triển các chiến lược marketing có hiệu quả nhất
• Giám sát chương trình tiếp thị và bán hàng của các đơn vị bán hàng sản phẩm
• …

Có thể nói, các trợ lý chính là trợ lý đắc lực của các Giám đốc hiện nay trong tất các doanh nghiệp lớn nhỏ.

1.1.2. Tạo mối quan hệ với đối tác

Bên cạnh đó, các trợ lý Giám đốc còn giúp doanh nghiệp có được các quan hệ tốt với đối tác bởi họ chính là người thay mặt và đại diện cho doanh nghiệp tham dự các buổi ký kết hợp đồng làm ăn giữa hai bên cũng như có trách nhiệm thương thảo hợp đồng với đối tác. Trợ lý sẽ chuẩn bị mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác hay trong các cuộc họp nội bộ thì phải ghi lại nội dung cuộc họp, cách viết biên bản sự việc thì mỗi công ty sẽ có yêu cầu khác nhau nhưng đầu mục chính vẫn là chung.

Nếu bạn là một người trợ lý giỏi, bạn cần phải biết được những thế mạnh và hạn chế của doanh nghiệp để đạt được hợp đồng có giá trị mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình nhiều nhất có thể. Dựa trên điều này, bạn cần phải nắm rõ các điều sau:

• Các điều khoản về hợp đồng ký kết trong kinh doanh
• Các đặc điểm của đối tác mình muốn ký kết (sản phẩm, thương hiệu, nhu cầu, mong muốn,…)
• Luật pháp quy định về kinh tế và hợp đồng kinh tế
• Các giá trị hợp đồng mang lại
• Những yêu cầu của bên đối tác có phù hợp với doanh nghiệp của bạn và bên bạn có đáp ứng được không
• …

Từ những điều trên, các trợ lý phải làm sao vừa ký kết được hợp đồng thành công nhất, vừa tạo được sự hợp tác vui vẻ, hòa nhã giữa bên doanh nghiệp của bạn và doanh nghiệp là đối tác.

Việc làm Thư ký - Trợ lý tại Hà Nội

1.1.3. Xử lý các giấy tờ hành chính

Cũng tương tư các vị trí thư ký, các trợ lý Giám đốc cũng có vai trò và nhiệm vụ lo liệu và xử lý các giấy tờ thủ tục. Nếu thư ký xử lý chủ yếu về các giấy tờ đơn giản, kế hoạch, các buổi họp, lịch hẹn cho Giám đốc thì trợ lý – cánh tay đắc lực lại phụ trách chủ yếu về những loại giấy tờ hành chính quan trọng trong công việc. Ví dụ thư mời hợp tác bằng tiếng Anh hoặc mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là trợ lý phải chuẩn bị để gửi đối tác.

Có thể nói, các trợ lý Giám đốc chắc chắn nhận được sự tin tưởng cao từ phía các nhà quản lý, lãnh đạo nên họ có trách nhiệm cũng như có quyền được tiếp cận các thông tin được coi là bí mật của doanh nghiệp dựa trên việc đảm nhận các hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính. Đôi khi trợ lý cũng là tham mưu cho giám đốc, xem xét các cuộc hợp tác làm ăn, có thể chuẩn bị và gửi thư từ chối hợp tác kinh doanh với những đối tác không hợp về tiêu chí cùng kinh doanh.

Để có thể làm tốt các nhiệm vụ, công việc liên quan tới giấy tờ hành chính, trợ lý Giám đốc cần kết hợp tốt với bộ phận phòng ban hành chính – nhân sự của công ty để cùng làm việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

1.1.4. Quản lý nhân lực chung

Nếu như phòng ban hành chính – nhân sự phụ trách chính về nguồn nhân lực nói chung của một doanh nghiệp thì các ban lãnh đạo, hay đại diện nắm quyền lực quản lý, giám sát các hoạt động về nhân lực lại thuộc về trợ lý Giám đốc. Họ có vai trò quản lý nhân lực chung thay cho Giám đốc và báo cáo lại cho Giám đốc dưới các bảng biểu phân tích và thống kê năng suất của nhân viên cấp dưới nhằm đề xuất các mức chi phí là tiền lương, tiền hoa hồng và chế độ đãi ngộ tốt hơn cho nhân viên cũng như các chế độ tuyển dụng và cắt giảm nguồn nhân lực.

Để có thể làm tốt các công việc này, trợ lý Giám đốc cần phải kết hợp tốt với bộ phận phòng ban nhân sự của công ty để làm việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

1.1.5. Chống tham ô

Thực trạng tham ô hiện nay là một tình trạng tiêu cực phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ. Hành động này dẫn tới thất thoát các nguồn tài chính của doanh nghiệp và để có thể kiểm soát được các dòng tiền, các nhà quản lý lãnh đạo công ty cần phải nắm rõ được các khoản chi tiêu một cách chặt chẽ. Và vị trí trợ lý Giám đốc cũng đảm nhận vai trò này nhằm hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo.

Việc chống tham ô vì thế mà cần phải làm sát sao và chặt chẽ hơn cũng như được khuyến khích phổ biến hơn ở các doanh nghiệp, công ty. Các trợ lý Giám đốc cần phải nắm rõ được hoạt động của các nhân viên cũng như dòng tiền ra vào của doanh nghiệp để kiểm soát nguồn tài chính một cách hiệu quả nhất.

Việc làm Thư ký - Trợ lý tại Hồ Chí Minh

1.2. Thời gian 8 tiếng theo sát tỉ mỉ ở nhà

8 tiếng luôn là mức thời gian dành cho tất cả các nhân viên làm việc tại công ty và doanh nghiệp, không tính thời gian tăng ca và làm ngoài giờ. Tuy nhiên, đối với các trợ lý Giám đốc, những cánh tay đắc lực của Giám đốc – người mà có thể nói luôn vận động đầu óc kinh doanh mọi lúc mọi nơi, thì họ có vai trò và thời gian làm việc nhiều hơn cả. Đó chính là 8 tiếng theo sát tỉ mỉ ở nhà, thậm chí là hơn. 

Ngày nay, với sự phát triển hiện đại của công nghệ internet, mọi nhân viên ngoài việc làm việc trực tiếp tại các doanh nghiệp, công ty thì có thể làm việc trực tuyến online tại nhà thông qua các công cụ internet như: trang tính, tài liệu doc, gmail, facebook,… Các trợ lý Giám đốc sẽ phụ trách việc hoàn thành các hồ sơ về dự án, tài chính, nhân sự và các hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ cho Giám đốc.

Tuyển trợ lý giám đốc

2. Kỹ năng yêu cầu đối với trợ lý Giám đốc

2.1. Bằng cấp và chứng chỉ

Mọi trợ lý Giám đốc đầu vào đều được yêu cầu rất cao về cả chuyên môn lẫn kĩ năng. Đa số các trợ lý Giám đốc đều phải có bằng cử nhân ngành tài chính quốc tế khi bắt đầu công việc.

Theo thống kê, có rất nhiều các trợ lý Giám đốc sau quá trình theo học và làm việc tại nước ngoài với rất nhiều năm kinh nghiệm về nước và ứng tuyển vào các vị trí này.

Ngoài yếu tố về bằng cấp, các ứng viên ứng tuyển vị trí trợ lý Giám đốc cần phải có thêm các loại chứng chỉ quốc tế khác như: chứng chỉ tiếng Anh (chủ yếu là IELTS), chứng chỉ các ngôn ngữ khác, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ACCA,… với trình độ tốt:

- Tiếng Anh lưu loát, giao tiếp thành thạo với người nước ngoài, thậm chí là có khả năng nói về những tiếng Anh chuyên môn.

- Kĩ năng tin học thành thạo, hiểu biết sâu rộng và có khả năng làm việc trên các phần mềm, ứng dụng cơ bản của tin học như Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…

- Am hiểu về công nghệ internet và các ứng dụng thương mại điện tử

2.2. Kỹ năng mềm

Giỏi chuyên môn là tốt nhưng chưa chắc đã là chìa khóa dẫn tới sự thành công tuyệt đối. Ngoài các trình độ kiến thức chuyên môn, các trợ lý Giám đốc cần phải có đầy đủ và trau chuốt các kỹ năng mềm bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử là quan trọng nhất
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng và thương thảo hợp đồng, thuyết phục đối tác
• Kỹ năng thích nghi và ứng biến trước sự thay đổi của hoàn cảnh
• Kỹ năng thuyết trình
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng làm việc độc lập, cá thể
• Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động theo kế hoạch đó
• …

Như vậy, một trợ lý Giám đốc giỏi ngoài việc có kiến thức chuyên môn tốt đạt mức giỏi trở lên thì cần phải nắm rõ và thành thạo ở mức tự tin các kỹ năng mềm như trên.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô và tên tuổi càng lớn, càng nổi tiếng, các ứng viên ứng tuyển vị trí trợ lý Giám đốc càng phải đáp ứng được tất cả các yêu cầu tuyển dụng trợ lý của nhà tuyển dụng.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

2.3. Nghiệp vụ chuyên môn

Các trợ lý Giám đốc là những người rất giỏi các nghiệp vụ chuyên môn. Có thể kể tới một số nghiệp vụ chuyên môn chính và chủ yếu đối với họ chính là:

• Nghiệp vụ kinh doanh thị trường
• Nghiệp vụ sản xuất và phân phối hàng hóa
• Nghiệp vụ marketing sản phẩm
• Nghiệp vụ xây dựng các chiến lược quản lý dự án
• Nghiệp vụ quản lý nhân sự
• Nghiệp vụ quản lý dòng tiền, tài chính của doanh nghiệp
• Nghiệp vụ giám sát năng suất KPI của nhân viên và các hoạt động tuyển dụng, cắt giảm nhân sự
• …

Một nhà trợ lý Giám đốc có chuyên môn giỏi, có các kỹ năng mềm thành thạo còn cần phải trau dồi các nghiệp vụ chuyên môn tốt cho bản thân nhằm hỗ trợ tích cực cho Giám đốc, đồng thời đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2.4. Phong thái làm việc

Phong thái làm việc cũng là một điều quan trọng mà các trợ lý Giám đốc cần phải lưu tâm và chú ý tới trong suốt quá trình làm việc của mình. Một nhân viên giỏi, một trợ lý giỏi nhưng cũng phải có phong thái làm việc tốt mới được trọng dụng.

Người xưa có câu: “Chữ tâm phải đi liền với chữ tài”. Người có tài mà không có tâm thì cũng không có ý nghĩa và ngược lại. Chính vì vậy, các trợ lý Giám đốc cần phải tạo cho mình một phong thái làm việc chuyên nghiệp như:

Nguyên tắc đúng giờ: trợ lý Giám đốc luôn luôn phải làm việc đúng giờ, thậm chí là tới sớm hơn ít nhất 5 phút để có thể chuẩn bị tốt nhất cho bản thân, đặc biệt là các lịch hẹn với đối tác

Phong thái làm việc tự tin và chủ động: các trợ lý Giám đốc có thể nói chỉ đứng dưới vị trí Giám đốc và chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động của công ty. Vì thế, bạn luôn phải tự tin làm việc, chủ động làm việc và tránh để cho người khác nhắc nhở hay phàn nàn về thái độ và phong thái làm việc của bạn.

Tìm việc nhanh

Khả năng chịu đựng áp lực công việc: đây là một vị trí có nhiều cơ hội việc làm Quảng Ngãi tốt nhưng bù lại rất áp lực. Do đó, bạn cần phải chịu đựng được các áp lực trong công việc cũng như có những cách khắc phục và tránh để các áp lực hay cảm xúc ảnh hưởng tới năng suất công việc của mình.