KPI Logistics và những thành tố đánh giá KPI Logistics

1. Tầm quan trọng của KPI Logistics với các doanh nghiệp

Trong nền kinh tế hiện đại, logistics là một ngành công nghiệp vô cùng tiềm năng đóng góp nhiều vào sự phát triển của các doanh nghiệp. Hoạt động logistics từ các doanh nghiệp chuyên môn phân hóa tập trung vào logistics đến những phòng ban phụ trách logistics trong các doanh nghiệp đều rất được chú trọng. 

Chính vì vậy, để đánh giá và đo lường năng lực vận hành logistics các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng KPI Logistics như 1 thang đo để tự kiểm tra, xem xét. Việc kiểm soát KPI Logistics chính là một cách hiệu quả để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ở mức tối đa cũng như có những điều chỉnh kịp thời nhất. 

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều hướng tới xây dựng một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh. Chính vì vậy việc phát huy năng lực kiểm soát năng suất hoạt động Logistics sẽ hỗ trợ họ rất nhiều không chỉ trong việc điều hành chuỗi cung ứng mà cả những hoạt động khác như: chăm sóc khách hàng, kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng tiến trình logistics ngược…

Chính từ những lý do này, các doanh nghiệp cung ứng sản phẩm và các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics đều phải xây dựng một bộ kiểm soát năng suất của hoạt động logistics - KPI Logistics.

Xem thêm: Lương KPI có phải đóng BHXH và những thông tin liên quan

2. Những thành tố cần quan tâm khi đánh giá KPI Logistics

Để đánh giá hoạt động logistics của một doanh nghiệp, chúng ta phải dựa trên 3 tiêu chí: thời gian - chi phí và độ hài lòng của khách hàng. Đây chính là 3 yếu tố nòng cốt để biến khách hàng tiềm năng, khách hàng mới thành khách hàng trung thành mà các doanh nghiệp cần chú ý. 

2.1. Thành tố về thời gian 

2.1.1. Thời gian giao hàng

Nhiều người dễ bị nhầm lẫn thời gian giao hàng và thời gian vận chuyển. Tuy nhiên thời gian giao hàng là thời gian mà người bán giao hàng từ kho, chi nhánh cho đơn vị vận chuyển đưa đến tay người nhận. 

Thời gian giao hàng càng nhanh càng thể hiện được sự chuyên nghiệp và chuẩn bị sẵn sàng của đơn vị vận chuyển. Thêm vào đó sự thỏa mãn của khách hàng cũng được đẩy lên cao hơn. 

2.1.2. Thời gian vận chuyển 

Thời gian vận chuyển được tính là thời gian đơn hàng được giao đúng với khoảng thời gian ước tính. Đơn cử khi bạn đặt hàng trên các sàn thương mại điện tử, bạn sẽ được thông báo hàng sẽ được giao đến trong khoảng từ ngày - đến ngày. 

Khi xem xét KPI của mảng này, doanh nghiệp sẽ nắm được những nguy cơ rủi ro có thể xảy đến, những khúc mắc đã hoặc sẽ xảy ra khi thực hiện đơn hàng. Nếu thời gian giao hàng cách quá xa so với thời gian ước tính, bạn sẽ phải chuẩn bị các biện pháp khắc phục phù hợp để cải thiện tình trạng này trong tương lai cũng như không tái diễn lại nữa. 

Công thức tính KPI thời gian giao hàng:

Tỷ lệ giao hàng đúng giờ = Tỷ lệ đơn hàng được giao đúng hẹn + Số đơn hàng

2.2. Thành tố về chi phí

Việc giảm chi phí vừa cả doanh nghiệp tiết kiệm vừa giúp khách hàng được hưởng dịch vụ tốt với chi phí phải chăng. Để tính cách thành tố về chi phí, chúng ta sẽ dựa trên chi phí vận chuyển - kho bãi và chi phí xử lý khi hàng hóa tồn kho.

2.2.1. Chi phí vận chuyển 

Chi phí vận chuyển được tính bằng tổng các chi phí liên quan đến đơn hàng. Ví dụ: Hàng hóa A đến tay khách hàng mất 5 đồng chi phí vận chuyển, nhưng trên đường đi do gặp sự cố hàng hóa A bị hỏng -> Khách hàng yêu cầu đổi trả. Lúc này chi phí vận chuyển sẽ bị đội lên và hàng hóa sẽ vào dòng logistics ngược. 

Với mục tiêu tối thiểu chi phí vận chuyển nhưng lại giao hàng tối đa nhất, doanh nghiệp sẽ phải đưa ra những quyết định về kho bãi, giao hàng bằng những phương tiện vận chuyển được nhiều hơn hoặc thiết lập khung đường vận chuyển ngắn nhất. 

2.2.2. Chi phí kho bãi

Chi phí kho bãi được tính bằng cả không gian lưu trữ lần thời gian lưu trữ. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa càng được tiêu thụ nhanh thì càng tốn ít chi phí về kho bãi. 

Bên cạnh đó, đây là chi phí liên quan đến nhân công: sắp xếp hàng hóa, kiểm soát hàng hóa và chi phí khấu hao các máy móc quản lý hàng hóa. 

2.2.3. Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho sẽ giảm về tối thiểu khi hàng hóa của bạn đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng và có lượt mua càng cao càng tốt. 

Để tính chi phí tồn kho, ta lấy doanh số / số hàng tồn trung bình trong 1 thời điểm.

2.3. Thành tố về độ hài lòng của khách hàng

2.3.1. Đặt hàng chính xác

Tỷ lệ đặt hàng càng chính xác bao nhiêu thì số điểm đơn vị logistics nhận được trên thước đo về chuỗi cung ứng sẽ càng cao bấy nhiêu. 

Các khách hàng hằn sẽ không thể nào hài lòng khi đặt món hàng A nhưng lại bị giao nhầm sang món hàng B, đặc biệt là những hàng hóa có giá trị cao như: đồ điện tử hoặc mỹ phẩm,... Để tính tỷ lệ đặt hàng chính xác, ta lấy số đơn hàng hoàn hảo / số đơn hàng đã giao.

Có thể nói, tỷ lệ này càng cao bao nhiêu thì doanh nghiệp càng được hưởng lợi bấy nhiêu. Vì những vấn đề khiếu nại hoàn hàng, những đánh giá xấu của khách hàng trên mạng xã hội sẽ đem lại rất nhiều hậu quả về lâu dài, thêm vào đó là mức phí giao hàng sẽ bị đội lên vô cùng đắt đỏ. 

2.3.2. Số lượng đơn hàng vận chuyển

Đây cũng là một trong những con số rất đáng quan tâm. Tuy nhiên để ước lượng được những con số này bạn phải có thời gian tìm hiểu kỹ về nhu cầu tiêu dùng, đặt hàng của khách hàng trong từng khoảng thời gian nhất định trong năm. 

Số lượng đơn hàng vận chuyển ra khỏi kho càng lớn đồng nghĩa với việc chúng sẽ sớm đến tay khách hàng và đảm bảo được sự hài lòng trong trải nghiệm của khách. 

2.3.3. Độ chính xác trong tồn kho

Số hàng tồn kho và số hàng trong dữ liệu lưu trữ phải khớp với nhau hoặc chỉ có độ lệch nhỏ nhất có thể. Trường hợp xấu 2 con số này lệch nhau sẽ gây ra rất nhiều hậu quả cho cả doanh nghiệp lẫn đơn vị cung ứng kho bãi. Đặc biệt ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. 

Để tính độ chính xác, ta lấy: dữ liệu hàng tồn kho / số hàng tồn kho thực tế

Để độ chính xác tồn kho đạt mức cao nhất doanh nghiệp phải thường xuyên rà soát, kiểm tra số lượng hàng và đối chiếu với dữ liệu. 

3. Những phương án kiểm soát KPI Logistics

Để kiểm soát KPI Logistics hiện các doanh nghiệp đã áp dụng rất nhiều biện pháp, một trong số đó là những phần mềm đánh giá KPI. Với những phần mềm này, doanh nghiệp sẽ hạn chế được sai số, độ lệch trong công việc cũng như kiểm soát được nhân viên tham gia hoạt động logistics. 

Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, những phần mềm tích hợp vào các thiết bị điện tử như điện thoại. máy tính là một giải pháp tính KPI tiết kiệm, tiện lợi cũng như nhanh chóng hơn so với sử dụng sức người hoặc các máy móc riêng. 

Bên cạnh KPI logistics, chúng tôi cũng có rất nhiều bài viết về chủ đề KPI của các công việc khác. Nếu bạn quan tâm đến chủ đề KPI và muốn tìm hiểu các tính KPI của những ngành nghề khác, hãy theo dõi trang blog timviec365.vn của chúng tôi để cập nhật thường xuyên nhé. Hẹn gặp lại bạn đọc trong những bài viết tiếp theo!