Cách xây dựng tiến trình KPI Sale hiệu quả và mang lại lợi nhuận cao

1. Vai trò của việc áp KPI Sale

Sale là những người đóng vai trò quan trọng trong công tác bán hàng của doanh nghiệp, công ty. Nhờ Sale mà doanh nghiệp tiếp cận được nhiều nguồn khách hàng, tìm kiếm được các khách hàng tiềm năng, phát triển sản phẩm trên thị trường và được nhiều người biết tới.

Vì vậy, để tiếp viên Bán hàng làm việc hiệu quả và dễ dàng đánh giá khả năng làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân viên, các quản lý cần thiết lập chỉ số KPI Bán hàng cho nhân viên của họ.

Tùy thuộc vào mô hình doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm thì mỗi doanh nghiệp sẽ có cách áp KPI khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì các doanh nghiệp đều có thể xây dựng KPI cho nhân viên Sale theo các mục dưới đây.

2. Bí quyết xây dựng KPI Sale hiệu quả

Để xây dựng được KPI và các nhân viên Sale có thể hoàn thành tốt, bạn cần đưa ra các mức áp KPI hợp lý và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

2.1. Các chỉ tiêu KPI dành cho nhân viên Sale hot hiện nay

Dưới đây là một số chỉ tiêu dành cho nhân viên KPI giúp các nhà lãnh đạo đội ngũ nhân viên Sale thành công.

2.1.1. Theo dõi và tăng doanh thu từng tháng

Chỉ số này giúp bạn so sánh được hiệu quả doanh thu theo từng tháng, so sánh tháng mới với tháng cũ, tăng bao nhiêu phần trăm so với tháng cũ.

Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng doanh thu theo từng năm, tuy nhiên số lượng doanh thu của doanh nghiệp hầu như đều chênh lệch khá nhiều. Đặc biệt, trong thời điểm dịch bệnh hoành hành, nền kinh tế đang khó khăn, thì việc áp dụng KPI theo năm sẽ không thích hợp đối với các công ty mới thành lập hoặc thương hiệu chưa quá nổi bật trên thị trường.

Vì thế việc các doanh nghiệp áp KPI theo tháng cho nhân viên Sale sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát được doanh thu. Nếu tổng thu nhập giảm, các lãnh đạo trong công ty có thể dễ dàng phát hiện ra nguyên nhân và phát triển lại chiến lược bán hàng cho công ty.

Ngoài ra, việc tăng doanh thu theo từng tháng cũng giúp các nhân viên Sale phấn đấu và tạo nên động lực tăng doanh thu.

2.1.2. Theo dõi các tỉ số khách hàng tiềm năng

Biện pháp này giúp các doanh nghiệp dễ dàng nắm được số lượng khách hàng tiềm năng và đánh giá được mức độ làm việc của nhân viên Sale, cách họ chăm sóc khách hàng qua các cuộc gọi.

Qua việc xây dựng KPI này, các nhà quản lý cũng sẽ nắm được nhân viên nào bán hàng tốt và hiệu quả nhất? Đội ngũ nhân viên có thể hoàn thành chỉ tiêu là bao nhiêu phần trăm? Chỉ tiêu doanh thu của nhóm đó có cao hơn KPI hay quá thấp hay không?...

Bạn cũng có thể tính số khách hàng được chăm sóc bằng cách sử dụng tiêu chí tỷ lệ chăm sóc khách hàng với tỷ lệ mà doanh nghiệp muốn đạt được, áp dụng KPI cho đội ngũ nhân viên, cuối cùng là báo cáo KPI cho người phụ trách.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm KPI để tính khách hàng tiềm năng dễ dàng, cũng như có thể áp dụng KPI cho nhân viên nhanh chóng.

2.1.3. Tìm kiếm cơ hội bán hàng

Các nhân viên Sale cần có nhiệm vụ theo sát mọi tiến trình của khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể áp KPI cho nhân viên của mình bằng cách dựa trên số lượng khách hàng mà đội ngũ Sale tiếp cận được.

Nhân viên Sale có thể theo dõi sát sao và tạo thêm cơ hội bán hàng bằng cách dựa vào số lượng khách hàng đang nằm trong danh sách chờ xử lý, cũng như lựa chọn khách hàng nào có khả năng mua hàng để dành nhiều thời gian và công sức cho người đó hơn.

Các khách hàng tiềm năng sẽ có khả năng mua hàng cao hơn những khách hàng thông thường khác, bạn có thể áp dụng chỉ số này dựa vào độ lớn ước tính hợp đồng khi được ký kết giữa hai bên. Nhân viên Sale cần tìm hiểu cơ sở dữ liệu của khách hàng để lựa chọn những người có khả năng ký hợp đồng cao hơn.

2.1.4. Tỷ lệ chốt đơn cùng giá trị đơn hàng trung bình

Tỷ lệ chốt đơn hàng sẽ dựa trên số lượng đơn hàng đã chốt thành công so sánh với số lượng mà Sale đã báo trước đó. Khi đó, KPI Sale này rất có lợi trong việc để nhân viên theo đuổi cơ hội bán hàng đã xác định từ trước.

Nếu tỷ lệ chốt đơn quá thấp mà các hợp đồng báo giá gửi đi trước đó lại quá nhiều, khả năng có thể xảy ra là các leads đó không đủ chất lượng để trở thành khách hàng hoặc đội ngũ nhân viên của bạn dành quá nhiều thời gian để chốt hợp đồng cho khách hàng.

Đối với giá trị trung bình trong mỗi đơn hàng, các nhân viên Sale có thể xác định được các giá trị định lượng cho từng cơ hội tiềm năng. Bạn có thể tính giá trị đơn hàng bằng cách này để biết được số tiền mình thu được trong mỗi hợp đồng thành công là bao nhiêu.

2.1.5. Số lượng đơn hàng và số cuộc gọi cho từng nhân viên

Bạn sẽ dễ dàng tính được số lượng đơn hàng mà một nhân viên Sale có thể bán ra bằng cách này. KPI này rất có lợi trong việc xây dựng được hệ thống bán hàng hiệu quả và điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong công ty. Ví dụ tuy nhân viên A mất nhiều thời gian để có thể chốt được một hợp đồng nhưng có thể giữ chân khách hàng đó được lâu hơn.

Ngoài ra, việc áp KPI về cuộc gọi hoặc tin nhắn có từng nhân viên cũng giúp bạn biết được hiệu quả trong việc tiếp cận khách hàng của nhân viên đó. Phần này có thể chia thành các mục như cuộc gọi khách hàng nghe máy, cuộc gọi không nghe máy, các tin nhắn qua email đã mở, thời lượng cho từng cuộc gọi, mức độ quan tâm của khách hàng số lượng bán hàng thông qua các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn qua email.

2.2. Cách giúp Sales vượt KPI trong mỗi tháng

Nhân viên Sale cần thực hiện cho mình các bước, các kế hoạch để có thể mài dũa được bản thân, tiếp cận được nhiều khách hàng và tăng doanh thu hàng năm.

2.2.1. Sales cần lập cho mình kế hoạch dài hạn

Để có thể vượt KPI và thời gian đạt được KPI trước thời hạn mỗi tháng, nhân viên Sale cần có trong mình một kế hoạch dài hạn. Bạn nên lập kế hoạch cho cả năm làm việc và lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn. Mỗi tháng bạn cần phải hoàn thành số doanh thu dự kiến, nguồn khách hàng mới và các sản phẩm đã bán được.

Ví dụ như bạn bán sản phẩm đồ bơi dành cho mùa hè, thì cần đạt doanh thu nóng vào tháng 6, 7, 8 và có thể hạ nhiệt hơn vào tháng 11, 12. Quá trình lập kế hoạch giúp bạn tạo nên được sự nhất quán và ổn định doanh thu cho doanh nghiệp.

2.2.2. Đặt cho khách hàng các kỳ vọng về giảm giá sản phẩm

Bằng cách này, bạn có thể tạo ra những “miếng mồi ngon” để dụ dỗ các khách hàng tiềm năng hoặc các khách hàng mới, thu hút họ mua sản phẩm của bạn. Bạn có thể đưa ra các lời “mời chào” như: Sản phẩm sẽ giảm giá vào cuối tháng này, sản phẩm đang có chiết khấu giá cao vào đầu tháng hay số lượng giảm giá có hạn nên khách hàng cần ký hợp đồng nhanh chóng,...

Tuy vậy, bạn không nên trình bày sai sự thật thật về giá cả của sản phẩm. Nếu khách hàng phát hiện họ bị lừa, họ sẽ khó chịu và không muốn tiếp tục ký hợp đồng với bạn nữa.

2.2.3. Dành nhiều thời gian hơn cho các đơn hàng có khả năng

Bạn nên sử dụng phương pháp này để tiếp cận được những khách hàng có khả năng sẽ chốt đơn trong thời gian sắp tới. Khi bạn trông thấy những khách hàng có khả năng sẽ chốt đơn và là khách hàng tiềm năng, hãy dành nhiều thời gian hơn cho họ.

Nếu bạn thấy những khách hàng có khả năng đang tìm kiếm những dữ liệu về sản phẩm của bạn, hãy vận dụng ngay các kiến thức cũng kỹ năng bán hàng của mình để có thể bán các sản phẩm và hoàn thành KPI nhanh chóng.

Như vậy, các doanh nghiệp muốn áp KPI Sale cho nhân viên của mình thì cần xây dựng được các tiến trình để có thể tăng khả năng chốt đơn, tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu cùng lợi nhuận một cách cao nhất. Bên cạnh đó, các nhân viên Sale muốn vượt KPI thì cần biết cách lập kế hoạch, đặt cho khách hàng kỳ vọng và tìm kiếm được khách hàng tiềm năng. Một lưu ý rằng nếu bạn đã đạt được doanh thu vào giữa tháng, bạn không nên trì hoãn vì đây là giai đoạn thời gian chết, hãy cố gắng tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn nữa và vượt hơn 100% KPI nhé!

Xem thêm: Phương pháp xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh