Mẫu KPI nhân viên hành chính một trong chỉ số KPI cơ bản nhất

1. KPI nhân viên hành chính được hiểu như thế nào và có các chỉ số gì

1.1. KPI nhân viên hành chính được hiểu như thế nào

KPI nhân viên hành chính được gọi là chỉ số đo lường đánh giá về hiệu quả công việc của một nhân viên. Thông qua các chỉ số này thì nhà quản trị được đánh giá nhân viên của mình cứ thực hiện đúng với các yêu cầu mình đang đặt ra, nhân viên đó đạt được mục tiêu kinh doanh của cơ quan doanh nghiệp không?

Đối với mỗi công việc đều sẽ có các chỉ số KPI khác nhau và phòng hành chính cũng không ngoại lệ. Những chỉ số này bao gồm chỉ tiêu tuyển dụng, giấy tờ, đào tạo, thủ tục, tính toán bảng lương,..

Mọi khi cơ quan, doanh nghiệp đề ra KPI cho những hoạt động của từng nhân viên giúp cho tập thể hay cá nhân có thật nhiều động lực để cố gắng hơn trong cả quá trình làm việc về sau. KPI sẽ làm cho chúng ta ngày càng hiểu rõ một doanh nghiệp hay đơn vị kinh doanh, một cá nhân đang thực hiện công việc triển khai tốt đến đâu so với mục tiêu kế hoạch đã được vạch ra trước đó.

KPI đang được áp dụng cho nhiều mục tiêu khác nhau ví dụ như về quản lý hệ thống công việc của một nhóm hay một tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân riêng. Thường thường thì riêng mỗi vị trí đều sẽ có một bản mô tả công việc hay kế hoạch làm việc hàng tháng, nhà quản trị sẽ có thể áp dụng để đánh giá được kết quả thực hiện công việc của vị trí đó. Căn cứ dựa vào mức KPI của từng nhân viên, các nhà quản lý có thể xác định được về mặt: Cơ sở để xác định nội dung đào tạo, mức độ khen thưởng, cải thiện văn hoá doanh nghiệp.

1.2.  Một số chỉ số KPI quan trọng đối với nhân viên hành chính

Như đã nói ở vấn đề trên thì KPI của một nhân viên hành chính sẽ thuộc ba tiêu chí là tuyển dụng và đào tạo một số các chỉ tiêu khác. Dù vậy thì tùy vào các cơ quan, doanh nghiệp mà chỉ tiêu về KPI của từng nhân viên hành chính được áp dụng một cách hoàn toàn khác nhau.

1.2.1. Chỉ số tuyển dụng

Một trong các yếu tố quan trọng của nhân viên hành chính đó là công tác tuyển dụng cho cơ quan, doanh nghiệp. Những chỉ số tuyển dụng vào ngày này sẽ bao gồm các chi phí cũng như thời gian trung bình để có thể tuyển dụng được một nhân và lượng cv nhận được thông qua kênh tuyển dụng.

Để có thể tìm được ứng viên tiềm năng dành cho những vị trí của doanh nghiệp, nhân viên hành chính hầu như đều sử dụng các kênh tuyển dụng khác nhau ví dụ giới thiệu từ người quen biết, báo chí hay mạng xã hội, cũng có thể là các website tìm việc làm trực tuyến.

1.2.2.  Chỉ số đào tạo góp phần xây dựng KPI cho nhân viên hành chính

Đối với một nhân sự mới sau khi được nhà tuyển dụng vào doanh nghiệp sẽ phải trải qua cả quá trình đào tạo và làm quen với cách làm việc cũng như văn hóa trong doanh nghiệp. Chính vì vậy chỉ số đào tạo cũng là một phần không thể bỏ qua khi đánh giá KPI cho phòng nhân sự.

1.2.3. Một số chỉ số khác trong KPI của nhân viên hành chính

Công việc của một nhân viên hành chính là không chỉ tham gia vào quy trình đào tạo và tuyển dụng. Bên cạnh đó, còn làm thêm một số công việc khác trong doanh nghiệp như:

Công việc của nhân viên hành chính không chỉ tham gia qua quá trình đào tạo và tuyển dụng. Bên cạnh đó còn làm thêm một số công việc khác như: quản lý giấy tờ, sổ sách trong công ty, lên bảng lương và thực hiện các công tác lễ tân cho doanh nghiệp, quản lý tài sản chung của công ty, doanh nghiệp, quản lý các trang thiết bị, hồ sơ nhân sự của tất cả toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Những công việc phụ liên quan trực tiếp đến các công việc đã nêu ở phía trên, KPI cá nhân của nhân viên hành chính căn cứ dựa theo năng lực, hiệu quả làm việc.

Thái độ làm việc của các nhân viên hành chính trong công việc thực hiện chấp hành quy định của công ty ví dụ như: thời gian đi làm muộn hay về sớm, thời gian xin nghỉ phép…

Đa số cơ quan, doanh nghiệp mỗi năm thường tổ chức những buổi hội thảo, học tập trong nội bộ công ty, doanh nghiệp. Đây được coi là yếu tố được nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng làm tiêu chí đánh giá nhân viên trong công ty của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn thực hiện quy trình đánh giá KPI hiệu quả

2. Lợi ích của KPI dành cho nhân viên hành chính

Vấn đề đánh giá nhân viên qua mẫu KPI nhân viên hành chính có rất nhiều lợi ích như :

Thứ nhất mẫu KPI hành chính sẽ đo lường được mục tiêu của họ, nếu như cơ quan, doanh nghiệp của bạn muốn có được kết quả cụ thể đối với việc đào tạo nhân sự và cần phải đề ra KPI nhân sự hành chính. Từ đó, họ sẽ phải thực hiện các công việc cho những KPI đó. Nếu như công việc đạt hiệu quả thì cho thấy được sự thăng tiến và cũng ngược lại. Điều này sẽ góp phần dành cho nhân viên có mục tiêu phấn đấu trong công việc.

Có lợi ích thứ hai chính là việc sẽ tạo ra mẫu KPI cho phòng hành chính cũng được gọi là tạo ra môi trường học hỏi dành cho nhân viên.

Theo vấn đề đó, khi nhân viên sử dụng KPI bạn tạo nên một không khí học tập cùng liên tục cố gắng cho các nhân viên. Mọi khảo sát cũng chỉ ra rằng, việc tạo ra chỉ số KPI nhân sự có thể đưa các nhân viên lên một tầm cao mới hơn.

3. Những lưu ý trong việc xây dựng mẫu KPI cho nhân viên hành chính

Để có thể xây dựng về mẫu KPI nhân viên hành chính, cần lên kế hoạch mục tiêu rõ ràng rành mạch, luôn đảm bảo rằng các chỉ số KPIi mà bạn đưa ra đều có thể thực hiện được.

Ngay ban đầu, chúng ta không nên vạch ra mục tiêu KPI quá cao, bởi nó chỉ khiến nhân viên cảm thấy áp lực, mệt mỏi và nhanh chóng rời bỏ công việc. Thay thế vào đó, hãy để cho nhân viên nhận thấy họ làm được việc và có thể nâng cao trình độ của mình công việc trong tương lai.

Theo dõi vào đó thì những chỉ số KPI thường xuyên để biết quá trình thực hiện công việc hay khó khăn gì mà nhân viên đang vướng phải. Từ đó bạn sẽ có phương án để điều chỉnh những chỉ số KPI phù hợp.

Hãy ghi nhớ rằng mẫu KPI cho từng vị trí nhân viên hành chính được tạo ra góp phần đánh giá năng lực của nhân viên hành chính một cách chính xác nhất

4. Mẹo xây dựng KPI hiệu quả dành cho cơ quan, doanh nghiệp.

Việc xây dựng KPI là một việc làm không thể bỏ qua nếu như muốn nâng cao về hiệu suất làm việc của nhân viên. Dù vậy nhiều cơ quan, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình xây dựng trong KPI áp dụng vào cơ quan của mình

Thấy được sự khó khăn của các cơ quan trong thời kỳ chuyển đổi số timviec365.vn mang đến một các giải pháp quản lý gồm các công cụ trong đó có phần mềm quản lý KPI giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng cũng như quản lý nâng cao hiệu quả công việc. Không những vậy còn tiết kiệm thời gian cũng như chi phí trong nguồn lực khác

Trên đây là một số nội dung chia sẻ của timviec365.vn về KPI nhân viên hành chính và những thông tin liên quan. Hãy thường xuyên theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ các bài viết bổ ích tiếp theo.