Hướng dẫn thực hiện quy trình đánh giá KPI hiệu quả

1. Những điều cần biết về quy trình đánh giá KPI

1.1. Tầm quan trọng quy trình đánh giá KPI trong doanh nghiệp

KPI (một thuật ngữ viết tắt của Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. KPI là những con số cho biết một doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra theo những cấp độ nào. Thông thường những người đứng đầu mỗi phòng ban sẽ là người đưa ra các chỉ tiêu KPI cho một dự án/một phòng ban để đánh giá các nhân viên trong quá trình làm việc.

Trong một số định nghĩa khác thì KPI có thể được hiểu như tỷ lệ thực hiện hoặc các chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của quy trình đánh giá KPI được thể hiện rõ qua những điều sau đây:

- Thứ nhất, đo lường được mục tiêu đã đề ra. Khi sử dụng KPI cho việc đo lường sẽ giúp cho bạn thấy được những công việc đã hoàn thành chưa, hoàn thành ở mức độ nào và sau đó đưa ra các quyết định giúp bạn có thể hoàn thiện công việc một cách hiệu quả nhất.

- Thứ hai, thực hiện tiếp nhận các thông tin quan trọng. Biết cách sử dụng KPI còn đem lại cho bạn một bức tranh tổng quan rõ ràng nhất về hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp. Thông tin đóng một vai trò quan trọng giúp bạn đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó có những chiến lược đánh bại đối thủ cạnh tranh và đưa doanh nghiệp lên vị thế dẫn đầu.

- Thứ ba, có KPI sẽ giúp cho nhân viên trở nên có trách nhiệm hơn đối với các công việc được giao. Bởi hiện nay, nhiều doanh nghiệp đánh giá mức lương của nhân viên thông qua việc đạt KPI theo ngày hoặc theo tháng khi đã được giao theo tính từng tính chất công việc.

- Thứ tư, giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Mỗi doanh nghiệp đều cần thúc đẩy động lực làm việc của bất cứ nhân viên nào, nhân viên sẽ cảm thấy có động lực khi được báo cáo tích cực đáp ứng các chỉ tiêu KPI được đề ra theo từng thời điểm. Ngoài ra, KPI còn tạo nên những định kiến trong tâm lý lo sợ, tạo cho nhân viên tập trung hơn để đạt được các mục tiêu KPI của mình.

Có thể thấy, KPI là một chỉ số quan trọng, thế nhưng câu hỏi được đặt ra đó là đánh giá hệ thống KPI sẽ bằng cách nào?

1.2. Thực hiện đánh giá KPI đối với doanh nghiệp

Để có thể xây dựng được quy trình đánh giá KPI, trước hết chúng ta cần phải biết được những chỉ số KPI được xây dựng như thế nào, từ những cơ sở xây dựng sẽ giúp ta đưa ra một quy trình đánh giá KPI có tính logic và bám sát các chỉ tiêu KPI theo từng giai đoạn.

1.2.1. Quy trình tạo lập KPI trong doanh nghiệp

Quy trình tập lập KPI sẽ có các bước quan trọng như sau:

- Xác định chủ thể thực hiện xây dựng KPI cho doanh nghiệp: Những người được bổ nhiệm để thực hiện xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp sẽ cần có chuyên môn sâu, hiểu về đặc thù và tính cách công việc mình đang thực hiện. Đồng thời, họ cũng là người am hiểu về mục tiêu chung của doanh nghiệp, dự án đang triển khai, những người này có thể là trưởng phòng hay trưởng dự án.

- Xác định rõ các chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban có tính chất công việc khác nhau trong doanh nghiệp. Mỗi phòng ban, dự án hay cá nhân sẽ có những vai trò hoạt động đối với bộ phận chuyên môn riêng, người lập KPI cần tìm hiểu rõ các thông tin này để có thể đưa ra được hệ thống KPI phù hợp nhất.

- Xác định chức danh của từng cá nhân và bộ phận. Mỗi vị trí chức danh sẽ đảm nhận những công việc cụ thể và tính cá nhân riêng biệt cao.

- Xác định các chỉ số cốt lõi của hệ thống KPI. Từ việc xác định các chức danh và chức năng của từng bộ phận, thì từ đây người lập KPI sẽ đưa ra các chỉ tiêu cụ thể, KPI SMART và có nguồn thông tin rõ ràng.

- Xác định khung điểm cho kết quả thu được. Mỗi một chỉ số KPI sẽ có những khung điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ mức độ của người thực hiện hoàn thành công việc. Thông thường mức điểm được đạt từ 2 - 5 điểm. 

- Đo lường, tổng kết chỉ số và đưa ra các điều chỉ phù hợp. Sau một quá trình thực hiện công việc (có thể theo ngày/tuần/tháng) hay sau khi hoàn thành một dự án thì những người quản lý sẽ thực hiện việc tổng kết điểm số. Từ đây, đưa ra các đánh giá về hiệu quả công việc và rút ra kinh nghiệm để thực hiện công việc mới hoặc thay đổi các chỉ số kpi sao cho phù hợp và sát thực tế nhất.

Từ những cơ sở xây dựng KPI trên, ngay dưới đây chúng ta sẽ có những bước để thực hiện quy trình đánh giá KPI.

Tham khảo: Phần mềm đánh giá chất lượng KPI hiệu quả: https://kpi.timviec365.vn/

1.2.2. Quy trình đánh giá KPI

Để đánh giá hiệu quả các chỉ số KPI, bạn cần thực hiện 5 bước sau:

- Xác định các yêu cầu cơ bản của việc đánh giá KPI. Bước này đã được làm rõ trong quá trình xây dựng hệ thống KPI đánh giá, thế nhưng không vì vậy mà chúng ta bỏ qua.

- Xác định các phương pháp doanh nghiệp đã sử dụng trong việc đánh giá chỉ số KPI

- Các cấp quản lý luôn theo sát và thực hiện đầy đủ quy trình đánh giá KPi như đã đề ra

- Thực hiện các buổi thảo luận và đánh giá công việc theo tuần/tháng cho nhân viên. Từ đó nắm bắt được rõ các tình hình, thực trạng công việc mà nhân viên đang thực hiện theo các chỉ số KPI được áp dụng.

- Đánh giá công việc theo KPI. Giúp cho quản lý và nhân viên thấy rõ hơn về những mục tiêu và hiệu suất công việc đã thực hiện.

Quy trình đánh giá KPI trong doanh nghiệp có một tầm ảnh hưởng rất lớn, KPI sẽ chỉ ra được những mặt xấu và điểm tốt của từng người, từng dự án hay là các công việc của doanh nghiệp.

Xem thêm: Chỉ tiêu đánh giá KPI hiệu quả

2. Phân loại các chỉ số KPI trong quy trình đánh giá KPI

Tại các doanh nghiệp tùy vào các đặc tính khác nhau nhưng sẽ có hệ thống KPI khác nhau. Thế nhưng có 2 loại KPI phổ biến nhất đó là KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

Đối với KPI mang tính chiến lược là các chỉ tiêu gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, là các chỉ số về lợi nhuận, doanh thu hay là các chỉ số về thị phần thương hiệu của doanh nghiệp. KPI mang tính chiến lược có tác động trực tiếp một cách mạnh mẽ đến sự phát triển của chiến lược doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt ra KPI chiến lược với mục tiêu doanh thu đạt 100000 nghìn sản phẩm tương ứng với 30 tỷ/năm. Hay các KPI về tăng thị phần doanh nghiệp,...

Đối với KPI mang tính chiến thuật có thể hiểu là các chỉ tiêu ngắn hạn và các hoạt động cụ thể chỉ nhằm đến 1 mục tiêu chiến lược trong một thời gian nhất định. 

Ví dụ: Để đạt được doanh thu 30 tỷ/năm, doanh nghiệp cần tiếp cận đến với 150000 khách hàng, phòng marketing sẽ cần đảm bảo số lượng tiếp cận đến với doanh nghiệp như đã đề cập.

Từ việc hiểu rõ về 2 loại KPI, bạn sẽ thực hiện được quá trình đánh giá KPI phù hợp và nhanh chóng hơn.

Thông qua những thông tin đã cung cấp, chúng tôi mong rằng bạn đã bỏ túi được nhiều kiến thức thú vị trong quá trình đánh giá KPI cho doanh nghiệp. Theo dõi trang web để biết được nhiều tin tức thú vị nữa nhé!